Trong bối cảnh nền kinh tế số ngày càng phát triển, việc thay đổi giấy phép kinh doanh online trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Để đáp ứng yêu cầu mới từ cơ quan quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần nắm rõ hồ sơ cần thiết và thủ tục chi tiết cho việc cập nhật giấy phép một cách hiệu quả. Cùng AZTAX khám phá thêm nhiều điều qua bài viết dưới đây nhé!
1. Những trường hợp phải thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh
Doanh nghiệp có thể cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD) dựa trên định hướng phát triển, nhu cầu mở rộng hoặc các tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động. Các trường hợp thay đổi cụ thể mà doanh nghiệp có thể thực hiện bao gồm:
- Điều chỉnh tên công ty
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
- Thêm hoặc loại bỏ ngành nghề kinh doanh
- Tăng hoặc giảm vốn điều lệ
- Thay đổi thành viên hoặc là chủ sở hữu
- Điều chỉnh người đại diện pháp luật
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
- Cập nhật căn cước công dân (CCCD) ở trên giấy phép kinh doanh
Lưu ý: Trong trường hợp giấy phép kinh doanh (GPKD) bị hỏng hoặc thất lạc, doanh nghiệp không nhất thiết phải đăng ký thay đổi thông tin trên GPKD. Chỉ cần cập nhật một số thông tin đơn giản như số điện thoại, email, website, hoặc số fax là có thể xin cấp lại GPKD mới.
Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền thay đổi đăng ký kinh doanh
Xem thêm: Thời gian thay đổi giấy phép kinh doanh là bao lâu?
2. Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh online mới nhất 2024
Hình thức nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh online, dù còn khá mới mẻ so với phương thức nộp trực tiếp nhưng lại mang đến nhiều lợi ích vượt trội như:
- Chủ động thời gian: Doanh nghiệp có thể sắp xếp thời gian nộp hồ sơ linh hoạt, không bị ràng buộc bởi giờ làm việc của cơ quan hành chính.
- Tiết kiệm thời gian: Loại bỏ việc phải đi lại và chờ đợi tại các cơ quan, giúp giảm bớt áp lực công việc.
- Giảm chi phí: Hạn chế tối đa các khoản chi phí liên quan đến di chuyển và các khoản phát sinh khác.
- Quản lý hồ sơ hiệu quả: Cả doanh nghiệp và cơ quan hành chính đều dễ dàng lưu trữ, truy xuất và quản lý dữ liệu một cách tối ưu.
- Tránh tình trạng quá tải: Giảm tải áp lực tại bộ phận một cửa, giúp quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Hiện nay, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Dưới đây là các bước thực hiện thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh online được AZTAX tổng hợp như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh
Để thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng, trước tiên bạn cần đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx)
Bước 2: Chọn hình thức đăng ký
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ chọn hình thức đăng ký phù hợp, như đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp. Lựa chọn đúng sẽ giúp hệ thống cung cấp các mẫu hồ sơ và hướng dẫn cần thiết, giúp doanh nghiệp hoàn thành các bước tiếp theo chính xác và hiệu quả.
Bước 3: Lựa chọn thông tin doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi
Doanh nghiệp cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ để hệ thống tra cứu và hiển thị thông tin hiện tại của doanh nghiệp trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 4: Chọn loại thay đổi
Tại bước này, doanh nghiệp cần chọn mục thay đổi nội dung trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
Bước 5: Gửi kèm tài liệu liên quan
Tải lên các tài liệu và hồ sơ liên quan đến việc thay đổi giấy phép kinh doanh dưới dạng bản scan có chữ ký.
Lưu ý: Tài liệu phải ở định dạng .pdf hoặc .doc và không vượt quá 15MB.
Bước 6: Thanh toán và hoàn tất quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh
Sau khi đã tải tài liệu đính kèm lên hệ thống, doanh nghiệp cần rà soát lại kỹ lưỡng toàn bộ thông tin đã nhập. Khi hồ sơ đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, doanh nghiệp tiến hành thanh toán trực tuyến để hoàn tất quy trình nộp hồ sơ thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh qua mạng:
- Trường hợp thanh toán bằng thẻ nội địa NAPAS: 101.000 VND
- Trường hợp thanh toán bằng thẻ thành toán quốc tế VISA: Thông thường 111.000 VND (tùy thuộc vào chính sách của ngân hàng)
Quy định này mang đến sự tiện lợi đáng kể, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp trong việc cập nhật giấy phép kinh doanh. Thay vì phải đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quy trình trực tuyến một cách nhanh chóng.
Xem thêm: Thủ tục thay đổi cccd trên giấy phép kinh doanh
3. Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh online
Trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay, việc thay đổi thông tin trong giấy phép kinh doanh là điều không thể tránh khỏi. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh online không chỉ giúp doanh nghiệp cập nhật tên, địa chỉ và người đại diện mà còn đảm bảo tính pháp lý cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả.
3.1 Hồ sơ thay đổi địa chỉ của trụ sở công ty
Việc điều chỉnh địa chỉ trụ sở công ty thường đòi hỏi thủ tục phức tạp hơn so với các thay đổi khác trong giấy phép kinh doanh. Từng trường hợp thay đổi địa chỉ đều yêu cầu một bộ hồ sơ riêng, nên dễ gây ra sai sót nếu không cẩn thận. Hiện nay, hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở có thể chia thành hai loại chính:
Trường hợp 1: Khi trụ sở công ty được chuyển sang quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố khác, đồng nghĩa với việc phải thay đổi cơ quan thuế quản lý. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần nộp các tài liệu sau:
- Tại cơ quan thuế ở địa chỉ cũ của công ty:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin thuế của doanh nghiệp.
- Bản sao công chứng của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD).
- Tại cơ quan thuế nơi sẽ chuyển đến:
- Văn bản đăng ký chuyển địa điểm nộp thuế.
- Bản sao công chứng giấy ĐKKD.
Trường hợp 2: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng quận, huyện hoặc thành phố, không cần thay đổi cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ bao gồm:
- Giấy thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ.
- Biên bản họp phê duyệt việc thay đổi trụ sở (phụ thuộc vào loại hình công ty).
- Giấy ủy quyền nếu công ty ủy thác cho bên thứ ba xử lý thủ tục.
3.2 Hồ sơ thay đổi tên công ty
Thủ tục thay đổi tên công ty là một quy trình phổ biến, nên hồ sơ cũng khá đơn giản, bao gồm:
- Giấy thông báo thay đổi tên doanh nghiệp, do người đại diện hợp pháp ký.
- Biên bản họp của ban lãnh đạo về quyết định thay đổi tên.
- Quyết định thay đổi tên công ty, do hội đồng thành viên (công ty TNHH từ 2 thành viên), đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) hoặc chủ sở hữu (công ty một thành viên) ban hành.
3.3 Hồ sơ thay đổi các ngành nghề kinh doanh
Để bổ sung hoặc loại bỏ ngành nghề kinh doanh trong giấy phép, công ty cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu Phụ lục II-1 thuộc Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Biên bản họp về thay đổi ngành nghề kinh doanh, áp dụng cho công ty TNHH và công ty cổ phần.
- Quyết định thay đổi ngành nghề của hội đồng cổ đông hoặc ban lãnh đạo.
3.4 Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ
Trường hợp thay đổi vốn điều lệ, công ty cần hoàn tất hồ sơ như sau:
- Cam kết đảm bảo thanh toán đầy đủ các nghĩa vụ tài sản và khoản nợ (nếu giảm vốn điều lệ).
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, ký bởi người đại diện hợp pháp (theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định của hội đồng thành viên về việc điều chỉnh vốn điều lệ (áp dụng với công ty TNHH có từ 2 thành viên trở lên), kèm theo bản sao biên bản họp về quyết định này.
- Báo cáo tài chính mới nhất, cần thiết khi giảm vốn theo khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020.
3.5 Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật của công ty
Khi công ty thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, cần chuẩn bị hồ sơ như sau:
- Thông báo thay đổi người đại diện pháp luật: Thông báo này phải tuân thủ theo mẫu Phụ lục II-1. Người ra thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên trong trường hợp công ty TNHH.
- Bản sao giấy tờ cá nhân: Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện mới được bổ nhiệm, hợp lệ theo quy định pháp luật.
- Nghị quyết và biên bản họp: Bao gồm nghị quyết và bản sao biên bản cuộc họp về việc thay đổi người đại diện pháp luật của công ty.
Xem thêm: Thay đổi giấy phép kinh doanh có phải đăng báo không?
4. Các thủ tục cần thực hiện sau khi đổi giấy phép kinh doanh
4.1 Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh bị thông báo yêu cầu sửa đổi
Nếu hồ sơ chưa được phê duyệt và nhận thông báo cần sửa đổi, quý khách cần thực hiện các bước sau:
- Xem xét kỹ thông báo: Đọc cẩn thận nội dung yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung để hiểu rõ vấn đề.
- Chuẩn bị lại hồ sơ: Hoàn thiện các tài liệu theo hướng dẫn từ cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Nộp lại hồ sơ: Gửi lại hồ sơ đã chỉnh sửa qua hệ thống trực tuyến.
- Theo dõi tiến độ: Liên tục kiểm tra trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống để đảm bảo không bỏ sót thông báo quan trọng.
Lưu ý khi nộp lại hồ sơ:
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo các thông tin đã được sửa đúng và đầy đủ trước khi nộp lại.
- Liên hệ hỗ trợ: Nếu gặp khó khăn, hãy liên hệ ngay với cơ quan đăng ký kinh doanh để được hỗ trợ.
4.2 Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh được phê duyệt
Nếu hồ sơ được chấp thuận, thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nhận thông báo phê duyệt qua email. Quý khách có thể đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương để nhận kết quả hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát qua bưu điện theo hướng dẫn.
- Bước 2 (nếu cần): Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin với các cơ quan và đối tác liên quan, gồm:
- Cơ quan thuế: Điều chỉnh thông tin doanh nghiệp trong hệ thống thuế để đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện chính xác.
- Ngân hàng: Thông báo và cập nhật thông tin tại các ngân hàng để thuận tiện trong giao dịch tài chính.
- Đối tác và khách hàng: Gửi thông báo về các thay đổi để duy trì hoạt động hợp tác kinh doanh.
- Bước 3: Lưu giữ cẩn thận bản gốc và bản sao giấy tờ để sử dụng khi cần thiết.
5. Các trường hợp doanh nghiệp không được thay đổi giấy phép kinh doanh
Không phải mọi doanh nghiệp đều có quyền thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh. Các trường hợp dưới đây sẽ không được phép đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh:
- Doanh nghiệp vi phạm pháp luật kinh doanh và đã nhận thông báo thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc có quyết định thu hồi từ Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Doanh nghiệp đang tiến hành giải thể theo quyết định của chủ sở hữu hoặc theo yêu cầu của Tòa án hoặc cơ quan thi hành án.
Xem thêm: Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Xem thêm: Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh mới nhất 2024
Trên đây là những thông tin về thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh online mà AZTAX đã tổng hợp được. Việc làm thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng mang lại sự tiện lợi và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm bớt thủ tục hành chính. Để đảm bảo quy trình thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh online của bạn diễn ra suôn sẻ và chính xác hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tận tình.
6. Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi giấy phép kinh doanh online
6.1 Mức phạt chậm thông báo thay đổi giấy phép kinh doanh là bao nhiêu?
Theo Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 VND đến 15.000.000 VND đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
6.2 Phí thay đổi giấy phép kinh doanh online là bao nhiêu?
Về cơ bản, khi đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh, bạn sẽ phải nộp phí thay đổi giấy phép kinh doanh là 50.000 VND/ hồ sơ, đồng thời phải nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 300.000 VND/ hồ sơ.
6.3 Thời gian thay đổi giấy phép kinh doanh online là bao lâu?
Quá trình thay đổi giấy phép kinh doanh trực tuyến thường mất khoảng 3 – 5 ngày làm việc, tùy thuộc vào từng loại thay đổi và thời gian xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Nộp hồ sơ trực tuyến: Quá trình này chỉ mất vài phút để hoàn tất trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- Thời gian xét duyệt hồ sơ: Sau khi nộp, cơ quan đăng ký kinh doanh thường xem xét và phản hồi trong vòng 1 – 3 ngày làm việc.
- Nhận kết quả: Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp có thể nhận giấy phép kinh doanh mới trong khoảng 1 – 2 ngày tiếp theo.
Lưu ý: Thời gian xử lý có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc sửa đổi do thiếu thông tin. Vì vậy, việc chuẩn bị kỹ càng hồ sơ trước khi nộp sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi.
6.4 Thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh online có cần làm lại con dấu không?
Khi thay đổi giấy phép kinh doanh, việc có cần làm lại con dấu hay không phụ thuộc vào loại thay đổi. Nếu thông tin thay đổi ảnh hưởng đến nội dung trên con dấu hiện tại của doanh nghiệp, như tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở chính, bạn sẽ cần phải khắc lại con dấu. Ngược lại, nếu thay đổi không liên quan đến thông tin trên con dấu, bạn không cần phải làm lại con dấu.
