Thủ tục bảo hiểm khi thôi việc là nội dung quan trọng người lao động và doanh nghiệp cần thực hiện đúng sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. Việc hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH, bảo lưu thời gian đóng và giải quyết bảo hiểm thất nghiệp sẽ giúp đảm bảo đầy đủ quyền lợi theo quy định pháp luật. Bài viết sau đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục bảo hiểm khi thôi việc mới nhất và hồ sơ cần chuẩn bị. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Làm thủ tục lấy sổ Bảo hiểm Xã hội
Theo quy định của pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội, khi người lao động chấm dứt hợp đồng hoặc nghỉ việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục chốt thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ liên quan cho người lao động.
Cụ thể, doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan BHXH để xác nhận đầy đủ quá trình tham gia BHXH, bảo đảm quyền lợi cho người lao động sau khi nghỉ việc.
Như vậy, nghĩa vụ xác nhận và bàn giao sổ BHXH thuộc về công ty, doanh nghiệp nơi người lao động làm việc, không phải trách nhiệm của người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn xảy ra tình trạng chậm trả sổ BHXH. Trong trường hợp này, người lao động nên chủ động liên hệ, nhắc nhở bộ phận kế toán hoặc nhân sự để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh ảnh hưởng đến việc hưởng các chế độ BHXH về sau.
Xem thêm: Dịch vụ chốt sổ Bảo hiểm Xã hội tại TP.HCM
2. Các bước làm thủ tục lấy trợ cấp thất nghiệp
Trợ cấp thất nghiệp là khoản hỗ trợ dành cho người lao động trong giai đoạn chưa có việc làm và đang tìm kiếm công việc mới. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp nghỉ việc đều được hưởng chế độ này. Người lao động chỉ đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp khi làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc thuộc diện tham gia bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật.
Thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 28/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 61/2020/NĐ-CP), hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp bao gồm:
- Đơn đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp theo mẫu quy định.
- Một trong các giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc (bản chính, bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu), như:
- Hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc đã hết hạn hoặc đã hoàn thành.
- Quyết định thôi việc, quyết định sa thải.
- Quyết định kỷ luật buộc thôi việc.
- Thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
- Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động nêu rõ thông tin người lao động, loại hợp đồng, lý do và thời điểm chấm dứt hợp đồng.
- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận doanh nghiệp, hợp tác xã giải thể, phá sản hoặc quyết định bãi nhiệm, miễn nhiệm, cách chức đối với người lao động giữ chức vụ quản lý.
Lưu ý: Trường hợp không thể cung cấp giấy tờ chấm dứt hợp đồng do doanh nghiệp không còn người đại diện theo pháp luật, người lao động thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 61/2020/NĐ-CP.
- Sổ bảo hiểm xã hội đã được chốt quá trình đóng.
- Căn cước công dân/chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú (mang bản gốc để đối chiếu).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người lao động nộp hồ sơ tại Trung tâm dịch vụ việc làm thuộc địa phương nơi mong muốn nhận trợ cấp thất nghiệp.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét, thẩm định hồ sơ và thông báo kết quả cho người lao động theo thời hạn luật định.
Bước 4: Nhận trợ cấp thất nghiệp
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, người lao động sẽ được chi trả trợ cấp thất nghiệp theo hình thức đã đăng ký.
3. Thủ tục nhận Bảo hiểm Xã hội một lần
Đối tượng được hưởng BHXH một lần
Theo Điều 60 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người tham gia BHXH có thể đề nghị nhận BHXH một lần nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Đã đến tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đủ 20 năm đóng BHXH theo quy định.
- Lao động nữ hoạt động chuyên trách hoặc không chuyên trách ở cấp xã đủ 55 tuổi, chưa đủ 15 năm đóng BHXH và không tiếp tục tham gia BHXH tự nguyện.
- Người lao động ra nước ngoài để định cư lâu dài.
- Người đang mắc bệnh hiểm nghèo, đe dọa tính mạng như ung thư, bại liệt, xơ gan cổ chướng, phong, lao nặng, HIV/AIDS giai đoạn cuối hoặc các bệnh khác theo danh mục của Bộ Y tế.
- Các trường hợp phục viên, xuất ngũ hoặc thôi việc nhưng không đáp ứng điều kiện hưởng lương hưu, bao gồm:
- Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ hoặc chuyên môn kỹ thuật trong Công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như quân nhân.
- Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học và hưởng sinh hoạt phí.
- Người tham gia BHXH bắt buộc đã nghỉ việc từ đủ 01 năm hoặc người tham gia BHXH tự nguyện đã ngừng đóng từ 01 năm trở lên, nhưng chưa đủ 20 năm đóng BHXH (theo Nghị quyết 93/2015/QH13).
Hồ sơ, thủ tục hưởng BHXH một lần
Hồ sơ gồm
- Đơn đề nghị hưởng BHXH một lần (theo mẫu).
- Sổ BHXH.
- Bản sao CCCD/CMND (kèm bản chính để đối chiếu).
- Trường hợp đặc biệt (ra nước ngoài định cư, bệnh hiểm nghèo…) cần bổ sung giấy tờ chứng minh theo quy định.
Thủ tục
Người lao động nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú). Sau khi tiếp nhận và giải quyết hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ chi trả BHXH một lần theo hình thức đã đăng ký.
Xem thêm: Dịch vụ trợ cấp bhxh một lần
4. Những loại giấy tờ người lao động cần nhận lại sau khi nghỉ việc
Để tránh bỏ sót các quyền lợi sau khi nghỉ việc hoặc mất việc làm, người lao động cần chủ động liên hệ doanh nghiệp để nhận lại những hồ sơ, giấy tờ cần thiết, đặc biệt là giấy tờ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động.
4.1 Giấy tờ xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động
Đây là tài liệu bắt buộc nhằm chứng minh mối quan hệ lao động giữa người lao động và doanh nghiệp đã kết thúc hợp pháp. Trường hợp không có giấy tờ này, người lao động sẽ không đủ điều kiện làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp theo quy định.
Căn cứ khoản 2 Điều 16 Nghị định 28/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 61/2020/NĐ-CP), giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng lao động có thể là một trong các loại sau:
- Hợp đồng lao động đã hết hạn hoặc đã hoàn thành công việc theo hợp đồng.
- Quyết định thôi việc do doanh nghiệp ban hành.
- Quyết định sa thải hoặc quyết định kỷ luật buộc thôi việc.
- Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.
- Văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động.
- Giấy xác nhận của doanh nghiệp, trong đó nêu rõ thông tin người lao động, loại hợp đồng đã ký, lý do và thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động.
Vì vậy, khi thực hiện thanh lý hợp đồng lao động, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp cung cấp đầy đủ giấy tờ xác nhận nghỉ việc để bảo đảm quyền lợi về sau.
Doanh nghiệp không cấp giấy tờ chấm dứt hợp đồng thì xử lý thế nào?
Trường hợp doanh nghiệp cố tình không cấp giấy tờ, gây cản trở việc làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, người lao động có quyền thực hiện khiếu nại theo Nghị định 24/2018/NĐ-CP, cụ thể:
- Khiếu nại lần đầu trực tiếp đến người sử dụng lao động.
- Nếu không được giải quyết hoặc giải quyết không thỏa đáng, người lao động có thể khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
4.2 Sổ bảo hiểm xã hội sau khi đã chốt thời gian đóng
Trong quá trình làm việc và tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), mỗi người lao động đều được cấp một sổ BHXH để ghi nhận đầy đủ quá trình đóng – hưởng các chế độ bảo hiểm. Theo Điều 18 Luật BHXH 2014, sổ BHXH thuộc quyền quản lý của người lao động, tuy nhiên trên thực tế thường được doanh nghiệp giữ để thuận tiện cho việc thực hiện thủ tục bảo hiểm.
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động cần nhận lại sổ BHXH để hoàn thiện hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc BHXH một lần. Trước khi nhận sổ, cần đặc biệt lưu ý kiểm tra xem doanh nghiệp đã chốt đầy đủ thời gian đóng BHXH và bảo hiểm thất nghiệp với cơ quan BHXH hay chưa. Trường hợp chưa chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ không giải quyết các chế độ liên quan.
Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động kết thúc, người sử dụng lao động có trách nhiệm xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN và trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ bản chính đã giữ của người lao động.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc chốt sổ BHXH, tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm, mức phạt có thể từ 1 đến 20 triệu đồng. Ngoài ra, theo khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, trường hợp đã chốt sổ nhưng không trả lại sổ BHXH cho người lao động, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 1 – 4 triệu đồng/người, tổng mức phạt tối đa không vượt quá 75 triệu đồng.
Do đó, khi doanh nghiệp cố tình chậm chốt hoặc không trả sổ BHXH, người lao động có quyền gửi đơn tố cáo đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội theo quy định tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
5. Dịch vụ Bảo hiểm Xã hội tại AZTAX
Sau khi nghỉ việc, người lao động không nhất thiết phải tự mình xử lý toàn bộ các thủ tục bảo hiểm xã hội vốn khá phức tạp và mất thời gian. Thay vào đó, bạn có thể lựa chọn các công ty làm dịch vụ Bảo hiểm Xã hội như AZTAX để được hỗ trợ nhanh chóng và đúng quy định.
AZTAX cung cấp đa dạng gói dịch vụ BHXH, từ làm trọn gói đến từng phần, phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm, am hiểu sâu về pháp luật bảo hiểm xã hội, AZTAX sẵn sàng hỗ trợ các thủ tục như chốt sổ BHXH, bảo lưu, hưởng trợ cấp thất nghiệp, BHXH một lần và các vấn đề liên quan khác, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo đầy đủ quyền lợi.
6. Một số câu hỏi thường gặp
6.1 Nghỉ việc nhiều năm có lấy được sổ bảo hiểm xã hội không?
Theo quy định, dù người lao động đã nghỉ việc 1 năm, 5 năm hay thậm chí 10 năm thì sổ bảo hiểm xã hội vẫn được bảo lưu và không mất giá trị. Để lấy lại sổ, người lao động cần liên hệ với đơn vị cũ:
- Nếu doanh nghiệp còn hoạt động, yêu cầu chốt sổ và trả sổ BHXH;
- Trường hợp công ty đã giải thể, có thể trực tiếp đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký để làm thủ tục nhận sổ.
Toàn bộ thời gian đã đóng BHXH trước đó vẫn được ghi nhận, giúp người lao động tiếp tục tham gia tại đơn vị mới hoặc làm căn cứ hưởng các chế độ BHXH sau này.
6.2 Người lao động nghỉ việc bao lâu thì được chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất việc thanh toán các quyền lợi liên quan cho người lao động, trong đó bao gồm thủ tục chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp giải thể, thay đổi cơ cấu, sáp nhập hoặc gặp thiên tai, dịch bệnh…, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Như vậy, pháp luật không quy định người lao động phải nghỉ việc bao lâu mới được chốt sổ BHXH, mà trách nhiệm chốt sổ thuộc về doanh nghiệp ngay sau khi hợp đồng lao động chấm dứt. Trên thực tế, thời gian hoàn tất chốt sổ BHXH thường dao động từ 15 – 30 ngày kể từ ngày nghỉ việc, tùy vào tiến độ hồ sơ và việc phối hợp của đơn vị sử dụng lao động với cơ quan BHXH.
6.3 Thôi việc bao lâu thì được nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp?
Theo quy định hiện hành, sau khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, người lao động có tối đa 03 tháng (90 ngày) để nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp. Thời hạn này được tính kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động ghi trên quyết định thôi việc, thông báo chấm dứt hợp đồng hoặc giấy tờ hợp pháp tương đương.
Lưu ý, nếu quá thời hạn 03 tháng mà người lao động không nộp hồ sơ thì sẽ không được giải quyết trợ cấp thất nghiệp cho đợt nghỉ việc đó. Vì vậy, người lao động nên chủ động chuẩn bị hồ sơ và nộp sớm tại Trung tâm dịch vụ việc làm nơi muốn nhận trợ cấp để đảm bảo quyền lợi.
Tóm lại, nắm rõ thủ tục bảo hiểm khi thôi việc sẽ giúp người lao động chủ động hoàn tất hồ sơ, không bỏ lỡ các quyền lợi quan trọng như chốt sổ BHXH, hưởng trợ cấp thất nghiệp hay nhận BHXH một lần đúng quy định. Việc thực hiện đúng trình tự, đúng thời hạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tối đa quyền lợi sau khi nghỉ việc. Nếu bạn còn khó khăn hay thắc mắc hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhé!
