Công cụ dụng cụ, cùng với các tài sản và nguyên vật liệu khác, đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của một tổ chức. Việc hạch toán công cụ dụng cụ cần được thực hiện đầy đủ để theo dõi nhập, xuất và tồn kho. Đồng thời tính toán phân bổ và kiểm kê định kỳ nhằm đảm bảo hiệu quả chi phí và tránh thiệt hại. AZTAX sẽ giải đáp các thắc mắc về cách hạch toán công cụ dụng cụ trong bài viết dưới đây!
1. Công cụ dụng cụ là gì?
Theo Điều 26, Thông tư 200/2014/TT-BTC, công cụ dụng cụ là các tư liệu lao động không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để được ghi nhận là tài sản cố định.
Công cụ dụng cụ là những phương tiện cần thiết cho sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời làm nền tảng cho hoạt động lao động. Việc hạch toán công cụ dụng cụ và theo dõi chặt chẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và hoạt động hiệu quả hơn. Mặt khác, công cụ dụng cụ là những tài sản không đủ điều kiện để được phân loại là tài sản cố định.
Công cụ dụng cụ sẽ hao mòn theo thời gian sử dụng, nhưng vì thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp nên không đủ tiêu chuẩn để trở thành tài sản cố định. Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, các tư liệu lao động có giá trị dưới 30 triệu đồng không đủ điều kiện làm tài sản cố định và được phân loại là công cụ dụng cụ với thời gian phân bổ tối đa không vượt quá 24 tháng.
Các tư liệu lao động sau nếu không đủ điều kiện ghi nhận là Tài sản cố định thì sẽ được ghi nhận là công cụ, dụng cụ. Danh mục CCDC có thể bao gồm:
- Đà giáo, ván khuôn, và công cụ chuyên dùng cho xây lắp
- Bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá trị hao mòn trong quá trình vận chuyển và lưu kho
- Bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến kinh doanh nhiều kỳ kế toán
- Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ
- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng
- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,…
Do không có quy định cụ thể về điều kiện ghi nhận CCDC, kế toán cần hiểu rõ quy định về TSCĐ để phân biệt chính xác giữa CCDC và TSCĐ.
2. Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ
Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) chia chi phí CCDC vào các kỳ kinh doanh dựa trên thời gian sử dụng, thường không quá 24 tháng. CCDC có thể được phân bổ đều đặn hoặc theo mức sử dụng thực tế, giúp doanh nghiệp xác định chính xác chi phí trong mỗi kỳ kế toán.
Theo quy định tại Điều 25 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc phân bổ công cụ dụng cụ được thực hiện theo 2 phương pháp như sau:
| STT | Loại công cụ dụng cụ | Phương pháp hạch toán |
| 1 | Công cụ dụng cụ chỉ sử dụng trong một kỳ kế toán và có giá trị nhỏ | Hạch toán công cụ dụng cụ trực tiếp vào trong chi phí trong kỳ |
| 2 | Công cụ dụng cụ được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán hoặc có giá trị lớn | Hạch toán công cụ dụng cụ vào tài khoản 242 và thực hiện theo dõi hàng tháng, phân bổ vào chi phí của các bộ phận liên quan. |
3. Hạch toán công cụ dụng cụ khi mua về
Hạch toán mua CCDC bao gồm ghi nhận chi phí mua sắm vào tài khoản CCDC và phân bổ chi phí này vào các kỳ kế toán theo thời gian sử dụng. Khi mua CCDC, doanh nghiệp ghi nhận số tiền chi ra vào tài khoản CCDC và các khoản chi phí liên quan như thuế và phí vận chuyển. Sau đó, chi phí CCDC sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong các kỳ kế toán phù hợp.
3.1 Hạch toán công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ dùng cho 1 kỳ
3.1.1 Trường hợp mua CCDC về để sử dụng ngay
Khi mua công cụ dụng cụ để sử dụng ngay, việc kế toán cần xác định rõ bộ phận sử dụng để phân bổ chi phí một cách hợp lý.
Đối với các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và chỉ sử dụng trong một kỳ kế toán, việc hạch toán chi phí được thực hiện như sau:
Theo Thông tư 200
- Nợ vào TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
- Nợ vào tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung
- Nợ vào TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ vào TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Có từ tài khoản 111 hoặc 112 nếu thanh toán ngay
- Có từ tài khoản 331 nếu chưa thanh toán
Theo Thông tư 133
- Nợ vào tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ vào tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng
- Nợ vào tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ vào tài khoản 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Có từ tài khoản 111 hoặc 112 nếu thanh toán ngay
- Có từ tài khoản 331 nếu chưa thanh toán
3.1.2 Trường hợp mua công cụ dụng cụ về nhập kho
Quá trình nhập kho và xuất kho sử dụng công cụ dụng cụ được thực hiện như sau:
Khi nhập kho:
- Nợ vào tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ tăng
- Nợ vào tài khoản 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Có từ tài khoản 111 hoặc 112 nếu thanh toán ngay, và từ tài khoản 331 nếu chưa thanh toán.
Khi xuất kho sử dụng, kế toán cần xác định ngày đưa vào sử dụng và thời gian phân bổ, đồng thời xác định bộ phận sử dụng:
Đối với công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và sử dụng trong một kỳ kế toán:
Theo Thông tư 200
- Nợ vào tài khoản 623 để ghi nhận chi phí sử dụng máy thi công
- Nợ vào tài khoản 627 để phản ánh chi phí sản xuất chung
- Nợ vào tài khoản 641 để chi phí bán hàng
- Nợ vào tài khoản 642 để quản lý chi phí doanh nghiệp
- Có từ tài khoản 153 để ghi nhận giá trị của công cụ dụng cụ
Theo Thông tư 133
- Nợ vào tài khoản 154 để ghi nhận chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nợ vào tài khoản 6421 để phản ánh chi phí bán hàng
- Nợ vào tài khoản 6422 để quản lý chi phí doanh nghiệp
- Có từ tài khoản 153 để ghi nhận giá trị của công cụ dụng cụ
3.2 Hạch toán công cụ dụng cụ có giá trị lớn dùng cho nhiều kỳ
3.2.1 Trường hợp mua CCDC về để sử dụng ngay
Đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn và sử dụng trong nhiều kỳ kế toán, việc kế toán cần hạch toán như sau:
Hạch toán công cụ dụng cụ theo thông tư 133
- Nợ vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước
- Nợ vào tài khoản 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Có từ tài khoản 111 hoặc 112 nếu thanh toán ngay
- Có từ tài khoản 331 nếu chưa thanh toán
Hàng tháng phân bổ cung cụ dụng cụ vào trong bộ phận sử dụng:
- Nợ TK 154 – Dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, lắp ráp
- Nợ TK 6421 – Dùng cho bộ phận bán hàng
- Nợ TK 6422 – Dùng cho bộ phận quản lý
- Có TK 242 – Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó
Hạch toán công cụ dụng cụ theo thông tư 200
- Nợ vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước
- Nợ vào tài khoản 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Có từ tài khoản 111 hoặc 112 nếu thanh toán ngay
- Có từ tài khoản 331 nếu chưa thanh toán
Hàng tháng phân bổ cung cụ dụng cụ vào trong bộ phận sử dụng:
- Nợ TK 623 – Dùng cho máy móc thi công
- Nợ TK 627 – Dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, lắp ráp
- Nợ TK 641 – Dùng cho bộ phận bán hàng
- Nợ TK 642 – Dùng cho bộ phận quản lý
- Có TK 242 – Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó
3.2.2 Trường hợp mua công cụ dụng cụ về nhập kho
Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn và sử dụng trong nhiều kỳ kế toán thì hạch toán vào tài khoản 242 như sau:
Hạch toán công cụ dụng cụ theo thông tư 133
- Nợ vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước
- Có từ tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ
Hàng tháng phân bổ cung cụ dụng cụ vào trong bộ phận sử dụng:
- Nợ TK 154 – Dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, lắp ráp
- Nợ TK 6421 – Dùng cho bộ phận bán hàng
- Nợ TK 6422 – Dùng cho bộ phận quản lý
- Có TK 242 – Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó
Hạch toán công cụ dụng cụ theo thông tư 200
- Nợ vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước
- Có từ tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ
Hàng tháng phân bổ cung cụ dụng cụ vào trong bộ phận sử dụng:
- Nợ TK 623 – Dùng cho máy móc thi công
- Nợ TK 627 – Dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, lắp ráp
- Nợ TK 641 – Dùng cho bộ phận bán hàng
- Nợ TK 642 – Dùng cho bộ phận quản lý
- Có TK 242 – Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó
Lưu ý: Ngày đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng cũng chính là ngày bắt đầu tính phân bổ CCDC
Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Ngày 15/07/2023, Công ty Beta mua một máy in văn phòng với giá trị 24.000.000đ (đã bao gồm VAT), thanh toán bằng chuyển khoản. Máy in này được sử dụng cho bộ phận Marketing. (Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133)
Ngày 15/07: Mua máy in
- Nợ TK 153: 20.000.000đ
- Nợ TK 1331: 4.000.000đ
- Có TK 112: 24.000.000đ
Xuất kho máy in sử dụng cho bộ phận Marketing
- Nợ TK 242: 20.000.000đ
- Có TK 153: 20.000.000đ
Máy in được xác định sử dụng trong 4 năm. Thời gian phân bổ là 4 năm.
Giá trị phân bổ hàng năm: 20.000.000đ / 4 = 5.000.000đ
Giá trị phân bổ hàng tháng: 5.000.000đ / 12 = 416.667đ
Ngày 31/07: Hạch toán phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cho tháng 07
- Nợ TK 6422: 416.667đ
- Có TK 242: 416.667đ
Nếu công cụ dụng cụ được đưa vào sử dụng không phải từ ngày đầu tháng, cần tính giá trị phân bổ cho tháng phát sinh:
Giá trị phân bổ trong tháng phát sinh = Giá trị công cụ dụng cụ /(Thời gian phân bổ x 12 x Tổng số ngày trong tháng) x Số ngày sử dụng trong tháng
Trong đó: Số ngày sử dụng trong tháng = Tổng số ngày trong tháng – Ngày bắt đầu sử dụng + 1
Ví dụ 2: Ngày 20/08/2023, Công ty Beta mua một máy chiếu giá trị 11.000.000đ (đã bao gồm VAT), thanh toán bằng chuyển khoản. Máy chiếu này dùng cho bộ phận đào tạo. (Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133)
Ngày 20/08: Mua máy chiếu
- Nợ TK 153: 9.166.667đ
- Nợ TK 1331: 1.833.333đ
- Có TK 112: 11.000.000đ
Xuất máy chiếu sử dụng cho bộ phận đào tạo
- Nợ TK 242: 9.166.667đ
- Có TK 153: 9.166.667đ
Máy chiếu được sử dụng trong 3 năm. Thời gian phân bổ là 3 năm.
Số ngày sử dụng trong tháng 08: 31 – 20 + 1 = 12 ngày
Giá trị phân bổ trong tháng 08: 9.166.667 / (3 x 12 x 31) x 12 = 961.538đ
Ngày 31/08: Hạch toán chi phí phân bổ công cụ dụng cụ
- Nợ TK 6421: 961.538đ
- Có TK 242: 961.538đ
Từ tháng 09/2023 trở đi, hạch toán phân bổ chi phí công cụ dụng cụ hàng tháng như sau:
Giá trị phân bổ hàng tháng: 9.166.667 / 36 = 255.556đ
- Nợ TK 6421: 255.556đ
- Có TK 242: 255.556đ
4. Cách thức hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ
Hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) bắt đầu bằng việc ghi nhận toàn bộ chi phí mua CCDC vào tài khoản CCDC. Sau đó, chi phí này được phân bổ vào các kỳ kế toán theo thời gian sử dụng hoặc mức sử dụng thực tế. Phân bổ giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác chi phí trong báo cáo tài chính.
4.1 Cách thức hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ tính vào chi phí
4.1.1 Công cụ dụng cụ khi sử dụng cho bộ phận văn phòng được kế toán
Theo Thông tư 133:
- Ghi nợ vào tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Ghi có vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn.
Theo Thông tư 200:
- Ghi nợ vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Ghi có vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn.
4.1.2 Công cụ dụng cụ khi sử dụng cho bộ phận sản xuất được kế toán
Theo Thông tư 133:
- Ghi nợ vào tài khoản 1543 – Chi phí sản xuất chung.
- Ghi có vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn.
Theo Thông tư 200:
- Ghi nợ vào tài khoản 6273 – Chi phí sản xuất chung.
- Ghi có vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn.
4.1.3 Công cụ dụng cụ khi sử dụng cho bộ phận bán hàng được kế toán
Theo Thông tư 133:
- Ghi nợ vào tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng.
- Ghi có vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn.
Theo Thông tư 200:
- Ghi nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
- Ghi có vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn.
4.2 Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ theo TT133 và TT200
Có hai trường hợp khi mua công cụ dụng cụ như sau:
Trường hợp 1: Mua công cụ dụng cụ và sử dụng vào ngày đầu tiên của tháng (ngày 1):
Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ trong 1 tháng = Giá trị của công cụ dụng cụ / Số tháng phân bổ công cụ dụng cụ
Trường hợp 2: Mua công cụ dụng cụ và đưa vào sử dụng không phải vào ngày đầu tháng (sử dụng không trọn tháng):
Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ theo tháng = Giá trị của công cụ dụng cụ / Số tháng phân bổ công cụ dụng cụ
Trường hợp mua và sử dụng vào ngày không phải đầu tháng, giá trị phân bổ công cụ dụng cụ trong tháng đầu tiên sử dụng được tính như sau:
Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ tháng đầu tiên = (Giá trị phân bổ công cụ dụng cụ theo tháng / Số ngày trong tháng bắt đầu sử dụng) x Số ngày sử dụng trong tháng đầu tiên
Trong đó: Số ngày sử dụng trong tháng đầu tiên = (Tổng số ngày trong tháng – Ngày đầu tiên sử dụng + 1).
4.3 Ví dụ hạch toán công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí
Ví dụ : Vào ngày 10/07/2024, Công ty B mua một máy móc sản xuất trị giá 42.000.000 đồng (đã bao gồm VAT 10%), thanh toán bằng chuyển khoản. Máy móc này được sử dụng cho bộ phận sản xuất và công ty áp dụng theo Thông tư 133.
Hạch toán khi mua máy móc nhập kho vào ngày 10/07/2023:
- Nợ TK 153: 38.181.818 (42.000.000 – (42.000.000 / 110) x 10)
- Nợ TK 1331: 3.818.182
- Có TK 111: 42.000.000
Xuất kho sử dụng cho bộ phận sản xuất
- Nợ TK 1543: 12.727.273
- Có TK 242: 12.727.273
Máy móc được ước tính sử dụng trong 4 năm, do đó thời gian phân bổ là 4 năm.
- Giá trị phân bổ hàng năm là: 38.181.818 / 4 = 9.545.455
- Giá trị phân bổ hàng tháng là: 9.545.455 / 12 = 795.455
Cuối mỗi tháng, tiến hành phân bổ chi phí công cụ dụng cụ:
- Nợ TK 6273: 795.455
- Có TK 242: 795.455
Ví dụ 2: Ngày 15/03/2023, công ty A mua một máy photocopy trị giá 11.000.000 đồng (đã bao gồm 10% VAT) và thanh toán qua chuyển khoản. Máy photocopy được sử dụng cho bộ phận hành chính và công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200.
Hạch toán vào ngày 15/03/2023 khi mua máy photocopy và nhập kho:
- Nợ TK 153: 10.000.000
- Nợ TK 1331: 1.000.000
- Có TK 111: 11.000.000
Xuất kho để sử dụng cho bộ phận hành chính:
- Nợ TK 242: 10.000.000
- Có TK 153: 10.000.000
Máy photocopy dự kiến sử dụng trong 4 năm, với thời gian phân bổ 4 năm.
Tính toán phân bổ trong năm:
- Giá trị phân bổ hàng năm: 10.000.000 / 4 = 2.500.000
- Giá trị phân bổ hàng tháng: 2.500.000 / 12 = 208.333
Số ngày sử dụng trong tháng là: 31 ngày
Giá trị phân bổ tháng đầu tiên là: 208.333 / 31 × 15 = 100.000
Ngày 15/03/2023, phân bổ chi phí trong tháng:
- Nợ TK 642: 100.000
- Có TK 242: 100.000
Từ tháng 4/2023 trở đi, hạch toán chi phí phân bổ CCDC hàng tháng:
- Nợ TK 642: 208.333
- Có TK 242: 208.333
Xem thêm: Cách hạch toán nhượng bán tscđ mới nhất
Xem thêm: Cách hạch toán tài sản cố định hữu hình – Tài khoản 211
5. Phân biệt công cụ dụng cụ với tài sản cố định
Công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định (TSCĐ) đều là các tài sản quan trọng của doanh nghiệp, đóng góp vào hoạt động kinh doanh. Nếu tư liệu không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận thành TSCĐ, nó sẽ được phân loại là CCDC. TSCĐ thường có giá trị lớn và được phân bổ chi phí qua nhiều kỳ kinh doanh, trong khi CCDC có giá trị nhỏ hơn (dưới 30 triệu đồng) và thường được chuyển hóa thành chi phí của một kỳ kinh doanh.
Công cụ dụng cụ và tài sản cố định có nhiều điểm tương đồng:
- Cả hai đều là những nguồn tư liệu cần thiết trong quá trình sản xuất và kinh doanh, được sử dụng qua một hoặc nhiều chu kỳ và có xu hướng hao mòn theo thời gian.
- Cả CCDC và TSCĐ đều mang lại giá trị kinh tế cho doanh nghiệp trong tương lai khi được sử dụng.
- Cả hai đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hồ sơ đầy đủ và dễ dàng xác định được nguyên giá.
Tuy nhiên, chúng cũng có những điểm khác biệt như sau:
- Chỉ tiêu: Tài sản cố định được phân loại khi nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên (chưa bao gồm thuế GTGT), trong khi công cụ dụng cụ là những tài sản có nguyên giá dưới 30 triệu đồng (chưa bao gồm thuế GTGT).
- Thời gian sử dụng: Tài sản cố định có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên, trong khi công cụ dụng cụ thường có thời gian sử dụng dưới 3 năm.
Do đó, theo quy định của Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC, những tài sản có thời gian sử dụng dưới 1 năm hoặc nguyên giá dưới 30 triệu đồng sẽ được phân loại là công cụ dụng cụ.
6. Các câu hỏi thường gặp khi hạch toán công cụ dụng cụ
6.1 Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ theo thông tư 133 là khi nào?
Thời gian phân bổ chi phí công cụ dụng cụ được quy định tối đa không quá 3 năm.
Theo khoản 2, điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí mua các tài sản như công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển,… nếu không đủ điều kiện để xác định là tài sản cố định, sẽ được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, nhưng không vượt quá 3 năm.
6.2 Tài khoản cồn cụ dụng cụ là tài khoản nào?
Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ dùng để ghi nhận giá trị và biến động tăng, giảm của các công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp. Công cụ, dụng cụ là những tài sản lao động không đáp ứng tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để được xem là tài sản cố định.
6.3 Trường hợp hạch toán thanh lý công cụ dụng cụ như thế nào?
Bước 1: Phân bổ giá trị còn lại của công cụ nếu công cụ vẫn còn giá trị sử dụng:
- Nợ TK 623, 627, 641, 642,…
- Có TK 242
Bước 2: Ghi nhận thu nhập từ thanh lý công cụ:
- Nợ TK 111, 112,…
- Có TK 711: Thu nhập khác
AZTAX đã cung cấp thông tin chi tiết về hạch toán công cụ dụng cụ trong bài viết này. Hy vọng những kiến thức này sẽ mang lại giá trị và hỗ trợ cho các kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến kiến thức kế toán, xin vui lòng liên hệ với AZTAX qua số HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn thêm.
Xem thêm: Cách hạch toán hạch toán tiền thuê đất chi tiết
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán tài sản cố định thuê tài chính chi tiết nhất
Xem thêm: Sửa chữa lớn tài sản cố định là gì? Cách hạch toán sửa chữa lớn tài sản cố định
