Báo giảm BHXH khi nào là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người phụ trách nhân sự, kế toán quan tâm khi người lao động nghỉ việc hoặc thay đổi tình trạng tham gia bảo hiểm. Xác định đúng thời điểm báo giảm giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót về hồ sơ và nghĩa vụ đóng. Vậy thời hạn báo giảm BHXH muộn nhất là ngày nào, hồ sơ cần chuẩn bị những gì và cách báo giảm ra sao? Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Khi nào phải thực hiện báo giảm lao động?
Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 đã quy định:
Điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội
Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:
Tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân;
Sổ bảo hiểm xã hội;
Bản sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.
Có thể thấy rằng theo quy định doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản với cơ quan Bảo hiểm xã hội khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến việc tham gia Bảo hiểm xã hội.
Hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động được đề cập trong Thủ tục 1.3 của Phụ lục kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021. Theo hướng dẫn này, doanh nghiệp cần báo giảm lao động trong các trường hợp sau:
- Người lao động đổi việc, nghỉ việc, hoặc khi chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc.
- Người lao động nghỉ để hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội như hưu trí, bảo lưu, ốm đau, hoặc thai sản.
- Người lao động nghỉ việc không lương, tạm hoãn hợp đồng lao động hoặc ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày đến một tháng làm việc
Vậy có thể thấy rằng nếu người lao động làm việc và nhận lương dưới 14 ngày/tháng thì doanh nghiệp không cần phải đóng BHXH cho họ tháng đó.
2. Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm những giấy tờ gì?
Để báo giảm BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định. Hồ sơ này có thể là hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy, tùy thuộc vào phương pháp báo giảm BHXH của doanh nghiệp.
Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…
Xem thêm: Mẫu báo giảm bhxh mới nhất
3. Thủ tục báo giảm lao động được thực hiện như thế nào?
Theo hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động đối với những trường hợp như chuyển đi, nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, mà Thủ tục 1.3 Phụ lục của Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 đã quy định, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nộp Hồ Sơ
- Đối với Người Lao Động:
- Nếu có mã số bảo hiểm xã hội, cung cấp mã số này cho đơn vị.
- Nếu chưa có mã số bảo hiểm xã hội: lập Tờ khai TK1-TS.
- Đối với Đơn Vị Sử Dụng Lao Động:
- Lập Mẫu D02-LT.
- Lập Mẫu D01-TS.
Lựa Chọn Hình Thức Nộp Hồ Sơ:
- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi qua Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Sử dụng dịch vụ Bưu chính.
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan Bảo hiểm xã hội ở cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.
Bước 2: Tiếp Nhận Hồ Sơ Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Bước 3: Nhận Kết Quả Đơn vị nhận được kết quả giải quyết, bao gồm:
- Sổ bảo hiểm xã hội.
- Thẻ bảo hiểm y tế.
4. Hướng dẫn 2 cách báo giảm BHXH
Để báo giảm BHXH, các doanh nghiệp có thể sử dụng hai cách sau:
4.1. Báo giảm BHXH online trên Phần Mềm BHXH Điện Tử:
- Đối với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử, họ có thể lập và gửi hồ sơ báo giảm trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đảm bảo đã đăng ký tài khoản giao dịch với cơ quan BHXH.
– Bước 1: Truy cập https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.
– Bước 2: Đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính, và kê khai thông tin BHXH. Sau đó, xuất file hồ sơ, sử dụng chữ ký số để ký và nộp lên cơ quan BHXH.
- Đối với doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử, họ có thể báo giảm BHXH trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội địa phương.
4.2. Báo Giảm BHXH Trực Tiếp Qua Hồ Sơ Giấy:
- Để sử dụng phương pháp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH đầy đủ. Sau đó, họ có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH ở cấp huyện hoặc tỉnh hoặc sử dụng dịch vụ bưu điện để gửi hồ sơ.
- Nếu nộp trực tiếp: Doanh nghiệp đến cơ quan BHXH quản lý công ty tại cấp huyện hoặc tỉnh để nộp hồ sơ.
- Nếu nộp qua bưu điện: Doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ từ bưu cục gần nhất hoặc đăng ký để nhân viên bưu điện đến nhận hồ sơ tận nơi.
5. Thời hạn báo giảm BHXH muộn nhất ngày nào?
Theo quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều 99 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, các yêu cầu báo giảm lao động từ phía doanh nghiệp phải được xử lý trong khoảng thời gian 10 ngày kể từ ngày mà cơ quan Bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Xem thêm: Báo tăng bhxh trước ngày nào trong tháng
6. Những lưu ý giúp báo giảm BHXH hiểu quả
Để quá trình báo giảm BHXH diễn ra nhanh chóng, chính xác và hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng về thời điểm báo giảm, thông tin người lao động, hồ sơ và kết quả xử lý.
Những lưu ý gồm:
- Kiểm tra chính xác thời điểm và tháng báo giảm: Trước khi thực hiện báo giảm, doanh nghiệp cần xác định chính xác ngày người lao động nghỉ việc, lý do giảm và tháng bắt đầu giảm BHXH. Việc xác định sai thời điểm có thể dẫn đến sai lệch quá trình đóng hoặc phải thực hiện điều chỉnh hồ sơ.
- Kiểm tra kỹ thông tin người lao động: Cần đối chiếu đầy đủ họ tên, mã số BHXH, thông tin định danh, lý do giảm và các thông tin liên quan trước khi gửi hồ sơ. Kiểm tra kỹ ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả về hoặc phải điều chỉnh.
- Thực hiện báo giảm kịp thời: Khi phát sinh trường hợp cần báo giảm, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện hồ sơ sớm, không nên để đến cuối kỳ mới xử lý. Điều này giúp hạn chế nguy cơ báo giảm chậm và phát sinh các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ đóng BHXH.
- Theo dõi kết quả sau khi nộp hồ sơ: Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái xử lý và kết quả báo giảm. Việc đã gửi hồ sơ không đồng nghĩa với hồ sơ đã được giải quyết thành công, do đó cần kiểm tra để kịp thời xử lý nếu hồ sơ bị từ chối hoặc có thông tin sai lệch.
- Lưu lại hồ sơ và kết quả báo giảm: Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ đã gửi, thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý. Đây là cơ sở để đối chiếu thông tin và thuận tiện thực hiện điều chỉnh nếu phát hiện sai sót về sau.
7. Các câu hỏi thường gặp
7.1 Báo giảm BHXH sai tháng phải xử lý như thế nào?
Nếu báo giảm BHXH sai tháng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin và thời điểm giảm thực tế của người lao động, sau đó thực hiện hồ sơ điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp nên xử lý sớm để hạn chế ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN và tránh phát sinh chênh lệch cần điều chỉnh.
7.2 Công ty chưa báo giảm BHXH thì người lao động phải làm gì?
Người lao động nên liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách BHXH của công ty để yêu cầu kiểm tra và hoàn tất thủ tục báo giảm. Nếu công ty chưa xử lý, người lao động có thể kiểm tra quá trình tham gia BHXH và liên hệ cơ quan BHXH để được hướng dẫn cách giải quyết phù hợp.
7.3 Báo giảm BHXH và chốt sổ BHXH có giống nhau không?
Việc báo giảm chậm có thể làm phát sinh vấn đề về nghĩa vụ đóng và điều chỉnh hồ sơ tùy từng trường hợp. Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc “đã báo giảm” mà cần kiểm tra cả thời điểm phát sinh giảm, tháng đóng và tình trạng hồ sơ thực tế để xác định hậu quả và cách xử lý
7.4 Báo giảm BHXH có cần quyết định nghỉ việc không?
Không. Báo giảm BHXH là thủ tục để đơn vị thông báo với cơ quan BHXH về việc người lao động không còn thuộc diện tham gia tại đơn vị, còn chốt sổ/xác nhận quá trình đóng BHXH liên quan đến việc ghi nhận quá trình tham gia của người lao động khi kết thúc quan hệ lao động. Hai thủ tục có liên quan nhưng không phải là một.
7.5 Báo giảm chậm có sao không?
Việc có cần quyết định nghỉ việc hay không phụ thuộc vào trường hợp báo giảm và thành phần hồ sơ áp dụng tại thời điểm thực hiện. Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu làm căn cứ cho việc thay đổi thông tin tham gia BHXH và thực hiện theo hồ sơ, thủ tục hiện hành của cơ quan BHXH, thay vì mặc định mọi trường hợp đều phải có quyết định nghỉ việc.
Nhìn chung, việc xác định đúng báo giảm BHXH khi nào sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện hồ sơ đúng thời điểm, hạn chế sai sót và các vấn đề phát sinh trong quá trình đóng bảo hiểm cho người lao động. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thời điểm giảm, thông tin người lao động và thực hiện thủ tục theo quy định hiện hành. Nếu còn thắc mắc về thủ tục hoặc cần hỗ trợ báo giảm BHXH, bạn có thể liên hệ AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ phù hợp.
Xem thêm: Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội
