Phiếu chi lương tiền mặt là một trong những chứng từ kế toán quan trọng trong doanh nghiệp. Đây là một loại chứng từ thường được sử dụng khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch chi lương tiền mặt. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp một số thông tin cần thiết về phiếu chi lương tiền mặt cho doanh nghiệp.
1. Phiếu chi lương là gì?
Phiếu chi lương là mẫu phiếu thể hiện khoản thu nhập của người lao động hàng tháng.
Phiếu lương có tính chất tương tự như văn bản ghi chép các thông tin về số tiền người lao động được trả. Thông thường thì các thông tin thu nhập đó sẽ lấy theo chu kỳ. Thời gian căn cứ theo tháng hoặc theo tuần tùy theo từng doanh nghiệp. Có 2 dạng phiếu chi được sử dụng phổ biến hiện nay:
- Phiếu chi giấy là mẫu in sẵn, được điền tay với thông tin như số phiếu, ngày, tên người nhận, số tiền, và chi phí. Thường nộp kèm hóa đơn hoặc chứng từ liên quan.
- Phiếu chi điện tử được tạo và gửi qua tệp PDF, email, hoặc biểu mẫu web, có nội dung tương tự nhưng có thể bổ sung số tài khoản và trạng thái phê duyệt.
Phiếu chi lương là chứng từ đóng vai trò quan trong trong hoạt động tính lương của doanh nghiệp. Nó gắn liền với nguồn tiền mặt và các giao dịch tiền bạc tại đơn vị và được lập bởi kế toán của doanh nghiệp. Song đó đi kèm với các bằng chứng hóa đơn của sản phẩm, dịch vụ, chi lương cho người lao động.
2. Nguyên tắc lập phiếu chi hợp pháp
Căn cứ theo Điều 16 Bộ luật Kế toán 88/2015/QH13 có quy định về nội dung của chứng từ kế toán. Nội dung của các chứng từ bào gồm như sau:
Điều 16. Nội dung chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Như vậy, doanh nghiệp phải có nội dung chứng từ kế toán được tuân theo nguyên tắc sau:
- Phiếu chi cần lập thành văn bản và các phiếu chi phải có nội dung giống nhau
- Nội dung trong các tờ phiếu chi phải có: tên; số hiệu; ngày lập phiếu chi; tên cơ quan, đơn vị; nội dung chi; số lượng chi; chữ ký của người lập và người duyệt phiếu chi.
- Phiếu chi của các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp cần lập phiếu chi tuân theo mẫu chung của ngành.
Xem thêm: Mẫu sao kê bảng lương công ty
3. Mẫu phiếu chi lương tiền mặt
3.1 Mẫu phiếu chi lương tiền mặt theo Thông tư 200
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cần phải ghi rõ trên phiếu chi các nội dung sau:
- Ngày, tháng, năm lập phiếu chi
- Họ và tên người nhận tiền
- Địa chỉ
- Lý do chi (ghi nội dung chi tiền)
- Số tiền (ghi đúng số chi)
- Bằng chữ (ghi bằng chữ số tiền chi)
- Kèm theo (ghi rõ kèm theo hóa đơn số để dễ quản lý và phân biệt)
Đối với mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đơn vị áp dụng cần để riêng trong một sổ riêng và đánh số từng sổ để sử dụng trong vòng một chu kỳ kế toán. Các tờ chi phải được đánh số liên tục trong sổ chi kế toán.
3.2 Mẫu phiếu chi lương tiền mặt theo thông tư 133
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC có quy trình lập và lưu trữ tương tự như mẫu từ Thông tư 200/2014/TT-BTC, với các điểm quan trọng sau:
Phiếu chi theo Thông tư 133 được tạo thành ba liên:
- Liên 1: Đơn vị phát hành phiếu lưu trữ.
- Liên 2: Thủ quỹ giữ và chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán, kèm chứng từ gốc.
- Liên 3: Người nhận tiền sẽ giữ.
Lưu ý:
- Với các khoản chi bằng ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá và đơn giá tại thời điểm giao dịch để quy đổi theo đơn vị tiền trong sổ kế toán.
- Phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải được đóng dấu xác nhận.
3.3 Mẫu phiếu chi lương tiền mặt theo thông tư 132
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 132/2018/TT-BTC được dùng để ghi lại và quản lý các khoản chi từ quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng,… của doanh nghiệp. Các thông tin chính trên phiếu chi bao gồm:
- Tên và địa chỉ đơn vị
- Quyển số, ngày lập và số phiếu chi
- Số tiền nợ, số tiền có
- Thông tin người nhận tiền
- Lý do chi tiền
- Ngày lập phiếu
3.4 Mẫu phiếu chi lương tiền mặt theo thông tư 107
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Mẫu này gồm 7 nội dung cơ bản sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá và tổng số tiền ghi bằng số; tổng tiền ghi bằng số và chữ
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người liên quan
3.5 Mẫu phiếu chi lương tiền mặt theo thông tư 79
Mẫu phiếu chi theo Thông tư 79/2014/TT-BTC ban hành bởi Bộ Tài chính vào năm 2014, là công cụ quan trọng để ghi nhận các khoản chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Việc sử dụng mẫu này giúp đơn vị theo dõi và quản lý chi tiêu một cách chính xác và hiệu quả.
Xem thêm: Mẫu xác nhận lương 3 tháng
4. Hướng dẫn cách ghi phiếu chi tiền mặt
Nội dung của mẫu phiếu chi lương bằng tiền mặt cần tuân theo quy định chung của chứng từ kế toán, cụ thể như sau:
4.1 Cách ghi nội dung trên các mẫu phiếu chi
- Thông tin cơ bản:
- Ghi rõ tên đơn vị sử dụng phiếu chi
- Điền địa chỉ cụ thể của đơn vị
- Số phiếu chi
- Ngày lập phiếu chi
- Thông tin chi tiết về người nhận tiền:
- Nhập đầy đủ họ tên của người nhận
- Ghi vị trí/chức vụ của người nhận (nếu có)
- Địa chỉ người nhận
- Thông tin thanh toán:
- Ghi số tiền thanh toán bằng số và chữ
- Liệt kê rõ lý do cho các khoản chi
- Căn cứ thanh toán (nếu có)
- Phương thức thanh toán:
- Chọn phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản,…
- Thông tin số tài khoản (nếu thanh toán qua chuyển khoản)
- Thông tin về người lập và người phê duyệt:
- Ghi họ tên người lập phiếu và chức vụ
- Ký tên và đóng dấu của người lập
- Thông tin người phê duyệt (nếu có), chức vụ và chữ ký (nếu có)
4.2 Nội dung hóa đơn thanh toán
Đính kèm tất cả các hóa đơn thanh toán và chứng từ liên quan cùng với phiếu chi. Cần nhập đầy đủ thông tin về hóa đơn và chứng từ như sau:
- Họ và tên của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc người bán
- Địa chỉ cụ thể của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc người bán
- Mã số thuế của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc người bán
- Số hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn
- Nội dung các dịch vụ hoặc hàng hóa đã mua/bán
- Số tiền thanh toán cần ghi rõ bằng cả số và chữ
- Chữ ký và dấu của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc người bán
4. Cách lập phiếu chi lương tiền mặt
Tùy theo mỗi doanh nghiệp sẽ có cách lưu chuyển và lập phiếu chi lương khác nhau. Thông thường, cách lập phiếu chi lương tiền mặt sẽ có những bước thực hiện sau:
- Bước 1: Bộ phận kế toán tiếp nhận thông tin đề nghị chi tiền lương gồm: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn chi, hợp đồng…
- Bước 2: Kế toán đối chiếu các chứng từ, hóa đơn phát sinh hợp lệ
- Bước 3: Chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và ký vào đề nghị thanh toán tiền chi lương
- Bước 4: Chuyển cho ban giám đốc để phê duyệt
- Bước 5: Chuyển về cho kế toán và lập mẫu phiếu chi lương theo Thông tư Nhà nước mà doanh nghiệp đang áp dụng
- Bước 6: Kiểm duyệt và ký xác nhận phiếu chi lương tiền mặt
- Bước 7: Nhận tiền mặt và thanh toán từ thủ quỹ tiền
- Bước 8: Tiến hành ghi chép nghiệp vụ vào sổ sách kế toán và lưu trữ các chứng từ liên quan
5. Một số lưu ý khi lập phiếu chi lương tiền mặt
Lập phiếu chi là việc diễn ra thường xuyên tại các đơn vị, doanh nghiệp. Đây là một nghiệp vụ quen thuộc đối với kế toán, tuy nhiên cũng cần lưu ý một số điểm khi lập phiếu chi:
- Mẫu phiếu chi được áp dụng tại doanh nghiệp chỉ có giá trị pháp lý khi được ký nhận, đóng dấu của hai bên và chứng từ gốc đính kèm
- Khi lập phiếu chi, doanh nghiệp cần chú ý thủ quỹ cần phải ghi rõ số phiếu, số sổ, ngày, tháng, năm lập phiếu và một số thông tin trên phiếu
- Trong các giao dịch ngoại tệ, cần chú ý đến tỷ giá giao dịch hiện hành. Nếu tỷ giá bình quân của cả kỳ kế toán xấp xỉ với thời điểm giao dịch (không vượt quá 3%) thì giao dịch có thể áp dụng theo tỷ giá bình quân
- Khi phát sinh giao dịch ngoại tệ, cần ghi rõ đơn vị ngoại tệ trong lần giao dịch. Doanh nghiệp nên chọn một loại ngoại tệ để làm đơn vị giao dịch trong kế toán
Phiếu chi lương tiền mặt hiện nay được doanh nghiệp áp dụng theo nhiều mẫu khác nhau. Hy vọng qua bài viết, AZTAX sẽ mang đến các thông tin bổ ích về phiếu chi lương tiền mặt. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực dịch vụ kế toán và dịch vụ pháp lý, AZTAX luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ và thực hiện thủ tục doanh nghiệp mong muốn để có được quy trình tính lương chính xác nhất.
Xem thêm: Tải mẫu phiếu lương excel
