Xử lý hóa đơn sai sót là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh những lỗi phát sinh trên hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy, đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong kê khai thuế. Khi hóa đơn có sai sót về thông tin người mua, mã số thuế, số tiền, thuế suất hay hàng hóa, doanh nghiệp cần áp dụng đúng các bước điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế hoặc thông báo với cơ quan thuế theo quy định hiện hành, tránh rủi ro vi phạm pháp luật và đảm bảo hồ sơ kế toán đầy đủ, minh bạch.
1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định chi tiết nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót, giúp doanh nghiệp và cá nhân hiểu rõ cách khắc phục khi hóa đơn đã phát hành có lỗi. Việc nắm vững các nguyên tắc này không chỉ đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế mà còn giúp hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo nguyên tắc sau:
| Trường hợp | Nguyên tắc xử lý sai sót |
| Hóa đơn điện tử có sai sót bao gồm đã được cấp mã của cơ quan thuế, nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện sai sót | Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế này phải có đầy đủ thông tin chính xác và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”. Sau đó, người bán gửi hóa đơn thay thế này cho người mua. Dữ liệu hóa đơn thay thế cũng được gửi đến cơ quan thuế. |
| Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót Hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế, các nội dung khác) | Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. |
| Sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng | Người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Áp dụng khi cần điều chỉnh một số nội dung trên hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” và nêu rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất…). Lập hóa đơn điện tử thay thế: Áp dụng khi cần thay thế toàn bộ hóa đơn gốc. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”. Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi cho người mua. Đồng thời, gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh/thay thế đến cơ quan thuế. |
| Hóa đơn chiết khấu, khuyến mại, điều chỉnh công trình | Lập hóa đơn mới ở kỳ hiện tại, ghi phần chênh lệch + / – |
| Hàng trả lại giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn | Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế |
| Nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng | Được phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một hóa đơn điện tử thay thế duy nhất cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót đó, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai. |
| Thiếu ghi chú trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế | Hóa đơn không hợp lệ |
| Trường hợp đã xuất hóa đơn điều chỉnh những vẫn sai tiếp | Xử lý theo hình thức ban đầu Hóa đơn thay thế: F0 → F1 → F2 → F3 ….→Fn Hóa đơn điều chỉnh: F0+F1+F2+F3+…+Fn |
Lưu ý quan trọng: Từ ngày 01/6/2025, mọi hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ không được phép hủy khi phát hiện sai sót. Thay vào đó, doanh nghiệp bắt buộc phải xử lý thông qua việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
2. Cách lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Cách lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP đang là nội dung được nhiều kế toán, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Quy định mới này hướng dẫn chi tiết về quy trình xử lý hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót, giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kê khai thuế.
Căn cứ khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót dù là hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế hay không có mã nhưng đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế — người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để khắc phục.
2.1 Hóa đơn điện tử điều chỉnh
Người bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã phát sinh lỗi.
Trên hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
Khi ghi giá trị điều chỉnh:
- Tăng thì thể hiện bằng dấu dương (+).
- Giảm thì thể hiện bằng dấu âm (−).
Quy định về ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh:
- Với hóa đơn không có mã, người bán ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
- Với hóa đơn có mã, cần gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi chuyển cho người mua.
2.2 Hóa đơn điện tử thay thế
Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn sai.
Hóa đơn mới phải thể hiện dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
Cách gửi hóa đơn thay thế:
- Nếu không có mã, người bán gửi trực tiếp cho người mua.
- Nếu có mã, cần gửi cho cơ quan thuế cấp mã trước khi phát hành cho người mua.
Nếu trong cùng một tháng, người bán phát hành nhiều hóa đơn sai cho cùng một khách hàng (với lỗi tương tự như sai thông tin người mua, tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất…), có thể:
- Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất, kèm theo Bảng kê hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA).
Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế, cần:
- Nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Nếu người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo trực tiếp hoặc đăng thông tin công khai trên website (nếu có).
2.3 Trường hợp hóa đơn trong lĩnh vực hàng không
Đối với ngành hàng không, nếu cần đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển, thì:
- Hóa đơn đổi hoặc hoàn được xem là hóa đơn điều chỉnh, không bắt buộc ghi thêm dòng “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn…”.
- Doanh nghiệp hàng không được phép lập hóa đơn của mình để ghi nhận các trường hợp hoàn hoặc đổi chứng từ do đại lý xuất.
3. Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật hiện hành
Căn cứ Điều 90 Luật Quản lý thuế năm 2019, việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:
- Thứ nhất, khi thực hiện bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo chuẩn dữ liệu định dạng của cơ quan thuế. Hóa đơn cần ghi đầy đủ nội dung theo đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán, không phân biệt giá trị của từng lần bán hoặc cung cấp dịch vụ.
- Thứ hai, đối với các trường hợp người bán sử dụng máy tính tiền, phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.
- Thứ ba, việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình kinh doanh phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.
- Thứ tư, việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được thực hiện dựa vào thông tin do người bán cung cấp, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh. Các đơn vị này chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các thông tin đã kê khai trên hóa đơn.
4. Cách xử lý hóa đơn cũ khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành
Khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ cách xử lý hóa đơn cũ để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Việc này bao gồm việc quản lý, lưu trữ và cập nhật thông tin hóa đơn giấy đã phát hành, đồng thời thực hiện các bước chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đúng chuẩn dữ liệu, giúp duy trì tính hợp pháp và minh bạch trong kê khai, hạch toán thuế.
Theo hướng dẫn tại khoản 8 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc xử lý sai sót đối với hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử phát hành theo quy định cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC) được thực hiện như sau:
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh chính thức chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, nếu phát hiện hóa đơn cũ đã lập theo các quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan có sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình:
- Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trên hóa đơn cũ để làm căn cứ xử lý.
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới (theo chuẩn quy định hiện hành) để thay thế cho hóa đơn sai trước đây, đảm bảo đầy đủ thông tin và tuân thủ đúng định dạng dữ liệu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
5. Lưu ý khi xử lý hóa đơn sai sót
Lưu ý khi xử lý hóa đơn sai sót giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro pháp lý và đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế. Việc nắm rõ các trường hợp sai sót, cách điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế hay thông báo với cơ quan thuế là yếu tố quan trọng để quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và minh bạch.
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành bị sai thông tin như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tên hàng hóa…, và người bán đã xử lý sai sót bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nếu sau đó tiếp tục phát hiện lỗi mới, thì mọi lần xử lý tiếp theo phải áp dụng đúng hình thức đã thực hiện ở lần đầu.
Trường hợp hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn bị sai: Người bán chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hình thức thay thế.
Về giá trị điều chỉnh:
- Nếu điều chỉnh tăng, ghi dấu dương (+).
- Nếu điều chỉnh giảm, ghi dấu âm (−), đảm bảo phản ánh đúng thực tế thay đổi.
Đối với khai thuế: Khi hóa đơn được điều chỉnh hoặc thay thế do sai thông tin về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa, cả bên bán và bên mua đều phải thực hiện khai bổ sung tại kỳ phát sinh hóa đơn bị sai để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kê khai thuế.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu hỏi số 1: Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai, doanh nghiệp cần làm gì đầu tiên?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai, doanh nghiệp cần xác định rõ tình trạng và nguyên nhân sai sót để lựa chọn cách xử lý phù hợp. Cụ thể:
Bước 1: Xem xét hóa đơn đã được gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế chưa.
- Nếu chưa gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể xóa bỏ hóa đơn sai và lập hóa đơn mới đúng.
- Nếu đã gửi cơ quan thuế, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 2: Thông báo cho người mua để hai bên cùng thống nhất hình thức xử lý (điều chỉnh hay thay thế).
Bước 3: Thực hiện xử lý hóa đơn sai sót theo hình thức đã chọn và khai bổ sung thuế nếu cần.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên xử lý ngay khi phát hiện sai sót để tránh vi phạm thời hạn kê khai thuế và đảm bảo dữ liệu khớp với cơ quan thuế.
Câu hỏi số 2: Khi nào sử dụng hóa đơn điều chỉnh, khi nào dùng hóa đơn thay thế?
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về số lượng, đơn giá, thuế suất, hoặc giá trị, nhưng không thay đổi toàn bộ nội dung của hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn…” và thể hiện phần chênh lệch tăng (+) hoặc giảm (–).
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thay thế khi hóa đơn gốc bị sai toàn bộ nội dung hoặc không thể dùng được nữa (ví dụ: sai mã số thuế, sai thông tin hàng hóa, sai tên người mua…). Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…” và có giá trị pháp lý thay cho hóa đơn cũ.
Câu hỏi số 3: Nếu hóa đơn đã được xử lý sai sót một lần, sau đó phát hiện vẫn còn sai, có thể đổi hình thức xử lý không?
Theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mỗi hóa đơn chỉ được áp dụng một hình thức xử lý sai sót duy nhất. Do đó, nếu hóa đơn đã được xử lý sai sót một lần bằng hình thức điều chỉnh, thì các lần phát hiện sai tiếp theo cũng phải tiếp tục điều chỉnh; tương tự, nếu đã xử lý bằng hóa đơn thay thế, thì những lần sau cũng phải dùng hình thức thay thế. Doanh nghiệp không được thay đổi qua lại giữa hai hình thức để đảm bảo tính thống nhất và tránh sai lệch dữ liệu hóa đơn.
Việc xử lý hóa đơn sai sót là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Việc thực hiện đúng quy trình theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp trong công tác kế toán, hóa đơn. Nếu doanh nghiệp còn băn khoăn hay khó khăn hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhé!
