Những trường hợp bị truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội

Khi doanh nghiệp hoặc người lao động chậm đóng hoặc chưa đóng đầy đủ Bảo hiểm Xã hội, cơ quan BHXH sẽ thực hiện truy thu tiền đóng bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật. Việc này giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết thông qua nội dung bài viết sau đây nhé!

1. Truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội là gì?

Theo BHXH ngày 14Điểm 2.4 khoản 2, Điều 2 Quyết định 595/QĐ-/4/2017, truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội là việc cơ quan BHXH yêu cầu thu hồi các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong các trường hợp như: trốn đóng, đóng không đầy đủ số người thuộc diện bắt buộc, đóng thiếu số tiền theo quy định, hoặc chiếm dụng các khoản đóng góp, hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

Nói cách khác, truy thu BHXH bắt buộc là quá trình cơ quan bảo hiểm yêu cầu doanh nghiệp hoặc người lao động bù đắp số tiền BHXH chưa đóng, đóng thiếu hoặc đóng sai trong một khoảng thời gian trước đó.

Khác với hình thức “đóng bổ sung” hay “đóng tăng”, truy thu thường liên quan đến:

• Việc kê khai mức lương làm căn cứ đóng BHXH bị chậm trễ, sai sót hoặc thay đổi hồi tố.
• Các hành vi trốn đóng, chiếm dụng hoặc không kê khai đầy đủ số lượng người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc.

2. Những trường hợp bị truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội

Theo Khoản 1, Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có ba tình huống phổ biến dẫn đến việc cơ quan BHXH thực hiện truy thu BHXH bắt buộc:

Truy thu do điều chỉnh tiền lương hồi tố

Khi doanh nghiệp tăng lương cho nhân viên với hiệu lực áp dụng cho thời gian đã qua nhưng chưa cập nhật mức đóng BHXH tương ứng, cơ quan BHXH sẽ yêu cầu truy thu phần chênh lệch chưa nộp.

Ví dụ: Doanh nghiệp điều chỉnh lương tháng 1/2025 từ 6 triệu đồng lên 8 triệu đồng vào tháng 3/2025 nhưng mức đóng BHXH vẫn tính theo 6 triệu đồng. Khi đó, cơ quan BHXH sẽ truy thu phần BHXH tính trên mức chênh lệch 2 triệu đồng.

Truy thu với lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài

Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động ký hợp đồng làm việc tại nước ngoài nhưng không tiếp tục đóng BHXH Việt Nam khi gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng mới sẽ bị truy thu khi quay về Việt Nam hoặc khi cơ quan BHXH phát hiện.

Quy định này mở rộng phạm vi BHXH bắt buộc cho nhóm lao động làm việc ngoài lãnh thổ Việt Nam nhưng có hợp đồng lao động được công nhận theo pháp luật Việt Nam.

Truy thu do chậm đóng BHXH với chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp

Theo Điểm c, Khoản 1, Điều 8, Nghị định 158/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, các đối tượng như: Chủ hộ kinh doanh hoặc người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã không hưởng lương thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nếu không đóng đúng thời hạn sẽ bị truy thu từ thời điểm đủ điều kiện tham gia.

Đây là điểm mới quan trọng trong Luật BHXH 2024, mở rộng đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, đồng thời cũng là nhóm dễ nằm trong diện bị truy thu BHXH bắt buộc.

3. Cơ quan nào có thẩm quyền truy thu bảo hiểm xã hội?

Theo Điều 31 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm truy thu tiền đóng BHXH và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.

Cụ thể:

• Thực hiện truy thu tiền đóng BHXH vào quỹ bảo hiểm xã hội khi phát hiện người sử dụng lao động chậm đóng hoặc trốn đóng nhưng vẫn có khả năng thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH.
• Xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật đối với người sử dụng lao động có hành vi chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH.
• Bảo đảm quyền lợi của người lao động bằng việc ghi nhận đầy đủ thời gian tham gia BHXH làm căn cứ giải quyết các chế độ như hưu trí, tử tuất và các quyền lợi liên quan.
• Bảo đảm nguồn thu cho quỹ bảo hiểm xã hội, góp phần duy trì việc thực hiện các chế độ, chính sách BHXH theo quy định.

4. Cách tính số tiền truy thu bảo hiểm xã hội

Trước khi thực hiện nộp bổ sung, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách tính số tiền truy thu bảo hiểm xã hội để đảm bảo chính xác và tuân thủ đúng quy định.

Khi cơ quan BHXH tiến hành truy thu, số tiền phải nộp sẽ được xác định theo công thức:

Trong đó

• Tỷ lệ đóng BHXH: Theo quy định hiện hành là 32%, trong đó người sử dụng lao động đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5%.
• Số tháng truy thu: Là khoảng thời gian mà BHXH chưa được đóng hoặc đóng thiếu.

Ngoài số tiền gốc, nếu doanh nghiệp hoặc người lao động có dấu hiệu chậm đóng cố ý, cơ quan BHXH sẽ áp dụng lãi chậm đóng.

Lãi suất chậm đóng: Theo Khoản 4, Điều 34 Luật BHXH 2024, lãi chậm đóng được tính 0,03%/ngày trên số tiền chưa nộp.

Ví dụ:

Công ty B nâng lương cho nhân viên từ 7 triệu đồng lên 9 triệu đồng, áp dụng hồi tố cho 4 tháng (từ tháng 2 đến tháng 5/2025). Tuy nhiên, BHXH chưa được đóng bổ sung tương ứng với mức lương mới.

• Phần lương thiếu đóng BHXH mỗi tháng: 9.000.000 – 7.000.000 = 2.000.000 đồng
• Số tháng bị truy thu: 4 tháng
• Tỷ lệ đóng BHXH: 32% (người sử dụng lao động 21,5%, người lao động 10,5%)

Tiền truy thu BHXH: 2.000.000 × 32% × 4 = 2.560.000 đồng

Nếu công ty chậm nộp 45 ngày, số tiền lãi chậm đóng sẽ được tính: 0,03% × 2.560.000 × 45 = 34.560 đồng

Tổng số tiền phải nộp: 2.560.000 + 34.560 = 2.594.560 đồng

5. Thủ tục thực hiện truy thu BHXH bắt buộc

Để tiến hành truy thu hoặc truy đóng BHXH bắt buộc, đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thông qua Cổng dịch vụ công BHXH điện tử.

5.1 Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Khoản 2, Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Phụ lục 02 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, bộ hồ sơ truy thu BHXH bắt buộc gồm:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê người lao động và thời gian truy thu.
• Bảng thanh toán tiền lương hoặc bảng kê tiền lương, tiền công (nếu trả qua ATM) tương ứng với thời gian truy thu.
• Quyết định tuyển dụng, quyết định xếp lương; hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc; các phụ lục hợp đồng (nếu có).
• Văn bản giải trình, thuyết minh hoặc giấy tờ liên quan đến khoán sản phẩm, khoán công việc (nếu có).
• Thang, bảng lương đã đăng ký với cơ quan lao động địa phương đang áp dụng tại đơn vị.

5.2 Trình tự thực hiện

Quy trình thực hiện truy thu BHXH bắt buộc qua dịch vụ công được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Rà soát thông tin, xác định sai sót và lập hồ sơ điều chỉnh.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Trực tiếp: Tại cơ quan BHXH nơi đơn vị đăng ký tham gia BHXH.
• Online: Qua Cổng dịch vụ công BHXH điện tử tại địa chỉ dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, chọn mục “Kê khai hồ sơ”.

Tùy từng trường hợp, mã hồ sơ truy thu sẽ khác nhau:

• Mã 605a: Truy đóng BHXH bắt buộc cho người lao động làm việc có hợp đồng ở nước ngoài khi trở về Việt Nam.
• Các trường hợp khác: Cổng DVC BHXH hiện chưa hỗ trợ, đơn vị cần nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và xác minh thông tin.

Bước 4: Cơ quan BHXH ban hành thông báo truy thu (có thể bao gồm cả lãi chậm đóng nếu có), đơn vị sử dụng lao động thực hiện nộp bổ sung số tiền BHXH còn thiếu theo thông báo.

Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

6. Một số lưu ý giúp doanh nghiệp hạn chế bị truy thu BHXH

Việc thực hiện đúng quy định về đóng BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm quyền lợi cho người lao động mà còn hạn chế nguy cơ bị truy thu, xử phạt hoặc phát sinh tiền lãi chậm đóng.

Để giảm thiểu những rủi ro này, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Đăng ký tham gia BHXH đúng thời hạn cho người lao động thuộc diện tham gia bắt buộc theo quy định.
• Kê khai chính xác mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, bảo đảm phù hợp với hợp đồng lao động và quy định hiện hành.
• Đóng BHXH đầy đủ, đúng thời hạn, tránh tình trạng chậm đóng hoặc nợ đóng dẫn đến bị truy thu và tính lãi.
• Thường xuyên rà soát hồ sơ, dữ liệu BHXH để kịp thời phát hiện, điều chỉnh các sai sót về thông tin người lao động hoặc mức đóng.
• Cập nhật kịp thời các quy định mới về bảo hiểm xã hội để bảo đảm việc thực hiện đúng nghĩa vụ theo pháp luật.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ lao động và chứng từ đóng BHXH nhằm phục vụ việc đối chiếu, giải trình khi cơ quan có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra.
• Chủ động phối hợp với cơ quan BHXH để kê khai, điều chỉnh hoặc khắc phục sai sót ngay khi phát hiện, hạn chế phát sinh tiền truy thu và các chế tài xử lý.

7. Dịch vụ giải trình truy thu Bảo hiểm Xã hội

Qua những thông tin trên, doanh nghiệp có thể nhận thấy tầm quan trọng của việc đóng đầy đủ và đúng hạn các khoản BHXH cho cơ quan bảo hiểm. Tuy nhiên, ngay cả khi doanh nghiệp không cố ý trốn đóng, vẫn có thể rơi vào tình trạng bị truy thu. Nguyên nhân chủ yếu là do chưa nắm rõ các quy định mới, chưa xác định chính xác đối tượng tham gia và mức đóng bắt buộc theo pháp luật.

Dịch vụ giải trình bảo hiểm xã hội của AZTAX chính là giải pháp doanh nghiệp đang cần. Với dịch vụ giải trình BHXH chuyên nghiệp, AZTAX hỗ trợ xử lý hồ sơ, hoàn tất thủ tục theo đúng quy định, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc sai sót. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế – bảo hiểm sẽ đồng hành cùng bạn từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất toàn bộ quy trình, đảm bảo an tâm và chính xác tuyệt đối.

Việc truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội là vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý để tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro. Hiểu rõ quy định và thực hiện đúng thủ tục sẽ giúp hoàn thành nghĩa vụ BHXH, duy trì uy tín và ổn định nhân sự. Đừng quên nếu cảm thấy các thủ tục hành chính trên quá phức tạp, hãy liên hệ ngay AZTAX để được tư vấn về gói dịch vụ phù hợp nhất. AZTAX rất hân hạnh được đồng hành cùng bạn!

8. Các câu hỏi thường gặp

8.1 Truy thu tiền đóng BHXH có bị tính lãi chậm đóng không?

Có. Nếu doanh nghiệp chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH, ngoài số tiền phải truy thu còn phải nộp tiền lãi chậm đóng theo quy định của pháp luật. Vì vậy, việc đóng BHXH đầy đủ và đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí và các rủi ro pháp lý.

8.2 Doanh nghiệp có thể bị truy thu BHXH tối đa trong bao nhiêu năm?

Không. Hiện nay, pháp luật về BHXH không quy định giới hạn tối đa số năm bị truy thu. Nếu phát hiện hành vi chậm đóng, đóng thiếu hoặc trốn đóng BHXH, cơ quan có thẩm quyền có thể truy thu toàn bộ thời gian vi phạm theo quy định, đồng thời áp dụng các biện pháp xử lý và tính lãi chậm đóng nếu đủ điều kiện.

8.3 Người lao động có phải tự nộp phần tiền truy thu BHXH không?

Không. Trường hợp doanh nghiệp bị truy thu BHXH do chậm đóng, đóng thiếu hoặc trốn đóng, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc truy thu theo quy định. Người lao động không phải tự nộp toàn bộ khoản tiền truy thu nếu nguyên nhân phát sinh không do lỗi của mình.

8.4 Truy thu BHXH có ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng chế độ của người lao động không?

Có. Truy thu BHXH có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Việc hoàn thành truy thu giúp bảo đảm thời gian tham gia và mức đóng BHXH được ghi nhận đầy đủ, làm căn cứ giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật