Khi doanh nghiệp hoặc người lao động chậm đóng hoặc chưa đóng đầy đủ Bảo hiểm Xã hội, cơ quan BHXH sẽ thực hiện truy thu tiền đóng bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật. Việc này giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết thông qua nội dung bài viết sau đây nhé!
1. Truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội là gì?
Theo BHXH ngày 14Điểm 2.4 khoản 2, Điều 2 Quyết định 595/QĐ-/4/2017, truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội là việc cơ quan BHXH yêu cầu thu hồi các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong các trường hợp như: trốn đóng, đóng không đầy đủ số người thuộc diện bắt buộc, đóng thiếu số tiền theo quy định, hoặc chiếm dụng các khoản đóng góp, hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
Nói cách khác, truy thu BHXH bắt buộc là quá trình cơ quan bảo hiểm yêu cầu doanh nghiệp hoặc người lao động bù đắp số tiền BHXH chưa đóng, đóng thiếu hoặc đóng sai trong một khoảng thời gian trước đó.
Khác với hình thức “đóng bổ sung” hay “đóng tăng”, truy thu thường liên quan đến:
- Việc kê khai mức lương làm căn cứ đóng BHXH bị chậm trễ, sai sót hoặc thay đổi hồi tố.
- Các hành vi trốn đóng, chiếm dụng hoặc không kê khai đầy đủ số lượng người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc.
2. Những trường hợp bị truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội
Theo Khoản 1, Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có ba tình huống phổ biến dẫn đến việc cơ quan BHXH thực hiện truy thu BHXH bắt buộc:
Truy thu do điều chỉnh tiền lương hồi tố
Khi doanh nghiệp tăng lương cho nhân viên với hiệu lực áp dụng cho thời gian đã qua nhưng chưa cập nhật mức đóng BHXH tương ứng, cơ quan BHXH sẽ yêu cầu truy thu phần chênh lệch chưa nộp.
Ví dụ: Doanh nghiệp điều chỉnh lương tháng 1/2025 từ 6 triệu đồng lên 8 triệu đồng vào tháng 3/2025 nhưng mức đóng BHXH vẫn tính theo 6 triệu đồng. Khi đó, cơ quan BHXH sẽ truy thu phần BHXH tính trên mức chênh lệch 2 triệu đồng.
Truy thu với lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài
Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động ký hợp đồng làm việc tại nước ngoài nhưng không tiếp tục đóng BHXH Việt Nam khi gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng mới sẽ bị truy thu khi quay về Việt Nam hoặc khi cơ quan BHXH phát hiện.
Quy định này mở rộng phạm vi BHXH bắt buộc cho nhóm lao động làm việc ngoài lãnh thổ Việt Nam nhưng có hợp đồng lao động được công nhận theo pháp luật Việt Nam.
Truy thu do chậm đóng BHXH với chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp
Theo Điểm c, Khoản 1, Điều 8, Nghị định 158/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, các đối tượng như: Chủ hộ kinh doanh hoặc người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã không hưởng lương thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nếu không đóng đúng thời hạn sẽ bị truy thu từ thời điểm đủ điều kiện tham gia.
Đây là điểm mới quan trọng trong Luật BHXH 2024, mở rộng đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, đồng thời cũng là nhóm dễ nằm trong diện bị truy thu BHXH bắt buộc.
3. Cách tính số tiền truy thu bảo hiểm xã hội
Trước khi thực hiện nộp bổ sung, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách tính số tiền truy thu bảo hiểm xã hội để đảm bảo chính xác và tuân thủ đúng quy định.
Khi cơ quan BHXH tiến hành truy thu, số tiền phải nộp sẽ được xác định theo công thức:
| Tiền truy thu = Mức lương làm căn cứ đóng BHXH còn thiếu × Tỷ lệ đóng BHXH × Số tháng bị truy thu |
Trong đó
- Tỷ lệ đóng BHXH: Theo quy định hiện hành là 32%, trong đó người sử dụng lao động đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5%.
- Số tháng truy thu: Là khoảng thời gian mà BHXH chưa được đóng hoặc đóng thiếu.
Ngoài số tiền gốc, nếu doanh nghiệp hoặc người lao động có dấu hiệu chậm đóng cố ý, cơ quan BHXH sẽ áp dụng lãi chậm đóng.
Lãi suất chậm đóng: Theo Khoản 4, Điều 34 Luật BHXH 2024, lãi chậm đóng được tính 0,03%/ngày trên số tiền chưa nộp.
Ví dụ:
Công ty B nâng lương cho nhân viên từ 7 triệu đồng lên 9 triệu đồng, áp dụng hồi tố cho 4 tháng (từ tháng 2 đến tháng 5/2025). Tuy nhiên, BHXH chưa được đóng bổ sung tương ứng với mức lương mới.
- Phần lương thiếu đóng BHXH mỗi tháng: 9.000.000 – 7.000.000 = 2.000.000 đồng
- Số tháng bị truy thu: 4 tháng
- Tỷ lệ đóng BHXH: 32% (người sử dụng lao động 21,5%, người lao động 10,5%)
Tiền truy thu BHXH: 2.000.000 × 32% × 4 = 2.560.000 đồng
Nếu công ty chậm nộp 45 ngày, số tiền lãi chậm đóng sẽ được tính: 0,03% × 2.560.000 × 45 = 34.560 đồng
Tổng số tiền phải nộp: 2.560.000 + 34.560 = 2.594.560 đồng
4. Thủ tục thực hiện truy thu BHXH bắt buộc
Để tiến hành truy thu hoặc truy đóng BHXH bắt buộc, đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thông qua Cổng dịch vụ công BHXH điện tử.
4.1 Hồ sơ cần chuẩn bị
Theo Khoản 2, Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP và Phụ lục 02 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, bộ hồ sơ truy thu BHXH bắt buộc gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê người lao động và thời gian truy thu.
- Bảng thanh toán tiền lương hoặc bảng kê tiền lương, tiền công (nếu trả qua ATM) tương ứng với thời gian truy thu.
- Quyết định tuyển dụng, quyết định xếp lương; hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc; các phụ lục hợp đồng (nếu có).
- Văn bản giải trình, thuyết minh hoặc giấy tờ liên quan đến khoán sản phẩm, khoán công việc (nếu có).
- Thang, bảng lương đã đăng ký với cơ quan lao động địa phương đang áp dụng tại đơn vị.
4.2 Trình tự thực hiện
Quy trình thực hiện truy thu BHXH bắt buộc qua dịch vụ công được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Rà soát thông tin, xác định sai sót và lập hồ sơ điều chỉnh.
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Trực tiếp: Tại cơ quan BHXH nơi đơn vị đăng ký tham gia BHXH.
- Online: Qua Cổng dịch vụ công BHXH điện tử tại địa chỉ dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, chọn mục “Kê khai hồ sơ”.
Tùy từng trường hợp, mã hồ sơ truy thu sẽ khác nhau:
- Mã 605a: Truy đóng BHXH bắt buộc cho người lao động làm việc có hợp đồng ở nước ngoài khi trở về Việt Nam.
- Các trường hợp khác: Cổng DVC BHXH hiện chưa hỗ trợ, đơn vị cần nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và xác minh thông tin.
Bước 4: Cơ quan BHXH ban hành thông báo truy thu (có thể bao gồm cả lãi chậm đóng nếu có), đơn vị sử dụng lao động thực hiện nộp bổ sung số tiền BHXH còn thiếu theo thông báo.
Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
5. Dịch vụ giải trình truy thu Bảo hiểm Xã hội
Qua những thông tin trên, doanh nghiệp có thể nhận thấy tầm quan trọng của việc đóng đầy đủ và đúng hạn các khoản BHXH cho cơ quan bảo hiểm. Tuy nhiên, ngay cả khi doanh nghiệp không cố ý trốn đóng, vẫn có thể rơi vào tình trạng bị truy thu. Nguyên nhân chủ yếu là do chưa nắm rõ các quy định mới, chưa xác định chính xác đối tượng tham gia và mức đóng bắt buộc theo pháp luật.
Dịch vụ giải trình bảo hiểm xã hội của AZTAX chính là giải pháp doanh nghiệp đang cần. Với dịch vụ giải trình BHXH chuyên nghiệp, AZTAX hỗ trợ xử lý hồ sơ, hoàn tất thủ tục theo đúng quy định, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc sai sót. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế – bảo hiểm sẽ đồng hành cùng bạn từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất toàn bộ quy trình, đảm bảo an tâm và chính xác tuyệt đối.
Việc truy thu tiền đóng Bảo hiểm Xã hội là vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý để tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro. Hiểu rõ quy định và thực hiện đúng thủ tục sẽ giúp hoàn thành nghĩa vụ BHXH, duy trì uy tín và ổn định nhân sự. Đừng quên nếu cảm thấy các thủ tục hành chính trên quá phức tạp, hãy liên hệ ngay AZTAX để được tư vấn về gói dịch vụ phù hợp nhất. AZTAX rất hân hạnh được đồng hành cùng bạn!
