Thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như người lao động quan tâm khi phát sinh việc đóng thiếu, đóng sai mức hoặc điều chỉnh tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Nếu không thực hiện đúng quy trình, việc truy thu có thể kéo dài, làm phát sinh chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi BHXH của người lao động. Bài viết này của AZTAX cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội, căn cứ pháp lý, hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự thực hiện theo quy định hiện hành, giúp người đọc chủ động áp dụng trong thực tế.
1. Truy thu bảo hiểm xã hội là gì?
Truy thu bảo hiểm xã hội là việc cơ quan Bảo hiểm xã hội yêu cầu người sử dụng lao động hoặc người tham gia BHXH nộp bổ sung khoản tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chưa đóng hoặc đóng chưa đủ trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định. Nội dung truy thu được thực hiện trên cơ sở hồ sơ, dữ liệu quản lý của cơ quan BHXH và kết quả kiểm tra, đối chiếu hồ sơ lao động, tiền lương của đơn vị.
Theo hướng dẫn nghiệp vụ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, truy thu BHXH thường áp dụng trong các trường hợp doanh nghiệp trốn đóng, đóng thiếu số người thuộc diện tham gia, đóng không đúng mức tiền lương làm căn cứ hoặc chiếm dụng tiền đóng BHXH của người lao động.
2. Căn cứ pháp lý về thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ sau:
(1) Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc đăng ký, đóng BHXH đầy đủ và đúng thời hạn cho người lao động trong suốt quá trình làm việc.
(2) Các Nghị định của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội, trong đó có các hành vi chậm đóng, trốn đóng, đóng không đúng quy định dẫn đến truy thu BHXH.
(3) Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn chi tiết về quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, bao gồm cả nội dung truy thu, hồ sơ và trình tự thực hiện.
Ngoài ra, quy trình và thành phần hồ sơ truy thu BHXH điện tử được hướng dẫn trên cổng thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và các website hỗ trợ nghiệp vụ BHXH.
3. Các trường hợp phát sinh truy thu bảo hiểm xã hội
Trong thực tế, thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội thường phát sinh trong một số trường hợp phổ biến sau:
(1) Doanh nghiệp điều chỉnh tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động theo quyết định nội bộ hoặc thỏa thuận trong hợp đồng lao động nhưng chưa kịp thời điều chỉnh mức đóng tương ứng trong các tháng trước đó.
(2) Doanh nghiệp chưa đăng ký tham gia BHXH cho người lao động thuộc diện bắt buộc tham gia, dẫn đến việc phải truy thu toàn bộ thời gian chưa đóng khi phát hiện hoặc bị cơ quan BHXH kiểm tra.
(3) Thay đổi loại hợp đồng lao động hoặc xác định lại đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định pháp luật, kéo theo việc điều chỉnh và truy thu số tiền phải đóng.
(4) Trường hợp sai sót trong kê khai thông tin tiền lương, phụ cấp hoặc các khoản bổ sung khác làm căn cứ đóng BHXH, dẫn đến đóng thiếu so với quy định.
4. Hồ sơ thực hiện thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Hồ sơ truy thu bảo hiểm xã hội được lập theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và các tài liệu nghiệp vụ liên quan.
Tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ có thể bao gồm các giấy tờ sau:
(1) Tờ khai điều chỉnh thông tin tham gia BHXH của đơn vị sử dụng lao động theo mẫu D02-TS hoặc mẫu tương ứng đang áp dụng.
(2) Bảng kê danh sách người lao động và thời gian đề nghị truy thu BHXH, trong đó thể hiện rõ mức tiền lương làm căn cứ đóng và số tháng truy thu.
(3) Bảng lương, bảng thanh toán tiền công hoặc các chứng từ liên quan đến tiền lương của người lao động trong thời gian truy thu.
(4) Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương hoặc các văn bản nội bộ khác làm căn cứ điều chỉnh mức đóng BHXH.
(5) Văn bản giải trình của đơn vị về nguyên nhân phát sinh truy thu BHXH theo yêu cầu của cơ quan Bảo hiểm xã hội.
5. Trình tự thực hiện thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Trình tự thực hiện thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội được triển khai thống nhất theo hướng dẫn của cơ quan BHXH, bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Doanh nghiệp rà soát hồ sơ lao động, tiền lương và xác định thời gian, đối tượng, mức tiền cần truy thu BHXH theo quy định.
Bước 2: Lập hồ sơ truy thu BHXH đầy đủ theo mẫu và danh mục hồ sơ được hướng dẫn, bảo đảm thông tin kê khai chính xác, thống nhất với chứng từ kèm theo.
Bước 3: Nộp hồ sơ truy thu BHXH đến cơ quan BHXH quản lý thông qua hệ thống BHXH điện tử, cổng dịch vụ công hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ theo hướng dẫn.
Bước 4: Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH ban hành thông báo truy thu và xác định số tiền phải nộp bổ sung.
Bước 5: Doanh nghiệp thực hiện nộp số tiền truy thu BHXH theo thông báo của cơ quan BHXH và lưu trữ chứng từ để phục vụ công tác đối chiếu, quyết toán.
6. Cách tính tiền truy thu bảo hiểm xã hội
Việc tính tiền truy thu bảo hiểm xã hội được thực hiện trên cơ sở mức tiền lương làm căn cứ đóng, tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc và thời gian truy thu. Công thức tính được áp dụng như sau:
Tiền truy thu BHXH = Mức tiền lương làm căn cứ đóng × Tỷ lệ đóng BHXH × Số tháng truy thu.
Trường hợp phát sinh chậm đóng, số tiền lãi chậm đóng được tính theo mức lãi suất do cơ quan BHXH công bố tại từng thời kỳ và được thông báo cụ thể trong văn bản truy thu gửi đơn vị.
7. Thời hạn giải quyết thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại khoản 2 Điều 28 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017, đối với các trường hợp truy thu phát sinh do vi phạm quy định về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN, cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện giải quyết trong thời hạn không quá 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Thời hạn này được áp dụng thống nhất nhằm bảo đảm việc xử lý truy thu kịp thời, đúng quy định và hạn chế ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
8. Chế tài khi không thực hiện thủ tục truy thu BHXH
Trường hợp người sử dụng lao động không thực hiện hoặc chậm thực hiện nghĩa vụ truy thu BHXH theo quy định, cơ quan có thẩm quyền có thể áp dụng các biện pháp xử lý theo pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Ngoài việc phải nộp đủ số tiền BHXH còn thiếu, đơn vị có thể bị xử phạt tiền và buộc khắc phục hậu quả theo quy định.
9. Lưu ý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ khi thực hiện truy thu BHXH
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý hồ sơ lao động và tiền lương cần được thực hiện chặt chẽ ngay từ đầu để hạn chế phát sinh truy thu BHXH. Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát hợp đồng lao động, mức lương đóng BHXH và kịp thời điều chỉnh khi có thay đổi.
Trường hợp phát sinh truy thu, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với cơ quan BHXH, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo thông báo để tránh kéo dài thời gian xử lý và phát sinh thêm chi phí.
10. Dịch vụ giải trình truy thu BHXH tại AZTAX
AZTAX là một trong những đơn vị hàng đầu về dịch vụ BHXH được phần lớn các doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước và nước ngoài lựa chọn.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trong lĩnh vực giải trình truy thu BHXH, AZTAX đảm bảo sẽ giúp bạn:
- Tư vấn những vẫn đề pháp lý liên quan tới hồ sơ, thủ tục giải trình
- Nhanh chóng hoàn tất các thủ tục hồ sơ, bàn giao kết quả.
- Tiết kiệm thời gian: Nhân viên của chúng tôi sẽ thay mặt đơn vị của bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đại diện làm việc trực tiếp với với Cơ quan bảo hiểm
- Giúp tối ưu chi phí hợp pháp cho doanh nghiệp
- Miễn phí tư vấn và hỗ trợ 24/7 cho khách hàng khi có thắc mắc cần được giải đáp
11. Câu hỏi thường gặp về thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Câu 1: Truy thu BHXH có áp dụng cho người lao động đã nghỉ việc không?
Truy thu BHXH vẫn được áp dụng đối với thời gian người lao động đã làm việc thuộc diện phải tham gia BHXH nhưng chưa được đóng hoặc đóng chưa đủ, kể cả khi người lao động đã chấm dứt hợp đồng.
Câu 2: Doanh nghiệp có thể tự kê khai truy thu BHXH hay phải chờ cơ quan BHXH yêu cầu?
Doanh nghiệp có thể chủ động rà soát và lập hồ sơ đề nghị truy thu BHXH khi phát hiện sai sót. Trường hợp cơ quan BHXH kiểm tra, phát hiện vi phạm thì sẽ thực hiện truy thu theo quy định.
Câu 3: Truy thu BHXH có phát sinh lãi không?
Trường hợp truy thu do chậm đóng hoặc trốn đóng, số tiền lãi chậm đóng được tính theo quy định hiện hành và thông báo cụ thể trong quyết định truy thu của cơ quan BHXH.
Thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội là quy trình quan trọng nhằm bảo đảm việc đóng BHXH đầy đủ, đúng quy định và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động. Việc hiểu rõ căn cứ pháp lý, hồ sơ và trình tự thực hiện giúp doanh nghiệp chủ động khắc phục sai sót và hạn chế rủi ro pháp lý. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, lập thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội và làm việc với cơ quan BHXH, liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn dịch vụ tại AZTAX.
