Việc kê khai thiếu, chậm đóng hoặc chưa tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động có thể khiến doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội để bổ sung quá trình đóng theo quy định. Tuy nhiên, quá trình truy thu BHXH thường liên quan đến nhiều hồ sơ, quy trình và yêu cầu giải trình với cơ quan BHXH. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự thực hiện và những lưu ý quan trọng, giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội đúng quy định và hạn chế rủi ro phát sinh.
1. Truy thu bảo hiểm xã hội là gì?
Truy thu bảo hiểm xã hội là việc cơ quan Bảo hiểm xã hội yêu cầu người sử dụng lao động hoặc người tham gia BHXH nộp bổ sung khoản tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc chưa đóng hoặc đóng chưa đủ trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định. Nội dung truy thu được thực hiện trên cơ sở hồ sơ, dữ liệu quản lý của cơ quan BHXH và kết quả kiểm tra, đối chiếu hồ sơ lao động, tiền lương của đơn vị.
Theo hướng dẫn nghiệp vụ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, truy thu BHXH thường áp dụng trong các trường hợp doanh nghiệp trốn đóng, đóng thiếu số người thuộc diện tham gia, đóng không đúng mức tiền lương làm căn cứ hoặc chiếm dụng tiền đóng BHXH của người lao động.
2. Căn cứ pháp lý về thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Để thực hiện thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội đúng quy định, doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Dưới đây là những căn cứ pháp lý quan trọng đang được áp dụng:
(1) Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc đăng ký, đóng BHXH đầy đủ và đúng thời hạn cho người lao động trong suốt quá trình làm việc.
(2) Các Nghị định của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội, trong đó có các hành vi chậm đóng, trốn đóng, đóng không đúng quy định dẫn đến truy thu BHXH.
(3) Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn chi tiết về quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, bao gồm cả nội dung truy thu, hồ sơ và trình tự thực hiện.
Ngoài ra, quy trình và thành phần hồ sơ truy thu BHXH điện tử được hướng dẫn trên cổng thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và các website hỗ trợ nghiệp vụ BHXH.
3. Các trường hợp phát sinh truy thu bảo hiểm xã hội 1/7/2025
Căn cứ theo khoản 1 Điều 8 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, có 3 trường hợp chính phải thực hiện truy thu BHXH bắt buộc như sau:
(1) Truy thu do điều chỉnh tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
Trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh tăng tiền lương có hiệu lực hồi tố nhưng chưa điều chỉnh mức đóng BHXH tương ứng, cơ quan BHXH sẽ yêu cầu truy thu phần chênh lệch theo mức lương mới.
Ví dụ: Tháng 3/2025, doanh nghiệp điều chỉnh tiền lương của người lao động từ tháng 1/2025 từ 6 triệu đồng lên 8 triệu đồng. Tuy nhiên, BHXH của tháng 1 vẫn được đóng theo mức lương 6 triệu đồng, vì vậy doanh nghiệp phải truy thu phần BHXH còn thiếu tương ứng với 2 triệu đồng chênh lệch.
(2) Truy thu đối với người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài
Theo điểm b khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, sau đó gia hạn hoặc ký hợp đồng mới tại nước tiếp nhận nhưng không tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của Việt Nam thì sẽ phải thực hiện truy thu khi đủ điều kiện theo quy định.
Quy định này nhằm bảo đảm quá trình tham gia BHXH của người lao động được liên tục, đồng thời mở rộng phạm vi áp dụng đối với nhóm lao động làm việc ở nước ngoài.
(3)Truy thu do chậm đóng BHXH đối với chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp
Theo điểm c khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2025, một số đối tượng như:
- Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh;
- Người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã không hưởng tiền lương thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
Nếu không tham gia hoặc chậm tham gia BHXH theo quy định, các đối tượng này sẽ bị truy thu kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ tham gia.
Đây là điểm mới của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và là một trong những trường hợp dễ phát sinh truy thu trên thực tế.
4. Hồ sơ thực hiện thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Hồ sơ truy thu bảo hiểm xã hội được lập theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và các tài liệu nghiệp vụ liên quan.
Tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ có thể bao gồm các giấy tờ sau:
(1) Tờ khai điều chỉnh thông tin tham gia BHXH của đơn vị sử dụng lao động theo mẫu D02-TS hoặc mẫu tương ứng đang áp dụng.
(2) Bảng kê danh sách người lao động và thời gian đề nghị truy thu BHXH, trong đó thể hiện rõ mức tiền lương làm căn cứ đóng và số tháng truy thu.
(3) Bảng lương, bảng thanh toán tiền công hoặc các chứng từ liên quan đến tiền lương của người lao động trong thời gian truy thu.
(4) Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương hoặc các văn bản nội bộ khác làm căn cứ điều chỉnh mức đóng BHXH.
(5) Văn bản giải trình của đơn vị về nguyên nhân phát sinh truy thu BHXH theo yêu cầu của cơ quan Bảo hiểm xã hội.
5. Trình tự thực hiện thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Trình tự thực hiện thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội được triển khai thống nhất theo hướng dẫn của cơ quan BHXH, bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Doanh nghiệp rà soát hồ sơ lao động, tiền lương và xác định thời gian, đối tượng, mức tiền cần truy thu BHXH theo quy định.
Bước 2: Lập hồ sơ truy thu BHXH đầy đủ theo mẫu và danh mục hồ sơ được hướng dẫn, bảo đảm thông tin kê khai chính xác, thống nhất với chứng từ kèm theo.
Bước 3: Nộp hồ sơ truy thu BHXH đến cơ quan BHXH quản lý thông qua hệ thống BHXH điện tử, cổng dịch vụ công hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ theo hướng dẫn.
Bước 4: Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH ban hành thông báo truy thu và xác định số tiền phải nộp bổ sung.
Bước 5: Doanh nghiệp thực hiện nộp số tiền truy thu BHXH theo thông báo của cơ quan BHXH và lưu trữ chứng từ để phục vụ công tác đối chiếu, quyết toán.
6. Cách tính tiền truy thu bảo hiểm xã hội
Việc tính tiền truy thu bảo hiểm xã hội được thực hiện trên cơ sở mức tiền lương làm căn cứ đóng, tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc và thời gian truy thu. Công thức tính được áp dụng như sau:
Tiền truy thu BHXH = Mức tiền lương làm căn cứ đóng × Tỷ lệ đóng BHXH × Số tháng truy thu.
Trường hợp phát sinh chậm đóng, số tiền lãi chậm đóng được tính theo mức lãi suất do cơ quan BHXH công bố tại từng thời kỳ và được thông báo cụ thể trong văn bản truy thu gửi đơn vị.
7. Lưu ý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ khi thực hiện truy thu BHXH
Trong quá trình tham gia BHXH cho người lao động, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chú trọng quản lý hồ sơ, tiền lương và việc kê khai thông tin nhằm hạn chế nguy cơ phát sinh truy thu.
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng doanh nghiệp nên thực hiện:
- Quản lý hồ sơ lao động chặt chẽ: Lưu trữ đầy đủ hợp đồng lao động, quyết định điều chỉnh lương và các hồ sơ liên quan đến quá trình tham gia BHXH.
- Rà soát mức đóng BHXH định kỳ: Thường xuyên kiểm tra mức lương làm căn cứ đóng BHXH và kịp thời điều chỉnh khi có thay đổi về tiền lương hoặc thông tin người lao động.
- Chủ động phối hợp với cơ quan BHXH: Khi phát sinh truy thu, doanh nghiệp nên liên hệ và phối hợp với cơ quan BHXH để được hướng dẫn xử lý đúng quy định.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình giải quyết diễn ra nhanh chóng và hạn chế việc phải bổ sung nhiều lần.
- Thực hiện nghĩa vụ tài chính đúng thời hạn: Nộp đầy đủ khoản tiền truy thu theo thông báo của cơ quan BHXH để tránh kéo dài thời gian xử lý và phát sinh thêm tiền chậm đóng (nếu có).
8. Dịch vụ giải trình truy thu BHXH tại AZTAX
AZTAX là một trong những đơn vị hàng đầu về dịch vụ BHXH được phần lớn các doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước và nước ngoài lựa chọn.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trong lĩnh vực giải trình truy thu BHXH, AZTAX đảm bảosẽ giúp bạn:
- Tư vấn những vẫn đề pháp lý liên quan tới hồ sơ, thủ tục giải trình
- Nhanh chóng hoàn tất các thủ tục hồ sơ, bàn giao kết quả.
- Tiết kiệm thời gian: Nhân viên của chúng tôi sẽ thay mặt đơn vị của bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đại diện làm việc trực tiếp với với Cơ quan bảo hiểm
- Giúp tối ưuchi phí hợp pháp cho doanh nghiệp
- Miễn phí tư vấn và hỗ trợ 24/7 cho khách hàng khi có thắc mắc cần được giải đáp
9. Câu hỏi thường gặp về thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
9.1 Thời hạn giải quyết thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại khoản 2 Điều 28 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017, đối với các trường hợp truy thu phát sinh do vi phạm quy định về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN, cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện giải quyết trong thời hạn không quá 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Thời hạn này được áp dụng thống nhất nhằm bảo đảm việc xử lý truy thu kịp thời, đúng quy định và hạn chế ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
9.2 Chế tài khi không thực hiện thủ tục truy thu BHXH
Trường hợp người sử dụng lao động không thực hiện hoặc chậm thực hiện nghĩa vụ truy thu BHXH theo quy định, cơ quan có thẩm quyền có thể áp dụng các biện pháp xử lý theo pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Ngoài việc phải nộp đủ số tiền BHXH còn thiếu, đơn vị có thể bị xử phạt tiền và buộc khắc phục hậu quả theo quy định.
9.3 Truy thu BHXH có áp dụng cho người lao động đã nghỉ việc không?
Có. Truy thu BHXH vẫn được áp dụng đối với người lao động đã nghỉ việc nếu trong thời gian làm việc thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ theo quy định. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện truy thu để hoàn thiện quá trình tham gia BHXH, đảm bảo quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật.
9.4 Doanh nghiệp có thể tự kê khai truy thu BHXH hay phải chờ cơ quan BHXH yêu cầu?
Doanh nghiệp có thể chủ động rà soát và lập hồ sơ đề nghị truy thu BHXH khi phát hiện sai sót. Trường hợp cơ quan BHXH kiểm tra, phát hiện vi phạm thì sẽ thực hiện truy thu theo quy định.
9.5 Truy thu BHXH có phát sinh lãi không?
Có. Trường hợp doanh nghiệp chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH, ngoài số tiền phải truy thu, còn phải nộp tiền lãi chậm đóng theo quy định của pháp luật. Mức lãi và số tiền phải nộp sẽ được cơ quan BHXH xác định, tính toán cụ thể và thông báo trong quyết định truy thu.
Thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội là quy trình quan trọng nhằm bảo đảm việc đóng BHXH đầy đủ, đúng quy định và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động. Việc hiểu rõ căn cứ pháp lý, hồ sơ và trình tự thực hiện giúp doanh nghiệp chủ động khắc phục sai sót và hạn chế rủi ro pháp lý. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, lập thủ tục truy thu bảo hiểm xã hội và làm việc với cơ quan BHXH, liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn dịch vụ tại AZTAX.
