Việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh nhằm đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và dữ liệu thuế. Nếu không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ hóa đơn bị xem là sai sót, không được chấp nhận khi kê khai và có thể bị xử phạt. Nắm rõ quy trình điều chỉnh thông tin địa chỉ trên HĐĐT giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, tránh rủi ro thuế và bảo đảm tính minh bạch trong giao dịch. Cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Hướng dẫn thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử 2025
Việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp là cập nhật thông tin đăng ký thuế theo Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019 và có thể phát sinh hai tình huống:
- Trường hợp 1: Địa chỉ công ty thay đổi nhưng không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.
- Trường hợp 2: Địa chỉ công ty thay đổi dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.
Dù thuộc trường hợp nào, việc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định tại Điểm d Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Doanh nghiệp lập mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA, Nghị định 70/2025) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Địa chỉ trên hóa đơn phải khớp với Giấy phép đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Cơ quan thuế phản hồi
Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử (Mẫu 01/TB-ĐKĐT, Phụ lục IB) chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới.
Bước 3: Kiểm tra và phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp kiểm tra thông tin địa chỉ mới theo thông báo và thực hiện phát hành hóa đơn điện tử. Mọi hóa đơn phát hành sau khi thay đổi địa chỉ phải đảm bảo chính xác, khớp với Giấy phép đăng ký kinh doanh và thông báo của cơ quan thuế.
2. Có bắt buộc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử không?
Theo khoản 4 và khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thông tin địa chỉ của người bán và người mua ghi trên hóa đơn điện tử phải trùng khớp hoàn toàn với địa chỉ được ghi trong các giấy tờ pháp lý như: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế, đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư hoặc thông báo mã số thuế.
Đối với người mua, trường hợp có mã số thuế thì địa chỉ trên hóa đơn phải đúng với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thuế. Trường hợp tên, địa chỉ quá dài, doanh nghiệp được phép viết tắt một số từ thông dụng như “P”, “Q”, “TP”, “TNHH”, “CP”, “KCN”… nhưng vẫn phải đảm bảo xác định được chính xác địa chỉ theo giấy phép. Nếu người mua không có mã số thuế, hóa đơn có thể bỏ trống phần mã số thuế hoặc thay thế bằng thông tin hộ chiếu đối với khách hàng nước ngoài.
Như vậy, địa chỉ thể hiện trên hóa đơn điện tử phải đúng hoàn toàn với thông tin đã đăng ký. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025, sau khi sắp xếp lại đơn vị hành chính theo Nghị quyết 202/2025/QH15, cả nước chỉ còn 34 đơn vị hành chính cấp tỉnh. Việc thay đổi địa giới hành chính này kéo theo sự điều chỉnh hàng loạt địa chỉ của doanh nghiệp, hộ kinh doanh, chi nhánh… và yêu cầu doanh nghiệp phải cập nhật lại địa chỉ trên hóa đơn điện tử cho phù hợp.
3. Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài thì trên hóa đơn có được viết tắt không?
Được, trường hợp địa chỉ của người mua quá dài, người bán có thể viết tắt một số danh từ thông dụng trên hóa đơn, miễn đảm bảo xác định rõ tên và địa chỉ của người mua. Nhưng địa chỉ phải được ghi ngắn gọn, đầy đủ và chính xác, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố, đảm bảo phù hợp với thông tin đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế của doanh nghiệp.
3.1 Quy định về địa chỉ ghi trên hóa đơn điện tử
Nếu địa chỉ trên hóa đơn quá dài, người bán có thể viết tắt một số danh từ thông dụng, nhưng vẫn phải đảm bảo ghi đầy đủ các thông tin cần thiết như số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện và thành phố.
| STT | Danh từ được phép viết tắt | Viết tắt thành |
| 1 | Phường | P |
| 2 | Thị trấn | TT |
| 3 | Quận | Q |
| 4 | Thị xã | TX |
| 5 | Thành phố | TP |
| 6 | Việt Nam | VN |
3.2 Quy định về tên người mua trên hóa đơn điện tử
Tương tự như quy định về địa chỉ trên hóa đơn, người bán có thể viết tắt tên người mua nếu tên quá dài.
Tuy nhiên, việc viết tắt phải đảm bảo tính chính xác, phù hợp với tên ghi trên giấy đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế (đối với bên mua là tổ chức, doanh nghiệp có mã số thuế).
| STT | Danh từ được phép viết tắt | Viết tắt thành |
| 1 | Trách nhiệm hữu hạn | TNHH |
| 2 | Doanh nghiệp tư nhân | DNTN |
| 3 | Hợp danh | HD |
| 4 | Khu công nghiệp | KCN |
| 5 | Khu chế xuất | KCX |
| 6 | Khu công nghệ cao | KCNC |
| 7 | Sản xuất | SX |
| 8 | Chi nhánh | CN |
| 9 | Văn phòng đại diện | VPĐD |
Lưu ý:
Tuyệt đối không được viết tắt bất kỳ nội dung nào liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên hóa đơn điện tử.
4. Mức xử phạt hành chính về phát hành hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định rõ mức xử phạt hành chính đối với các vi phạm liên quan đến phát hành hóa đơn, giúp doanh nghiệp nắm bắt và tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý.
Phạt tiền từ 500.000 – 1.500.000 đồng đối với các hành vi:
- Nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (tên hoặc địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế) quá hạn từ 10–20 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn mới.
- Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng quá hạn từ 10–20 ngày khi chuyển địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.
- Sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.
Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng đối với các hành vi:
- Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung và đã lập hóa đơn giao cho khách hàng trước khi điều chỉnh.
- Không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.
- Nộp thông báo điều chỉnh hoặc bảng kê hóa đơn chưa sử dụng quá 21 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn mới sau khi thay đổi địa chỉ hoặc tên công ty.
Phạt tiền từ 6.000.000 – 18.000.000 đồng đối với hành vi:
- Không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng, nếu hóa đơn đã gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai.
5. Lưu ý trước khi thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp chỉ được thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử sau khi đã hoàn tất việc thay đổi địa chỉ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư và cơ quan thuế.
- Trong thời gian đang làm thủ tục thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.
- Đồng thời, cần thông báo cho khách hàng và đối tác biết về việc chuyển địa chỉ trụ sở để tránh thất lạc thư từ hoặc nhầm lẫn khi giao dịch.
Tóm lại, thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo thông tin hóa đơn trùng khớp với đăng ký kinh doanh và dữ liệu của cơ quan thuế. Việc cập nhật đúng, kịp thời không chỉ giúp tránh rủi ro về thuế, sai lệch thông tin khi giao dịch mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản lý doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, thực hiện đúng quy định và thông báo đầy đủ cho khách hàng, đối tác khi có sự thay đổi địa chỉ. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được giải đáp kịp thời.
