Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các chi phí để đảm bảo hiệu quả tài chính. Nhưng làm thế nào để phân loại và hạch toán chính xác các chi phí này? Bài viết dưới đây AZTAX sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về những nguyên tắc, nội dung và cách hạch toán tài khoản 642 chi tiết nhất!
1. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Do đó, việc theo dõi và quản lý chặt chẽ CPQLDN không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các khoản chi mà còn hỗ trợ tính toán lợi nhuận một cách chính xác.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642

Theo quy định tại khoản 1 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp phải đáp ứng các nguyên tắc kế toán sau đây:
a) Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí lương, tiền công, các khoản phụ cấp của nhân viên thuộc bộ phận quản lý; các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn; chi phí mua sắm vật liệu văn phòng, công cụ lao động; khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý; chi phí thuê đất, thuế môn bài; khoản dự phòng phải thu khó đòi; các dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, bảo hiểm tài sản, phòng cháy chữa cháy; và các khoản chi phí tiền mặt khác như tiếp khách, hội nghị khách hàng.
b) Những khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính là chi phí hợp lệ để khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo Luật thuế nhưng có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp và đã được hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không ghi giảm chi phí kế toán. Thay vào đó, chúng được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN, dẫn đến tăng số thuế TNDN phải nộp.
c) Tài khoản 642 được phân chia chi tiết để phản ánh từng nội dung chi phí cụ thể theo quy định. Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để đáp ứng nhu cầu quản lý chi tiết theo từng lĩnh vực hoặc ngành nghề. Vào cuối kỳ, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được kết chuyển sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tổng hợp và xác định lợi nhuận.
3. Kết cấu và nội dung tài khoản 642

Kết cấu và nội dung ghi nhận của tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được quy định tại Khoản 2 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Bên Nợ:
- Các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
- Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả, cụ thể là chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong kỳ này và số dự phòng chưa sử dụng hết từ kỳ trước.
Bên Có:
- Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp được điều chỉnh giảm.
- Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả, khi số dự phòng phải lập trong kỳ này thấp hơn số dự phòng đã lập từ kỳ trước mà chưa được sử dụng.
- Kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh).
Lưu ý: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp không có số dư cuối kỳ.
4. Tài khoản cấp 2 của tài khoản 642

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm 8 tài khoản cấp 2, được phân chia chi tiết như sau:
- Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Ghi nhận các khoản chi trả cho cán bộ nhân viên trong bộ phận quản lý, bao gồm tiền lương, các phụ cấp, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc và các nhân viên quản lý tại các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu tiêu hao trong quá trình quản lý doanh nghiệp, như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài sản cố định, công cụ dụng cụ, v.v. (bao gồm cả giá có thuế và chưa có thuế giá trị gia tăng).
- Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Ghi nhận chi phí các dụng cụ, đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý (bao gồm cả giá có thuế và chưa có thuế giá trị gia tăng).
- Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp, như nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị quản lý và các tài sản khác.
- Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Ghi nhận các chi phí liên quan đến thuế, phí và lệ phí, chẳng hạn như thuế môn bài, tiền thuê đất, và các loại phí, lệ phí khác mà doanh nghiệp phải chi trả.
- Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả, được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Ghi nhận các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, bao gồm chi phí thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ, hoặc chi phí cho các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế… không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định.
- Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác liên quan đến công tác quản lý doanh nghiệp, như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, chi phí đi lại (tàu, xe), khoản chi cho lao động nữ, và các chi phí khác chưa được liệt kê trong các tài khoản trên.
Mỗi tài khoản cấp 2 này giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các loại chi phí quản lý, từ đó đảm bảo việc theo dõi và hạch toán chính xác các khoản chi tiêu liên quan đến công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp.
5. Sơ đồ hạch toán tài khoản 642
Để nắm rõ cách thức ghi nhận và xử lý các chi phí quản lý doanh nghiệp trong quá trình hạch toán kế toán, sơ đồ hạch toán tài khoản 642 dưới đây sẽ minh họa cụ thể các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan.
6. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên thực hiện nhiều giao dịch kinh tế khác nhau. Việc áp dụng phương pháp kế toán đúng đắn và hợp lý cho từng giao dịch là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp kế toán các giao dịch kinh tế chính liên quan đến tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Lương, thưởng, phụ cấp và các khoản phải chi trả khác cho nhân viên thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp, bao gồm trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và các khoản hỗ trợ khác (bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…), ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421).
- Có các TK 334 (phải trả người lao động), 338 (phải trả, phải nộp khác).
2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ phục vụ cho phương tiện vận chuyển, hoặc vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422).
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
- Có các TK 111, 112, 242, 331,…
3. Trị giá đồ dùng văn phòng xuất dùng không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423).
- Nợ TK133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có).
- Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
- Có các TK 111, 112, 331,…
4. Trường hợp trích khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý chung doanh nghiệp như nhà cửa, công trình kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,… ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424).
- Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định.
5. Đối với thuế môn bài, tiền thuê đất phải nộp Nhà nước
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425).
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
6. Đối với lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425).
- Có các TK 111, 112,…
7. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập trong kỳ này lớn hơn số dự phòng đã trích lập từ kỳ trước, kế toán thực hiện trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi nhận:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
- Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập từ kỳ trước, kế toán sẽ hoàn nhập phần chênh lệch, ghi nhận:
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được coi là khó đòi sẽ dựa vào thời gian thanh toán nợ gốc theo hợp đồng ban đầu, không tính đến các gia hạn nợ giữa các bên.
Doanh nghiệp cũng phải trích lập dự phòng đối với các khoản cho vay, ký quỹ, tạm ứng,… theo quy định pháp luật, tương tự như đối với các khoản phải thu.
8. Khi thực hiện trích lập dự phòng chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, các hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng), ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Nếu số dự phòng cuối kỳ cần lập thấp hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết, hoàn nhập chênh lệch và ghi giảm chi phí:
- Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả.
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
9. Đối với các chi phí mua ngoài như điện thoại, điện, nước hoặc sửa chữa TSCĐ giá trị nhỏ, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427).
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có Các TK 111, 112, 331, 335,…
10. Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ quản lý
a) Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu sửa chữa đã thực hiện nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả (nếu trích trước theo yêu cầu kỹ thuật).
Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh:
- Nợ TK 335, 352.
- Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
- Có Các TK 331, 241, 111, 112, 152,…
b) Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần và liên quan nhiều kỳ, định kỳ phân bổ chi phí vào tài khoản quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có TK 242 – Chi phí trả trước.
11. Chi phí hội nghị, tiếp khách, hỗ trợ lao động nữ, nghiên cứu và các khoản chi khác
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428).
- Nợ: TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu đủ điều kiện).
- Có: Các TK 111, 112, 331,…
12. Trường hợp thuế giá trị gia tăng đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ và phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, hạch toán như sau:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
13. Đối với sản phẩm hoặc hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý, hạch toán như sau:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có TK 155, 156 (phản ánh chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hóa).
Trường hợp sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ phải kê khai thuế GTGT (theo quy định pháp luật), hạch toán:
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
14. Khi có các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ Các TK 111, 112,…
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
15. Đối với khoản nợ phải thu khó đòi khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển thành công ty cổ phần
Khi các doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thực hiện chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần, việc kế toán các khoản nợ phải thu khó đòi trong quá trình xác định giá trị doanh nghiệp được xử lý như sau:
a) Đối với các khoản nợ phải thu đã đủ căn cứ xác định không có khả năng thu hồi, căn cứ vào quyết định xoá nợ và xử lý trách nhiệm tổ chức, cá nhân bồi thường, hạch toán như sau:
- Nợ TK 111, 112, 331, 334 (phần bồi thường của tổ chức, cá nhân).
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng).
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tính vào chi phí).
- Có Các TK 131, 138,…
b) Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
- Nợ TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận).
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại).
- Có Các TK 131, 138,…
Đã lập dự phòng nhưng không đủ bù đắp tổn thất:
- Nợ TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận).
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng).
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại).
- Có Các TK 131, 138,…
c) Các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, hoặc chi cho lao động nghỉ việc trước cổ phần hóa
Những khoản này được xử lý như khoản nợ không có khả năng thu hồi, hạch toán như sau:
- Nợ TK 111, 112, 334 (phần bồi thường của tổ chức, cá nhân).
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
16. Khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ cổ phần hóa được ghi nhận vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước và phân bổ tối đa trong 3 năm:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Có TK 242 – Chi phí trả trước.
17. Cuối kỳ, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
7. Bài tập hạch toán tài khoản 642

Dịp kỷ niệm thành lập công ty năm 2024, công ty Y tổ chức sự kiện tri ân khách hàng và mua 20 phần quà tặng, mỗi phần trị giá 5.000.000 VND, thuế VAT 10%. Chi phí này có được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không, và thực hiện hạch toán trên sổ sách như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, nếu chi phí mua quà tặng có hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp và được thanh toán qua ngân hàng thì khoản chi phí này được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Hạch toán trên sổ sách như sau:
Nếu mua quà tặng ngay:
- Khi ghi nhận giá trị quà tặng:
- Nợ TK 6428: 100.000.000
- Nợ TK 1331: 10.000.000
- Có TK 331: 110.000.000
- Khi thanh toán cho nhà cung cấp:
- Nợ TK 331: 110.000.000
- Có TK 1121: 110.000.000
Nếu mua quà nhập kho, sau đó xuất kho để tặng:
- Khi mua và nhập kho quà tặng:
- Nợ TK 156: 100.000.000
- Nợ TK 1331: 10.000.000
- Có TK 331: 110.000.000
- Khi thanh toán cho nhà cung cấp:
- Nợ TK 331: 110.000.000
- Có TK 1121: 110.000.000
- Khi xuất kho quà tặng:
- Nợ TK 6428: 110.000.000
- Có TK 156: 100.000.000
- Có TK 33311: 10.000.000
Trên đây là toàn bộ thông tin về tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp mà AZTAX đã tổng hợp được. Hy vọng rằng các thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách hạch toán và quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được tư vấn kịp thời nhé!