Nhiều cá nhân và người lao động hiện nay đang băn khoăn liệu họ có thể được hoàn trả số thuế TNCN đã bị trừ từ tiền lương, tiền công hàng tháng hay không. Để giải đáp thắc mắc này, họ cần hiểu rõ về các khái niệm, thời gian và quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân online, cũng như các thông tin quan trọng liên quan. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quá trình mà những người có thu nhập từ lương, tiền công phải tự thực hiện hoặc ủy quyền cho nơi chi trả thu nhập để khai báo số thuế TNCN trong năm tính thuế. Việc quyết toán này giúp xác định các vấn đề như số thuế phải nộp thêm, số thuế đã nộp thừa cần hoàn lại, hoặc việc bù trừ thuế vào kỳ tính thuế tiếp theo.
Nếu cá nhân không thực hiện quyết toán thuế đúng hạn, họ có thể gặp phải những rủi ro sau:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính nếu cá nhân có nghĩa vụ nộp thêm thuế nhưng không kê khai đầy đủ và đúng hạn, và bị cơ quan Thuế phát hiện.
- Nếu cá nhân đã nộp thừa thuế mà không thực hiện quyết toán đúng hạn, họ sẽ không thể yêu cầu hoàn thuế đã nộp thừa, cũng như không được bù trừ vào kỳ tiếp theo.
2. Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 883/TCT-DNNCN, các đối tượng bắt buộc thực hiện quyết toán thuế TNCN bao gồm các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện quyết toán thuế TNCN, cùng với những cá nhân tự trực tiếp kê khai và quyết toán thuế với cơ quan Thuế.
Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn quyết toán thuế, bao gồm:
Đối với cá nhân
- Khi số thuế TNCN phải nộp sau quyết toán hàng năm dưới 50.000 đồng.
- Khi số thuế TNCN phải nộp ít hơn số thuế đã tạm nộp, và không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ kê khai thuế tiếp theo.
- Khi cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương từ hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, thu nhập vãng lai không vượt quá 10 triệu đồng/tháng và đã bị khấu trừ thuế 10% mà không yêu cầu quyết toán.
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập
- Khi không phát sinh thu nhập trong năm.
- Khi tạm ngừng hoạt động kinh doanh trong cả năm dương lịch.
- Khi tổ chức chi trả thu nhập cho cá nhân đã mua các loại bảo hiểm không bắt buộc và đã khấu trừ thuế TNCN 10% trên khoản phí bảo hiểm tương ứng.
3. Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Như đã đề cập trước đây, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân có thể được thực hiện bởi cá nhân hoặc thông qua việc ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập. Nếu cá nhân có thu nhập chịu thuế nhưng không thuộc diện ủy quyền cho tổ chức, họ sẽ cần tự thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
Hiện nay, cá nhân có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN online cho các khoản thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong năm 2023 theo các bước dưới đây:
Các bước thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân Online
Bước 1: Truy cập trang web của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn/.
Nếu bạn chưa có tài khoản đăng nhập, cần đăng ký tài khoản (1) trước khi truy cập vào hệ thống.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống nộp thuế cá nhân. Nếu đã có tài khoản, chọn mục “Đăng nhập” và điền mã số thuế cùng mã kiểm tra tại các trường thông tin (2), sau đó nhấn “Tiếp tục”. Bạn cần có mã thuế cá nhân và mật khẩu để đăng nhập.

Bước 3: Khi đã đăng nhập thành công, chọn mục “Quyết toán thuế” rồi nhấn “Kê khai trực tuyến” để bắt đầu kê khai thông tin quyết toán thuế.

Hệ thống sẽ tự động điền thông tin từ cơ sở dữ liệu cá nhân. Bạn cần kiểm tra lại các thông tin này để đảm bảo chính xác. Các trường bắt buộc phải điền sẽ được đánh dấu (*).
Lưu ý rằng các trường thông tin được đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Thông tin cần cung cấp bao gồm:
- Tên người gửi*: Hệ thống tự động điền theo thông tin đã đăng ký.
- Địa chỉ liên hệ*: Hệ thống tự động điền theo thông tin đăng ký.
- Điện thoại liên lạc*: Tự động lấy từ thông tin đăng ký thuế.
- Địa chỉ email*: Tự động lấy từ thông tin đăng ký thuế.
- Chọn tờ khai: Bạn cần chọn tờ khai phù hợp với trường hợp của mình.
- Cục Thuế: Hệ thống tự động điền theo thông tin đăng ký.
- Chi cục Thuế: Hệ thống tự động điền theo thông tin đăng ký.
- Loại tờ khai: Tùy vào trường hợp của bạn, có thể chọn tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung.
- Năm kê khai: Hệ thống sẽ tự động điền năm kê khai theo thông tin đã đăng ký, nhưng bạn có thể sửa nếu cần.
Khi chọn tờ khai, nếu bạn tự thực hiện quyết toán thuế TNCN, hãy chọn mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (theo TT80/2021).

Tiếp theo, bạn hãy đánh dấu vào ô phù hợp với trường hợp quyết toán thuế của mình theo 3 lựa chọn sau:
Trường hợp 1: Người nộp thuế chỉ có một nguồn thu nhập duy nhất được khai thuế trực tiếp trong năm, ví dụ như làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam, hoặc thu nhập từ nguồn nước ngoài không bị khấu trừ tại nguồn. Sau đó, người nộp thuế chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” trong phần kê khai.
Trường hợp 2: Người nộp thuế có từ hai nguồn thu nhập trở lên, trong đó bao gồm cả thu nhập khai thuế trực tiếp và thu nhập do tổ chức trả đã khấu trừ thuế. Trong trường hợp này, người nộp thuế sẽ tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan.
Trường hợp 3: Người nộp thuế không khai thuế trực tiếp trong năm và chỉ có thu nhập đã bị khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập. Sau đó, người nộp thuế cần kê khai các thông tin về việc thay đổi nơi làm việc.
- Trường hợp người nộp thuế có thay đổi nơi làm việc
- Trường hợp người nộp thuế không thay đổi nơi làm việc
Đối với tất cả các trường hợp trên, bạn cần chọn “Quyết toán theo năm dương lịch” và “Tờ khai chính thức”. Sau khi hoàn tất các thông tin, nhấn “Tiếp tục” để tiếp tục quy trình.
Bước 4: Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai quyết toán thuế theo mẫu quy định.

Sau khi điền xong, nhấn “Hoàn thành kê khai”.
Bước 5: Chọn “Kết xuất XML” để tải tờ khai đã điền về máy tính dưới định dạng XML.

Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai” và nhập mã kiểm tra để xác thực việc nộp tờ khai, rồi nhấn “Tiếp tục”. Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ thông báo hoàn tất.

Bước 7: Sau khi kết xuất tờ khai, tải về file XML và in ra 02 bản. Chữ ký của người nộp thuế cần được ký vào bản in.

Bước 8: Nộp chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế đã in tại Bộ phận một cửa của cơ quan thuế cùng CMND/CCCD. Bạn cần nộp đầy đủ các hồ sơ này để hoàn tất thủ tục quyết toán thuế.
Lưu ý: Để mở file XML, bạn cần tải và cài đặt ứng dụng iTax Viewer do Tổng cục Thuế phát hành.
4. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Thời gian quyết toán thuế thu nhập cá nhân là mốc thời gian cuối cùng mà cá nhân hoặc tổ chức phải hoàn tất việc nộp hồ sơ và thanh toán thuế TNCN đối với thu nhập của cá nhân. Việc tuân thủ đúng thời hạn này không chỉ giúp tránh các hình phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch trong công tác quản lý tài chính.

Thời hạn quyết toán thuế TNCN được quy định rõ ràng tại Điều 44 của Luật Quản lý thuế năm 2019, như sau:
4.1 Đối với tổ chức trả thu nhập
“Điều 44. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
…
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;”
Như vậy, đối với thuế có kỳ tính thuế theo năm, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
- Hồ sơ quyết toán thuế năm phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
- Hồ sơ khai thuế năm phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính.
4.2 Đối với cá nhân tự quyết toán Thuế TNCN
“Điều 44. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
…
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
…
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.”
Theo đó, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
- Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm dương lịch.
- Hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán phải nộp chậm nhất vào ngày 15 tháng 12 của năm trước. Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới bắt đầu kinh doanh, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
5. Mức xử phạt chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, khi người lao động chậm nộp quyết toán thuế thu nhập cá nhân, mức phạt được quy định như sau:
- Nếu quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.500.000 đồng. Trong trường hợp quá hạn từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ, chỉ bị phạt cảnh cáo.
- Nếu quá thời hạn từ 31 đến 60 ngày: Phạt tiền từ 2.500.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
- Nếu quá thời hạn từ 61 đến 90 ngày: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 7.500.000 đồng.
- Nếu quá thời hạn 91 ngày trở lên và không phát sinh số thuế phải nộp: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 7.500.000 đồng.
- Nếu quá thời hạn trên 90 ngày và có phát sinh số thuế phải nộp: Phạt tiền từ 7.500.000 đồng đến 12.500.000 đồng. Trong trường hợp số tiền phạt vượt quá số thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế, mức phạt tối đa sẽ bằng số thuế phát sinh nhưng không thấp hơn 5.750.000 đồng.
Với những thông tin trên, AZTAX đã tổng hợp và chia sẻ các bước quan trọng trong quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân online. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn sẽ có thể hoàn thành thủ tục quyết toán thuế TNCN cho bản thân và gia đình một cách chính xác và nhanh chóng. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình quyết toán, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Chúc bạn thành công trong việc hoàn tất quyết toán thuế!