Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm chi tiết năm 2026

Quy trình làm báo cáo tài chính là nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình hình tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Việc lập báo cáo tài chính đúng quy trình không chỉ đảm bảo tính minh bạch, hạn chế sai sót số liệu mà còn hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định tài chính và chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình lập báo cáo tài chính từ bước thu thập, kiểm tra số liệu kế toán đến lập, trình bày và phân tích báo cáo theo đúng quy định hiện hành.

1. Báo cáo tài chính thường dùng gồm những loại nào?

Theo quy định pháp luật hiện hành, báo cáo tài chính của doanh nghiệp gồm 4 loại chính

(1) Bảng cân đối kế toán

Phản ánh toàn bộ tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một thời điểm nhất định (thường là cuối năm). Bảng này cho thấy doanh nghiệp đang sở hữu những gì, nợ bao nhiêu và cơ cấu vốn ra sao.

(2) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Cho biết doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo kỳ, từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động và việc thực hiện nghĩa vụ thuế

(3) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Thể hiện dòng tiền và và ra từ hoạt động: đầu tư và tài chính. Báo cáo này giúp đánh giá khả năng thanh toán, quản lý dòng tiền và kế hoạch đầu tư trong tương lai.

(4) Thuyết minh báo cáo tài chính

Bổ sung và giải thích chi tiết các số liệu trong 3 báo cáo trên. Thuyết minh giúp người đọc hiểu rõ nguồn gốc, căn cứ và chính sách kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, đảm bảo tính minh bạch.

Xem thêm: Báo cáo tài chính doanh nghiệp là gì? Phân loại báo cáo tài chính DN

2. Quy trình làm báo cáo tài chính cuối năm 2026

Lập báo cáo tài chính là quá trình quan trọng từ việc tổng hợp đến xây dựng các báo cáo chính xác và minh bạch. Các kế toán viên cần sắp xếp thời gian hiệu quả để đảm bảo cập nhật đầy đủ các giao dịch. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc chỉ hạch toán sổ sách một lần vào cuối năm có thể dẫn đến thiếu sót trong quản lý tài chính. Vậy các bước lên báo cáo tài chính gồm các bước gì, hãy cùng xem dưới đây.

Quy trình lập báo cáo tài chính đúng chuẩn gồm các bước sau:

Bước 1: Sắp xếp chứng từ kế toán

Trước tiên, kế toán cần gom và sắp xếp chứng từ theo thứ tự ngày tháng. Cách làm này giúp việc kiểm tra, kê khai nhanh hơn, dễ đối chiếu và tránh sai sót.

Bước 2: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh

Dựa vào chứng từ đã sắp xếp, kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Bước 3: Phân loại nghiệp vụ theo kỳ

Các nghiệp vụ cần được phân loại rõ theo tháng hoặc quý, ví dụ: chi phí trả trước, chi phí khấu hao… Điều này giúp lập báo cáo năm chính xác hơn.

Bước 4: Rà soát và tổng hợp số liệu theo nhóm tài khoản

Người làm kế toán cần soát xét chi tiết các nhóm sau:

• Hàng tồn kho: xem số lượng hàng tồn không để âm, tính giá vốn theo phương pháp đăng ký.
• Công nợ phải thu, phải trả: Đối chiếu với khách hàng/nhà cung cấp, lập biên bản để hạn chế rủi ro công nợ.
• Khoản đầu tư: kiểm tra hồ sơ, xác định bản chất và lập chứng từ để ghi nhận..
• Chi phí trả trước: Soát xét để đảm bảo phản ánh đúng thực tế.
• Tài sản cố định: Kiểm tra nguyên giá, thời gian sử dụng, tính khấu hao theo quy định tại các thông tư liên quan.
• Doanh thu: Cần phản ánh lên giá cả của thị trường và các biến động giá
• Giá vốn: So sánh chênh lệch giá chi phí sản phẩm/dịch vụ để tính lãi gộp.
• Chi phí quản lý: Kiểm tra tỷ lệ chi phí/doanh thu, hồ sơ kèm theo, đảm bảo hợp lý và đúng nguyên tắc.

Nếu phát hiện sai sót, cần tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.

Bước 5: Thực hiện bút toán kết chuyển

Sau khi rà soát, kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu – chi phí để xác định lãi, lỗ. Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 phải hết số dư cuối kỳ.

Bước 6: Lập BCTC trên phần mềm HTKK

• Đăng nhập phần mềm HTKK bằng mã số thuế doanh nghiệp.

  

• Chọn chức năng “Báo cáo tài chính” và bộ báo cáo phù hợp với chế độ kế toán áp dụng.

  

• Nhập niên độ tài chính và điền đầy đủ thông tin.

  

• Khai báo dữ liệu ở 3 biểu:
  1. Bảng cân đối kế toán
  2. Báo cáo kết quả kinh doanh
  3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp)
• Sau khi nhập xong, bấm “Ghi” → hệ thống báo thành công.

  

• Kết xuất file XML, lưu vào máy tính để nộp cho cơ quan thuế.

Xem thêm: Mẫu báo cáo tài chính mới nhất theo Thông tư 200, 133 và 99

3. Những điểm then chốt cần kiểm tra khi hoàn thiện Báo cáo tài chính

Giai đoạn chốt sổ và lập Báo cáo tài chính (BCTC) năm yêu cầu bộ phận kế toán phải rà soát toàn diện hệ thống sổ sách. Việc nắm vững các nghiệp vụ trọng yếu dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác bức tranh tài chính, đồng thời tối ưu chi phí và giảm thiểu tối đa rủi ro khi quyết toán thuế.

3.1 Thuế môn bài (lệ phí môn bài)

• Kiểm tra việc ghi nhận đầy đủ chi phí lệ phí môn bài phát sinh trong năm.
• Rà soát trạng thái pháp lý của toàn bộ trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm kinh doanh. Đối với các đơn vị phụ thuộc đã ngưng hoạt động, cần hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế/chấm dứt hoạt động kịp thời để không bị tính lệ phí cho kỳ tiếp theo.

3.2 Tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Đối chiếu tổng nghĩa vụ thuế TNDN đã tạm nộp của 4 quý trong năm.
• Đảm bảo con số tạm nộp đạt tối thiểu 80% so với tổng số thuế TNDN phải nộp theo tuyên bố quyết toán năm để tránh phát sinh tiền chậm nộp.

3.3 Dòng tiền (quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)

• Phân tích các giao dịch chi tiêu bất thường hoặc các khoản tạm ứng kéo dài chưa nghiệm thu.
• Trường hợp tài khoản ngân hàng xuất hiện tình trạng thấu chi, kế toán cần phân loại lại thành khoản vay ngắn hạn và trình bày chính xác trên BCTC thay vì để số dư âm.

3.4 Quản lý công nợ phải thu

• Kiểm tra các khoản khách hàng ứng tiền trước để xác định đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu tính thuế GTGT và TNDN hay chưa.
• Bóc tách rõ ràng các khoản Phải thu khác, tránh ghi nhận sai bản chất dẫn đến chênh lệch doanh thu kê khai.

3.5 Nghiệp vụ tạm ứng nội bộ

• Thường xuyên rà soát số dư tạm ứng của cán bộ nhân viên. Những khoản tạm ứng quá hạn không có chứng từ tài chính hợp lệ đối ứng có nguy cơ bị Cơ quan Thuế truy thu thuế TNCN.
• Tránh nhầm lẫn giữa tài khoản Tạm ứng (TK 141) với khoản Ứng trước cho nhà cung cấp (TK 331).

3.6 Quản trị hàng tồn kho, giá vốn

• Khống chế và giải trình chênh lệch giữa lượng hàng xuất kho thực tế với giá vốn tương ứng.
• Xác định rõ nguyên nhân xuất phát từ xuất dùng nội bộ, chương trình khuyến mãi, hao hụt định mức hay sai lệch trong phương pháp tính giá xuất kho.

3.7 Chi phí tiền lương, thu nhập lao động

• Đảm bảo toàn bộ chi phí nhân công có đủ hồ sơ pháp lý đối ứng (Hợp đồng lao động, Quy chế tài chính/lương thưởng, Thỏa ước lao động tập thể).
• Trích trước tiền lương, tiền thưởng cuối năm theo đúng quy định. Việc lập và sử dụng Quỹ dự phòng tiền lương phải tuân thủ đúng tỷ lệ khống chế và thời hạn giải ngân.

3.8 Khoản vay, cho vay, chi phí lãi vay

• Lập bảng kê chi tiết toàn bộ hợp đồng vay/cho vay; phân loại chuẩn xác nợ ngắn hạn và dài hạn.
• Đăng ký kịp thời với Ngân hàng Nhà nước đối với các khoản vay nước ngoài hoặc vay trung/dài hạn theo quy định.
• Rà soát điều kiện vốn hóa lãi vay và khống chế trần chi phí lãi vay được trừ đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.

3.9 Quản lý tài sản cố định (TSCĐ)

• Kiểm tra nguyên giá, khung thời gian trích khấu hao TSCĐ theo quy định pháp luật thuế hiện hành.
• Trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản, phải hạch toán đầy đủ doanh thu/chi phí phát sinh và kết chuyển vào phần Thu nhập khác.

3.10 Phân bổ thuế GTGT đầu vào

• Nếu doanh nghiệp kinh doanh song song hàng hóa chịu thuế và không chịu thuế GTGT, kế toán bắt buộc phải phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung dựa trên tỷ lệ doanh thu.
• Thực hiện điều chỉnh chênh lệch thuế GTGT phân bổ vào kỳ kê khai cuối cùng của năm tài chính.

3.11 Hóa đơn chứng từ cho các giao dịch đặc thù

• Rà soát nghĩa vụ lập hóa đơn đối với các hoạt động biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, hàng mẫu, khuyến mãi.
• Xác định nghĩa vụ thuế và quy định xuất hóa đơn đối với các khoản thu từ lãi tiền gửi, lãi cho vay hoặc cổ tức/lợi nhuận được chia.

3.12 Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

• Rà soát toàn bộ các khoản phụ cấp, phúc lợi, tiền thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền cấp cho người lao động để tính đúng, tính đủ thu nhập chịu thuế.
• Xác định chính xác thời điểm phát sinh nghĩa vụ khấu trừ và kê khai thuế TNCN theo dòng tiền thực tế.

3.13 Khoản doanh thu chưa thực hiện

• Xác định điều kiện ghi nhận phân bổ dần doanh thu nhận trước theo thời gian.
• Đối với doanh nghiệp đang trong diện hưởng ưu đãi thuế TNDN, cần cân nhắc phương án phân bổ doanh thu theo từng năm thay vì ghi nhận doanh thu một lần để tối ưu nghĩa vụ thuế.

4. Hướng dẫn nộp báo cáo tài chính trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Sau khi hoàn thành báo cáo tài chính và kết xuất file XML, kế toán tiến hành nộp báo cáo trực tuyến trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Trình tự thực hiện như sau:

Các bước nộp báo cáo tài chính online:

Bước 1: Truy cập vào website Thuế điện tử tại: https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Chọn Đăng nhập => Gõ thông tin MST công ty cùng mật khẩu => Đăng nhập.

Bước 3: Trên giao diện chính, vào mục “Khai thuế” → “Nộp tờ khai XML”, rồi tải file báo cáo tài chính đã kết xuất từ phần mềm HTKK lên hệ thống.

Bước 4: Thực hiện ký số điện tử để xác nhận tờ khai.

Bước 5: Nhấn nút “Nộp tờ khai” để gửi báo cáo tài chính năm cho cơ quan thuế.

Bước 6: Nộp thêm các phụ lục bắt buộc kèm theo, gồm:

• Thuyết minh báo cáo tài chính.
• Bảng cân đối tài khoản.

Bước 7: Hoàn tất quy trình bằng cách ký điện tử và xác nhận nộp các phụ lục trên.

5. Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm

Báo cáo tài chính năm là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp và cần được nộp đúng hạn theo quy định pháp luật. Việc tuân thủ thời hạn không chỉ giúp cơ quan quản lý nắm bắt kịp thời tình hình tài chính mà còn tránh cho doanh nghiệp nguy cơ bị xử phạt.

Theo quy định tại Điều 109 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 80 Thông tư 133/2016/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo tài chính năm 2025 được quy định như sau:

(1) Đối với doanh nghiệp nhà nước

• Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tài chính năm muộn nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán; đối với công ty mẹ, tổng công ty nhà nước là 90 ngày.
  • Ví dụ: Kỳ kế toán năm 2025 từ 01/01/2025 đến 31/12/2025, thời hạn nộp báo cáo tài chính là 30/01/2026 đối với đơn vị kế toán và 31/03/2026 đối với công ty mẹ, tổng công ty.
• Đơn vị kế toán trực thuộc tổng công ty nhà nước nộp báo cáo tài chính cho công ty mẹ, tổng công ty theo thời hạn do công ty mẹ, tổng công ty quy định.

(2) Đối với các loại doanh nghiệp khác

• Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân (DNTN) và công ty hợp danh (CTHD) nộp báo cáo tài chính năm muộn nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán; các đơn vị kế toán khác muộn nhất 90 ngày.
  • Ví dụ: Kỳ kế toán năm 2025 từ 01/01/2025 đến 31/12/2025, thời hạn nộp là 30/01/2026 đối với DNTN, CTHD và 31/03/2026 đối với các đơn vị kế toán khác.
• Đơn vị kế toán trực thuộc nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị cấp trên quy định.

(3) Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME)

• Phải lập và gửi báo cáo tài chính năm muộn nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính cho các cơ quan có liên quan.
  • Ví dụ: Kỳ kế toán năm 2025 từ 01/01/2025 đến 31/12/2025, thời hạn nộp là 31/03/2025.

6. Quy định pháp luật về lập báo cáo tài chính

Việc lập báo cáo tài chính không chỉ là yêu cầu quản trị nội bộ mà còn là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng chế độ kế toán và thời hạn nộp báo cáo để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tránh vi phạm.

Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện theo các quy định sau:

(1) Mục đích và đối tượng sử dụng

Báo cáo tài chính phải cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của chủ sở hữu, cơ quan Nhà nước và các bên liên quan trong quá trình ra quyết định kinh tế.

(2) Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp

Kế toán cần xác định doanh nghiệp thuộc chế độ kế toán nào để chọn mẫu báo cáo tài chính phù hợp:

• Doanh nghiệp siêu nhỏ: Áp dụng theo Thông tư 132/2018/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ): Áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Doanh nghiệp quy mô lớn: Lập báo cáo tài chính năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

(3) Nội dung bắt buộc của báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính phải phản ánh các thông tin cơ bản sau:

• Tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;
• Doanh thu, thu nhập khác, chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác;
• Lãi, lỗ và phương án phân chia kết quả kinh doanh;
• Dòng tiền phát sinh trong kỳ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lập bản thuyết minh báo cáo tài chính để giải thích các chỉ tiêu và trình bày các chính sách kế toán áp dụng cho từng nghiệp vụ.

(4) Yêu cầu về tính chính xác và thời hạn lập báo cáo

Báo cáo tài chính phải được lập đúng thời hạn, đảm bảo số liệu rõ ràng, minh bạch và đáng tin cậy. Thông tin cần được phản ánh liên tục, đảm bảo tính kế thừa và nhất quán giữa các kỳ kế toán.

(5) Nguyên tắc và phương pháp lập báo cáo

Báo cáo tài chính phải dựa trên số liệu kế toán đã khóa sổ, tuân thủ các nguyên tắc, nội dung và phương pháp kế toán hiện hành, trình bày thống nhất giữa các kỳ. Trường hợp thay đổi cách trình bày, doanh nghiệp cần giải trình lý do trong bản thuyết minh.

Nắm vững quy trình làm báo cáo tài chính không chỉ giúp kế toán viên hoàn thành công việc đúng chuẩn mà còn góp phần xây dựng hệ thống tài chính minh bạch và hiệu quả cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ lập báo cáo tài chính hoặc tư vấn tối ưu quy trình kế toán – thuế, đừng ngần ngại liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để nhận được giải pháp chuyên nghiệp và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

7. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Ai là người có trách nhiệm lập báo cáo tài chính trong doanh nghiệp?

Theo quy định kế toán hiện hành, người trực tiếp lập báo cáo tài chính thường là kế toán viên hoặc kế toán trưởng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng (nếu có) sẽ là người chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của báo cáo trước cơ quan thuế và cơ quan quản lý nhà nước.

Đối với doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán bên ngoài, đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ lập báo cáo tài chính, nhưng doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra, ký xác nhận và chịu trách nhiệm về số liệu đã nộp.

Câu 2: Thông tư 99/2025/TT-BTC thay đổi gì trong quy trình lập báo cáo tài chính từ 2026?

Thông tư 99/2025/TT-BTC được ban hành nhằm thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC và chính thức áp dụng từ ngày 01/01/2026. Thông tư mới có nhiều thay đổi liên quan đến hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ, sổ sách và cách lập – trình bày báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Một số điểm đáng chú ý gồm:

• Cập nhật hệ thống báo cáo tài chính theo hướng minh bạch và linh hoạt hơn
• Tăng quyền chủ động cho doanh nghiệp trong thiết kế chứng từ và sổ kế toán
• Bổ sung quy định về doanh nghiệp không còn đáp ứng giả định hoạt động liên tục
• Quy định rõ hơn về thời hạn nộp báo cáo tài chính và trách nhiệm lập báo cáo.

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định mới để tránh sai sót khi áp dụng từ năm tài chính 2026 trở đi.

Câu 3: Làm thế nào để phát hiện và xử lý sai sót trong báo cáo tài chính đã nộp?

Sai sót trong báo cáo tài chính có thể xuất phát từ việc hạch toán nhầm tài khoản, thiếu chứng từ hoặc kê khai sai doanh thu – chi phí.

Doanh nghiệp nên:

• Định kỳ rà soát sổ sách kế toán
• Đối chiếu số liệu với báo cáo thuế
• Kiểm tra chênh lệch công nợ, tồn kho và ngân hàng
• Thực hiện kiểm tra nội bộ trước quyết toán thuế.

Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính:

• Xác định nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng
• Lập hồ sơ điều chỉnh số liệu
• Nộp lại báo cáo tài chính bổ sung (nếu cần)
• Kê khai điều chỉnh thuế theo đúng quy định.

Việc xử lý sớm sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt hành chính hoặc phát sinh tiền chậm nộp thuế.