Quy trình làm báo cáo tài chính là một hoạt động thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Mặc dù đây là công việc quen thuộc của các kế toán, không phải ai cũng có thể thực hiện nó một cách chính xác và hiệu quả. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về quy trình lập báo cáo tài chính một cách nhanh chóng và đúng theo quy định.
1. Thành phần của báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính cung cấp thông tin quan trọng về tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp thông qua các bảng báo cáo tài chính. Đây là công cụ quan trọng giúp quản lý đưa ra các quyết định chiến lược .
Báo cáo tài chính là một tài liệu quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài chính của một doanh nghiệp. Nó bao gồm các phần chính sau:
- Bảng cân đối kế toán: Thể hiện tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Các tài khoản kế toán có thể được thêm vào một cách phù hợp để làm rõ hơn mặt tài chính của doanh nghiệp.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Hiển thị doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Bao gồm các khoản như doanh thu, lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần, chi phí tài chính, giá vốn hàng hóa và lợi nhuận sau thuế.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Phản ánh các luồng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định từ các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Cung cấp thông tin bổ sung về đặc điểm doanh nghiệp, chính sách kế toán áp dụng, và các nguyên tắc, phương pháp kế toán được sử dụng.
Bên cạnh những phần trên, báo cáo tài chính còn bao gồm các chú thích và giải thích về các khoản mục trong báo cáo, giúp người đọc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp cho quá trình đánh giá và ra quyết định đúng đắn hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Các quy định tổng quát về quy trình lập báo cáo tài chính năm
Các quy định tổng quát về quy trình lập báo cáo tài chính năm là cốt lõi đối với mọi tổ chức và doanh nghiệp. Chúng định nghĩa các tiêu chuẩn và nguyên tắc cần tuân thủ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.
2.1 Quy định cần tuân thủ trong quy trình lập báo cáo tài chính năm
Trong quá trình lập báo cáo tài chính năm, kế toán viên cần xác định rõ chế độ kế toán của doanh nghiệp để sử dụng đúng mẫu báo cáo tài chính năm theo quy định pháp luật, tránh các sai sót có thể xảy ra.
Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, các doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 132/2018/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm cả doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đối với các doanh nghiệp lớn, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Do đó, các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định sau khi khai và nộp báo cáo tài chính:
- Các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa có thể sử dụng mẫu Báo cáo tài chính năm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Các doanh nghiệp lớn nộp Báo cáo tài chính năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
2.2 Quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính năm
Theo Khoản 3 Điều 29 của Luật kế toán 2015, các quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính năm được chỉ rõ như sau:
- Đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước: Báo cáo tài chính năm phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.
- Đối với các doanh nghiệp nhà nước: Thời hạn nộp báo cáo tài chính sẽ được quy định cụ thể theo từng quý và theo năm.
3. Hướng dẫn quy trình làm báo cáo tài chính với 7 bước nhanh chóng
Lập báo cáo tài chính là quá trình quan trọng từ việc tổng hợp đến xây dựng các báo cáo chính xác và minh bạch. Các kế toán viên cần sắp xếp thời gian hiệu quả để đảm bảo cập nhật đầy đủ các giao dịch. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc chỉ hạch toán sổ sách một lần vào cuối năm có thể dẫn đến thiếu sót trong quản lý tài chính.
Để lập báo cáo tài chính, có thể sử dụng Excel hoặc các phần mềm kế toán. Quá trình này bao gồm 7 bước như sau:
Bước 1: Tổng hợp và sắp xếp chứng từ kế toán
- Để đảm bảo phản ánh chính xác tình hình của doanh nghiệp, việc đầu tiên mà bộ phận kế toán cần thực hiện là thu thập và sắp xếp các loại chứng từ kế toán. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và pháp lý của các chứng từ này trong quá trình sắp xếp.
- Việc sắp xếp chứng từ cần được thực hiện một cách nhất quán trong suốt cả năm tài chính. Có thể sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian, trong đó các chứng từ gốc như hóa đơn đầu ra và đầu vào sẽ được kẹp cùng với các chứng từ hạch toán. Hoặc có thể sắp xếp chúng theo danh mục của bảng kê thuế.
Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Sau khi thu thập và sắp xếp các chứng từ kế toán, nhiệm vụ của kế toán là ghi chép và phản ánh các giao dịch vào sổ sách kế toán. Việc này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ như Excel hoặc phần mềm kế toán.
- Phần mềm kế toán thường phân chia các phần hành kế toán một cách rõ ràng, giúp việc hạch toán trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn. Người làm kế toán có thể sử dụng chức năng sao chép các phiếu hạch toán cho các giao dịch tương tự, hoặc cập nhật thông tin từ các mẫu Excel của phần mềm kế toán, đặc biệt là đối với các giao dịch hàng loạt. Ví dụ, trong các công ty thương mại hoặc xây dựng, việc nhập liệu từ các hóa đơn mua hàng hoặc vật tư với nhiều mã sản phẩm có thể được thực hiện trên file Excel và sau đó “import” lên phần mềm kế toán, giúp tiết kiệm thời gian.
- Phần mềm kế toán cung cấp các chức năng tìm kiếm, sửa đổi và xóa bỏ một cách nhanh chóng và tiện lợi, giúp kiểm soát và giảm thiểu sai sót một cách tối đa.
Bước 3: Phân bố khấu hao, chi phí trả trước
- Đối với tài sản cố định và chi phí trả trước, phải hạch toán phân bổ chi phí hàng tháng với thời gian phân bổ hợp lý theo quy định.
- Trên phần mềm kế toán, kế toán viên cập nhật thông tin chung như giá trị và thời gian phân bổ của tài sản cố định và chi phí trả trước. Có thể sử dụng Excel để theo dõi khấu hao và phân bổ chi phí một cách phù hợp.
- Hàng tháng, kế toán viên có thể sử dụng tính năng phân bổ tự động trên phần mềm và so sánh kết quả với bảng Excel. Đối với các chi phí phát sinh vào giữa tháng, cần phân bổ chi tiết đến từng ngày.
Bước 4: Hạch toán, điều chỉnh các khoản được ước tính
- Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
- Điều chỉnh các khoản dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh,…
- Trích trước các khoản chi phí của năm như lương tháng 13, thưởng tết âm lịch, chi phí kiểm toán, chi phí hàng tháng như tiền thuê nhà, điện, nước, nguyên vật liệu,…
- Bổ sung doanh thu chưa thực hiện từ các chương trình tri ân và khuyến mại khách hàng.
- Phân loại lại các khoản đầu tư, tiền gửi thấu chi, công nợ và khoản vay ngắn hạn, dài hạn.
- Điều chỉnh bút toán để sửa các sai sót (nếu có).
- Các điều chỉnh và bổ sung khác cần thiết.
Bước 5: Kiểm tra so sánh số liệu sổ sách
Trong quá trình lập báo cáo tài chính, khâu kiểm tra đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Việc mắc sai số trong số liệu hạch toán có thể dẫn đến việc báo cáo tài chính năm không chính xác, và điều này sẽ đòi hỏi thêm thời gian và công sức để rà soát lại, tìm nguyên nhân, và điều chỉnh.
- Kiểm tra và đối chiếu số liệu từng tài khoản, giữa các tài khoản với nhau, và với chứng từ thực tế phát sinh.
- Kiểm tra việc chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này của tất cả các tài khoản, đặc biệt là trong công nợ và kho hàng hóa.
- Đảm bảo sự phù hợp giữa chứng từ kế toán và hạch toán các giao dịch kinh tế.
- Kiểm tra và đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản (Sổ cái).
Nắm chắc những lưu ý trên sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của quy trình lập báo cáo tài chính.
Bước 6: Làm bút toán kết chuyển
Khi kiểm tra và so sánh số liệu, kế toán viên phải thực hiện bút toán kết chuyển trong năm. Quá trình này bao gồm việc hạch toán các khoản doanh thu, chi phí, lỗ, lãi và đảm bảo các tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9 không còn số dư cuối kỳ.
Đối với các doanh nghiệp phải nộp thuế thu nhập, nhà quản trị cần thực hiện kết chuyển lần đầu để xác định lãi và tính ra số thuế cần phải nộp. Sau đó, họ phải hạch toán bổ sung để ghi nhận thuế và chi phí thuế phát sinh trước khi tiến hành kết chuyển lại để đạt được con số lợi nhuận cuối cùng.
Bước 7: Lên báo cáo tài chính
Sau khi hoàn thành các bước trên, kế toán viên có thể tiến hành lập báo cáo tài chính. Để phản ánh đầy đủ và chính xác nhất trong quy trình lập báo cáo tài chính, cần tuân thủ kỹ các quy định về kế toán và tài chính trong quy trình lập báo cáo tài chính.
Việc thực hiện đúng quy trình lập báo cáo này giúp doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính năm theo chuẩn, từ đó tăng cường tính hiệu quả và đáng tin cậy trong quản lý tài chính. Báo cáo tài chính chuẩn xác cung cấp thông tin quan trọng và cần thiết cho các bên liên quan như cổ đông, ngân hàng, cơ quan quản lý và các bên liên quan khác để đánh giá hiệu suất tài chính và sức khỏe của doanh nghiệp.
4. Hướng dẫn cách nộp báo cáo tài chính trực tuyến
Sau khi đã hoàn thành việc lập báo cáo tài chính năm và xuất kết, kế toán viên sẽ sử dụng bản xuất kết dưới dạng XML này để nộp báo cáo tài chính năm qua mạng tại cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Các bước nộp báo cáo tài chính trực tuyến bao gồm:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn để đăng nhập vào hệ thống điện tử eTax của Tổng cục thuế => Chọn mục Doanh nghiệp
Bước 2: Chọn Đăng nhập => Gõ thông tin MST công ty cùng mật khẩu => Đăng nhập.
Bước 3: Trên thanh menu chọn Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Sau đó Chọn tệp tờ khai để tải tệp lên.
Bước 4: Bạn chọn file báo cáo tài chính cần nộp đã xuất dưới định dạng XML => Chọn Open.
Bước 5: Sau khi tải được tờ khai báo cáo tài chính lên => Chọn Ký điện tử.
Bước 6: Bạn nhập mã PIN => chọn Đăng nhập (login).
Hướng dẫn cách nộp báo cáo tài chính trực tuyến
Bước 7: Khi có cửa sổ thông báo ký tệp tờ khai thành công => Bạn chọn Nộp tờ khai để hoàn tất quy trình nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan thuế.
5. Một số lưu ý khi lập báo cáo tài chính
Trong quá trình lập báo cáo tài chính, có một số lưu ý quan trọng cần được nhắc đến. Việc đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin, tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán và sự thường xuyên cập nhật số liệu là những yếu tố quyết định đến tính tin cậy và giá trị của báo cáo tài chính của một doanh nghiệp.
Khi nộp báo cáo tài chính và thuyết minh qua mạng, bạn cần tuân theo một số lưu ý sau đây để đảm bảo tính chính xác, bảo mật và đúng hạn của quá trình này:
- Đảm bảo rằng trước khi nộp, định dạng của báo cáo tài chính và thuyết minh đã được kiểm tra kỹ để chắc chắn rằng chúng đáp ứng đúng định dạng mà cơ quan hoặc tổ chức yêu cầu
- Đảm bảo rằng tài liệu báo cáo tài chính và thuyết minh được bảo mật thông tin một cách an toàn. Có thể sử dụng các biện pháp như mã hóa hoặc đặt mật khẩu để chỉ cho những người được ủy quyền truy cập.
- Kiểm tra lại thông tin: Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả các thông tin trong báo cáo tài chính và thuyết minh đều chính xác và không có lỗi sai sót.
- Sắp xếp hồ sơ đi kèm: Ngoài việc lập báo cáo tài chính và thuyết minh, có thể cần phải đính kèm một số tài liệu bổ sung như bản sao công chứng, biên bản họp, quyết định của hội đồng quản trị,…
- Theo dõi hạn chót nộp: Luôn tuân thủ hạn chót nộp báo cáo tài chính và thuyết minh. Nếu nộp trước thời hạn để tránh các sự cố ngoài ý muốn.
- Lưu giữ bản sao: Trước khi nộp, hãy sao lưu bản chính của tài liệu để đảm bảo rằng bạn có thể tái sử dụng và chứng minh sự nộp như thế nào.
- Yêu cầu xác nhận nộp thành công: Sau khi hoàn tất việc nộp, đề nghị xác nhận rằng tài liệu đã được nhận và ghi nhận đúng hạn để tránh tình trạng tài liệu bị mất hoặc không ghi nhận nếu xảy ra lỗi từ phía hệ thống nhận.
- Giữ bản gốc: Sau khi nộp qua mạng, hãy giữ bản gốc của báo cáo tài chính và thuyết minh trong tệp an toàn để tham khảo và lưu trữ dài hạn.
- Theo dõi tiến trình nộp: Kiểm tra trạng thái của việc nộp báo cáo tài chính để đảm bảo rằng nó đã được xử lý và chấp nhận. Trong trường hợp xuất hiện vấn đề, vui lòng liên hệ với cơ quan hoặc tổ chức tài chính để giải quyết.
6. Các loại báo cáo tài chính phổ biến hiện nay
Các loại báo cáo tài chính là công cụ quan trọng để đưa ra các quyết định có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả cụ thể về mỗi loại báo cáo tài chính:
- Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu báo cáo P&L): Báo cáo này thể hiện doanh thu, các khoản thu nhập khác và chi phí của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định như tháng/quý/năm hoặc một kỳ cụ thể. Báo cáo này cho thấy lợi nhuận hoặc lỗ của doanh nghiệp sau khi trừ đi các chi phí từ doanh thu và thu nhập.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu báo cáo Cash Flow): Báo cáo này thể hiện cách doanh nghiệp đã tạo ra và sử dụng dòng tiền trong một khoảng thời gian nhất định. Nó phân tích các dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.
- Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu: Báo cáo này thể hiện sự thay đổi của vốn chủ sở hữu trong một giai đoạn cụ thể. Nó cho thấy sự tăng hoặc giảm của vốn chủ sở hữu do các yếu tố như đầu tư từ chủ sở hữu, lãi/lỗ thuần hoặc rút vốn.
- Bảng cân đối kế toán: Bảng này gồm hai phần chính: phần tài sản và phần nguồn vốn. Nó liệt kê thông tin chi tiết về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Phần tài sản thể hiện giá trị của tài sản hiện có của doanh nghiệp, trong khi phần nguồn vốn thể hiện nguồn gốc của các loại tài sản đó.
7. Một số câu hỏi khi lập báo cáo tài chính
Đơn vị nhận báo cáo tài chính của doanh nghiệp là ai?
- Đối với doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính bằng hình thức trực tuyến thì báo cáo tài chính của doanh nghiệp được nộp cho các cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thống kê.
- Đối với hình thức trực tuyến doanh nghiệp nộp qua cổng thông tin Thuế điện tử của tổng cục Thuế tại đường dẫn: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp được sử dụng cho những ai?
- Chủ doanh nghiệp: Giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ về hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp, tình hình tài chính và tiềm năng phát triển trong tương lai.
- Các nhà đầu tư: Những người quan tâm đến báo cáo tài chính để đánh giá khả năng sinh lời và rủi ro khi đầu tư vào doanh nghiệp.
- Ngân hàng: Một trong những yếu tố quan trọng mà ngân hàng sử dụng để đánh giá khả năng trả nợ của doanh nghiệp và quyết định về việc cấp vay.
- Các cơ quan quản lý nhà nước: Báo cáo tài chính cung cấp thông tin quan trọng để các cơ quan quản lý nhà nước đánh giá và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định và luật pháp.
- Các đối tác kinh doanh: Các đối tác kinh doanh quan tâm đến báo cáo tài chính để đánh giá khả năng thanh toán và tính ổn định của doanh nghiệp, từ đó quyết định về việc hợp tác và giao dịch kinh doanh.
Trên đây là những thông tin chi tiết về quy trình làm báo cáo tài chính. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ hữu ích cho quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu quý khách hàng còn bất cứ thắc mắc gì, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ.
