Nguyên tắc kế toán công nợ phải trả đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nợ phải trả của doanh nghiệp. Mặc dù công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ và chi tiết, nhưng cũng đòi hỏi khả năng tổng hợp thông tin cao. Vậy nợ phải trả là gì? Nguyên tắc kế toán công nợ phải trả được quy định như thế nào? Hãy cùng AZTAX khám phá sâu hơn về vấn đề này ở bài biết dưới đây.
1. Nợ phải trả là gì?
Nợ phải trả là các khoản tiền hoặc nghĩa vụ tài chính mà một công ty hoặc cá nhân phải thanh toán cho các bên khác trong tương lai. Đây là các khoản nợ phát sinh từ hoạt động vay mượn, mua hàng hóa hoặc dịch vụ chưa thanh toán, và các nghĩa vụ tài chính khác. Nợ phải trả được phân loại thành ngắn hạn và dài hạn dựa trên thời gian đáo hạn của các khoản nợ đó.
Nợ phải trả là số tiền nợ các cá nhân hay công ty khác, khi họ đã bán hàng hóa, dịch vụ, nguyên liệu cho doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán vì đã mua chúng dưới hình thức tín dụng thương mại.
Theo định nghĩa trong chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các sự kiện và giao dịch đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình.
Các khoản nợ phải trả phổ biến nhất trong doanh nghiệp bao gồm: nợ với nhà cung cấp hàng hóa, tiền lương cho nhân viên, các khoản thanh toán cho các bên liên quan, nợ vay ngân hàng, nợ thuế,…
2. Nguyên tắc kế toán công nợ phải trả
Nguyên tắc kế toán công nợ phải trả được quy định bao gồm những nguyên tắc sau: Theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả, phân loại các khoản phải trả, phân loại các khoản phải trả, ghi nhận các khoản phải trả khi có bằng chứng về tổn thất, Kế toán công nợ phải trả có gốc ngoại tệ.
Nguyên tắc kế toán công nợ phải trả được quy định tại Điều 50 của Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
2.1 Theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả
Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo các kỳ hạn thanh toán, đối tượng phải trả, loại tiền tệ phải trả và các yếu tố khác tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2.2 Nguyên tắc phân loại các khoản phải trả
Phân loại các khoản phải trả, bao gồm phải trả cho nhà cung cấp, phải trả nội bộ và các khoản phải trả khác, được thực hiện dựa trên các nguyên tắc sau:
Phải trả người bán
Khoản phải trả cho người bán bao gồm các khoản nợ phát sinh từ việc mua hàng hóa, dịch vụ, và tài sản từ người bán (bao gồm cả các khoản nợ giữa các đơn vị trong một tập đoàn, các công ty liên doanh, liên kết). Điều này cũng áp dụng cho các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác (trong trường hợp nhập khẩu ủy thác).
Phải trả nội bộ
Khoản phải trả nội bộ bao gồm các khoản nợ giữa đơn vị cấp trên và các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc.
Phải trả khác
Phải trả khác bao gồm các khoản nợ không liên quan đến hoạt động thương mại, không phát sinh từ việc mua bán hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ:
- Các khoản phải trả liên quan đến chi phí tài chính, như lãi vay, cổ tức và lợi nhuận, chi phí hoạt động đầu tư tài chính;
- Các khoản phải trả cho bên thứ ba chi hộ; Các khoản tiền nhận từ việc ủy thác thanh toán của các bên liên quan trong giao dịch xuất nhập khẩu ủy thác;
- Các khoản phải trả không phải là giao dịch thương mại, bao gồm mượn tài sản, phải trả tiền phạt, bồi thường, tài sản thừa chờ xử lý, đóng góp cho các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, và kinh phí công đoàn.
2.3 Phân loại các khoản phải trả
Trong quá trình lập Báo cáo tài chính, kế toán dựa vào kỳ hạn còn lại của các khoản phải trả để xác định liệu chúng có thuộc về dài hạn hay ngắn hạn.
2.4 Ghi nhận các khoản phải trả khi có bằng chứng về tổn thất
Khi có bằng chứng cho thấy một rủi ro có thể xảy ra, kế toán cần ghi nhận ngay các khoản phải trả theo nguyên tắc thận trọng.
2.5. Kế toán công nợ phải trả có gốc ngoại tệ
Kế toán công nợ cần xác định các khoản phải trả thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (như được hướng dẫn trong Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái) để đánh giá lại vào cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.
3. Nội dung các công việc kế toán công nợ phải trả cần thực hiện
Nội dung các công việc của kế toán công nợ phải trả là quản lý và ghi nhận các khoản nợ của doanh nghiệp, theo dõi chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp, vay và nợ thuê tài chính, trả người lao động và các khoản khác. Họ xác định, quản lý, đối chiếu số liệu, thanh toán đúng hạn và lập biên bản đối chiếu công nợ. Kế toán công nợ phải đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của hồ sơ thanh toán, báo cáo tình hình công nợ lên Ban lãnh đạo, và lưu trữ chứng từ liên quan.
Kế toán công nợ phải trả đảm nhận việc quản lý và ghi nhận các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào quy mô và khối lượng công việc sẽ phân công và tổ chức cho kế toán công nợ phải trả. Người làm kế toán công nợ phải trả cần xác định rõ các khoản phải trả phát sinh tại doanh nghiệp, đồng thời quản lý các khoản mà họ phụ trách hoặc được giao cho người khác thực hiện.
Kế toán công nợ phải trả chỉ cần theo dõi và quản lý các tài khoản mà họ chịu trách nhiệm hoặc liên quan đến các tài khoản khác như chi phí, trả trước,… Nếu công ty có các vị trí quản lý riêng cho các tài khoản đối ứng với các khoản phải trả, kế toán thường phải đối chiếu số liệu kế toán với các vị trí kế toán liên quan.
Ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, kế toán công nợ phải trả có thể phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác. Trong trường hợp này, việc xác định rõ các nhiệm vụ và yêu cầu cần đạt giúp sắp xếp thời gian làm việc một cách hiệu quả nhất.
Nội dung quy trình kế toán công nợ phải trả cần thực hiện:
Các khoản phải trả nhà cung cấp
- Tiếp nhận và kiểm tra các hợp đồng mua sắm để xác định điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán, và các điều khoản khác liên quan đến công nợ phải trả.
- Nhận và xử lý hồ sơ thanh toán từ các đơn vị trong doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
- Kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các hồ sơ thanh toán, tuân thủ các quy định và quy trình của công ty và pháp luật.
- Thực hiện làm việc trực tiếp với đối tác, nhà cung cấp để chốt các số liệu và thông tin kế toán.
- Cập nhật và báo cáo thường xuyên về tình hình công nợ và kế hoạch thanh toán lên Ban lãnh đạo.
- Thực hiện thanh toán nợ phải trả đúng hạn theo ngân sách được phê duyệt.
- Lập biên bản đối chiếu, gia hạn, và bù trừ công nợ theo quy định.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về chính sách thanh toán các khoản công nợ.
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách, báo cáo liên quan đến kế toán công nợ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Kế toán trưởng và Ban lãnh đạo.
Các khoản vay và nợ thuê tài chính
Trong năm tài chính, kế toán công nợ thực hiện theo dõi, thống kê, lập kế hoạch và báo cáo về các hợp đồng vay nợ và thuê tài chính, bao gồm giá trị hợp đồng, thời hạn thanh toán và tiến độ thanh toán chi tiết cho mỗi hợp đồng.
Cuối năm tài chính, kế toán sử dụng thời hạn còn lại của các hợp đồng để phân loại khoản nợ phải trả là dài hạn hay ngắn hạn, cũng như đánh giá lại giá trị của các khoản vay và nợ thuê có gốc ngoại tệ (nếu có).
Các khoản phải trả người lao động
Cuối mỗi tháng, kế toán nhận bảng chấm công và tính lương từ bộ phận nhân sự. Nếu phòng kế toán chịu trách nhiệm chấm công và tính lương, họ cần chốt số ngày công, giờ làm thêm, số tiền tạm ứng lương của nhân viên và áp dụng quy chế lương của doanh nghiệp. Kế toán sau đó tính toán và thanh toán lương cho nhân viên theo quy định.
Lưu ý: Chi phí lương và các khoản trích theo lương cần được hạch toán đúng kỳ phát sinh, theo tháng; thuế thu nhập cá nhân được hạch toán cùng thời điểm thanh toán tiền lương.
Các khoản phải trả khác
Đối với các khoản nợ phải trả khác như công nợ thuế, công nợ bảo hiểm, kế toán công nợ thu thập thông tin về các giao dịch kinh tế, chứng từ kế toán liên quan và ghi nhận vào các tài khoản theo dõi chi tiết theo hướng dẫn của Thông tư về chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng (Thông tư 200 hoặc Thông tư 133).
4. Khó khăn kế toán công nợ nợ phải trả có thể gặp phải
Kế toán công nợ phải trả không chỉ phải đối mặt với nhiều khó khăn như hạch toán sai số liệu hay thanh toán nhầm đối tượng, mà còn phải duy trì mối quan hệ tác nghiệp hiệu quả với các bên liên quan để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
4.1 Về nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả
Dưới đây là một số khó khăn mà kế toán thường gặp khi xử lý các khoản phải trả:
- Hạch toán sai về giá trị hoặc tài khoản công nợ.
- Nhầm lẫn mã hoặc công nợ khách hàng dẫn đến sai số liệu.
- Không hạch toán chi tiết cho từng nhà cung cấp, gây chồng chéo thông tin và khó quản lý.
- Thanh toán tiền mặt cho các khoản công nợ lớn phải qua ngân hàng theo quy định để đảm bảo tính hợp lệ.
- Thanh toán nhầm đối tượng phải trả.
- Không đối chiếu hoặc đối chiếu không đầy đủ công nợ với đối tác, đặc biệt là vào cuối kỳ kế toán, gây sai sót lũy kế.
- Không theo dõi chi tiết công nợ theo tuổi nợ và hạn nợ.
- Không thực hiện đầy đủ thủ tục bù trừ công nợ.
- Không kiểm tra các khoản công nợ đến hạn thanh toán nhưng chưa thanh toán để lập Phụ lục hợp đồng gia hạn thời hạn thanh toán, gây rủi ro về thuế.
- Cuối kỳ, không tập hợp, đánh giá và ghi nhận các khoản nợ phải trả thực tế đã phát sinh mà chưa đủ hồ sơ hóa đơn chứng từ, gây rủi ro về ghi nhận thuế và quản lý tài chính.
4.2 Về mối quan hệ tác nghiệp với các bên khác
Kế toán công nợ phải trả phải thường xuyên làm việc với các bên liên quan đến hồ sơ chứng từ, bao gồm cả nội bộ và các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, kế toán công nợ thường nhận hồ sơ thanh toán từ các cá nhân và phòng ban trong công ty. Theo quy trình, các công ty thường quy định thời hạn xử lý hồ sơ thanh toán của phòng kế toán. Khi nhận hồ sơ, kế toán công nợ phải kiểm tra ngay tình trạng hồ sơ đã đáp ứng yêu cầu và quy định của công ty chưa. Cụ thể, kiểm tra đầy đủ số lượng chữ ký, số lượng chứng từ đi kèm, luồng luân chuyển hồ sơ có đúng quy trình không và nội dung các chứng từ có hợp lý, hợp lệ, hợp pháp không. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, kế toán phải trả lại cho cán bộ phòng ban sớm nhất có thể. Kế toán công nợ phải trả cũng cần ghi rõ ngày nhận hồ sơ trên bản cứng và file excel theo dõi để tránh xử lý chậm trễ.
Với các đối tác, nhà cung cấp thì kế toán công nợ cần thường xuyên liên hệ để đối chiếu số liệu, xác định ngày chính thức tiếp nhận hồ sơ thanh toán tại phòng kế toán và xác nhận thời hạn thanh toán của từng bộ hồ sơ. Thời hạn thanh toán thường tính từ ngày các bên hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ và giao đến phòng kế toán, không tính từ ngày ban hành hóa đơn.
Đặc thù công việc, kế toán công nợ phải trả đôi khi có thể nhận các thông tin nhắc nợ từ phía đối tác. Khi đó, cần giữ thái độ nhã nhặn, hợp tác xác nhận số liệu, thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân và công ty.
4.3 Về luân chuyển và lưu trữ hồ sơ chứng từ
Hồ sơ công nợ phải trả sau khi qua kế toán công nợ, phải chuyển sang ký duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc rồi chuyển lại cho kế toán công nợ để tách trả nhà cung cấp và lưu lại tại đơn vị. Việc luân chuyển và lưu trữ hồ sơ là một phần quan trọng không thể bỏ qua trong công việc của kế toán công nợ.
Để quản lý và lưu trữ hồ sơ tránh thất lạc, kế toán công nợ phải trả cần có file Excel để quản lý, theo dõi thời gian nhận và trả hồ sơ cũng như tiến trình xử lý từng bộ hồ sơ. Hồ sơ cần được hoàn thiện theo phương pháp cuốn chiếu, tức là hoàn thành đến đâu thì tập hợp trả nhà cung cấp, đối tác và lưu trữ đến đó, hoặc theo tuần. Tránh để hồ sơ phát sinh nhiều mới tách trả sẽ dễ dẫn đến rối loạn và mất kiểm soát.
Công việc kế toán đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và chi tiết. Với người làm kế toán công nợ phải trả, sự khoa học trong tổ chức và sắp xếp là yếu tố cần thiết tạo nên sự khác biệt và chuyên nghiệp.
5. Lộ trình phát triển nghề nghiệp của kế toán công nợ phải trả
Lộ trình phát triển nghề nghiệp của kế toán công nợ phải trả tập trung vào vai trò quan trọng của việc quản lý các khoản nợ trong kế toán doanh nghiệp. Kế toán cần tỉ mỉ và chính xác trong việc theo dõi và ghi nhận các khoản nợ này, vì chúng là yếu tố quan trọng đối với nguồn vốn và sự phát triển của doanh nghiệp. Việc nắm vững kỹ năng và tiến lên từ vị trí kế toán chi tiết như kế toán công nợ phải trả có thể mở ra nhiều cơ hội thăng tiến trong lĩnh vực kế toán.
Nội dung về các khoản nợ phải trả không chỉ chiếm một phần lớn trong công việc kế toán mà còn là yếu tố quan trọng đối với nguồn vốn của doanh nghiệp. Việc quản lý và theo dõi các khoản nợ này đòi hỏi sự tỉ mỉ và tổng hợp thông tin một cách chính xác.
Dù các khoản nợ phải trả có bản chất giống nhau, nhưng vai trò của kế toán trong việc theo dõi và ghi nhận chúng khác nhau tùy thuộc vào vị trí của từng khoản. Kỹ năng làm việc hiệu quả trong vị trí kế toán công nợ phải trả không chỉ giúp bạn tiếp cận dễ dàng hơn với các nhiệm vụ khác mà còn là bước đệm quan trọng trên con đường thăng tiến trong lĩnh vực kế toán.
Với sự kiên nhẫn và chăm chỉ, việc tiến từ vị trí kế toán chi tiết như kế toán công nợ phải trả đến các vị trí quản lý cao hơn là một hành trình mang lại nhiều cơ hội phát triển trong sự nghiệp kế toán.
Dưới đây là một tổng hợp về nguyên tắc kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp. AZTAX hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên tắc kế toán công nợ phải trả và áp dụng vào công việc của mình một cách hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng từ chúng tôi.
