Mảng nhân sự là gì? Những điều cần biết về nghề nhân sự

Mảng nhân sự là gì là câu hỏi nhiều người quan tâm khi bắt đầu tìm hiểu về công việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhân sự không chỉ xoay quanh tuyển dụng hay quản lý hồ sơ mà còn liên quan đến tiền lương, chế độ, đào tạo, đánh giá và nhiều hoạt động khác trong suốt quá trình làm việc của người lao động. Nếu bạn đang muốn hiểu rõ mảng nhân sự là gì, gồm những công việc nào và vai trò ra sao trong doanh nghiệp, AZTAX sẽ giúp bạn hệ thống những nội dung cần biết theo cách dễ hiểu và thực tế hơn.

1. Mảng nhân sự là gì?

Mảng nhân sự là bộ phận phụ trách quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Công việc của phòng nhân sự bắt đầu từ việc tìm kiếm, tiếp nhận và tuyển chọn ứng viên, sau đó tiếp tục quản lý quá trình làm việc, chế độ phúc lợi và các vấn đề liên quan đến người lao động.

Bên cạnh hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân viên, bộ phận nhân sự còn có thể đảm nhiệm việc tổ chức các chương trình, sự kiện nội bộ nhằm tăng sự gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp.

Có thể hiểu đơn giản, mảng nhân sự bao quát toàn bộ vòng đời của một nhân viên tại công ty, từ lúc tuyển dụng, đào tạo, làm việc, hưởng các chế độ phúc lợi cho đến khi chấm dứt quan hệ lao động.

Dù không trực tiếp tạo ra doanh thu, phòng nhân sự vẫn giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Bộ phận này quản lý và hỗ trợ yếu tố cốt lõi của tổ chức là con người, qua đó góp phần duy trì nguồn nhân lực phù hợp với hoạt động của công ty.

Xem chi tiết bài: Nhân sự thuê ngoài 

2. Các đầu việc chính của bộ phận nhân sự

Bộ phận nhân sự đảm nhiệm nhiều công việc liên quan trực tiếp đến người lao động và hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Các nhóm công việc chính gồm tuyển dụng, đào tạo, hành chính nhân sự, C&B, quản lý hiệu suất, quản trị nguồn nhân lực và phân tích dữ liệu nhân sự.

Tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của phòng nhân sự. Bộ phận HR cần nắm được nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, từ đó tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp với từng vị trí.

Các công việc thường gồm:

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng theo nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp.
• Đăng tin trên các kênh tuyển dụng để tiếp cận ứng viên phù hợp.
• Tiếp nhận, sàng lọc và quản lý hồ sơ ứng viên.
• Sắp xếp lịch phỏng vấn với ứng viên và các bộ phận liên quan.
• Thực hiện phỏng vấn, đánh giá và lựa chọn nhân sự.
• Tổ chức các chương trình, sự kiện tuyển dụng nhằm thu hút ứng viên tiềm năng.

Đào tạo và phát triển nhân viên

Sau khi tuyển dụng, phòng nhân sự tiếp tục hỗ trợ nhân viên trong quá trình hội nhập và phát triển năng lực. Hoạt động đào tạo tập trung vào việc bổ sung kiến thức, nâng cao kỹ năng và giúp người lao động hiểu rõ quy định, yêu cầu công việc.

Bên cạnh chuyên môn, chương trình đào tạo còn có thể chú trọng đến kỹ năng bổ trợ và chuẩn mực, đạo đức nghề nghiệp để nhân viên đáp ứng tốt hơn yêu cầu của vị trí.

Hành chính nhân sự

Công việc hành chính nhân sự tập trung vào việc quản lý hồ sơ, thông tin người lao động và hỗ trợ thực hiện các chính sách nội bộ. Một số đầu việc phổ biến gồm:

• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân viên.
• Theo dõi các thông tin như nghỉ phép, nghỉ thai sản, làm thêm giờ.
• Soạn thảo và quản lý hợp đồng lao động, tài liệu hướng dẫn nhân viên mới.
• Cập nhật, điều chỉnh chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
• Làm việc với các đơn vị, đối tác bên ngoài và hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định liên quan.
• Tổng hợp, lập báo cáo về các chỉ số nhân sự.
• Giải đáp thắc mắc của nhân viên về các vấn đề thuộc phạm vi nhân sự.
• Cung cấp dữ liệu cần thiết cho bộ phận tính lương.
• Hỗ trợ sắp xếp công tác, du lịch và xử lý hồ sơ chi phí.
• Phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện nội bộ và hoạt động nhân sự.

C&B – Tiền lương và phúc lợi

C&B là nhóm công việc liên quan đến lương, thưởng và chế độ phúc lợi dành cho người lao động. Ngoài việc đảm bảo tiền lương được tính và chi trả đúng, bộ phận này còn quản lý các quyền lợi nhằm tạo động lực và duy trì nhân sự.

Các công việc chính có thể bao gồm:

• Tính lương, thuế thu nhập cá nhân, phụ cấp và tiền thưởng hàng tháng.
• Lập bảng lương, báo cáo chi phí và các báo cáo liên quan đến thuế, tiền lương.
• Quản lý các chế độ bảo hiểm, phúc lợi và quyền lợi dành cho nhân viên.
• Hỗ trợ xây dựng chương trình khen thưởng, ghi nhận và chăm sóc sức khỏe nhân viên.
• Thu thập, tổng hợp dữ liệu phục vụ khảo sát về tiền lương.
• Quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, dữ liệu làm thêm giờ.
• Hỗ trợ đánh giá lương, hiệu quả công việc và các chương trình thăng tiến.
• Tham gia xây dựng ngân sách nhân sự hàng năm.
• Phối hợp với quản lý nhân sự trong các dự án và chương trình của bộ phận.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.

Quản lý và đánh giá hiệu suất

Quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp xác định rõ kỳ vọng đối với từng nhân viên, thiết lập mục tiêu và theo dõi kết quả thực hiện.

Phòng nhân sự phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra mục tiêu phù hợp cho từng vị trí, thường xuyên ghi nhận phản hồi và đánh giá tiến độ. Qua đó, nhân viên có thể biết được mức độ hoàn thành công việc, chủ động điều chỉnh cách làm và cải thiện hiệu quả làm việc.

Quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực ngày càng được hỗ trợ bởi các hệ thống và phần mềm chuyên dụng như HRMS, HRIS hoặc HCM. Những công cụ này giúp doanh nghiệp tập trung và quản lý dữ liệu nhân sự trên một hệ thống thống nhất.

Phần mềm nhân sự có thể hỗ trợ tự động hóa nhiều nghiệp vụ như lưu trữ thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, quản lý phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và theo dõi hồ sơ năng lực.

Phân tích và báo cáo dữ liệu nhân sự

Dữ liệu nhân sự ngày càng trở thành nguồn thông tin quan trọng phục vụ công tác quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp. Thông qua các báo cáo, bộ phận nhân sự có thể tổng hợp những số liệu liên quan đến người lao động và trình bày theo cách dễ theo dõi.

Phân tích dữ liệu nhân sự là bước đi sâu hơn vào các số liệu này nhằm tìm ra thông tin có giá trị, nhận diện mối liên hệ giữa các nhóm dữ liệu và cung cấp cơ sở cho doanh nghiệp trong việc hoạch định, quản lý nguồn nhân lực.

Tham khảo thêm bài: c&b là công việc gì 

3. Vai trò của nhân sự trong doanh nghiệp

Bộ phận nhân sự không chỉ phụ trách tuyển dụng mà còn đảm nhiệm nhiều vấn đề liên quan đến người lao động và hoạt động của doanh nghiệp. Một số vai trò chính của nhân sự gồm:

Đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động

Nhân sự có trách nhiệm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định pháp luật liên quan đến người lao động. Các nội dung cần được kiểm soát gồm tuyển dụng, điều kiện làm việc, tiền lương, phúc lợi, an toàn lao động và bảo hiểm.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ phát sinh vi phạm, xử phạt hành chính hoặc tranh chấp pháp lý. Đây cũng là cơ sở để xây dựng môi trường làm việc ổn định và hoạt động lâu dài.

Thu hút và tuyển dụng nhân sự phù hợp

Một vai trò quan trọng khác của phòng nhân sự là tìm kiếm và bổ sung nhân lực đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Nhân sự cần xây dựng phương án thu hút ứng viên, tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn, đánh giá năng lực trước khi lựa chọn.

Sau tuyển dụng, bộ phận nhân sự tiếp tục tham gia vào quá trình đào tạo và phát triển nhân viên. Các chương trình đào tạo được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế, giúp người lao động nâng cao kiến thức, kỹ năng và hiệu quả công việc.

Xây dựng và quản lý chính sách nhân viên

Phòng nhân sự còn phụ trách các chính sách liên quan đến tiền lương, thưởng, bảo hiểm, phúc lợi và quyền lợi của người lao động. Việc quản lý tốt những chính sách này giúp doanh nghiệp đảm bảo chế độ cho nhân viên và tạo môi trường làm việc tích cực.

Khi người lao động được hưởng chế độ phù hợp và cảm nhận được sự quan tâm từ doanh nghiệp, mức độ hài lòng và khả năng gắn bó lâu dài với tổ chức cũng có thể được cải thiện.

4. Những kỹ năng nhân sự cần có trong xu hướng mới

Trước những thay đổi trong môi trường làm việc, người làm nhân sự không chỉ cần nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải liên tục hoàn thiện các kỹ năng làm việc với con người. Một số kỹ năng quan trọng gồm:

Khả năng quan sát và nắm bắt tâm lý

Công việc nhân sự thường xuyên tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau nên khả năng quan sát và nhận biết tâm lý là kỹ năng cần thiết. Thông qua cách giao tiếp, biểu hiện và hành vi của đối phương, nhân sự có thể hiểu rõ hơn về thái độ, mức độ tự tin hoặc sự hợp tác của họ.

Kỹ năng này đặc biệt hữu ích trong quá trình phỏng vấn, giúp người tuyển dụng có thêm cơ sở để đánh giá ứng viên bên cạnh thông tin thể hiện trên hồ sơ.

Kỷ luật và quản lý thời gian

Nhân sự thường phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc, từ tuyển dụng, quản lý hồ sơ đến giải quyết các vấn đề phát sinh của người lao động. Vì vậy, biết sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và kiểm soát thời gian là yêu cầu quan trọng.

Tính kỷ luật cũng giúp nhân sự duy trì tiến độ, hoàn thành từng nhiệm vụ đúng thời hạn và hạn chế bỏ sót công việc.

Lắng nghe và giao tiếp hiệu quả

Nhân sự làm việc trực tiếp với con người nên giao tiếp và lắng nghe là hai kỹ năng không thể thiếu. Việc chủ động lắng nghe giúp nhân sự hiểu được mong muốn, khó khăn hoặc những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải.

Đây cũng là cơ sở để HR hỗ trợ giải quyết bất đồng, kết nối các bên và duy trì mối quan hệ tích cực trong doanh nghiệp.

Đề cao sự công bằng và đạo đức nghề nghiệp

Nhân sự thường xử lý những vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Do đó, sự công bằng, khách quan và tinh thần trách nhiệm là những yếu tố cần được đặt lên hàng đầu.

Bên cạnh đó, người làm nhân sự cần có khả năng quan sát, đánh giá và nhìn nhận tổng thể để phát hiện những nhân sự có năng lực, đồng thời đảm bảo quyền lợi của người lao động được xem xét phù hợp.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình quản lý nhân sự, việc phát sinh mâu thuẫn hoặc những tình huống cần xử lý là khó tránh khỏi. Nhân sự cần biết xác định nguyên nhân, cân nhắc các phương án và lựa chọn cách giải quyết phù hợp.

Khi xử lý vấn đề, HR cũng cần tính đến lợi ích của doanh nghiệp và đảm bảo hoạt động, nguồn nhân lực không bị ảnh hưởng không cần thiết.

Kỹ năng lãnh đạo

Khi đảm nhận vị trí quản lý nhân sự, kỹ năng lãnh đạo càng trở nên quan trọng. Người làm HR cần có khả năng phân tích, ra quyết định, định hướng đội ngũ và quản lý các hoạt động nhân sự.

Đặc biệt, năng lực phân tích giúp nhân sự đánh giá ứng viên, lựa chọn nhân sự phù hợp và tham gia xây dựng các chính sách, chế độ dành cho người lao động. Những kỹ năng này có thể được cải thiện thông qua quá trình học hỏi và rèn luyện thực tế.

5. Mức thu nhập của nhân viên nhân sự

Thu nhập là một trong những yếu tố được quan tâm khi lựa chọn nghề nhân sự. Mức lương thực tế có thể khác nhau tùy chức danh, kinh nghiệm, năng lực và yêu cầu của từng doanh nghiệp.

Theo VietnamSalary, mức lương trung bình của nhân viên hành chính nhân sự khoảng 8,2 – 11 triệu đồng/tháng. Với các vị trí chuyên môn và quản lý, thu nhập có thể cao hơn.

Mức lương nhân sự theo vị trí

Mức lương trên mang tính tham khảo và có thể thay đổi theo doanh nghiệp, vị trí đảm nhận, kinh nghiệm cũng như năng lực của người lao động. Nhìn chung, khi đảm nhiệm vai trò có chuyên môn và trách nhiệm cao hơn, mức thu nhập trong ngành nhân sự cũng có xu hướng tăng.

6. Những câu hỏi thường gặp

6.1. Kinh nghiệm làm nhân sự có ảnh hưởng đến mức lương không?

Có. Kinh nghiệm là một trong những yếu tố thường được doanh nghiệp xem xét khi xác định mức lương cho vị trí nhân sự. Người mới bắt đầu thường đảm nhận các công việc cơ bản, trong khi nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm có thể phụ trách những nhiệm vụ chuyên môn, quản lý hoặc yêu cầu trách nhiệm cao hơn.

Tuy nhiên, mức thu nhập không chỉ phụ thuộc vào số năm làm việc mà còn liên quan đến chuyên môn, kỹ năng, chức danh, quy mô doanh nghiệp và phạm vi công việc. Vì vậy, cùng một vị trí nhưng mức lương giữa các doanh nghiệp có thể khác nhau.

6.2. Ngành nhân sự phù hợp với những ai?

Ngành nhân sự phù hợp với những người yêu thích làm việc với con người, có khả năng giao tiếp và biết lắng nghe. Bên cạnh đó, công việc HR thường đòi hỏi sự cẩn thận, công bằng, bảo mật thông tin và khả năng xử lý nhiều vấn đề phát sinh.

Người theo nghề nhân sự cũng nên có tư duy tổ chức, biết quản lý thời gian và sẵn sàng cập nhật kiến thức về lao động, tiền lương, bảo hiểm và các chính sách liên quan đến người lao động.

Đặc biệt, người làm nhân sự cần nắm được các quy định pháp luật có liên quan. Chẳng hạn, Bộ luật Lao động 2019 quy định nhiều nội dung về hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và quyền, nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động. Đây là những kiến thức thường xuyên được sử dụng trong công việc HR.

6.3. AI có thay thế công việc của nhân viên nhân sự không?

AI có thể thay đổi cách nhân sự làm việc nhưng không đồng nghĩa toàn bộ công việc HR sẽ được thay thế. Các công việc có tính lặp lại như tổng hợp dữ liệu, sàng lọc thông tin, tạo báo cáo hoặc hỗ trợ xử lý hồ sơ có thể được AI và phần mềm nhân sự hỗ trợ đáng kể.

Trong khi đó, nhiều nhiệm vụ vẫn cần con người trực tiếp thực hiện như phỏng vấn, đánh giá ứng viên, giải quyết mâu thuẫn, trao đổi với nhân viên, xây dựng chính sách và đưa ra quyết định phù hợp với từng tình huống.

Vì vậy, thay vì chỉ lo ngại AI thay thế, người làm nhân sự nên chủ động học cách sử dụng công nghệ, nâng cao chuyên môn và phát triển các kỹ năng khó tự động hóa như giao tiếp, tư duy phân tích, xử lý vấn đề và quản lý con người.

Mảng nhân sự là gì không chỉ xoay quanh việc tuyển người mà còn bao gồm cả quá trình quản lý, phát triển và duy trì đội ngũ trong suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp. Khi hiểu đúng vai trò của nhân sự, doanh nghiệp sẽ có cơ sở xây dựng chính sách phù hợp, người lao động cũng dễ dàng nắm bắt quyền lợi và trách nhiệm của mình. Nếu cần giải đáp các vấn đề về nhân sự, tiền lương hay bảo hiểm, AZTAX sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ.