Kế toán tiền lương là gì? Đây là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và đảm bảo chính xác các khoản lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên. Công việc này không chỉ đòi hỏi sự tỉ mỉ mà còn cần kiến thức sâu về pháp luật lao động, thuế và bảo hiểm. Trong bài viết này, AZTAX sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về câu hỏi kế toán tiền lương là gì và các công việc của kế toán tiền lương, mời các bạn cùng theo dõi nhé!
1. Kế toán tiền lương là gì?
2. Công việc của kế toán tiền lương
Công việc của kế toán tiền lương bao gồm quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương dựa trên dữ liệu từ bảng chấm công. Họ xử lý các khoản lương, phụ cấp, trợ cấp, đồng thời quản lý giấy tờ như hợp đồng lao động và báo cáo thuế để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và chế độ bảo hiểm xã hội.
2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
- Ghi nhận và phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình hiện có cũng như sự thay đổi về số lượng và chất lượng lao động, quá trình sử dụng thời gian lao động và kết quả của lao động.
- Tính toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp cho người lao động một cách chính xác, nhanh chóng, tuân thủ các chính sách và quy định hiện hành.
- Xây dựng bảng lương để làm căn cứ tính lương và gửi cho cơ quan bảo hiểm. Thực hiện việc giám sát tình hình chấp hành các quy định liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.
- Kiểm tra việc sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. Phân bổ và tính toán chính xác các khoản tiền lương và các khoản trích như BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí hoạt động kinh doanh.
- Lập các báo cáo liên quan đến lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ theo trách nhiệm của kế toán, đồng thời phân tích tình hình sử dụng lao động và các quỹ liên quan.
2.2 Quản lý việc tạm ứng lương của người lao động
- Quản lý các đợt tạm ứng lương hàng tháng cho doanh nghiệp.
- Thực hiện tính toán tạm ứng lương cho toàn bộ doanh nghiệp, cho từng nhóm nhân viên hoặc cho từng cá nhân cụ thể.
- Thiết lập mức tạm ứng linh hoạt, có thể dựa trên phần trăm của lương cơ bản hoặc một số tiền cụ thể được điều chỉnh phù hợp với từng nhân viên.
2.3 Quản lý kỳ lương chính của người lao động
Thiết lập chu kỳ tính lương theo từng loại hình lương, bao gồm cách xác định giờ làm việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi chu kỳ lương.
- Tính toán các khoản thu nhập và các khoản khấu trừ cuối kỳ cho người lao động.
- Kết hợp các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để xác định được mức lương thực tế mà người lao động nhận được.
- Lập bảng lương dựa trên thông tin cá nhân của người lao động, chi tiết chu kỳ lương và bảng chấm công.
- Tính toán và khấu trừ đầy đủ các khoản nghĩa vụ tài chính như: thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các khoản bảo hiểm bắt buộc vào lương của người lao động một cách chính xác.
- Quản lý các khoản thu nhập bổ sung ngoài lương để tiến hành quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) vào cuối năm.
3. Các chứng từ cần được sử dụng để kế toán tiền lương
Trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận kế toán tiền lương cần sử dụng nhiều loại giấy tờ và chứng từ để đảm bảo sự minh bạch và tính chính xác. Các loại chứng từ cần được sử dụng bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng tạm ứng lương của doanh nghiệp
- Phiếu tạm ứng lương cho nhân viên
- Bảng thanh toán lương và BHXH
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Phiếu lương của nhân viên
- Bảng lương chuyển khoản qua ngân hàng
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN
- Các mẫu báo cáo liên quan đến BHXH
4. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương, giống như các phần khác trong doanh nghiệp, đều yêu cầu sự chính xác, minh bạch và công bằng. Trong quá trình hạch toán, cần lưu ý:
- Xem xét kỹ các thông tin về lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên và các yếu tố ảnh hưởng.
- Chú ý đến chính sách lương của nhân viên thời vụ, thử việc và các khấu trừ trước khi trả lương.
- Hiểu rõ cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, khấu trừ.
- Tham khảo thông tin về các khoản thu nhập chịu thuế và giảm trừ.
- Cập nhật tỷ lệ trích các khoản lương mới nhất.
- Tuân thủ thủ tục đăng ký bảo hiểm cho nhân viên.
- Đặc biệt chú ý đến các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự.
5. Quy trình làm việc của kế toán tiền lương thế nào?
Để đảm bảo quá trình theo dõi, lập báo cáo và quyết toán diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian, bộ phận kế toán tiền lương cần thực hiện các công việc theo đúng quy trình với 6 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Bộ phận chấm công theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên hàng ngày.
Bước 2: Dựa trên báo cáo từ bảng chấm công, kế toán tiến hành tính toán tiền lương.
Bước 3: Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán bao gồm tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải khấu trừ. Sau đó, gửi bảng này cho kế toán trưởng để kiểm tra. Nếu được duyệt, bảng lương sẽ tiếp tục chuyển lên Giám đốc xét duyệt và ký duyệt (bước 4). Trường hợp bị từ chối, bảng lương sẽ được trả lại để kế toán tiền lương điều chỉnh.
Bước 4: Giám đốc xét duyệt, ký vào bảng lương và chuyển lại cho kế toán trưởng, sau đó gửi về bộ phận kế toán tiền lương.
Bước 5: Kế toán tiền lương tiến hành thanh toán cho người lao động theo bảng lương đã được phê duyệt.
Bước 6: Người lao động nhận lương và ký xác nhận hoàn tất quá trình.
6. Tài khoản chính dùng để kế toán tiền lương là gì?
Tài khoản chính để kế toán tiền lương hiện nay bao gồm hai dạng: “tài khoản 334” và “tài khoản 338“.
6.1 Hạch toán lương – Tài khoản 334 Phải trả người lao động
Tài khoản 334 được dùng để ghi nhận các khoản phải trả cho nhân viên và quá trình thanh toán của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản này bao gồm phản ánh hai bên như sau:
| BÊN NỢ |
|
| BÊN CÓ |
|
6.2 Hạch toán các khoản trích theo lương – Tài khoản 338 Phải trả phải nộp khác
Tài khoản 338 thường được sử dụng để ghi nhận việc thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả và phải nộp cho các tổ chức xã hội như kinh phí công đoàn, các khoản bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội. Kết cấu của tài khoản này bao gồm bên nợ và bên có, trong đó phản ánh như sau:
| BÊN NỢ | Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT và các khoản tương tự cần phải được nộp cho cơ quan quản lý hoặc thanh toán cho người lao động. |
| BÊN CÓ |
|
- Số dư bên nợ của tài khoản ghi nhận số tiền trả thừa, nộp thừa và vượt chi chưa thanh toán.
- Số dư bên có thường ghi nhận số tiền còn phải trả, phải nộp cùng giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
7. Hướng dẫn hạch toán tiền lương theo TT200 và TT133
7.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động
Để hạch toán tiền lương phải trả cho nhân viên, kế toán tiền lương thực hiện các phép tính sau:
- Nợ vào tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang.
- Nợ vào các tài khoản 154, 642 (Theo Thông tư 133).
- Nợ vào các tài khoản 622, 623, 627, 641, 642.
- Ghi có vào tài khoản 334 – Phải trả cho người lao động (bao gồm 3341, 3348).
7.2. Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương
Trong quá trình hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương, quy trình tính toán được phân ra thành các bước như sau:
| QUY TRÌNH |
CÁCH HẠCH TOÁN |
| Bước 1: Kế toán viên trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp. |
|
| Bước 2: Kế toán viên trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên. |
|
| Bước 3: Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền. |
|
| Trường hợp doanh nghiệp trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của người lao động |
|
| Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN |
|
8. Dịch vụ kế toán tiền lương
Về phía công ty AZTAX với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh kế toán, chúng tôi hiểu rỏ những vấn đề mà doanh nghiệp thường mắt phải khi làm viêc kế toán lương. Do đó đã và đang đưa ra các dịch vụ kế toán lương như dịch vụ payroll và dịch vụ C&B.
Những dịch vụ này không chỉ là giải pháp hoàn hảo để giải quyết những vấn đề khó khăn về kế toán tiền lương mà còn giúp tối ưu chi phí quản lý hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Nếu như bạn muốn hiểu thêm kế toán tiền lương là gì hay gặp trở ngại trong về công việc kế toán lương, bảo hiểm, thủ tục pháp lý lao động, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí về dịch vụ và hỗ trợ một cách tốt nhất.
Hy vọng rằng bài viết trên sẽ một phần nào đó giúp bạn hình dung được kế toán tiền lương là gì và các công việc liên quan đến quản lý tiền lương. Tuy nhiên trong thực tế thì kế toán lương khá là phức tạp khi phải thông qua nhiều bước và yêu cầu sự chính xác tuyệt đối. Do đó nó tốn rất nhiều thời gian và thường xuyên là trở ngại của doanh nghiệp.
