Kế toán chia tách công ty là quy trình quan trọng khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng. Quy trình này đòi hỏi kiến thức chuyên môn, sự cẩn trọng và tinh tế trong xử lý thông tin tài chính. Bài viết này của AZTAX sẽ chi tiết về công việc kế toán chia tách doanh nghiệp và tại sao nó không thể thiếu trong phát triển doanh nghiệp.
1. Đơn vị kế toán là gì?
Đơn vị kế toán là các cơ quan, tổ chức và đơn vị theo quy định của Luật Kế toán 2015, bao gồm các đơn vị quản lý ngân sách nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Theo quy định của Điều 3, Khoản 4 của Luật Kế toán 2015, đơn vị kế toán bao gồm cơ quan, tổ chức, và đơn vị được quy định tại các Khoản 1, 2, 3, 4 và 5 của Điều 2 Luật Kế toán 2015. Cụ thể, các đơn vị sau đây có trách nhiệm lập báo cáo tài chính:
- Tại mọi cấp, cơ quan có nhiệm vụ quản lý việc thu và chi ngân sách nhà nước.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức, và đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.
- Tổ chức và các đơn vị sự nghiệp không tận dụng quỹ ngân sách nhà nước.
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam; cũng như các chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.
- Hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã.
Đơn vị kế toán chia tách công ty là một đơn vị hoặc phòng ban trong công ty được thành lập để thực hiện quy trình chia tách công ty. Quy trình này thường liên quan đến việc phân chia tài sản, nguồn lực và các hoạt động kinh doanh của công ty gốc thành các đơn vị mới độc lập. Đơn vị kế toán chia tách có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục kế toán, tài chính và thuế liên quan đến quá trình chia tách để đảm bảo tính chính xác và pháp lý trong quá trình này.
2. Các công việc kế toán trong việc chia tách, hợp nhất đơn vị kế toán
Kế toán cần thực hiện các công việc sau: Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản và xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính ban đầu cho đơn vị kế toán, phân chia tài sản và nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao.
2.1 Công việc kế toán trong việc chia đơn vị kế toán
Theo quy định tại Điều 43 của Luật Kế toán 2015, các công việc kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán như sau:
Đơn vị kế toán ban đầu chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau:
- Khóa sổ kế toán, thực hiện kiểm kê tài sản và xác định nợ chưa thanh toán.
- Lập báo cáo tài chính ban đầu cho đơn vị kế toán.
- Phân chia tài sản và nợ chưa thanh toán, sau đó lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao.
- Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản và nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới.
Các đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao và thực hiện các công việc sau:
- Mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định.
- Tiếp quản và quản lý tài liệu kế toán được bàn giao từ đơn vị kế toán ban đầu.
2.2 Công việc kế toán trong việc tách đơn vị kế toán
Theo quy định tại Điều 44 của Luật Kế toán 2015, các công việc kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán như sau:
- Kiểm kê tài sản và xác định các khoản nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách ra.
- Thực hiện bàn giao tài sản và các khoản nợ chưa thanh toán của bộ phận tách ra, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán dựa trên biên bản này.
- Chuyển giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản và nợ chưa thanh toán cho đơn vị kế toán mới. Các tài liệu kế toán không bàn giao sẽ được đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo Điều 41 của Luật Kế toán 2015:
- Tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ và an toàn trong suốt quá trình sử dụng và lưu trữ.
- Nếu tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, mất hoặc hủy hoại, phải lập biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc bản xác nhận.
- Tài liệu kế toán cần được đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm hoặc khi kết thúc công việc kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ ít nhất 5 năm đối với tài liệu dùng cho quản lý và điều hành; ít nhất 10 năm đối với chứng từ sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; và lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu có giá trị lịch sử và quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Đơn vị kế toán mới thành lập sẽ dựa vào biên bản bàn giao để mở và ghi sổ kế toán theo quy định hiện hành.
Chính phủ sẽ quy định chi tiết về các loại tài liệu kế toán cần lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán.
2.3 Công việc kế toán trong việc hợp nhất đơn vị kế toán
Theo Điều 45 của Luật Kế toán 2015, khi hợp nhất các đơn vị kế toán, các công việc cần được thực hiện như sau:
Các đơn vị kế toán bị hợp nhất thành đơn vị kế toán mới phải tiến hành các công việc sau đây:
- Khóa sổ kế toán, thực hiện kiểm kê tài sản và xác định nợ chưa thanh toán, sau đó lập báo cáo tài chính.
- Bàn giao toàn bộ tài sản và nợ chưa thanh toán, kèm theo việc lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản này.
- Chuyển giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán mới.
Đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau:
- Dựa vào biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi chép theo quy định.
- Tổng hợp báo cáo tài chính từ các đơn vị kế toán bị hợp nhất để tạo thành báo cáo tài chính của đơn vị kế toán mới.
- Tiếp nhận và lưu trữ tài liệu kế toán từ các đơn vị bị hợp nhất.
2.4 Công việc kế toán trong việc sáp nhập đơn vị kế toán
Trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán theo Điều 46 của Luật Kế toán 2015, các công việc cần được thực hiện như sau:
Đơn vị kế toán bị sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải tiến hành các công việc sau đây:
- Khóa sổ kế toán, thực hiện kiểm kê tài sản và xác định nợ chưa thanh toán, sau đó lập báo cáo tài chính.
- Bàn giao toàn bộ tài sản và nợ chưa thanh toán, đồng thời lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản này.
- Chuyển giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán nhận sáp nhập.
Đơn vị kế toán nhận sáp nhập phải dựa vào biên bản bàn giao và thực hiện ghi sổ kế toán theo quy định.
2.5 Công việc kế toán trong việc chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu
Trong trường hợp chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu theo Điều 47 của Luật Kế toán 2015, các công việc cần được thực hiện như sau:
Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu phải tiến hành các công việc sau đây:
- Khóa sổ kế toán, thực hiện kiểm kê tài sản và xác định nợ chưa thanh toán, sau đó lập báo cáo tài chính.
- Bàn giao toàn bộ tài sản và nợ chưa thanh toán, đồng thời lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản này.
- Chuyển giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán sau chuyển đổi.
Đơn vị kế toán sau chuyển đổi phải dựa vào biên bản bàn giao và thực hiện mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định.
2.6 Công việc kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản
Theo quy định tại Điều 48 của Luật Kế toán 2015, đơn vị kế toán trong trường hợp giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải tiến hành các công việc sau:
- Khóa sổ kế toán, tiến hành kiểm kê tài sản, xác định các khoản nợ chưa thanh toán và lập báo cáo tài chính.
- Mở sổ kế toán để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến quá trình giải thể hoặc chấm dứt hoạt động.
- Sau khi hoàn tất các xử lý, bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc cho tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này.
Trong trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản, Tòa án sẽ chỉ định người thực hiện các công việc kế toán được nêu tại khoản 1 Điều này.
3. Ghi sổ kế toán và trình bày báo cáo tài chính sau khi chia tách công ty
Ghi sổ kế toán và trình bày báo cáo tài chính sau khi chia tách công ty là một quá trình quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Theo Điều 105 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp bị chia tách phải khóa sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính đúng quy định. Các doanh nghiệp mới thành lập từ việc chia tách phải ghi nhận chính xác số dư tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu từ doanh nghiệp cũ, tuân thủ nguyên tắc không điền số dư đầu kỳ, và trình bày số liệu một cách rõ ràng và minh bạch trong các báo cáo tài chính đầu tiên của mình.
Theo Điều 105 Thông tư 200/2014/TT-BTC, sau khi một doanh nghiệp chia tách thành nhiều doanh nghiệp mới có tư cách pháp nhân, doanh nghiệp bị chia tách phải thực hiện khóa sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.
Trong kỳ kế toán đầu tiên sau chia tách, doanh nghiệp mới phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
Sổ kế toán phản ánh tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp:
- Số dư tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu từ sổ kế toán của doanh nghiệp cũ được ghi nhận là số phát sinh trên sổ kế toán của doanh nghiệp mới.
- Số dư đầu kỳ trên sổ kế toán mới không được điền.
Bảng Cân đối kế toán:
- Số dư tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu kế thừa từ doanh nghiệp cũ trước khi chuyển đổi được ghi nhận là số phát sinh của doanh nghiệp mới và trình bày trong cột “Số cuối năm”. Cột “Số đầu năm” không có số liệu.
Báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
- Chỉ báo cáo số liệu từ thời điểm chuyển đổi đến cuối kỳ báo cáo đầu tiên trong cột “Kỳ này”. Cột “Kỳ trước” không có số liệu.
4. Cách lập báo cáo tài chính của đơn vị kế toán
Việc lập báo cáo tài chính của đơn vị kế toán theo Luật Kế toán 2015 bao gồm việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán năm, dựa trên số liệu đã khóa sổ kế toán. Báo cáo phải được lập theo đúng nội dung, phương pháp và đảm bảo sự nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, và phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Theo khoản 2 Điều 29 của Luật Kế toán 2015, việc lập báo cáo tài chính của đơn vị kế toán được quy định như sau:
- Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; nếu pháp luật yêu cầu lập báo cáo theo kỳ kế toán khác, đơn vị kế toán phải tuân theo quy định đó.
- Việc lập báo cáo tài chính phải dựa trên số liệu sau khi đã khóa sổ kế toán. Đơn vị kế toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc hợp nhất dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc.
- Báo cáo tài chính phải được lập theo đúng nội dung, phương pháp và phải đảm bảo sự nhất quán giữa các kỳ kế toán; nếu có sự khác biệt trong trình bày báo cáo tài chính giữa các kỳ, cần phải thuyết minh rõ lý do.
- Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Những người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định pháp luật.
Kế toán chia tách công ty không chỉ là một quy trình về số liệu mà còn định hình tương lai công ty. Hy vọng qua bài viết này, quý khách sẽ có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về công việc này và áp dụng kiến thức vào thực tiễn. Để biết thêm thông tin chi tiết và được tư vấn, hãy liên hệ với AZTAX ngay hôm nay.
