Kế toán cây xăng cần làm những gì? Thắc mắc này xảy ra không ít đối với các kế toán đang chuẩn bị bước vào lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc cụ thể của kế toán cây xăng cần làm thông qua bài viết dưới đây.
1. Đặc thù riêng của kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu
Kế toán của các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu là một lĩnh vực đặc biệt phức tạp với những đặc điểm riêng biệt:
- Xăng dầu là một loại hàng hóa đặc biệt, không chỉ đòi hỏi thanh toán cho nhà cung cấp mà còn gồm các chi phí phụ trợ như chi phí vận chuyển và bảo quản. Vì vậy, việc phân bổ chi phí mua hàng cụ thể cho từng lô hàng là điều cần thiết đối với doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp không chỉ cung cấp xăng dầu cho khách hàng tại một địa điểm mà còn mở rộng ra các cây xăng kinh doanh khác.
- Doanh nghiệp xăng dầu phải tuân thủ các quy định đặc biệt về lệ phí xăng dầu mà nhà nước quy định, điều này làm cho họ khác biệt so với các doanh nghiệp khác.
- Các công ty xăng dầu thường tiến hành hoạt động nhập khẩu xăng dầu từ các cơ sở khác hoặc từ nước ngoài để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng.
2. Kế toán xăng dầu cần làm những gì?
Quy trình kế toán cơ bản cho cửa hàng xăng dầu là trụ cột của việc quản lý kinh doanh, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc ghi nhận, theo dõi, và kiểm soát tài chính. Dưới đây là một mô tả chi tiết về quy trình này:
Ghi Nhận Hóa Đơn Nhập Xăng Dầu
- Tạo hóa đơn nhập hàng với thông tin chi tiết về số lượng, loại xăng, giá cả và các chi phí liên quan.
- Kiểm tra kỹ thuật và chất lượng xăng dầu để đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn an toàn và chất lượng.
Ghi Nhận Hóa Đơn Bán Hàng
- Tạo hóa đơn bán hàng với thông tin về số lượng xăng, giá bán, thuế và tổng cộng.
- Ghi chú thông tin về khách hàng và phương tiện giao hàng (nếu cần).
Quản Lý Kho Xăng Dầu
- Theo dõi tồn kho xăng dầu định kỳ để đảm bảo không có mất mát không đáng kể và cập nhật thông tin về tồn kho hiện tại.
Kiểm Soát Thu Chi
- Ghi nhận mọi chi phí kinh doanh như tiền lương, vận chuyển, và bảo dưỡng thiết bị.
- Ghi chép các khoản thuế và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế.
Ghi Nhận Thuế và Các Kỳ Báo Cáo Thuế
- Chuẩn bị và nộp các báo cáo thuế theo quy định của cơ quan thuế địa phương.
- Ghi chép các khoản thuế đã nộp và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định.
Thực Hiện Kiểm Kê Kỳ Tài Sản
- Kiểm kê định kỳ về tài sản để đảm bảo sự khớp lệnh và phát hiện sớm các vấn đề.
Lập Bảng Cân Đối Kế Toán
- Tổng hợp thông tin từ các giao dịch kế toán để tạo bảng cân đối kế toán và đảm bảo tính chính xác.
Bảo Dưỡng Hệ Thống Kế Toán
- Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống kế toán định kỳ để đảm bảo tính ổn định và hiệu suất.
Quản Lý Nguồn Nhân Lực
- Ghi chép thông tin về nhân viên và các khoản chi trả liên quan đến tiền lương và phúc lợi.
- Đảm bảo tuân thủ quy định lao động và bảo vệ quyền lợi của nhân viên.
Quản Lý Công Nợ và Công Nợ Phải Trả
- Theo dõi công nợ từ khách hàng và đảm bảo thu đúng hạn.
- Ghi nhận thông tin về công nợ phải trả và thanh toán đúng thời hạn.
Đối Soát Ngân Hàng
- Kiểm tra đối soát các giao dịch ngân hàng để đảm bảo sự khớp lệch và độ chính xác.
Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh
- Lập và phân tích báo cáo kết quả kinh doanh để theo dõi hiệu suất tài chính và đưa ra quyết định chiến lược.
Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật
- Đảm bảo tuân thủ mọi quy định pháp luật liên quan đến ngành nghề và hoạt động kinh doanh.
Đào Tạo và Phát Triển Nhân Sự
- Xây dựng chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và hiểu biết của nhân viên.
Đánh Giá và Đề Xuất Cải Tiến
- Đánh giá định kỳ về quy trình kế toán và đề xuất cải tiến để tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả.
Quy trình này không chỉ đảm bảo sự minh bạch trong tài chính mà còn quan trọng cho việc quản lý chất lượng dịch vụ và tăng cường khả năng cạnh tranh. Điều này giúp cửa hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì sự bền vững trong kinh doanh.
3. Công việc của kế toán xăng dầu
Các công việc chính của kế toán tại công ty kinh doanh xăng dầu bao gồm:
- Theo dõi và báo cáo tiền quỹ của trạm xăng dầu
- Báo cáo công nợ khách hàng hàng tuần
- Báo cáo công nợ sớm trễ theo tuý
- Kiểm tra báo cáo bán hàng, xuất nhập tồn, hóa đơn, công nợ so với thực tế bán tại trạm
- Kiểm tra tính hợp lý của chứng từ thu chi của trạm
- Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của trạm vào phần mềm Fast, bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu thu/chi, báo nợ/báo có ngân hàng, và mua hàng hóa, dịch vụ,…
- Thực hiện các công việc đóng sổ cuối tháng, bao gồm kiểm tra và chốt số liệu tồn kho, công nợ,… của trạm
- Hướng dẫn và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh và các công việc tại trạm
- Lưu trữ và sắp xếp hợp đồng, báo cáo bán hàng kỳ đổi giá và các chứng từ liên quan
- Các công việc khác theo yêu cầu
- Báo cáo trực tiếp cho trưởng nhóm kế toán trạm/Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ thu chi của các cửa hàng xăng dầu
- Nhập liệu và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của cửa hàng xăng dầu
- Theo dõi và hạch toán doanh thu, sản lượng, tính giá vốn hàng hóa
- Xuất hóa đơn bán hàng theo đúng mẫu và quy định của nhà nước
- Viết hóa đơn GTGT
- Thu chi tiền mặt
- Lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất
- Nhập chứng từ lên hệ thống sổ sách kế toán
- Báo cáo thuế GTGT theo tháng/quý, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng/quý
- Tính lương theo tháng, tính thuế TNCN theo tháng/quý
- Tạm tính thuế TNDN
- Quyết toán thuế TNCN, quyết toán thuế GTGT nếu có đối tượng không chịu thuế
4. Hướng dẫn tổng hợp kế toán công ty xăng dầu
4.1 Kế toán mua xăng dầu
Khi nhập khẩu xăng dầu
Nếu sử dụng xăng dầu nhập khẩu cho mục đích sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, chi phí phải chịu thuế GTGT được khấu trừ, ghi:
- Nợ TK 152, 156…
- Có TK 112, 131…
- Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)
- Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
Đồng thời, phản ánh số tiền thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, ghi:
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Trong trường hợp không chịu thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT phải nộp trực tiếp cho xăng dầu nhập khẩu dùng vào sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, kế toán ghi:
- Nợ TK 152, 156…
- Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Khi mua xăng dầu trong nước
Nếu xăng dầu được mua trong nước và sử dụng cho sản xuất hoặc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và chịu thuế GTGT khấu trừ, kế toán ghi như sau:
- Nợ TK 152, 156, 641, 642 (bao gồm giá mua có phí xăng dầu)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT đã được khấu trừ
- Có TK 112, 331… (Tổng giá thanh toán).
Nếu xăng dầu mua trong nước được sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và không chịu thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT phải nộp trực tiếp, và mua xăng dầu dùng cho hoạt động chiếu sáng công cộng, kế toán ghi như sau:
- Nợ TK 152, 156, 641, 642… (Tổng giá thanh toán)
- Có TK 112, 331… (Tổng giá thanh toán)
4.2 Kế toán doanh thu bán xăng dầu và phí xăng dầu
4.2.1 Đơn vị bán xăng dầu nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Đối với các đơn vị bán xăng dầu, thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước, quy trình kế toán sẽ như sau: Khi bán xăng dầu, doanh thu sẽ được ghi nhận dựa trên giá bán chưa bao gồm thuế GTGT và phí xăng dầu. Các khoản phí xăng dầu cần nộp vào ngân sách nhà nước sẽ được phản ánh tách biệt.
Đối với các đơn vị bán xăng dầu, thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và không phải nộp phí xăng dầu, quy trình kế toán sẽ như sau: Khi bán xăng dầu, doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận dựa trên giá bán đã bao gồm phí xăng dầu, nhưng không bao gồm thuế GTGT.
4.2.2 Đơn vị bán xăng dầu nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Đối với đơn vị bán xăng dầu thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và cũng nằm trong danh sách nộp phí xăng dầu, quy trình kế toán sẽ như sau: Khi bán xăng dầu, doanh thu sẽ được ghi nhận dựa trên giá bán đã bao gồm thuế GTGT và phí xăng dầu cần nộp vào ngân sách nhà nước.
Đối với đơn vị bán xăng dầu thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và không nằm trong danh sách nộp phí xăng dầu, quy trình kế toán sẽ là phản ánh doanh thu bán hàng dựa trên tổng giá thanh toán từ khách hàng.
4.2.3 Đối với đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu xăng dầu
Khi đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu xăng dầu xuất xăng dầu trả cho đơn vị ủy thác nhập khẩu, quy trình kế toán sẽ là:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu) để ghi nhận số tiền mà đơn vị uỷ thác nhập khẩu phải trả cho bạn.
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (Chi tiết phí xăng dầu) để ghi nhận số tiền phí xăng dầu bạn phải nộp vào ngân sách nhà nước.
- Có TK 156 – Hàng hóa để ghi nhận số tiền hàng hóa (xăng dầu) bạn đã xuất cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu.
4.2.4 Trường hợp bán xăng dầu thông qua các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
Ở đơn vị giao hàng đại lý, khi xuất xăng dầu cho các đại lý, chúng ta cần lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Dưới đây là cách ghi chứng kế toán:
- Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán để ghi nhận số lượng xăng dầu đã xuất cho các đại lý.
- Có TK 155 và TK 156 để ghi nhận giá trị hàng hóa và chi phí liên quan đến việc gửi hàng đi bán.
Trong trường hợp đơn vị giao hàng đại lý thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, và cũng nằm trong danh sách nộp phí xăng dầu, khi nhận Bảng kê hóa đơn bán ra của xăng dầu bán qua đại lý đã tiêu thụ do các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng lập gửi về, chúng ta cần thực hiện ghi chứng kế toán như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131 để ghi nhận doanh thu bán hàng.
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp để ghi nhận số tiền thuế GTGT cần nộp.
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (Chi tiết phí xăng dầu) để ghi nhận số tiền phí xăng dầu cần nộp vào NSNN.
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng để phản ánh tổng doanh thu từ việc bán hàng.
Trong trường hợp đơn vị giao hàng đại lý thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, và không nằm trong danh sách nộp phí xăng dầu, khi nhận Bảng kê hóa đơn bán ra của xăng dầu bán qua đại lý đã tiêu thụ do các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng lập gửi về, chúng ta cần thực hiện ghi chứng kế toán như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131 để ghi nhận doanh thu bán hàng.
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp để ghi nhận số tiền thuế GTGT cần nộp.
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng để phản ánh tổng doanh thu từ việc bán hàng
4.2.5 Đối với xăng dầu sử dụng nội bộ ở đơn vị thuộc đối tượng nộp phí xăng dầu
Khi xuất xăng dầu để sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và đối tượng này phải chịu phí xăng dầu và thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chúng ta có thể ghi chứng kế toán như sau:
- Nợ TK 627, 641, 642… (giá vốn xăng dầu và phí xăng dầu phải nộp) để ghi nhận chi phí liên quan đến việc sử dụng xăng dầu.
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (Chi tiết phí xăng dầu) để ghi nhận số tiền phí xăng dầu cần nộp.
- Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Theo giá vốn) để phản ánh doanh thu từ việc sử dụng xăng dầu vào sản xuất, kinh doanh.
4.2.6 Đối với đơn vị không thuộc đối tượng nộp phí xăng dầu
Khi xuất xăng dầu để sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và đối tượng này chịu thuế GTGT, ta ghi chứng kế toán như sau:
- Nợ TK 627, 641, 642… để ghi nhận giá trị xăng dầu xuất ra.
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp để ghi nhận số tiền thuế GTGT cần nộp.
- Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Theo giá vốn) để phản ánh doanh thu từ việc sử dụng xăng dầu vào sản xuất, kinh doanh.
4.2.7 Khi nộp phí xăng dầu vào NSNN
Khi nộp phí xăng dầu vào Ngân sách Nhà nước (NSNN), chúng ta ghi nhận giao dịch bằng các tài khoản sau:
- Nợ TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (Chi tiết phí xăng dầu) để ghi nhận số tiền phí xăng dầu cần nộp.
- Có TK 111 – Tiền mặt hoặc Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng để ghi nhận việc thanh toán phí xăng dầu bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng.
4.2.8 Khi xuất khẩu xăng dầu
Phản ánh doanh thu bán hàng:
- Nợ TK 112, 131 để ghi nhận số tiền doanh thu từ việc xuất khẩu xăng dầu.
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng để phản ánh tổng doanh thu từ việc xuất khẩu xăng dầu.
Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp:
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng để ghi nhận số tiền doanh thu.
- Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế xuất khẩu) để ghi nhận số tiền thuế xuất khẩu cần nộp.
Số phí xăng dầu được hoàn lại:
- Trong trường hợp số tiền phí xăng dầu được hoàn trùng với lượng xăng dầu xuất khẩu trong cùng năm tài chính, ghi:
- Nợ TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (Chi tiết phí xăng dầu) để ghi nhận số tiền phí xăng dầu được hoàn lại.
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán giảm chi phí kinh doanh hàng xuất khẩu.
- Trong trường hợp số phí xăng dầu được hoàn lại đối với lượng xăng dầu thực tế xuất khẩu năm trước, ghi:
- Nợ TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (Chi tiết phí xăng dầu) để ghi nhận số tiền phí xăng dầu được hoàn lại.
- Có TK 811 – Các khoản thu nhập bất thường để phản ánh vào thu nhập bất thường của các năm.
Khi nhận được tiền do NSNN hoàn phí xăng dầu:
- Nợ TK 111, 112 để ghi nhận số tiền tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (Chi tiết phí xăng dầu) để ghi nhận số tiền phí xăng dầu được hoàn lại từ NSNN.
5. Dịch vụ kế toán thuế cho cây xăng AZTAX
Chào mừng bạn đến với dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp dành cho các cây xăng tại AZTAX. Chúng tôi hiểu rằng ngành kinh doanh xăng dầu đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Với đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng, AZTAX cam kết mang đến cho bạn giải pháp kế toán thuế tối ưu, giúp bạn tập trung vào việc phát triển kinh doanh mà không phải lo lắng về các vấn đề tài chính và pháp lý.
Lợi ích khi sử dụng Dịch vụ Kế toán Thuế cho Cây Xăng tại AZTAX:
- Chính xác và minh bạch: Chúng tôi đảm bảo mọi giao dịch và số liệu kế toán được ghi nhận chính xác và minh bạch, tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Với dịch vụ trọn gói, bạn không cần phải lo lắng về chi phí phát sinh hay mất thời gian cho các công việc kế toán phức tạp.
- Tuân thủ quy định pháp luật: AZTAX luôn cập nhật kịp thời các quy định mới nhất về thuế và kế toán trong ngành xăng dầu, đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn hoạt động hợp pháp.
- Tư vấn chuyên sâu: Chúng tôi cung cấp các giải pháp tư vấn chuyên sâu về tài chính và thuế, phù hợp với tình hình kinh doanh và mục tiêu phát triển của cây xăng của bạn.
- Báo cáo tài chính định kỳ: Chúng tôi sẽ lập và gửi báo cáo tài chính định kỳ, giúp bạn nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác.
Kế toán cây xăng cần làm những gì? Các bước kế toán cần thực hiện cho cây xăng là một vấn đề quan trọng mà AZTAX trình bày rõ trong bài viết trên. Hy vọng thông tin trên đã giúp bạn giải quyết thắc mắc của mình. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc muốn được tư vấn chi tiết hơn, đừng ngần ngại liên hệ ngay với AZTAX để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.
