Kế toán các khoản thu chi trong đơn vị hành chính sự nhiệp

Kế toán các khoản thu chi trong đơn vị HCSN đang đứng ở vị thế hàng đầu. Việc kế toán các khoản doanh thu từ hoạt động tài chính của các đơn vị này đã thu hút sự quan tâm lớn từ các bên liên quan trong thời gian gần đây. Trong bài viết dưới đây, AZTAX sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến kế toán các khoản thu chi trong đơn vị HCSN.

1. Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Kế toán hành chính sự nghiệp đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc quản lý ngân sách nhà nước của các tổ chức hành chính. Đây là bản đồ chi tiết của các hoạt động tài chính, kinh tế, được sử dụng để điều hành và quản lý mọi khía cạnh của hoạt động của tổ chức.

Vai trò của kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp vô cùng quan trong bao gồm:

• Tuân thủ chặt chẽ quy định và tiêu chuẩn về kế toán hành chính được Nhà nước ban hành.
• Thực hiện quản lý tài chính, kinh tế và tăng cường kiểm soát, quản lý tài sản công và chi quỹ Ngân sách nhà nước.
• Nâng cao chất lượng công việc và quản lý của đơn vị hành chính.
• Đảm bảo sự thống nhất về nội dung và phương pháp với chế độ kế toán hiện hành cũng như yêu cầu quản lý của Nhà nước.

2. Nhiệm vụ của kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Kế toán có trách nhiệm chặt chẽ kiểm soát và giám sát chấp hành các quy định về kỷ luật thu nộp ngân sách và thanh toán, cũng như các chính sách của Nhà nước. Đồng thời, họ cũng phải giám sát tình hình chấp hành dự toán thu chi và các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo tiêu chuẩn của Nhà nước.

Ngoài ra, kế toán phải thu thập và xử lý thông tin về nguồn kinh phí tài trợ và được cấp, cũng như các khoản thu phát sinh và các khoản kinh phí tại đơn vị. Họ cũng cần lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định của pháp luật, cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc xây dựng định mức chi tiêu và dự toán.

Để thực hiện công việc quản lý kinh tế tài chính hiệu quả, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cần thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:

• Ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác về tình hình sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, cũng như tình hình sản xuất kinh doanh.
• Kiểm soát và theo dõi tình hình thực hiện dự toán thu chi, tiêu chuẩn của Nhà nước, đồng thời kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và chấp hành các chính sách của Nhà nước.
• Theo dõi và kiểm soát việc phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, đồng thời theo dõi thực hiện dự toán và quyết toán của các đơn vị này.
• Lập và nộp báo cáo tài chính đúng hạn theo quy định cho các cơ quan quản lý và cơ quan tài chính.
• Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết để xây dựng kế hoạch dự toán, định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí tại đơn vị.

3. Nội dung của kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán trong đơn vị  hành chính sự nghiệp bao gồm các nội dung chính sau:

Kế toán tiền và vật tư

• Ghi nhận tình hình giao nhận dự toán, thu chi Ngân sách Nhà nước;
• Theo dõi tăng giảm vật tư và xử lý nguồn kinh phí đã nhận trong kỳ.

Kế toán tài sản cố định

Kế toán tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm việc hạch toán các giao dịch liên quan như mua sắm, cấp phát, tính hao mòn và thanh lý tài sản. Đặc biệt, phương pháp tính hao mòn tài sản cố định khác biệt so với doanh nghiệp thông thường, bao gồm:

• Trong doanh nghiệp, khấu hao được tính hàng tháng (1 lần/tháng vào cuối mỗi tháng).
• Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, hao mòn được tính hàng năm (1 lần/năm vào cuối mỗi năm)

Kế toán các khoản thu

Kế toán các khoản thu thể hiện sự khác biệt trong việc hạch toán giữa đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và đơn vị hành chính có hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, các khoản thu được ghi nhận sử dụng tài khoản 511, trong khi đó, trong các doanh nghiệp, các khoản phải thu sẽ được ghi nhận bằng tài khoản 131.

Kế toán về các khoản tiền lương và bảo hiểm

Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm bao gồm việc hạch toán các giao dịch liên quan đến tính và chi trả lương, cũng như việc khấu trừ các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo quy định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Kế toán các khoản phải trả

Kế toán các khoản phải trả bao gồm chi trả cho các đối tượng trong đơn vị hành chính sự nghiệp như nhà cung cấp, học sinh sinh viên và một số đối tượng khác.

Kế toán các nguồn kinh phí

Kế toán các nguồn kinh phí thực hiện bút toán nhận dự toán từ Ngân sách Nhà nước, tăng các loại nguồn kinh phí như nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, và các loại nguồn khác.

Kế toán các nguồn kinh phí kinh doanh

Để hiểu rõ nguồn kinh phí sản xuất kinh doanh của các đơn vị hành chính sự nghiệp, bạn cần phải xác định nguồn gốc của chúng và cách thức sử dụng một cách hiệu quả. Khác biệt trong việc hạch toán nguồn kinh phí kinh doanh giữa các đơn vị hành chính và các doanh nghiệp cũng là một điểm quan trọng cần được nhấn mạnh.

Kế toán các khoản chi

Kế toán các khoản chi đòi hỏi nhận diện sự khác biệt giữa các loại chi phí như chi cho hoạt động thường xuyên, chi không thường xuyên, chi dự án và chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hợp lý để sử dụng các nguồn kinh phí đó.

Kế toán các khoản doanh thu

Mục đích chính của kế toán các khoản doanh thu là ghi nhận và phản ánh chính xác các khoản doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị hành chính sự nghiệp.

kế toán các khoản chi phí

Kế toán chi phí bao gồm việc ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đơn vị hành chính sự nghiệp như: lương, tiền công, phụ cấp, mua nguyên vật liệu sản xuất, chi phân bổ dụng cụ và thiết bị sản xuất, chi phí hao mòn tài sản cố định,…

Kế toán các bút toán kết chuyển tại cuối kỳ

Kế toán kết chuyển cuối kỳ bao gồm xử lý các dự toán, nguồn kinh phí và chi phí vào cuối kỳ kế toán năm.

Kế toán quản lý các sổ sách và báo cáo tài chính

Quản lý sổ sách và báo cáo tài chính nhằm định rõ các loại sổ sách cần được tạo ra vào cuối kỳ kế toán năm và mục đích của từng loại sổ sách; lập các báo cáo tài chính cần thiết để cung cấp thông tin cho các bên trong và bên ngoài tổ chức.

4. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán cho các đơn vị hành chính sự nghiệp

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 12/2017/TT-BTC, hệ thống tài khoản kế toán được phân loại như sau:

a) Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Tài khoản trong bảng dùng để kế toán tình hình tài chính (gọi tắt là kế toán tài chính), áp dụng cho tất cả các đơn vị, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.

b) Loại tài khoản ngoài bảng gồm tài khoản loại 0, được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước (TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước, theo niên độ (năm trước, năm nay, năm sau (nếu có)) và theo các yêu cầu quản lý khác của ngân sách nhà nước.

c) Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng: nguồn ngân sách nhà nước cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch toán các tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước và niên độ phù hợp.

Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán được chia thành tài khoản trong bảng và ngoài bảng. Tài khoản trong bảng (loại 1 đến 9) dùng hạch toán kép, phản ánh tài chính đơn vị, bao gồm tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư hoặc thâm hụt. Tài khoản ngoài bảng (loại 0) dùng hạch toán đơn, liên quan đến ngân sách nhà nước và phải tuân theo mục lục và niên độ ngân sách. Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngân sách nhà nước phải hạch toán cả trong bảng và ngoài bảng theo quy định.

5. Nguyên tắc kế toán tài khoản trong bảng cho đơn vị hành chính sự nghiệp

5.1 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 1 cho đơn vị hành chính sự nghiệp

Tài khoản loại 1 dùng để phản ánh số dư hiện có và biến động của các loại tiền, các khoản đầu tư tài chính, các khoản phải thu, và hàng tồn kho của đơn vị hành chính, sự nghiệp.

Các loại tiền trong đơn vị hành chính sự nghiệp gồm tiền mặt (tiền Việt Nam và ngoại tệ), tiền gửi tại Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước và tiền đang chuyển.

Hàng tồn kho: Bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế, sản phẩm, hàng hóa, và chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ dở dang.

Kế toán vốn bằng tiền:

• Sử dụng đồng Việt Nam, các giao dịch ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
• Khi nhập quỹ hoặc gửi ngoại tệ, quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh.
• Khi xuất quỹ hoặc rút ngoại tệ, quy đổi theo tỷ giá trên sổ kế toán bằng phương pháp bình quân gia quyền di động hoặc giá thực tế đích danh.

Các khoản đầu tư tài chính cần được ghi nhận chi tiết theo từng loại, bao gồm đầu tư ngắn hạn và dài hạn, dựa trên giá thực tế mua (giá gốc).

Khoản phải thu trong đơn vị hành chính sự nghiệp

• Theo dõi chi tiết từng nội dung, đối tượng và lần thanh toán, thường xuyên kiểm tra và đôn đốc thu hồi nợ.
• Lập bảng kê nợ cho khách hàng có giao dịch thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, đối chiếu và có kế hoạch thu hồi.

Phân loại các khoản phải thu:

• Phải thu khách hàng: Từ các giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ.
• Thuế GTGT được khấu trừ: Số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ.
• Phải thu nội bộ: Giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới không có tư cách pháp nhân.
• Tạm chi: Các khoản tạm chi bổ sung thu nhập, dự toán ứng trước từ NSNN và các khoản tạm chi khác.
• Phải thu khác: Lãi đầu tư tài chính, lãi tiền gửi, cổ tức, phí và lệ phí, tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý.

Khoản tạm ứng đề cập đến các khoản phải thu liên quan đến số tiền đã tạm ứng cho người lao động trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Các nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa cần được quản lý chi tiết theo từng loại, từng thứ và từng mặt hàng, để đảm bảo sự khớp đúng giữa giá trị và hiện vật. Mọi đợt nhận hàng đều cần được kiểm tra cẩn thận về cả số lượng và chất lượng.

Trước kỳ kế toán, cần xác định số lượng thực tế của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa tồn kho. Sau đó, thực hiện kiểm tra và so sánh giữa sổ kế toán và sổ kho, đảm bảo sự khớp đúng giữa các số liệu trên sổ kế toán và thực tế tồn kho.

Danh sách tài khoản Loại 1 (15 tài khoản):

• 111: Tiền mặt
• 112: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
• 113: Tiền đang chuyển
• 121: Đầu tư tài chính
• 131: Phải thu khách hàng
• 133: Thuế GTGT được khấu trừ
• 136: Phải thu nội bộ
• 137: Tạm chi
• 138: Phải thu khác
• 141: Tạm ứng
• 152: Nguyên liệu, vật liệu
• 153: Công cụ, dụng cụ
• 154: Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang
• 155: Sản phẩm
• 156: Hàng hóa

5.2 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 2 trong đơn vị hành chính

Tài sản cố định, bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình, cần được ghi nhận một cách đầy đủ và chính xác trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Việc này bao gồm cả việc theo dõi số lượng, giá trị và tình trạng hiện tại của các tài sản cố định hiện có, cũng như các biến động như tăng, giảm và các hoạt động quản lý và sử dụng tài sản. Điều này giúp quản lý đầu tư, mua sắm và sử dụng tài sản một cách hiệu quả.

Trong quá trình kế toán, nguyên tắc ghi nhận theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản cố định là rất quan trọng. Việc này bao gồm việc phản ánh đầy đủ giá trị tài sản cố định theo ba chỉ tiêu: nguyên giá, giá trị hao mòn/khấu hao tích lũy và giá trị còn lại.

Cụ thể, giá trị còn lại của một tài sản cố định có thể tính bằng cách trừ giá trị hao mòn/khấu hao lũy kế từ nguyên giá của tài sản đó.

Đối với việc phân loại tài sản cố định, cần tuân thủ các phương pháp phân loại đã được quy định để phục vụ cho công tác quản lý và báo cáo theo yêu cầu của nhà nước.

Các chi phí liên quan đến việc mua sắm, lắp đặt và chạy thử của tài sản cố định cần được ghi nhận một cách chính xác. Ví dụ, chi phí lắp đặt và chạy thử cần được phản ánh trong tài khoản 241 để tính toán nguyên giá đầy đủ của tài sản mua.

Nếu có các khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ trong các giao dịch kinh tế, đơn vị cần theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản tiền và tài sản liên quan đến các bên đối tác.

Tài khoản loại 2, bao gồm 6 tài khoản như sau:

• Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình
• Tài khoản 213: Tài sản cố định vô hình
• Tài khoản 214: Khấu hao và hao mòn lũy kế của TSCĐ
• Tài khoản 241: Xây dựng cơ bản dở dang
• Tài khoản 242: Chi phí trả trước
• Tài khoản 248: Đặt cọc, ký quỹ, ký cược

5.3 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 3 trong đơn vị hành chính

Loại Tài khoản này ghi nhận các giao dịch thanh toán nợ phải trả giữa đơn vị và các đối tác bên ngoài, như mua bán, cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, thanh toán thuế, chi hộ, thu hộ, tạm thu, ứng trước từ ngân sách, nhận trước chưa ghi thu, cũng như các quỹ đặc thù và các khoản đặt cọc, ký quỹ từ đối tác.

Tất cả các khoản nợ mà đơn vị hành chính, sự nghiệp phải trả đều cần được hạch toán chi tiết theo từng loại nghĩa vụ thanh toán, từng đối tượng, mỗi lần thanh toán cùng với các chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Phải theo dõi các khoản nợ phải trả một cách cẩn thận và thường xuyên kiểm tra để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, hay tình trạng nợ nần kéo dài và khê đọng. Đồng thời, phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về thanh toán, thu nộp Ngân sách, đảm bảo thanh toán đầy đủ và kịp thời các khoản phải nộp và phải trả.

Cần lập bảng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra và xác nhận nợ cho những đối tác mà đơn vị thường xuyên giao dịch và có số dư nợ lớn vào cuối kỳ kế toán. Sau đó, cần có kế hoạch để thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng nợ kéo dài và khê đọng vốn.

Khi một đối tượng đồng thời có nợ phải thu và nợ phải trả đối với đơn vị, sau khi thực hiện việc đối chiếu và xác nhận nợ, có thể lập chứng từ để bù trừ số nợ phải thu với số nợ phải trả. Điều này giúp điều chỉnh và làm sạch các khoản nợ trong sổ sách, tối ưu hóa quản lý tài chính của đơn vị.

Tài khoản loại 3 bao gồm tổng cộng 10 tài khoản, bao gồm:

• 331 – Phải trả cho người bán
• 332 – Các khoản phải nộp theo lương
• 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
• 334 – Phải trả cho người lao động
• 336 – Phải trả nội bộ
• 337 – Các khoản tạm thu
• 338 – Phải trả các khoản khác
• 348 – Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược
• 353 – Các quỹ đặc thù
• 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu

5.4 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 4 trong đơn vị hành chính

Loại tài khoản này đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh số liệu hiện có và biến động của tài khoản nguồn của doanh nghiệp. Tài khoản nguồn của doanh nghiệp bao gồm nguồn vốn kinh doanh, chênh lệch tỷ giá hối đoái, thặng dư (hoặc thâm hụt) lũy kế, các quỹ và nguồn cải cách tiền lương.

Nguồn vốn kinh doanh là tổng hợp từ các đóng góp của các tổ chức và cá nhân, bao gồm cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Điều quan trọng là ghi nhận theo số tiền thực tế mà họ đã đóng góp, không phải là số cam kết hoặc số phải thu từ các bên góp vốn.

Các quỹ thường được thiết lập khi có sự chênh lệch giữa thu nhập và chi phí (thặng dư) từ các hoạt động, trừ khi có các quy định pháp lý khác.

Loại tài khoản 4 bao gồm 5 tài khoản như sau:

• Tài khoản 411: Nguồn vốn kinh doanh
• Tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái
• Tài khoản 421: Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
• Tài khoản 431: Các quỹ
• Tài khoản 468: Nguồn cải cách tiền lương

5.5 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 5 trong đơn vị hành chính

Loại tài khoản này chịu trách nhiệm phản ánh số liệu hiện có và sự biến động của các khoản thu và doanh thu của doanh nghiệp. Đây bao gồm thu nhập từ các nguồn như thu hoạt động do Nhà nước cấp, các khoản viện trợ, vay nợ từ nước ngoài, thu phí được khấu trừ hoặc để lại theo quy định, cũng như doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và dịch vụ, và từ hoạt động tài chính.

Để báo cáo đầy đủ, doanh nghiệp cần ghi nhận toàn bộ các khoản thu và doanh thu phát sinh tại đơn vị, kèm theo số chi phí tương ứng. Đối với các khoản thu từ ngân sách Nhà nước, viện trợ, và vay nợ nước ngoài, phải tuân thủ các quy định về quyết toán ngân sách theo mục lục ngân sách nhà nước.

Cụ thể, các khoản thu và doanh thu phát sinh tại đơn vị bao gồm:

• Thu từ hoạt động do Ngân sách Nhà nước cấp, bao gồm cả các khoản cấp thường xuyên và không thường xuyên, và các khoản thu hoạt động khác được giao dự toán và yêu cầu phải quyết toán theo mục lục ngân sách nhà nước.
• Thu từ viện trợ không hoàn lại, và vay nợ nước ngoài.
• Thu từ việc thu phí được khấu trừ và để lại theo quy định pháp luật về phí và lệ phí.
• Doanh thu từ hoạt động tài chính.
• Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và dịch vụ.

Tài khoản loại 5 gồm 5 tài khoản cụ thể:

• Tài khoản 511: Thu hoạt động do NSNN cấp.
• Tài khoản 512: Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài.
• Tài khoản 514: Thu phí được khấu trừ, để lại.
• Tài khoản 515: Doanh thu tài chính.
• Tài khoản 531: Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ.

5.6 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 6 trong đơn vị hành chính

Chi phí là những khoản chi tiêu ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai, bất kể đã chi tiền hay chưa. Đây là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế của doanh nghiệp.

Loại tài khoản này được sử dụng để phản ánh các khoản chi của doanh nghiệp, bao gồm chi hoạt động (bao gồm cả thường xuyên và không thường xuyên), chi viện trợ và vay nợ từ nước ngoài, chi quản lý từ hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ, chi tài chính, chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí (hay còn gọi là chi chưa xác định nguồn), và giá vốn của hàng bán.

Việc đảm bảo sự thống nhất giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết là rất quan trọng. Các tài khoản chi phí không có số dư, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả cuối cùng.

Loại tài khoản 6 bao gồm 7 tài khoản:

• Tài khoản 611: Chi phí hoạt động
• Tài khoản 612: Chi phí từ nguồn viện trợ và vay nợ nước ngoài
• Tài khoản 614: Chi phí hoạt động thu phí
• Tài khoản 615: Chi phí tài chính
• Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
• Tài khoản 642: Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ
• Tài khoản 652: Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí

5.7 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 7 trong đơn vị hành chính

Thu nhập khác là các khoản thu nhập không phát sinh thường xuyên, không ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp mà chưa được ghi nhận trong loại tài khoản thu (loại 5).

Trong trường hợp các khoản thu nhập khác thuộc diện phải nộp thuế cho Ngân sách Nhà nước (NSNN), doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ với NSNN theo quy định của Luật thuế.

Loại tài khoản 7 chỉ bao gồm một tài khoản:

• Tài khoản 711: Thu nhập khác.

5.8 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 8 trong đơn vị hành chính

Loại tài khoản này được sử dụng để phản ánh các khoản chi phí khác ngoài các khoản chi đã được ghi nhận trong tài khoản loại 6. Đây bao gồm các chi phí liên quan đến các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động thông thường của doanh nghiệp, cũng như các khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tài khoản loại này chỉ ghi nhận các khoản chi phí trong kỳ, cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang Tài khoản 911 “Xác định kết quả”, và không có số dư cuối kỳ.

Loại tài khoản 8 bao gồm 2 tài khoản:

• Tài khoản 811: Chi phí khác
• Tài khoản 821: Chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

5.9 Nguyên tắc kế toán tài khoản loại 9 trong đơn vị hành chính

Tài khoản loại 9 đóng vai trò rất quan trọng trong việc phản ánh đầy đủ và chính xác kết quả của tất cả các hoạt động trong kỳ kế toán, tuân thủ đúng quy định của chính sách tài chính hiện hành.

Đến cuối năm, doanh nghiệp cần tiến hành tính toán và xác định kết quả của mỗi hoạt động phát sinh trong năm. Việc xử lý kết quả hoạt động phải tuân thủ đúng quy định của quy chế tài chính.

Tài khoản loại 9 chỉ có một tài khoản:

• Tài khoản 911: Xác định kết quả

6. Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107

Các định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107:

Rút tiền gửi Kho bạc, ngân hàng về quỹ tiền của đơn vị:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi kho bạc, ngân hàng

Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động:

• Khi rút tạm ứng dự toán:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt
  • Có TK 337 – Tạm thu (3371)
  • Ngoài ra, ghi:
  • Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221)
• Chi trực tiếp từ quỹ tiền mặt tạm ứng thuộc ngân sách nhà nước:
  • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
  • Có TK 111 – Tiền mặt
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
  • Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp
• Xuất tiền mặt tạm ứng cho lao động:
  • Nợ TK 141 – Tạm ứng
  • Có TK 111 – Tiền mặt
  • Khi lao động thanh toán tạm ứng:
  • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
  • Có TK 141 – Tạm ứng
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
  • Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp
• Thanh toán bằng tiền mặt các khoản phải trả:
  • Nợ các TK 331, 332, 334…
  • Có TK 111 – Tiền mặt
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
  • Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp
• Ứng trước các khoản cho nhà cung cấp:
  • Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
  • Có TK 111 – Tiền mặt
  • Khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp:
  • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
  • Có TK 331 – Phải trả cho người bán
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
  • Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp
• Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với ngân sách Nhà nước:
  • Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm)
  • Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương)

Khi thu lệ phí, phí:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 337 – Tạm thu (3373)
• Hoặc có TK 138 – Phải thu khác (1383)

Thu khoản phải thu khách hàng:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng

Thu hồi khoản tạm ứng cho lao động:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 141 – Tạm ứng

Thu hồi nợ phải thu nội bộ:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 136 – Phải thu nội bộ

Phát hiện quỹ thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 338 – Phải trả khác (3388)

Lãi từ đầu tư trái phiếu, cổ tức và các khoản đầu tư khác:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1382)
• Hoặc có TK 515 – Doanh thu tài chính

Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ:

• Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
  • Có TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh với giá chưa có thuế GTGT
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
• Doanh thu bao gồm cả thuế:
  • Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước

Khi đơn vị vay tiền:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 338 – Phải trả khác (3382)

Nhận vốn góp từ các nhân, tổ chức:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

Bệnh nhân đặt tiền trước khi khám chữa tại viện, khách đặt tiền trước khi mua hàng hóa:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng

Nhận ký quỹ, đặt cọc, ký cược:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 348 – Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược

Nhận lại tiền đơn vị đã ký quỹ, đặt cọc, ký cược:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 248 – Ký cược, ký quỹ, đặt cọc

Phát sinh khoản thu hộ:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 338 – Phải trả khác (3381)

Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định:

• Nhượng bán tài sản cố định để lại đơn vị:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
  • Có TK 711 – Thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế GTGT)
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có)
• Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phải nộp lại ngân sách nhà nước:
  • Phản ánh số thu:
    • Nợ TK 111 – Tiền mặt
    • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
    • Có TK 337 – Tạm thu (3378)
  • Phản ánh số chi:
    • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
    • Có TK 111 – Tiền mặt
  • Chênh lệch chi nhỏ hơn thu khi nộp ngân sách:
    • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
    • Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
    • Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
    • Có TK 111 – Tiền mặt
    • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Thu tiền bán hồ sơ mời thầu công trình XDCB bằng tiền ngân sách nhà nước:

• Số thu bán hồ sơ mời thầu:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
  • Có TK 337 – Tạm thu (3378)
• Số chi lễ mở thầu:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
  • Có TK 111 – Tiền mặt
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Chênh lệch chi nhỏ hơn thuế phải nộp ngân sách nhà nước:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
  • Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
• Khi nộp:
  • Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
  • Có TK 111 – Tiền mặt
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Duy trì hoạt động đơn vị bằng hoạt động đấu thầu mua sắm:

• Phát sinh khoản thu từ đấu thầu để duy trì hoạt động đơn vị:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt
  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
  • Có TK 337 – Tạm thu (3378)
• Phát sinh chi phí cho quá trình đấu thầu:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
  • Có TK 111 – Tiền mặt
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Chênh lệch chi nhỏ hơn thu:
  • Nếu chi nhỏ hơn thu:
    • Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
    • Có TK 511 – Thu do ngân sách nhà nước cấp (5118)
  • Nếu chi lớn hơn thu:
    • Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
    • Có TK 111 – Tiền mặt

Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại; không xác định được chủ các khoản nợ phải trả; tiền phạt vì khách vi phạm hợp đồng, thu nợ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi; giản hoàn thuế:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 711 – Thu nhập khác (7118)

Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho:

• Nợ TK 152, 153
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Nếu dùng ngân sách nhà nước, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3371, 3372, 3373)
  • Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632)
  • Có TK 014 – Nguồn phí khấu trừ, để lại

Sau khi mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay:

• Nợ các TK 211, 213
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Dùng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ để mua:
  • Nợ TK 337 – Tạm thu (3371, 3372, 3373)
  • Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631)
  • Có TK 014 – Nguồn phí để lại khấu trừ

Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa để dùng các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT:

• Nợ các TK 152, 153, 156 (không bao gồm thuế)
• Nợ TK 154 – Chi phí dịch vụ dở dang, sản xuất kinh doanh (nếu dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, giá chưa có thuế)
• Nợ các TK 211, 213 (nếu mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

6. Các câu hỏi liên quan về kế toán hành chính sự nghiệp

Những kỹ năng cần có của kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

• Kỹ năng xử lý chứng từ kế toán như lập, kiểm tra và phân loại chúng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Sử dụng chứng từ để nhập vào sổ sách kế toán, cả tổng hợp và chi tiết, thực hiện việc lập báo cáo kế toán tại các tổ chức và đơn vị hành chính sự nghiệp.
• Thành thạo các phần mềm kế toán phổ biến trong lĩnh vực hành chính sự nghiệp.
• Tổng hợp và phân tích số liệu kế toán để hỗ trợ quản trị tài chính tại các tổ chức và đơn vị hành chính sự nghiệp.
• Bên cạnh đó còn có các kỹ năng như giao tiếp, làm việc nhóm, sử dụng ngoại ngữ, soạn thảo văn bản và tin học văn phòng.

Các đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp

• Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu là các tổ chức có thu từ các nguồn khác ngoài ngân sách Nhà nước, như bệnh viện thu viện phí, trường học thu học phí.
• Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần là các tổ chức chủ yếu dựa vào nguồn thu từ ngân sách Nhà nước để trang trải chi phí như Sở Tài chính, các phòng ban huyện, xã.
• Đơn vị hành chính sự nghiệp sản xuất kinh doanh là các tổ chức được cấp kinh phí từ ngân sách Nhà nước và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, như Trung tâm Giống cây trồng tỉnh, huyện.
• Đơn vị hành chính sự nghiệp dự án là các tổ chức sử dụng kinh phí Nhà nước để thực hiện các dự án mang tính chất xã hội như dự án tuyên truyền kế hoạch hóa gia đình của trung tâm y tế.

Kế toán hành chính sự nghiệp có thể chuyển sang làm kế toán tổng hợp được không?

Kế toán tổng hợp đòi hỏi kiến thức rộng và sâu hơn so với kế toán hành chính sự nghiệp. Để chuyển sang vị trí này, bạn cần đáp ứng các tiêu chí cụ thể của nó. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về công việc kế toán tổng hợp.

Trên đây là chi tiết về kế toán các khoản thu chi trong đơn vị HCSN. Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của họ trong việc duy trì sự ổn định tài chính của tổ chức. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp nhất!