Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là giải pháp hiện đại giúp các doanh nghiệp và hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và vận hành, đồng thời cũng đáp ứng yêu cầu minh bạch trong công tác kê khai và nộp thuế. Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng loại hóa đơn này trở thành bắt buộc với nhiều nhóm đối tượng theo quy định mới của pháp luật. Trong bài này, AZTAX sẽ chia sẻ đến bạn những nhóm đối tượng phải sử dụng hóa đợn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 01/6/2025, mời các bạn cùng theo dõi nhé!
1. Từ 01/6/2025, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong những trường hợp nào?
Từ 01/6/2025, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong những trường hợp nào là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm trước những thay đổi mới trong chính sách thuế. Việc áp dụng bắt buộc hình thức hóa đơn này không chỉ nhằm nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, mà còn là bước chuyển quan trọng trong tiến trình hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế.
Theo quy định mới tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực kể từ ngày 01/6/2025), các đối tượng bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử được phát hành từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế bao gồm:
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên theo quy định tại khoản 1 Điều 51, khoản 2 Điều 90 và khoản 3 Điều 91 của Luật Quản lý thuế năm 2019; đồng thời, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cũng thuộc diện này. Các điểm bán lẻ như trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ các mặt hàng như ô tô, mô tô, xe máy và các phương tiện cơ giới khác) đều phải tuân thủ.
- Ngành dịch vụ ăn uống, nhà hàng và khách sạn;
- Lĩnh vực vận tải hành khách, các dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, và các hoạt động văn hóa giải trí như biểu diễn nghệ thuật, chiếu phim, vui chơi giải trí;
- Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác được phân loại theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Về nguyên tắc triển khai, theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn phải được phát hành từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, đảm bảo có thể nhận diện rõ ràng;
- Việc sử dụng chữ ký số là không bắt buộc;
- Các khoản chi sử dụng hóa đơn này (bao gồm bản in, bản sao hoặc tra cứu từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) sẽ được xác định là chi phí hợp pháp khi tính thuế.
Tóm lại, hiện tại việc sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền chưa bắt buộc, nhưng kể từ ngày 01/6/2025, các nhóm đối tượng nêu trên sẽ phải áp dụng bắt buộc loại hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có nội dung gì?
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có nội dung gì là thắc mắc chung của nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh khi bắt đầu áp dụng hình thức hóa đơn mới theo quy định của pháp luật. Việc hiểu rõ các thông tin bắt buộc trên loại hóa đơn này không chỉ giúp đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai thuế mà còn tránh được những sai sót dẫn đến vi phạm hành chính. Trong phần dưới đây, hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền nhé!
Căn cứ theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) thì hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có những nội dung dưới đây:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
…
8. Sửa đổi tên Điều 11 và sửa đổi, bổ sung Điều 11 như sau:
“Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
d) Thời điểm lập hóa đơn;
đ) Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hoá đơn điện tử.
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử được tạo lập từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế cần đảm bảo một số nguyên tắc cụ thể như sau:
- Hóa đơn phải thể hiện rõ ràng rằng nó được in ra từ hệ thống máy tính tiền có tích hợp chức năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế;
- Việc ký số trên hóa đơn không phải là yếu tố bắt buộc trong trường hợp này;
- Mọi khoản chi mua hàng hóa hoặc dịch vụ có sử dụng loại hóa đơn này — dù là bản gốc, bản sao, hoặc thông tin được tra cứu từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế — đều được công nhận là chi phí hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
3. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc phải ký số từ 01/6/2025?
Căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như sau:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ
…
8. Sửa đổi tên Điều 11 và sửa đổi, bổ sung Điều 11 như sau:
“Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
…
2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
b) Không bắt buộc có chữ ký số;
c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
…
Hiện nay, theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế như sau:
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
1. Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
2. Không bắt buộc có chữ ký số;
3. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Như vậy, cả theo quy định đang áp dụng tại Nghị định 123 và quy định mới trong Nghị định 70 (sẽ có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), hóa đơn điện tử phát hành từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không yêu cầu phải có chữ ký số.
4. Thời hạn đăng ký sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền?
Các doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc nhóm phải triển khai bắt buộc cần khẩn trương hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, trước ngày 30/5/2025.
Việc đăng ký đúng thời hạn không chỉ giúp đơn vị chủ động trong việc triển khai, mà còn tạo điều kiện để tiếp cận và làm quen với hệ thống mới, từ đó vận hành hiệu quả, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hằng ngày.
Việc sớm áp dụng hình thức hóa đơn điện tử này cũng là hành động thiết thực đồng hành cùng cơ quan thuế trong việc hướng đến một môi trường thuế minh bạch, chuẩn hóa và công bằng hơn. Đây là bước đi quan trọng, đặt nền móng cho quá trình dần loại bỏ phương pháp tính thuế theo hình thức khoán trong tương lai.
Trong trường hợp không thực hiện hoặc đăng ký trễ, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể bị xử lý theo quy định hiện hành, với các mức phạt hành chính được áp dụng tùy vào tính chất và mức độ vi phạm của từng trường hợp cụ thể.
5. Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt thế nào?
Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ như sau:
Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
…
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;
b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;
c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;
đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;
…
Như vậy, nếu người nộp thuế lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định, có thể bị xử phạt hành chính với mức tiền phạt dao động từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
Lưu ý: Trường hợp vi phạm do tổ chức thực hiện, mức xử phạt sẽ gấp đôi so với cá nhân vi phạm cùng hành vi liên quan đến thuế hoặc hóa đơn, theo quy định của pháp luật hiện hành.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo lộ trình pháp lý, mà còn là bước tiến tất yếu giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh hiện đại hóa hoạt động, minh bạch hóa doanh thu và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Việc chủ động tuân thủ và triển khai đúng quy định sẽ là nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong thời kỳ số hóa. Nếu bạn có điều gì cần thắc mắc nề hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua số Hotline: 0932 383 089 để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhé!
