Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất là thủ tục quan trọng giúp thân nhân người đã mất nhận đầy đủ quyền lợi bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ rút ngắn thời gian giải quyết và đảm bảo quyền lợi về tiền trợ cấp tử tuất, mai táng phí cũng như các chế độ liên quan. Bài viết này AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết các giấy tờ cần thiết, quy trình nộp hồ sơ và những lưu ý quan trọng để quá trình làm thủ tục hưởng chế độ tử tuất diễn ra nhanh chóng, đúng luật và thuận tiện nhất cho người thụ hưởng.
1. Chế độ tử tuất là gì?
Chế độ tử tuất là một trong những quyền lợi quan trọng của người tham gia Bảo hiểm xã hội, nhằm hỗ trợ tài chính cho thân nhân khi người tham gia không may qua đời. Khi đủ điều kiện, người lao động hoặc người thân sẽ được nhận các khoản trợ cấp tương ứng với thời gian đã đóng BHXH và quy định của pháp luật. Mỗi trường hợp sẽ được xét hưởng mức hỗ trợ phù hợp để giảm bớt khó khăn cho gia đình.
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13, chế độ tử tuất hiện bao gồm 3 nhóm trợ cấp chính:
- Trợ cấp mai táng
- Trợ cấp tuất hàng tháng
- Trợ cấp tuất một lần
Ba khoản trợ cấp này tạo thành hệ thống bảo vệ tài chính cho thân nhân người mất, giúp bảo đảm an sinh và hỗ trợ gia đình vượt qua giai đoạn khó khăn.
2. Hồ sở hưởng chế độ tử tuất
Người lao động đang tham gia BHXH, người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng hoặc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH nếu không may qua đời thì đơn vị sử dụng lao động hoặc thân nhân sẽ căn cứ điều kiện pháp luật để chuẩn bị hồ sơ hưởng chế độ tử tuất.
Theo Điều 22 Quyết định 636/QĐ-BHXH, bộ hồ sơ cần có các giấy tờ sau:
- Sổ BHXH của người lao động đang tham gia, đang bảo lưu hoặc đang chờ đủ tuổi hưởng chế độ; hoặc hồ sơ hưởng lương hưu/trợ cấp hằng tháng do cơ quan BHXH quản lý đối với trường hợp người đang hưởng các khoản này bị chết.
- Giấy chứng tử, giấy báo tử, trích lục khai tử hoặc quyết định của Tòa án tuyên bố chết (đã có hiệu lực pháp luật).
- Tờ khai thân nhân theo mẫu 09A-HSB (bản chính).
- Biên bản họp thân nhân theo mẫu 16-HSB đối với trường hợp đủ điều kiện hưởng trợ cấp tuất hằng tháng nhưng lựa chọn hưởng tuất một lần. Nếu chỉ có một người đủ điều kiện hoặc có người đại diện hợp pháp đứng ra lựa chọn hưởng tuất một lần thì không cần biên bản họp.
- Biên bản điều tra tai nạn lao động (TNLĐ) nếu người lao động chết do TNLĐ. Nếu tai nạn giao thông được xác định là TNLĐ thì bổ sung thêm giấy tờ theo Khoản 6 Điều 14. Trường hợp chết do bệnh nghề nghiệp (BNN) cần có bệnh án điều trị BNN.
- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên (bản chính) hoặc Giấy xác nhận khuyết tật mức độ đặc biệt nặng theo Thông tư 37/2012 đối với thân nhân thuộc diện được hưởng trợ cấp tuất hằng tháng.
3. Mẫu tờ khai hưởng chế độ tử tuất Mẫu 09-HSB mới nhất
Căn cứ Phụ lục IV ban hành kèm theo Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025, mẫu 09-HSB – Tờ khai của thân nhân hoặc của tổ chức/cá nhân lo mai táng đã được cập nhật theo quy định mới. Đây là mẫu giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ hưởng chế độ tử tuất, thể hiện đầy đủ thông tin của người mất và thân nhân đề nghị giải quyết chế độ.
4. Hướng dẫn điền tờ khai hưởng chế độ tử tuất
Việc điền tờ khai hưởng chế độ tử tuất là bước quan trọng trong quá trình hoàn thiện hồ sơ để thân nhân được nhận các khoản trợ cấp theo quy định của bảo hiểm xã hội. Mẫu tờ khai yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin về người mất, người thụ hưởng và các điều kiện liên quan, do đó nắm rõ cách ghi từng mục sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng và hạn chế sai sót.
Hướng dẫn kê khai trong Mẫu 09-HSB (theo Phụ lục IV – Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025) được hiểu như sau:
(1) Người thực hiện kê khai trong trường hợp thân nhân đủ điều kiện hưởng trợ cấp tuất một lần là người được các thân nhân ủy quyền theo mẫu 16-HSB để nhận trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất một lần, trợ cấp khu vực một lần (nếu có) và trợ cấp chết do tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp (nếu có).
- Nếu thân nhân thuộc diện hưởng trợ cấp tuất hàng tháng nhưng chưa đủ 15 tuổi hoặc mất/ hạn chế năng lực hành vi dân sự, thì người kê khai là đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật dân sự.
- Nếu thân nhân đủ điều kiện hưởng tuất hàng tháng nhưng lựa chọn hưởng tuất một lần, người kê khai là người được các thân nhân ủy quyền nhận trợ cấp tuất một lần.
- Nếu chỉ có một thân nhân đủ điều kiện hưởng trợ cấp tuất hàng tháng và người này chọn hưởng tuất một lần, thì chính thân nhân đó là người kê khai.
- Trường hợp nhiều thân nhân đủ điều kiện hưởng tuất hằng tháng nhưng đều chưa đủ 15 tuổi hoặc mất/hạn chế năng lực hành vi dân sự, và có một đại diện hợp pháp chung, thì đại diện hợp pháp sẽ là người kê khai và chịu trách nhiệm về lựa chọn hưởng tuất một lần.
- Trường hợp hưởng trợ cấp tuất một lần theo quy định thừa kế, tại mục “Mối quan hệ với người chết” ghi “người thừa kế”; người kê khai là đại diện của các thân nhân trong cùng hàng thừa kế.
(2) Khi kê khai thân nhân, điền theo thứ tự ưu tiên: con; vợ/chồng; cha mẹ ruột; cha mẹ bên vợ/chồng; sau đó đến các thành viên khác mà người mất có trách nhiệm nuôi dưỡng.
Nếu có thân nhân đủ điều kiện hưởng tuất hàng tháng thì phải kê khai nhóm thân nhân này trước.
Nếu thân nhân đã mất, ghi “đã chết tháng… năm…” ở cột “địa chỉ nơi cư trú” và không phải kê khai ngày sinh và các cột thông tin ở phần ngoài cùng bên phải.
(3) Nếu thân nhân đã có số định danh cá nhân, ghi số định danh; nếu chưa có thì ghi số CMND/CCCD/hộ chiếu. Không có số giấy tờ thì được phép để trống.
(4) Ghi rõ thu nhập thực tế hiện có, bao gồm tiền lương, lương hưu, các loại trợ cấp hoặc những nguồn thu nhập khác.
(5) Trường hợp thân nhân suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên, ghi rõ tỷ lệ %. Nếu thuộc diện “thương tật đặc biệt nặng”, ghi: “thương tật 81%”.
(6) Ở cột điều kiện hưởng tuất hàng tháng, ghi “đủ điều kiện” nếu thân nhân đủ tiêu chuẩn hưởng tuất hằng tháng.
Nếu có trên 4 người đủ điều kiện hưởng tuất hằng tháng, các thân nhân phải thống nhất lựa chọn 4 người ưu tiên (đánh số từ 01 đến 04), sau đó mới ghi tiếp các thân nhân còn lại.
(7) Chữ ký hoặc điểm chỉ của người kê khai phải được chứng thực bởi:
- Chính quyền địa phương
- Phòng công chứng
- Trại tạm giam/trại giam (nếu người khai đang chấp hành án)
- Đại sứ quán/cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam (nếu cư trú ở nước ngoài)
Lưu ý: Nếu Tờ khai có từ 2 trang trở lên, các trang phải được đóng dấu giáp lai của cơ quan chứng thực chữ ký.
(8) Nếu các thân nhân thống nhất ủy quyền cho một người đại diện nhận trợ cấp tuất một lần, người đại diện phải ký và ghi rõ họ tên hoặc điểm chỉ theo quy định.
5. Thời hạn làm hồ sơ hưởng chế độ tử tuất
Thời hạn làm hồ sơ hưởng chế độ tử tuất là yếu tố quan trọng giúp thân nhân người lao động kịp thời nhận các khoản trợ cấp theo quy định của BHXH. Việc nộp hồ sơ đúng thời điểm không chỉ đảm bảo quyền lợi mà còn tránh tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian giải quyết.
Căn cứ khoản 10 Điều 26 và khoản 4 Điều 27 Quyết định 636/QĐ-BHXH, thời hạn giải quyết hồ sơ chế độ tử tuất được quy định cụ thể như sau:
Trong vòng 90 ngày kể từ khi người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người tham gia BHXH tự nguyện hoặc người đang hưởng lương hưu, trợ cấp TNLĐ – BNN hằng tháng qua đời, thân nhân phải nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh hoặc cấp huyện nơi chi trả chế độ hoặc nơi người lao động cư trú.
Trong vòng 90 ngày kể từ ngày người lao động đang đóng BHXH bắt buộc bị chết, thân nhân nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động. Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ từ thân nhân, doanh nghiệp có 30 ngày để chuyển toàn bộ hồ sơ đến cơ quan BHXH theo quy định.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH phải giải quyết chế độ và thực hiện chi trả cho thân nhân. Nếu không giải quyết được, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
6. Nộp hồ sơ hưởng chế độ tử tuất ở đâu?
Việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ hưởng chế độ tử tuất giúp thân nhân người lao động rút ngắn thời gian chờ đợi và bảo đảm quyền lợi được giải quyết nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về nơi nộp hồ sơ tử tuất theo quy định mới nhất.
Đơn vị sử dụng lao động hoặc thân nhân người lao động có thể nộp hồ sơ hưởng chế độ tử tuất thông qua một trong các phương thức sau:
- Nộp trực tuyến: Áp dụng với hồ sơ điện tử. Trường hợp có giấy tờ không thể chuyển đổi sang dạng điện tử, đơn vị phải gửi bản giấy đến cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tiếp: Thực hiện tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công các cấp (nếu địa phương có triển khai).
- Nộp qua bưu chính công ích: Hồ sơ được gửi qua hệ thống bưu điện để cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý.
7. Dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ hưởng chế độ tử tuất tại AZTAX
Dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ hưởng chế độ tử tuất tại AZTAX được xây dựng nhằm giúp thân nhân người lao động giảm bớt áp lực trong quá trình chuẩn bị giấy tờ và nộp thủ tục tại cơ quan BHXH. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, AZTAX hỗ trợ trọn gói từ khâu tư vấn điều kiện hưởng, hướng dẫn kê khai mẫu biểu, hoàn thiện hồ sơ đến theo dõi quá trình giải quyết.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội, AZTAX nhận thấy rằng không ít người lao động và thân nhân vẫn chưa nắm rõ các giấy tờ cần có trong hồ sơ hưởng chế độ tử tuất. Việc thiếu sót hoặc kê khai sai thông tin có thể khiến quá trình giải quyết bị kéo dài và ảnh hưởng trực tiếp đến khoản trợ cấp được nhận. Chính vì vậy, AZTAX khuyến nghị bạn sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ chế độ tử tuất để đảm bảo thủ tục được hoàn thiện nhanh chóng và chính xác.
AZTAX sở hữu đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp, am hiểu sâu về quy định BHXH, luôn sẵn sàng đồng hành và mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói. AZTAX – Nền tảng vững chắc cho hành trình phát triển và an tâm của bạn.
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ hưởng chế độ tử tuất không chỉ giúp thân nhân được giải quyết quyền lợi nhanh chóng, mà còn tránh các sai sót dẫn đến kéo dài thời gian xử lý. Hiểu rõ từng giấy tờ cần có, thời hạn nộp hồ sơ và quy trình thực hiện sẽ giúp quá trình làm thủ tục trở nên thuận tiện hơn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc hoàn thiện hồ sơ hoặc cần được hướng dẫn chi tiết hơn, đừng ngần ngại liên hệ AZTAX để được tư vấn và giải đáp kịp thời.
Xem thêm: Cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần
Xem thêm: Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những gì?
