Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn không là thắc mắc phổ biến của nhiều chủ hộ khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Việc nắm rõ quy định về xuất hóa đơn đối với hộ kinh doanh không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp trong kê khai thuế mà còn tránh rủi ro vi phạm pháp luật. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giải đáp chi tiết hộ kinh doanh có bắt buộc xuất hóa đơn hay không, các trường hợp áp dụng và cách thực hiện đúng quy định hiện hành.
1. Hộ kinh doanh xuất hóa đơn được không?
Không, vì theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, phương pháp khấu trừ thuế GTGT không áp dụng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Theo khoản 1, Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm a, Khoản 5, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) áp dụng cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong nước.
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
- Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, nền tảng số và các dịch vụ do nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
Tuy nhiên, hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) chỉ áp dụng đối với tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ đối với các hoạt động như: bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, hoạt động vận tải quốc tế,… Trong khi đó, theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2008, phương pháp khấu trừ không áp dụng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Do đó, hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn VAT cho các hoạt động cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ của mình.
2. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh theo nghị định 70
Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh theo Nghị định 70 giúp các chủ hộ nắm rõ các nghĩa vụ liên quan đến việc xuất, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Hiểu đúng các quy định này sẽ giúp hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế chính xác, tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo minh bạch trong các giao dịch kinh doanh.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi và bổ sung một số quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đặc biệt là về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng lần phát sinh giao dịch. Dưới đây là những điểm nổi bật trong quy định mới này:
2.1 Cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
Trong thời gian giải trình hoặc bổ sung hồ sơ theo quy định, hộ kinh doanh có thể được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
Đối với hóa đơn bán hàng, hộ kinh doanh phải nộp đầy đủ các loại thuế phát sinh, bao gồm:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT).
- Thuế thu nhập cá nhân.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (nếu có).
- Các loại thuế, phí khác theo quy định pháp luật về quản lý thuế.
Đối với hóa đơn GTGT, hộ kinh doanh phải nộp thuế GTGT theo từng lần phát sinh hoặc theo hình thức và thời hạn do pháp luật thuế quy định.
2.2 Thời hạn cấp mã hóa đơn
Cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh trong cùng ngày làm việc hoặc muộn nhất là vào ngày làm việc tiếp theo, sau khi hộ kinh doanh đã nộp đầy đủ các khoản thuế phát sinh.
2.3 Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử
Trong trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải thực hiện các bước sau:
- Gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế.
- Thực hiện theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc điều chỉnh, thay thế hóa đơn.
- Nộp thuế và các khoản ngân sách nhà nước sẽ được tính dựa trên doanh thu chênh lệch tăng ghi trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
2.4 Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo khoản 8, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên mỗi năm hoặc hoạt động trong các lĩnh vực như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí… bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Loại hóa đơn này không yêu cầu chữ ký số nhưng vẫn được công nhận là chứng từ hợp pháp để xác định nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh.
2.5 Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót
Theo quy định mới, bỏ việc hủy hóa đơn: Các hóa đơn sai sót sẽ được điều chỉnh hoặc thay thế thay vì hủy bỏ.
Trong trường hợp sai thông tin như mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa không đúng, hộ kinh doanh cần thực hiện:
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng đối với cùng một người mua.
- Có văn bản thỏa thuận với người mua nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh khác.
- Thông báo cho người mua cá nhân qua website (nếu có).
- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi dấu dương (tăng) hoặc dấu âm (giảm) tùy theo mức điều chỉnh thực tế.
3. Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh sau 1/7/2025 ghi mã số hộ kinh doanh hay mã định danh?
Từ 01/7/2025, khi lập hóa đơn cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp sẽ ghi số định danh cá nhân thay vì sử dụng mã số hộ kinh doanh như trước đây. Căn cứ khoản 2 và khoản 3 Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC, quy định như sau:
1. Sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế
- Đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025, nếu thông tin đăng ký thuế của đại diện khớp chính xác với thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì từ ngày 01/7/2025, họ có thể sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế. Quy định này áp dụng cả cho việc điều chỉnh, bổ sung nghĩa vụ thuế phát sinh theo mã số thuế đã cấp trước đó. Đồng thời, cơ quan thuế sẽ theo dõi và quản lý toàn bộ dữ liệu của hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân, bao gồm cả dữ liệu giảm trừ gia cảnh của người phụ thuộc, dựa trên số định danh cá nhân.
2. Trường hợp thông tin không khớp hoặc thiếu:
- Nếu thông tin đăng ký thuế của đại diện hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân không khớp hoặc chưa đầy đủ so với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan thuế sẽ chuyển trạng thái mã số thuế sang 10 – Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân. Lúc này, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đăng ký thuế theo quy định tại khoản 1 và khoản 4, Điều 25 Thông tư, để đảm bảo thông tin trùng khớp trước khi sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế theo khoản 2, Điều 38.
Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân thuộc diện sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế, nếu đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 và thông tin đăng ký thuế của đại diện hộ khớp với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì kể từ ngày 01/7/2025, các đối tượng này sẽ sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế trong các giao dịch thuế.
3. Các loại hóa đơn mà hộ kinh doanh có thể sử dụng
Hộ kinh doanh có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau tùy theo hình thức kinh doanh và quy định của pháp luật. Việc nắm rõ các loại hóa đơn phù hợp giúp quản lý doanh thu, kê khai thuế và thực hiện giao dịch một cách chính xác, minh bạch.
3.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đây là loại hóa đơn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, áp dụng cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Đặc biệt phù hợp trong các trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ hoặc hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng vẫn phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.
Đặc điểm:
- Hóa đơn được cấp mã xác thực từ hệ thống của cơ quan thuế (mã này thể hiện trực tiếp trên hóa đơn).
- Việc tạo lập và gửi hóa đơn được thực hiện thông qua phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với Tổng cục Thuế.
- Đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và thuận lợi cho công tác quản lý.
Đối tượng sử dụng:
- Tất cả hộ kinh doanh có nhu cầu xuất hóa đơn, bao gồm cả hộ kê khai và hộ khoán.
- Trường hợp không sử dụng phần mềm kế toán riêng, hộ kinh doanh có thể đăng ký, lập và phát hành hóa đơn trực tiếp trên Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Ưu điểm:
- Thuận tiện trong việc lưu trữ, tra cứu và đối chiếu thông tin.
- Giảm thiểu nguy cơ gian lận và làm giả hóa đơn.
- Hỗ trợ tốt trong giao dịch với doanh nghiệp và các đối tác yêu cầu chứng từ hợp lệ.
3.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Điều kiện áp dụng:
- Chỉ dành cho hộ kinh doanh quy mô lớn, thực hiện kê khai thuế theo phương pháp kê khai và có hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo quy định của cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh phải được cơ quan thuế quản lý trực tiếp chấp thuận bằng văn bản cho phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
Ưu điểm:
- Chủ động phát hành hóa đơn, không phải chờ hệ thống cấp mã xác thực.
- Phù hợp với hộ kinh doanh có tần suất xuất hóa đơn lớn, cần xử lý hóa đơn nhanh và liên tục.
Nhược điểm:
- Rủi ro cao hơn trong việc tự kiểm soát dữ liệu và đảm bảo tính bảo mật.
- Không phù hợp đối với hộ kinh doanh nhỏ và siêu nhỏ do yêu cầu hệ thống và trách nhiệm quản lý cao.
3.3 Hóa đơn bán lẻ viết tay (trong trường hợp đặc biệt)
Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, việc sử dụng hóa đơn giấy viết tay đã không còn được áp dụng trong hệ thống hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, hộ kinh doanh vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy theo quy định, chẳng hạn như:
- Trường hợp gặp sự cố mất điện, mất kết nối Internet khiến không thể lập hóa đơn điện tử.
- Giao dịch tại khu vực vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.
- Hộ kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận cấp hóa đơn lẻ để sử dụng theo từng lần phát sinh (theo mẫu hóa đơn lẻ do Chi cục Thuế phát hành).
Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn viết tay chỉ mang tính tạm thời và phải có lý do chính đáng kèm theo xác nhận, không được lạm dụng hoặc sử dụng thường xuyên trong hoạt động kinh doanh.
4. Hộ kinh doanh xuất hóa đơn GTGT bằng cách nào?
Cách thức xuất hóa đơn của hộ kinh doanh phụ thuộc vào việc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa. Thông thường sẽ có hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Trường hợp 2: Hộ kinh doanh chưa đăng ký, khi đó cần đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.
4.1 Trường hợp hộ kinh doanh đã sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu hộ kinh doanh đã đăng ký và triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, việc lập hóa đơn được thực hiện theo các bước sau:
Thủ tục ban đầu: Đăng ký mẫu hóa đơn và thông báo phát hành
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (trường hợp không sử dụng Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế).
Bước 2: Thiết kế mẫu hóa đơn (hình thức, ký hiệu, seri, chỉ tiêu thông tin…).
Bước 3: Gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống:https://etax.gdt.gov.vn
Kèm theo:
- File mẫu hóa đơn (XML, PDF)
- Quyết định sử dụng hóa đơn
- Hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử (nếu có)
Lưu ý: Hóa đơn chỉ được sử dụng sau khi cơ quan thuế chấp nhận và cấp mã (đối với hóa đơn điện tử có mã).
Lập và gửi hóa đơn
- Hóa đơn được lập trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký.
- Dữ liệu hóa đơn được truyền đến cơ quan thuế ngay lập tức hoặc theo kỳ, tùy cấu hình.
- Hộ kinh doanh nên thường xuyên kiểm tra mục Tra cứu hóa đơn trên Cổng Thuế điện tử để đảm bảo hóa đơn đã được tiếp nhận hợp lệ.
4.2 Trường hợp chưa đăng ký hóa đơn điện tử – Xin cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh
Đối với hộ kinh doanh nhỏ chưa triển khai phần mềm, khi cần xuất hóa đơn (thường khi bán cho doanh nghiệp), có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử lẻ.
Hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ gồm
Theo Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo Mẫu 06/ĐN-PSĐT
- Hợp đồng hoặc chứng từ chứng minh giao dịch (nếu có)
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- CMND/CCCD của người đại diện
Trường hợp không có hợp đồng, cơ quan thuế sẽ xem xét giao dịch và có thể vẫn cấp hóa đơn nếu thông tin là hợp lệ.
Cách nộp hồ sơ
Hộ kinh doanh có thể nộp theo một trong hai hình thức:
- Trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý.
- Hoặc nộp online qua Cổng Dịch vụ Thuế điện tử: https://canhan.gdt.gov.vn
Sau khi phê duyệt, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã, hộ kinh doanh có thể gửi hóa đơn cho khách hàng dưới dạng PDF hoặc XML.
Lưu ý quan trọng
- Hóa đơn chỉ hợp lệ khi được cấp mã của cơ quan thuế và có đầy đủ thông tin bắt buộc (tên hộ kinh doanh, MST, hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế suất…).
- Không được tự ý viết tay, in hoặc sử dụng hóa đơn khi chưa được phép, tránh bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
5. Lưu ý khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Để việc xuất hóa đơn được thực hiện thuận lợi, hộ kinh doanh cần lưu ý:
- Kiểm tra thông tin khách hàng: Bảo đảm nhập đúng mã số thuế, tên và địa chỉ để tránh sai sót phải điều chỉnh.
- Tuân thủ thời hạn lập và phát hành hóa đơn theo đúng quy định đối với từng giao dịch.
- Xử lý hóa đơn sai sót kịp thời: Trường hợp phát hiện lỗi, cần lập biên bản điều chỉnh và tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định pháp luật.
Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn không là vấn đề mà nhiều cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ quan tâm khi tham gia hoạt động thương mại. Việc xuất hóa đơn không chỉ giúp tăng tính chuyên nghiệp, minh bạch doanh thu, mà còn là cơ sở quan trọng để đối tác, khách hàng tin tưởng khi giao dịch. Do đó, hộ kinh doanh nên nắm rõ thủ tục và thực hiện đúng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh lâu dài.
