Hướng dẫn hạch toán phí sử dụng đường bộ chi tiết năm 2025

1. Một số kiến thức cơ bản về phí sử dụng đường bộ

Phí sử dụng đường bộ là một khoản chi phí bắt buộc đối với các phương tiện cơ giới lưu hành trên đường, đặc biệt trong doanh nghiệp có hoạt động vận tải hoặc sở hữu xe công vụ. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ bản chất khoản phí này và cách xác định nghĩa vụ nộp theo quy định.

Để hiểu đúng và tránh sai sót khi thực hiện hoặc hạch toán, bạn nên nắm một số kiến thức cơ bản dưới đây. Nội dung này sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về khoản phí tưởng chừng đơn giản nhưng khá dễ bị bỏ sót.

1.1 Phí sử dụng đường bộ là gì?

Phí đường bộ (hay còn gọi là phí bảo trì đường bộ hoặc phí sử dụng đường bộ) là khoản phí mà chủ phương tiện giao thông phải đóng nhằm hỗ trợ chi phí bảo trì và nâng cấp hạ tầng đường bộ, nhằm đảm bảo hoạt động suôn sẻ cho các phương tiện di chuyển.

Cần phân biệt rõ ràng giữa phí bảo trì đường bộ và phí cầu đường. Phí cầu đường là khoản phí thu để bù đắp chi phí xây dựng cầu, thường được thu trực tiếp tại các trạm thu phí BOT.

1.2 Những đối tượng phải trả phí sử dụng đường bộ

Dựa theo Thông tư số 70/2021/TT-BTC về việc áp dụng các mức thu, phương thức thu, nộp, miễn giảm, quản lý và sử dụng phí sử dụng đường bộ và các quy định liên quan đến đối tượng chịu phí sử dụng đường bộ như sau:

“Đối tượng chịu phí sử dụng đường bộ là các phương tiện giao thông cơ giới đường bộ đã đăng ký, kiểm định để lưu hành (có giấy chứng nhận đăng ký xe và biển số xe, có giấy chứng nhận kiểm định), bao gồm: Xe ô tô, xe đầu kéo và các loại xe tương tự (sau đây gọi chung là ô tô)”.

Các trường hợp được miễn phí sử dụng đường bộ bao gồm: Xe cấp cứu, xe chữa cháy, xe đặc chủng phục vụ tang lễ, xe đặc chủng phục vụ quốc phòng, và các xe đặc chủng của các đơn vị thuộc hệ thống tổ chức của công an nhân dân.

Do đó, các ô tô của các doanh nghiệp sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải nộp phí sử dụng đường bộ.

1.3 Các mức thu phí sử dụng đường bộ

Hiện tại, mức thu phí sử dụng đường bộ được áp dụng theo Phụ lục I của Thông tư số 70/2021/TT-BTC như đã được đề cập. Theo biểu phí của thông tư này, mức phí sẽ khác nhau tùy theo loại xe và số chỗ ngồi của xe.

Ví dụ:

• Phí sử dụng đường bộ thấp nhất áp dụng cho “Xe chở người dưới 10 chỗ đăng ký tên cá nhân, hộ kinh doanh” là 130.000 đồng/xe/tháng và 3.660.000 đồng/xe/30 tháng.
• Phí sử dụng đường bộ cao nhất được áp dụng cho “Xe đầu kéo có khối lượng bản thân cộng với khối lượng cho phép kéo theo từ 40.000 kg trở lên” là 1.430.000 đồng/xe/tháng và 40.240.000 đồng/xe/30 tháng.

Về kỳ thu phí

Phí sử dụng đường bộ là khoản phí phải nộp trước cho thời gian sử dụng trong tương lai. Theo Thông tư số 70/2021/TT-BTC, chủ phương tiện có thể chọn nộp trước cho các kỳ hạn 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng, 18 tháng, 24 tháng hoặc 30 tháng.

• Ví dụ: Ngày 15/08/2023, Công ty B tiến hành đăng kiểm và nộp phí sử dụng đường bộ trước cho 6 tháng, từ ngày 16/08/2023 đến 15/02/2024.

1.4 Cách thức tính và nộp phí sử dụng đường bộ

Phí sử dụng đường bộ được tính dựa trên năm, tháng hoặc theo chu kỳ đăng kiểm của phương tiện. Thông tin chi tiết về phương thức tính phí sử dụng đường bộ có thể được tham khảo tại Điều 6 của Thông tư số 70/2021/TT-BTC:

• Đối với việc thu phí này, doanh nghiệp sẽ nhận được biên lai thu phí theo hướng dẫn tại Thông tư số 303/2016/TT-BTC, về việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu phí, lệ phí của ngân sách nhà nước.
• Đặc biệt, kế toán cần phải phân biệt rõ giữa Phí sử dụng đường bộ và Cước, vé đường bộ. Cước, vé đường bộ là các khoản tiền được thu theo lượt khi phương tiện lưu thông qua đoạn đường hay cầu, nhằm mục đích thu hồi vốn đã đầu tư xây dựng.
• Hóa đơn GTGT cho cước, vé đường bộ có thể có tên gọi khác nhau như Vé dịch vụ sử dụng đường bộ, Cước đường bộ, vé cước phí đường bộ, tùy theo doanh nghiệp phát hành. Hóa đơn GTGT này được khấu trừ thuế GTGT theo quy định bình thường.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán giá rẻ

2. Một số cách hạch toán phí sử dụng đường bộ

Phí sử dụng đường bộ là khoản chi phí quen thuộc đối với doanh nghiệp có phương tiện vận tải, xe công tác hoặc xe phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng nắm rõ cách hạch toán khoản phí này cho đúng theo từng trường hợp.

Tùy vào mục đích sử dụng xe và phương thức thanh toán, cách ghi nhận chi phí có thể khác nhau. Một số gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn xử lý nghiệp vụ này nhanh chóng và hợp lệ.

Các thông tin quan trọng về việc hạch toán phí sử dụng đường bộ được minh họa qua các đoạn sau:

2.1 Chứng từ khi sử dụng hạch toán

Phí sử dụng đường bộ là một khoản phí trả trước để đảm bảo quyền sử dụng đường bộ trong tương lai. Ví dụ, vào ngày 1/6/2022, công ty A đăng kiểm và nộp phí sử dụng đường bộ cho 1 năm từ ngày 2/6/2022 đến 1/6/2023. Do tính chất này, phí sử dụng đường bộ thường được hạch toán như một khoản chi phí trả trước, với các kỳ nộp lần lượt là 1 ,3, 6, 12, 18, 24, hoặc 30 tháng.

Khi doanh nghiệp nộp phí sử dụng đường bộ, họ sẽ nhận được biên lai thu tiền phí theo quy định tại Thông tư số 303/2016/TT-BTC, quy định về việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.

Biên lai thu phí sử dụng đường bộ không phải là hóa đơn GTGT, do đó kế toán không cần phải hạch toán thuế GTGT đầu vào.

Biên lai thu phí sẽ ghi rõ khoảng thời gian mà phí sử dụng đường bộ được áp dụng.

Ví dụ: Xe tải biển số 51C-123.45 của Công ty Cổ phần XYZ có thời gian nộp phí sử dụng đường bộ theo chu kỳ 24 tháng, từ ngày 01/04/2023 đến 31/03/2025. Khi công ty nộp phí, thông tin về thời gian và kỳ hạn nộp phí được ghi rõ ràng trên Biên lai thu phí sử dụng đường bộ.

2.2 Cách hạch toán phí sử dụng đường bộ

Biên lai thu phí sử dụng đường bộ là chứng từ sử dụng trong quá trình quản lý chi phí của các doanh nghiệp. Trên biên lai này có ghi rõ thời gian nộp phí sử dụng đường bộ.

Ví dụ, xe ô tô con Camry, biển số 30F-123.45 của Công ty TNHH ABC nộp phí sử dụng theo chu kỳ 30 tháng, từ ngày 01/01/2022 đến 30/06/2024. Thông tin chi tiết về kỳ nộp phí được hiển thị đầy đủ trên Biên lai thu phí sử dụng đường bộ.

Dựa trên chu kỳ thực tế ghi trên biên lai, kế toán sẽ cơ bản đưa vào chi phí trong kỳ hoặc đưa qua tài khoản chi phí trả trước để chờ phân bổ. Thông thường khi trả trước phí sử dụng đường bộ cho nhiều tháng, kế toán ghi:

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
• Có TK 111, 112, 141…

Khi phân bổ phí sử dụng đường bộ vào chi phí, kế toán sẽ dựa vào mục đích sử dụng của ô tô để chọn tài khoản phù hợp:

• Nếu ô tô được sử dụng cho bộ phận quản lý, văn phòng:
  • Nợ TK Chi phí quản lý DN – Chi tiết: Thuế, phí, lệ phí (TK 6425)
  • Có TK Chi phí trả trước (242)

• Nếu ô tô được sử dụng cho bộ phận bán hàng:
  • Nợ TK Chi phí bán hàng – Chi tiết: Chi phí bằng tiền khác (TK 6418)
  • Có TK Chi phí trả trước (242)

• Nếu ô tô được sử dụng cho bộ phận sản xuất:
  • Nợ TK Chi phí sản xuất chung – Chi tiết: Chi phí bằng tiền khác (6278)
  • Có TK Chi phí trả trước (242)

2.3 Trình bày phí sử dụng đường bộ trên báo cáo tài chính

Trường hợp 1: Phí sử dụng đường bộ được coi là chi phí trả trước. Khi được ghi trên tài khoản chi phí trả trước, việc hạch toán phụ thuộc vào thời gian trả trước không vượt quá 12 tháng (hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh). Kế toán sẽ phân bổ vào một trong hai chỉ tiêu sau:

• Chi phí trả trước ngắn hạn (Mã số 151)
• Chi phí trả trước dài hạn (Mã số 152)

Trường hợp 2: Nếu phí sử dụng đường bộ được hạch toán vào chi phí trong kỳ (tài khoản 641, 642, 627, …), kế toán sẽ trình bày tương ứng với các chỉ tiêu sau:

• Chi phí quản lý doanh nghiệp (Mã số 26)
• Chi phí bán hàng (Mã số 25)

Nếu phí đã được hạch toán vào tài khoản 6278, nó sẽ liên quan đến việc tính toán giá thành sản xuất, kết chuyển hàng hóa thành phẩm vào kho, hoặc các quy trình khác liên quan đến giá thành sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

2.4 Hạch toán cước đường bộ VETC

• Khi nạp tiền vào tài khoản VETc: Nợ TK 1388 (phải thu khác), Có TK 112.
• Khi trừ cước: Nợ TK 627/641/642 (tùy mục đích), Nợ TK 1331 (VAT, nếu có), Có TK 1388.

Ví dụ: Nạp 5 triệu, ghi Nợ TK 1388: 5 triệu, Có TK 112: 5 triệu; trừ cước 1 triệu, ghi Nợ TK 627: 1 triệu, Có TK 1388: 1 triệu.

Xem thêm: Quy định về hạch toán chi phí đi công tác đối với doanh nghiệp

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí tài trợ

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí tài khoản 642 chi tiết

3. Những điểm cần lưu ý khi hạch toán phí sử dụng đường bộ

Phí sử dụng đường bộ là khoản chi phí định kỳ bắt buộc đối với các phương tiện cơ giới, đặc biệt phổ biến ở các doanh nghiệp vận tải hoặc sở hữu xe công vụ. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ cách hạch toán và sử dụng chứng từ hợp lệ, kế toán rất dễ ghi nhận sai hoặc bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Để đảm bảo tính hợp lý và minh bạch, cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình hạch toán. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện rõ những điều cần chú ý khi xử lý nghiệp vụ này.

Phí sử dụng đường bộ là chi phí quan trọng của doanh nghiệp. Kế toán cần tuân thủ các điều kiện sau để đảm bảo tính hợp lý và pháp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp:

• Ô tô phải thuộc sở hữu và được đăng ký hợp pháp của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần có các quy định, quy chế liên quan đến việc sử dụng ô tô để minh chứng rằng xe được sử dụng cho mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Cần có quy trình bàn giao tài sản và kiểm kê tài sản đầy đủ để xác định chi phí thuộc bộ phận nào (bán hàng, quản lý doanh nghiệp, sản xuất, …).
• Kiểm tra định kỳ tính liên tục của chu kỳ đóng phí sử dụng đường bộ để tránh sai sót trong hạch toán, bao gồm cả việc trích trước phù hợp.
• Đối với các khoản phí quên đóng, khi đi đăng kiểm xe sẽ phải truy thu lại phí cho khoảng thời gian chưa được nộp (không phạt). Kế toán cần xem xét chi phí này có thể đã được khóa sổ kế toán hay hạch toán vào kỳ hiện tại.

Những quy định và thực tiễn này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của chi phí sử dụng đường bộ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hạch toán đúng phí sử dụng đường bộ không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí vận hành. Dù là khoản chi nhỏ, nhưng nếu xử lý sai vẫn có thể ảnh hưởng đến tính hợp lý trong báo cáo tài chính. Vì vậy, kế toán cần nắm chắc nguyên tắc định khoản và chuẩn bị chứng từ đầy đủ. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về phí sử dụng đường bộ có xuất hóa đơn không hoặc là cước đường bộ hạch toán vào tài khoản nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí tài chính – Tài khoản 635 theo Thông tư 200

Xem thêm: Cách hạch toán trích trước chi phí phải trả – Tài khoản 335

4. Một số câu hỏi thường gặp

4.1 Biên lai thu phí sử dụng đường bộ có hóa đơn không?

Không. Biên lai thu phí sử dụng đường bộ không phải hóa đơn mà là chứng từ thu phí, lệ phí do cơ quan thu hoặc là đơn vị được ủy quyền phát hành theo quy định của Bộ Tài chính.

4.2 Biên lai thu tiền phí sử dụng đường bộ có kê khai thuế không?

Không. Phí sử dụng đường bộ là khoản thu phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước nên không phải kê khai và nộp thuế GTGT. Doanh nghiệp chỉ hạch toán vào chi phí hợp lý nếu phục vụ hoạt động kinh doanh.

4.3 Phí sử dụng đường bộ hạch toán vào đâu?

Phí sử dụng đường bộ thường được hạch toán vào:

• TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu xe phục vụ quản lý, hành chính).
• TK 627 – Chi phí sản xuất chung (nếu xe phục vụ sản xuất).
• TK 641 – Chi phí bán hàng (nếu xe phục vụ bán hàng, vận chuyển hàng hóa).