Trong lĩnh vực kế toán, cách hạch toán lãi chậm nộp BHXH là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần đảm bảo việc nộp tiền bảo hiểm xã hội (BHXH) đúng hạn theo quy định. Trường hợp không thực hiện nghĩa vụ đúng hạn, doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt tiền, trong đó ghi rõ số tiền chậm đóng BHXH và tiền lãi chậm đóng (nếu có). Bài viết này của AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện để hạch toán chậm nộp bhxh hiệu quả.
1. Mức lãi chậm nộp BHXH là bao nhiêu?
Áp dụng từ ngày 01/01/2024 là 8,72%/năm, tương đương 0,726%/tháng. Để không vi phạm quy định về tiền lãi chậm nộp, các đơn vị sử dụng lao động phải thực hiện việc đóng BHXH đúng thời gian và quy trình theo Luật quy định.
Quy định về thu tiền lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN theo khoản 3 của Quyết định 60/2015/QĐ-TTg được cụ thể hóa như sau:
- Đối với trường hợp chậm đóng BHYT từ 30 ngày trở lên, số tiền lãi phải thu là gấp đôi mức lãi suất thị trường liên ngân hàng có kỳ hạn 9 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên Cổng Thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong năm liền trước, tính trên số tiền và thời gian chậm đóng.
- Trong trường hợp không có mức lãi suất liên ngân hàng 9 tháng, sẽ áp dụng mức lãi suất của kỳ hạn liền trước.
- Đối với các trường hợp trốn đóng, chậm đóng, chiếm dụng tiền đóng, hưởng BHXH, BHTN từ 30 ngày trở lên, số tiền lãi phải thu là gấp đôi mức lãi suất đầu tư trung bình của Quỹ BHXH, BHTN trong năm liền trước, tính trên số tiền và thời gian chậm đóng.
- BHXH Việt Nam cần phát hành thông báo về mức lãi suất bình quân hàng tháng trong vòng 15 ngày đầu của tháng 01 hàng năm, dựa trên mức lãi suất bình quân quy định tại điểm a và b của khoản 3 Điều 6 của Quyết định 60/2015/QĐ-TTg, gửi đến các cơ quan BHXH trực thuộc, BHXH Bộ Quốc phòng và BHXH Bộ Công an để thống nhất thực hiện.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán
2. Cách xác định tiền lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, pháp luật đã quy định cụ thể nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi phát sinh hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp.
Theo đó, trong trường hợp chậm đóng, người sử dụng lao động phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:
- Thực hiện truy nộp toàn bộ số tiền bảo hiểm còn thiếu theo quy định.
- Đồng thời, phải nộp thêm khoản tiền lãi chậm đóng, được xác định bằng mức 0,03%/ngày, tính trên số tiền chưa đóng và thời gian chậm đóng tương ứng. Khoản tiền này được bổ sung vào quỹ bảo hiểm xã hội và quỹ bảo hiểm thất nghiệp.
- Ngoài ra, tùy theo mức độ vi phạm, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành, đồng thời không được xét các danh hiệu thi đua, khen thưởng trong thời gian vi phạm.
Như vậy, kể từ ngày 01/07/2025, khi doanh nghiệp chậm thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, ngoài việc phải hoàn tất nghĩa vụ truy đóng, còn phải nộp thêm khoản tiền lãi phát sinh với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng theo quy định của pháp luật.
3. Hạch toán lãi chậm nộp Bảo Hiểm Xã Hội
Hạch toán lãi chậm nộp BHXH trong doanh nghiệp được thực hiện bằng cách ghi nợ vào tài khoản 811 (Chi phí khác) và ghi có vào tài khoản 3388. Khi nộp tiền phạt và lãi chậm nộp, hạch toán ghi nợ vào tài khoản 3388 và ghi có vào các tài khoản 111 (Nợ phải trả ngắn hạn) và 112 (Nợ phải trả dài hạn), và chi phí này cần loại trừ khi tính thuế TNDN.
Khi nhận được quyết định xử phạt từ BHXH, hạch toán như sau:
- Nợ vào tài khoản 811
- Có vào tài khoản 3388
Khi doanh nghiệp bị truy thu tiền phạt và phần lãi do chậm nộp BHXH, bộ phận kế toán cần thực hiện hạch toán lãi chậm nộp BHXH bằng phương pháp sau:
- Nợ vào tài khoản 3388
- Có vào tài khoản 111, 112
Lưu ý: Khi thực hiện quyết toán thuế TNDN, chi phí này cần loại trừ khỏi chi phí được trừ để tính thuế TNDN (ghi vào chỉ tiêu B4 trên Tờ khai Quyết toán thuế TNDN Mẫu 03/TNDN).
Xem thêm: hạch toán tiền nôp phạt vi phạm hành chính
4. Ví dụ về hạch toán lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội
Giả sử, công ty A không nộp kịp thời số bảo hiểm xã hội của tháng 6, phát sinh lãi chậm nộp là 2.000.000 VNĐ.
Khi công ty nhận thông báo lãi chậm nộp BHXH, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 811 (Chi phí khác): 2.000.000 VNĐ.
- Có TK 338 (Phải trả khác – ghi chi tiết cho khoản lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội): 2.000.000 VNĐ.
Khi công ty thanh toán số tiền lãi chậm nộp BHXH, kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 338 (Phải trả khác – ghi chi tiết cho khoản lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội): 2.000.000 VNĐ.
- Có TK 111 hoặc 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): 2.000.000 VNĐ.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thù lao hội đồng quản trị
Xem thêm: Cách Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
5. Các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Chậm nộp BHXH bao lâu thì sẽ bị tính lãi?
Các đơn vị chậm nộp bảo hiểm xã hội (BHXH) từ 30 ngày trở lên sẽ bị tính lãi trên số tiền BHXH chưa nộp theo quy định tại khoản 1 Điều 37 của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Lãi chậm nộp BHXH được tính dựa trên số tiền BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), và bảo hiểm y tế (BHYT) mà doanh nghiệp chưa nộp trong khoảng thời gian 30 ngày trở lên kể từ ngày phải nộp.
Số tiền lãi chậm nộp sẽ được phản ánh qua các chỉ tiêu thiếu lãi và lãi trên thông báo bảo hiểm mẫu C12-TS, bao gồm số tiền lãi tính toán, tỷ lệ lãi và số lãi phải nộp. Lãi được tính từ ngày đầu của mỗi tháng.
Câu 2: Mức phạt đóng chậm bảo hiểm xã hội là bao nhiêu?
Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động chậm nộp hoặc không nộp đầy đủ BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) sẽ bị phạt từ 12% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng. Nếu có hành vi trốn đóng, mức phạt có thể lên đến 500 triệu đồng hoặc phạt tù. Đồng thời, doanh nghiệp phải truy nộp số tiền bảo hiểm chưa đóng và lãi chậm nộp.
Câu 3: Lãi chậm nộp bhxh có được tính vào chi phí?
Khoản lãi phạt do chậm nộp BHXH không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế. Khi quyết toán thuế TNDN, cần loại bỏ chi phí này ra khỏi chi phí hợp lệ trước khi tính thuế TNDN.
Câu 4: Hạch toán chậm nộp BHXH như thế nào?
Để hạch toán lãi chậm nộp BHXH một cách hợp lý, trong trường hợp doanh nghiệp đã phát sinh nghĩa vụ nộp nhưng chưa thực hiện đúng hạn, kế toán tiến hành ghi nhận như sau:
- Nợ TK 3383 (Bảo hiểm xã hội)
- Có TK 334 (Phải trả người lao động)
Khi thực hiện nộp khoản BHXH chậm nộp:
- Nợ TK 3383 (Bảo hiểm xã hội)
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)
Câu 5: Lãi chậm nộp BHXH có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Không. Khoản lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nguyên nhân là do khoản chi này phát sinh từ việc doanh nghiệp chậm thực hiện nghĩa vụ theo quy định, mang bản chất là khoản mang tính chất xử phạt hành chính. Theo quy định của pháp luật thuế TNDN, các khoản tiền phạt vi phạm hành chính không được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ.
Do đó, mặc dù doanh nghiệp vẫn thực hiện hạch toán khoản lãi chậm nộp BHXH vào chi phí kế toán, nhưng khi quyết toán thuế TNDN, cần loại trừ khoản chi này khỏi chi phí được trừ.
Câu 6: Lãi chậm nộp BHXH hạch toán vào tài khoản 811 hay 635?
Theo nguyên tắc kế toán hiện hành, khoản lãi chậm nộp BHXH không phải là chi phí tài chính phát sinh từ hoạt động vay vốn hoặc sử dụng vốn, mà là chi phí do vi phạm nghĩa vụ pháp lý.
Vì vậy, khoản lãi này được phản ánh vào Tài khoản 811 – Chi phí khác, thay vì Tài khoản 635 – Chi phí tài chính. Việc ghi nhận đúng tài khoản giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác bản chất nghiệp vụ và đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính.
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán chi phí sản xuất
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200
Như vậy AZTAX đã hướng dẫn chi tiết về quy trình hạch toán lãi chậm nộp BHXH cùng những thông tin quan trọng liên quan. Hy vọng rằng bạn đã có thêm kiến thức hữu ích. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0932.383.089. Đội ngũ nhân viên của AZTAX luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng một cách tận tâm và nhiệt tình.
