Bạn đang tìm hiểu về kế toán hành chính sự nghiệp và cảm thấy bối rối trước những thuật ngữ chuyên ngành? Bài viết này của AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ hạch toán kế toán hành chính sự nghiệp là gì, tại sao nó lại quan trọng và những nguyên tắc cơ bản cần nắm vững.
1. Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?
Trong bảng tài khoản kế toán, các tài khoản được phân loại từ loại 1 đến loại 9 và được áp dụng phương pháp hạch toán kép, tức là thực hiện bút toán đối ứng giữa các tài khoản. Những tài khoản này được dùng để kế toán tình hình tài chính của doanh nghiệp (hay còn gọi là kế toán tài chính), và có chức năng phản ánh các yếu tố như tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, và thặng dư (hoặc thâm hụt) trong kỳ kế toán.
Ngược lại, tài khoản ngoài bảng, thuộc loại 0, sử dụng phương pháp hạch toán đơn, không yêu cầu bút toán đối ứng giữa các tài khoản. Các tài khoản này chủ yếu liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước (ví dụ: TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018). Các tài khoản ngoài bảng cần phải được ghi chép theo mục lục ngân sách nhà nước, phân chia theo niên độ (năm trước, năm nay, năm sau nếu có), và tuân thủ các yêu cầu quản lý của ngân sách nhà nước.
Khi một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến việc tiếp nhận và sử dụng nguồn ngân sách nhà nước, viện trợ, vay nợ nước ngoài, hoặc phí được khấu trừ và để lại, kế toán phải thực hiện cả hai loại hạch toán: sử dụng tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng, đảm bảo ghi nhận chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước và niên độ tương ứng.
2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp
Hệ thống tài khoản kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp được phân loại dựa trên các nhóm tài khoản chính, nhằm tổ chức và quản lý hiệu quả các giao dịch tài chính. Phân loại này giúp theo dõi, ghi chép và báo cáo chính xác tình hình tài chính của đơn vị.
- Tài khoản chính: Gồm các tài khoản từ loại 1 đến loại 9, sử dụng phương pháp hạch toán kép để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán. Các tài khoản này phản ánh các yếu tố như tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, và kết quả tài chính trong kỳ kế toán.
- Tài khoản ngoài bảng: Được phân loại là tài khoản loại 0, thực hiện hạch toán đơn. Những tài khoản này liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc nguồn gốc từ ngân sách nhà nước (ví dụ: TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018). Chúng cần phải được ghi chép theo mục lục ngân sách nhà nước, phân chia theo niên độ và tuân thủ các yêu cầu quản lý liên quan.
Việc phân loại hệ thống tài khoản này giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý và báo cáo tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính của đơn vị.
Xem thêm: nhóm tài khoản chi phí: Khái niệm và phân loại chi tiết nhất
3. Nguyên tắc kế toán tài khoản trong bảng của đơn vị hành chính sự nghiệp
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản trong bảng của các đơn vị hành chính sự nghiệp được thiết lập nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận và quản lý các giao dịch tài chính. Các nguyên tắc cơ bản bao gồm:
- Nguyên tắc hạch toán kép: Các tài khoản trong bảng sử dụng phương pháp hạch toán kép, trong đó mỗi giao dịch được ghi nhận bằng một bút toán đối ứng giữa các tài khoản. Điều này đảm bảo rằng mọi thay đổi trong tài chính đều được phản ánh chính xác và đồng bộ.
- Nguyên tắc ghi nhận và phân loại: Tài khoản phải được phân loại chính xác theo từng loại (tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí) và ghi nhận đúng thời điểm phát sinh giao dịch. Điều này giúp duy trì tính chính xác của báo cáo tài chính và dễ dàng theo dõi tình hình tài chính của đơn vị.
- Nguyên tắc đồng nhất và nhất quán: Việc áp dụng các nguyên tắc kế toán phải nhất quán và đồng bộ trong toàn bộ hệ thống tài khoản để đảm bảo tính ổn định trong việc báo cáo và phân tích dữ liệu tài chính.
- Nguyên tắc minh bạch và dễ hiểu: Các ghi chép kế toán phải được thực hiện một cách rõ ràng và dễ hiểu, nhằm đảm bảo rằng thông tin tài chính có thể được kiểm tra và đánh giá một cách hiệu quả.
- Nguyên tắc tuân thủ quy định pháp luật: Các tài khoản và phương pháp kế toán phải tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành, cũng như các yêu cầu quản lý tài chính của nhà nước.
Những nguyên tắc này giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả, đáp ứng yêu cầu báo cáo và kiểm tra, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính.
4. Các định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107
Theo Thông tư 107, định khoản kế toán hành chính sự nghiệp quy định các nguyên tắc và phương pháp cụ thể để ghi nhận và phân loại các giao dịch tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Các định khoản này bao gồm:
Rút tiền từ Kho bạc hoặc ngân hàng về quỹ đơn vị:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 112 – Tiền gửi Kho bạc, ngân hàng.
Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động:
- Khi rút tạm ứng:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 337 – Tạm thu (3371).
- Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).
- Khi chi từ quỹ tạm ứng:
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
- Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
- Xuất tiền tạm ứng cho lao động:
- Nợ TK 141 – Tạm ứng.
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Khi lao động thanh toán tạm ứng:
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
- Có TK 141 – Tạm ứng.
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
- Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
- Thanh toán các khoản phải trả:
- Nợ các TK 331, 332, 334…
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
- Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
- Ứng trước cho nhà cung cấp:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
- Có TK 111 – Tiền mặt.
- Khi thanh lý hợp đồng:
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
- Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
- Thanh toán tạm ứng với ngân sách Nhà nước:
- Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (ghi âm và ghi dương).
Thu lệ phí, phí:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 337 – Tạm thu (3373).
- Hoặc có TK 138 – Phải thu khác (1383).
Thu khoản phải thu khách hàng:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
Thu hồi tạm ứng từ lao động:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 141 – Tạm ứng.
Thu hồi nợ phải thu nội bộ:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 136 – Phải thu nội bộ.
Quỹ thừa chưa xác định nguyên nhân:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Có TK 338 – Phải trả khác (3388).
Lãi từ đầu tư:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt.
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1382).
- Hoặc có TK 515 – Doanh thu tài chính.
Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ:
- Nếu có thuế:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán).
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh.
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.
- Nếu thuế không tách ngay:
- Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh.
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.
Khi đơn vị vay tiền:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 338 – Phải trả khác (3382)
Nhận vốn góp từ cá nhân hoặc tổ chức:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Nhận đặt tiền trước khi khám chữa bệnh hoặc mua hàng:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Nhận ký quỹ, đặt cọc, ký cược:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 348 – Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược
Nhận lại tiền ký quỹ, đặt cọc:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 248 – Ký cược, ký quỹ, đặt cọc
Phát sinh khoản thu hộ:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 338 – Phải trả khác (3381)
Nhượng bán hoặc thanh lý tài sản cố định:
Nhượng bán tài sản cố định:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 711 – Thu nhập khác (7111)
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (nếu có)
Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định phải nộp lại ngân sách:
- Phản ánh thu:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 337 – Tạm thu (3378)
- Phản ánh chi:
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Chênh lệch chi nhỏ hơn thu:
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
- Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Thu tiền bán hồ sơ mời thầu công trình:
- Số thu:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 337 – Tạm thu (3378)
- Số chi lễ mở thầu:
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Chênh lệch chi nhỏ hơn thu:
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
- Khi nộp ngân sách:
- Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Duy trì hoạt động đơn vị qua đấu thầu:
- Khoản thu từ đấu thầu:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 337 – Tạm thu (3378)
- Chi phí đấu thầu:
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Chênh lệch chi – thu:
- Nếu chi nhỏ hơn thu:
- Nợ TK 337 – Tạm thu (3378)
- Có TK 511 – Thu do ngân sách nhà nước cấp (5118)
- Nếu chi lớn hơn thu:
- Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Nếu chi nhỏ hơn thu:
Bồi thường thiệt hại, tiền phạt, thu nợ khó đòi, hoàn thuế:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 711 – Thu nhập khác (7118)
Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ nhập kho:
- Nợ TK 152, 153 – Giá chưa thuế
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu dùng ngân sách, vay nợ, viện trợ:
- Nợ TK 337 – Tạm thu
- Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu
- Có TK 014 – Nguồn phí khấu trừ, để lại
Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay:
- Nợ TK 211, 213
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu dùng ngân sách, vay nợ, viện trợ:
- Nợ TK 337 – Tạm thu
- Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu
- Có TK 014 – Nguồn phí để lại khấu trừ
Mua vật liệu, nguyên liệu, dịch vụ chịu thuế GTGT:
- Nợ TK 152, 153, 156 – Giá chưa thuế
- Nợ TK 154 – Chi phí dịch vụ dở sang
- Nợ TK 211, 213 – Tài sản cố định chưa sử dụng ngay
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán sáp nhập doanh nghiệp
Xem thêm: Cách kê khai và hạch toán hóa đơn thay thế khác kỳ, khách thán
5. Bài tập kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107 có lời giải
Đơn vị HCSN B trong quý IV/N có các số liệu như sau (đơn vị: 1000 đ):
Số dư đầu kỳ:
- TK 1111: 15.000
- TK 4612: 1.800.000
- TK 6612: 1.800.000
Trong kỳ:
- Ngày 1/10: Nhận cấp phát kinh phí theo lệnh chi tiền: 500.000.
- Ngày 2/10: Rút tiền mặt từ TGKB để chi theo lệnh chi tiền: 200.000.
- Ngày 4/10: Rút dự toán KPHĐ về quỹ tiền mặt theo giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt số tiền là: 700.000.
- Ngày 6/10: Phiếu nhập kho 123, mua nguyên vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động sự nghiệp, giá mua chưa thuế GTGT: 120.000, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển trả bằng chuyển khoản: 1.500.
- Ngày 8/10: Phiếu chi 201, cấp kinh phí cho cấp dưới bằng tiền mặt: 150.000.
- Ngày 10/10: Mua thiết bị văn phòng, giá mua chưa thuế GTGT: 8.000, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển: 800, đã thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt theo phiếu chi 202.
- Ngày 15/11: Bán một máy photocopy cũ, nguyên giá 100.000, đã hao mòn 40.000, bán với giá 70.000, chi phí thanh lý đã trả bằng tiền mặt theo phiếu chi 203: 10.000.
- Ngày 20/12: Tính tiền lương phải trả cho CBCNV: 500.000.
- Ngày 21/12: Các khoản trích theo lương tính theo tỷ lệ quy định.
- Ngày 22/12: Phiếu xuất kho 130, xuất kho vật liệu dùng cho hoạt động sự nghiệp: 20.000.
- Ngày 23/12: Phiếu chi 204, chi tiền mặt trả lương CBCNV đã tính ở ngày 20/12.
- Ngày 24/12: Nhận viện trợ phi dự án một TSCĐ trị giá 200.000, chưa nhận chứng từ ghi thu ghi chi ngân sách, tài sản đưa vào sử dụng ở bộ phận sự nghiệp.
- Ngày 26/12: Chi tiền mặt tạm ứng cho viên chức theo phiếu chi 205: 10.000.
- Ngày 27/12: Phiếu chi 206, chi hội họp bằng tiền mặt cho hoạt động thường xuyên: 10.000, cho hoạt động dự án: 5.000.
- Ngày 28/12: Thanh toán số thực chi hoạt động sự nghiệp từ tiền tạm ứng, số còn lại nộp hoàn quỹ tiền mặt theo phiếu thu 207: 1.000.
- Ngày 30/12: Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng chuyển khoản: 50.000.
- Ngày 31/12: Theo biên bản kiểm kê TSCĐ 10, một TSCĐ mất chưa rõ nguyên nhân. Nguyên giá 40.000, đã khấu hao 15.000. Quyết định bồi thường 50% giá trị, thu bằng tiền mặt, số còn lại phải nộp nhà nước.
Lưu ý: Quyết toán kỳ trước được duyệt theo số thực tế đã cấp phát trong kỳ. Kết chuyển chi và nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay chờ quyết toán năm N+1.
6. Các câu hỏi thường gặp về kế toán hành chính sự nghiệp
Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về kế toán hành chính sự nghiệp cùng với câu trả lời cơ bản:
Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?
Kế toán hành chính sự nghiệp là hoạt động ghi chép, phân loại, và báo cáo các giao dịch tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Mục tiêu của kế toán này là đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý và báo cáo tài chính, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và các quy định liên quan.
Những tài khoản chính trong hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp là gì?
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp thường bao gồm các tài khoản từ loại 1 đến loại 9, phản ánh các yếu tố như tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, và chi phí. Ngoài ra, còn có các tài khoản ngoài bảng thuộc loại 0 liên quan đến ngân sách nhà nước.
Cách ghi nhận các khoản thu và chi trong kế toán hành chính sự nghiệp như thế nào?
Các khoản thu và chi phải được ghi nhận theo các tài khoản tương ứng trong hệ thống kế toán. Thu phải được phân loại theo nguồn gốc như ngân sách nhà nước, viện trợ, hoặc phí, và chi phải được phân loại theo mục đích sử dụng. Ghi nhận phải chính xác và kịp thời để đảm bảo báo cáo tài chính đúng đắn.
Kế toán hành chính sự nghiệp có sự khác biệt gì so với kế toán doanh nghiệp?
Kế toán hành chính sự nghiệp tập trung vào việc quản lý và báo cáo các nguồn tài chính từ ngân sách nhà nước và các khoản viện trợ, trong khi kế toán doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào việc ghi nhận các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh và lợi nhuận. Hệ thống tài khoản và phương pháp kế toán cũng có những sự khác biệt để phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của từng loại đơn vị.
Các báo cáo tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp thường bao gồm những gì?
Các báo cáo tài chính thường bao gồm báo cáo tình hình tài sản, báo cáo tình hình công nợ, báo cáo kết quả hoạt động tài chính, và báo cáo dòng tiền. Những báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và hoạt động của đơn vị.
Làm thế nào để đảm bảo tính chính xác trong kế toán hành chính sự nghiệp?
Để đảm bảo tính chính xác, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và chuẩn mực kế toán, thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ, cũng như sử dụng phần mềm kế toán phù hợp. Đào tạo nhân sự và thực hiện kiểm toán nội bộ cũng là các biện pháp quan trọng để duy trì chất lượng kế toán.
Những câu hỏi và câu trả lời này giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về kế toán hành chính sự nghiệp, hỗ trợ các đơn vị trong việc quản lý tài chính và đáp ứng yêu cầu pháp lý.
Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về hạch toán kế toán hành chính sự nghiệp. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE:0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán ngoại tệ theo thông tư 200
Xem thêm: hạch toán thu hộ chi hộ theo đúng quy định mới nhất 2024
