Hạch toán chi phí thuê văn phòng, chi phí thuê nhà xưởng

Việc thuê nhà và văn phòng đã trở thành một phần thiết yếu trong hoạt động của các doanh nghiệp ngày nay. Để đảm bảo kế toán chính xác, các chuyên gia kế toán cần phải hiểu rõ cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, chi phí thuê nhà xưởng đối với từng trường hợp cụ thể, cũng như thực hiện các thủ tục và chứng từ phù hợp để tính vào chi phí hoạt động một cách hợp lý. Vậy chi phí thuê nhà xưởng, chi phí thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào? Cách hạch toán tiền thuê văn phòng và chi phí thuê nhà xưởng ra sao? Nếu các bạn có chũng những thắc mắt trên cùng AZTAX tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé!

1. Các trường hợp hạch toán chi phí thuê văn phòng, nhà, nhà xưởng

Để xác định số tài khoản chính xác cho việc hạch toán chi phí thuê nhà, chi phí thuê nhà xưởng hai yếu tố quan trọng cần cân nhắc là mục đích sử dụng và phương thức thanh toán.

Mục đích sử dụng nhà (như làm nhà xưởng sản xuất, kho chứa hàng bán) quyết định việc kế toán chi phí thuê nhà như sau:

• Cho nhà xưởng sản xuất: hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung)
• Cho kho chứa hàng bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng)
• Cho văn phòng cho các bộ phận quản lý: hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)

Đây là cách giúp đảm bảo việc kế toán được chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng của từng không gian thuê.

3. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, chi phí thuê nhà xưởng

3.1 Hạch toán tiền thuê văn phòng khi thanh toán trước

Dựa vào các chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê nhà, việc hạch toán tiền thuê văn phòng hi thanh toán trước như sau:

• Nợ vào tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
• Có các tài khoản 111, 112, …

Lưu ý:  Khi đề cập đến khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà, cần hạch toán như trên để tránh nhầm lẫn với việc đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hoặc trả trước tiền nhà có thể được trừ vào chi phí thuê nhà cần thanh toán. Riêng với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ hoàn trả lại khi kết thúc hợp đồng hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên. Hạch toán cho tiền đặt cọc nhà sẽ được hướng dẫn chi tiết ở bên dưới.

3.2 Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Trường hợp doanh nghiệp phải đặt cọc khi thuê văn phòng, ví dụ như khi đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (sẽ được hoàn trả khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), quy trình hạch toán được thực hiện như sau:

Khi đặt cọc tiền thuê văn phòng:

• Nợ vào tài khoản 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200) hoặc vào tài khoản 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)
• Có các tài khoản 111, 112

Khi nhận lại tiền cọc:

• Nợ các tài khoản 111, 112
• Có vào tài khoản 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200) hoặc vào tài khoản 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Trường hợp doanh nghiệp phải đặt cọc và bị phạt do vi phạm hợp đồng:

• Nợ vào tài khoản 811
• Có vào tài khoản 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200) hoặc vào tài khoản 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Nếu doanh nghiệp sử dụng tiền cọc để thanh toán:

• Nợ vào tài khoản 331
• Có vào tài khoản 244 (nếu áp dụng theo Thông tư 200) hoặc vào tài khoản 1386 (nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không yêu cầu hóa đơn GTGT theo Công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi Hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam.

3.3 Hạch toán chi phí thuê văn phòng nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)

Việc hạch toán được thực hiện như sau, tùy thuộc vào mục đích thuê nhà và phục vụ cho bộ phận nào:

• Nếu thuê nhà để làm gì (như sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp), hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng như:
  • Nợ tài khoản 154, 627, 641 hoặc 642
  • Nợ vào tài khoản 133 (Nếu có)
  • Có các tài khoản 331, 111, 112

3.4 Hạch toán chi phí thuê văn phòng nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)

Trong tình huống này, hàng tháng phải hạch toán chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – Chi phí phải trả để đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.

Khi hạch toán chi phí thuê nhà hàng tháng:

• Nợ vào các tài khoản 154, 627, 641, 642 (tuỳ vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào).
• Có vào tài khoản 335 – Chi phí phải trả (chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán).

Hạch toán khi thanh toán hoặc khi nhận hóa đơn

• Nợ tài khoản 335
• Có tài khoản 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)
• Có tài khoản 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

Ví dụ: Công ty A thuê văn phòng từ công ty X từ tháng 1 đến tháng 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6, Công ty A mới thanh toán và xuất hóa đơn.

Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):

• Nợ vào tài khoản 335 – Chi phí phải trả.
• Nếu cần, nợ vào tài khoản 133 (nếu có).
• Có vào các tài khoản 331, 111, 112 (tùy vào phương thức thanh toán).

3.5 Trả trước tiền thuê nhà hạch toán thế nào?

Trong trường hợp này, khi tiền thuê nhà được trả trước nhiều kỳ, kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước và định kỳ phân bổ vào các tài khoản chi phí tương ứng.

Ví dụ: Công ty thuê nhà từ tháng 1 đến tháng 6 và thanh toán một lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì quy trình hạch toán như sau:

• Nợ vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước (tổng số tiền trả trước).
• Nếu có hóa đơn GTGT, nợ vào tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
• Có vào các tài khoản 331, 111, 112.

Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước vào các tài khoản chi phí như sau:

• Nợ vào các tài khoản 154, 627, 641, 642 (tuỳ thuộc vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ cho bộ phận nào).
• Có vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước.

3.6 Hạch toán mua nhà làm văn phòng

Khi doanh nghiệp mua nhà để làm văn phòng, việc hạch toán sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Khi thanh toán tiền mua nhà:

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: Giá trị ngôi nhà (không bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Số thuế GTGT đầu vào.
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt/Ngân hàng: Tổng số tiền thanh toán.

Khi phát sinh các chi phí liên quan đến việc mua nhà (như chi phí công chứng, chi phí sửa chữa trước khi sử dụng,…)

• Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: Chi phí phát sinh tăng giá trị nhà.
• Có TK 111, 112 – Tiền mặt/Ngân hàng: Số tiền đã chi trả.

Khi đưa ngôi nhà vào sử dụng:

• Không cần hạch toán thêm, vì tài sản đã được ghi nhận vào tài khoản 211.

Hao mòn tài sản cố định (theo định kỳ hàng năm):

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phần khấu hao hàng năm.
• Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định: Giá trị hao mòn của ngôi nhà.

Nếu bán hoặc thanh lý ngôi nhà:

• Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định: Giá trị hao mòn lũy kế.
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: Giá trị còn lại của tài sản.
• Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: Giá trị ban đầu của ngôi nhà.
• Có TK 711 – Thu nhập khác (nếu có): Lợi nhuận từ việc bán ngôi nhà.

Việc hạch toán trên đảm bảo phản ánh đúng giá trị tài sản và chi phí liên quan khi mua nhà làm văn phòng trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

3.7 Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng

Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng chưa thực hiện

Khi nhận thanh toán trước:

• Nợ TK 111, 112: Số tiền nhận trước.
• Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (giá trị net).
• Có TK 33311: Thuế GTGT.

Hạch toán doanh thu theo kỳ:

• Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (phân bổ theo kỳ).
• Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Khi hủy/thanh lý hợp đồng và hoàn tiền:

• Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (chưa có thuế GTGT).
• Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (số tiền hoàn lại).
• Có TK 111, 112: Số tiền hoàn lại.

Hạch toán doanh thu trả góp

• Khi bán hàng:
  • Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền nhận.
  • Có TK 511: Doanh thu bán hàng.
  • Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (chênh lệch trả góp).
  • Có TK 3331: Thuế GTGT.
• Kết chuyển lãi trả góp:
  • Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.
  • Có TK 515: Doanh thu tài chính (lãi trả góp).
• Khi thu tiền trả góp:
  • Nợ TK 111, 112: Số tiền thu được.
  • Có TK 131: Phải thu khách hàng.

Hạch toán giá vốn:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
• Có TK 154, 155, 156, 157: Giá vốn.

Khi thanh lý BĐS:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá trị còn lại BĐS).
• Nợ TK 214: Hao mòn tài sản cố định.
• Có TK 217: BĐS đầu tư.

Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng trả hàng tháng

Khi nhận thanh toán, hạch toán ngay:

• Nợ TK 111, 112: Số tiền thu từ thuê văn phòng.
• Có TK 511: Doanh thu từ bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

4. Quy định về chi phí thuê văn phòng để đưa vào chi phí thuê nhà hợp lý

Khi thuê nhà từ Công ty:

• Cần có hoá đơn, chứng từ thanh toán, và hợp đồng, bao gồm cả phụ lục hợp đồng.

Khi thuê nhà từ cá nhân:

• Nếu hợp đồng ghi rõ cá nhân tự đi nộp thuế, yêu cầu bao gồm: Hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán.
• Nếu hợp đồng ghi rõ Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà, yêu cầu bao gồm: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp tiền thuế thay.

Lưu ý: Đối với các trường hợp giá trị thuê nhà lớn hơn 20.000.000:

• Khi thuê từ Công ty (có hoá đơn), yêu cầu phải chuyển khoản.
• Khi thuê từ cá nhân (không có hoá đơn), không bắt buộc phải chuyển khoản.

5. Ví dụ hạch toán chi phí thuê văn phòng, chi phí thuê nhà xưởng

Ví dụ: Ngày 1/1/2024, Công ty X ký hợp đồng thuê nhà với bà Y (Cá nhân) để làm văn phòng. Thời hạn hợp đồng là 12 tháng, với mức thuê 12 triệu đồng/tháng. Theo hợp đồng, Công ty X chịu trách nhiệm nộp các loại thuế thay bà Y.

Ngày 1/1/2024: Công ty X thanh toán trước cho bà Y 12 triệu đồng. Ngày 10/1/2024, công ty thanh toán nốt số tiền còn lại là 132 triệu đồng. Cùng ngày, công ty đã nộp thuế thay bà Y, tổng số tiền thuế là 15 triệu đồng, bao gồm:

• Thuế môn bài: 500.000 đồng
• Thuế GTGT 5%: 6 triệu đồng
• Thuế TNCN 5%: 8,5 triệu đồng

Hạch toán chi phí thuê nhà của Công ty X năm 2024 như sau:

Ngày 1/1/2024:

• Hạch toán khoản trả trước:
  • Nợ TK 1421 – Chi phí trả trước: 12.000.000 VND
  • Có TK 111 – Tiền mặt: 12.000.000 VND
• Hạch toán chi phí thuê nhà phải trả:
  • Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn: 144.000.000 VND
  • Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 144.000.000 VND

Ngày 10/1/2024:

• Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà:
  • Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán: 132.000.000 VND
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 132.000.000 VND
• Hạch toán nộp thuế thay cho chủ nhà:
  • Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 15.000.000 VND
  • Có TK 111 – Tiền mặt: 500.000 VND
  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 14.500.000 VND
• Hàng tháng phân bổ chi phí thuê nhà:
  • Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 12.000.000 VND
  • Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn: 12.000.000 VND

Chúng tôi đã giúp bạn tìm hiểu về cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, chi phí thuê nhà xưởng thông qua bài viết của AZTAX. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn. Nếu có bất kỳ câu hỏi liên quan đến tiền thuê văn phòng hạch toán tài khoản nào hay chi phí thuê nhà xưởng chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0932.383.089. Đội ngũ nhân viên của AZTAX luôn sẵn sàng hỗ trợ và phục vụ Quý khách hàng một cách nhiệt tình.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1 Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn xử lý như thế nào?

Trường hợp 1: Chi phí thuê nhà của doanh nghiệp dưới 100 triệu/năm

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống không phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN. Ngoài ra, Nghị định 22/2020/NĐ-CP cũng miễn thuế môn bài cho cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu/năm. Vì vậy, người cho thuê nhà trong trường hợp này không cần nộp thuế, và doanh nghiệp thuê không cần hóa đơn GTGT nhưng phải có hồ sơ chứng từ đầy đủ gồm hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán.

Trường hợp 2: Chi phí thuê nhà của doanh nghiệp trên 100 triệu/năm

Người cho thuê phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN và thuế môn bài, với mức thuế như sau:

• Thuế GTGT = Doanh thu tính thuế x 5%
• Thuế TNCN = Doanh thu tính thuế x 5%
• Thuế môn bài:
  • Doanh thu từ 100 – 300 triệu: 300.000 đồng/năm.
  • Doanh thu từ 300 – 500 triệu: 500.000 đồng/năm.
  • Doanh thu trên 500 triệu: 1.000.000 đồng/năm.

Nếu doanh nghiệp thỏa thuận trong hợp đồng rằng bên thuê sẽ nộp thuế thay cho bên cho thuê, doanh nghiệp phải khai và nộp thuế thay. Hồ sơ thuê nhà cần có hợp đồng thuê, bản sao chứng minh nhân dân của người cho thuê, tờ khai thuế, chứng từ nộp thuế, và chứng từ thanh toán.

6.2 Chi phí thuê văn phòng có được khấu trừ thuế GTGT không?

Chi phí xây dựng văn phòng có thể được khấu trừ thuế GTGT khi kê khai thuế. Để hiểu rõ hơn, bạn nên tham khảo Thông tư 219/2013/TT-BTC.

6.3 Làm sao để hạch toán chi phí thuê văn phòng khi có biến động về giá thuê?

Nếu giá thuê thay đổi, cần điều chỉnh hạch toán bằng cách ghi nhận tăng/giảm chi phí trong kỳ tương ứng, và cập nhật lại phân bổ nếu đã trả trước.