Giấy xác nhận mã số thuế cá nhân là tài liệu quan trọng khi thực hiện các giao dịch tài chính hoặc tham gia kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thắc mắc: Làm thế nào để xin cấp giấy xác nhận mã số thuế cá nhân? Quy trình và yêu cầu ra sao? Bài viết dưới đây AZTAX sẽ giải đáp chi tiết những câu hỏi này.
1. Giấy xác nhận mã số thuế cá nhân là gì?
Giấy xác nhận mã số thuế cá nhân là văn bản do cơ quan thuế cấp, xác nhận thông tin mã số thuế (MST) đã được đăng ký cho cá nhân, thường dùng trong giao dịch tài chính, hợp đồng kinh doanh hoặc chứng minh nghĩa vụ thuế. Đây là tài liệu quan trọng giúp cá nhân chứng minh MST hợp lệ khi cần thiết, khác với các giấy tờ đăng ký ban đầu.
Khái niệm chi tiết
MST cá nhân là dãy 10 chữ số (hoặc 13 chữ số trong một số trường hợp) duy nhất do cơ quan thuế cấp để quản lý kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân từ mọi nguồn thu nhập. Giấy xác nhận MST không phải là giấy tờ đăng ký mới mà chỉ là xác nhận tình trạng MST hiện tại, có thể cấp lại khi mất hoặc cần bổ sung thông tin.
Phân biệt với giấy chứng nhận đăng ký thuế và thông báo MST
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (mẫu 12-MST): Dành cho cá nhân nộp hồ sơ đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế (như cá nhân kinh doanh hoặc có thu nhập chịu thuế TNCN), cấp lần đầu kèm thông tin chi tiết đăng ký.
- Thông báo MST: Là thông báo chính thức gửi đến cá nhân sau khi đăng ký, thường qua điện tử hoặc bưu điện, xác nhận MST được cấp mà không cần hồ sơ trực tiếp.
2. Có được cấp giấy xác nhận mã số thuế cá nhân không?
Hiện nay, không có quy định cụ thể về việc cấp giấy xác nhận mã số thuế cá nhân. Thay vào đó, cá nhân có thể nhận Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế.
Theo Khoản 5 Điều 8 Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế do Bộ Tài chính ban hành, quy định như sau:
Điều 8. Cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thông báo mã số thuế Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thông báo mã số thuế được cấp cho người nộp thuế theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 34 Luật Quản lý thuế 2019 và các quy định sau: 1. Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh “Giấy chứng nhận đăng ký thuế” mẫu số 10-MST ban hành kèm theo Thông tư này được cơ quan thuế cấp cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều này. 2. Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân a) “Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân” mẫu số 12-MST ban hành kèm theo Thông tư này được cơ quan thuế cấp cho cá nhân nộp hồ sơ đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định tại Điểm b. 1, b.2, b.4, b.5 Khoản 9 Điều 7 Thông tư này. b) “Thông báo mã số thuế cá nhân” mẫu số 14-MST ban hành kèm theo Thông tư này được cơ quan thuế thông báo cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế theo quy định tại Điểm a Khoản 9 Điều 7 Thông tư này. Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm thông báo mã số thuế hoặc lý do chưa được cấp mã số thuế cho từng cá nhân để điều chỉnh, bổ sung thông tin của cá nhân. Cơ quan chi trả thu nhập nộp lại hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế để được cấp mã số thuế cho cá nhân theo quy định. c) Cá nhân ủy quyền đăng ký thuế cho cơ quan chi trả thu nhập hoặc cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điểm a và Điểm b.3 Khoản 9 Điều 7 Thông tư này có Văn bản đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân mẫu số 32/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này gửi đến cơ quan thuế đã cấp mã số thuế thì cơ quan thuế thực hiện cấp “Giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân”, trừ trường hợp quy định tại Điểm b Khoản 4 Điều này. … 5. Cơ quan thuế thực hiện xử lý hồ sơ đăng ký thuế lần đầu và trả kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thông báo mã số thuế cho người nộp thuế chậm nhất không quá 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ của người nộp thuế.”
Do đó, khi nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu, cơ quan thuế sẽ cấp cho bạn Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế, tùy thuộc vào đối tượng của bạn theo các khoản 1 và 2 đã nêu trên.
Xem thêm: Đăng ký mã số thuế cá nhân online mất bao lâu?
Xem thêm: Cách đăng ký mã số thuế cá nhân trên HTKK
3. Quy định biểu mẫu về việc cấp giấy chứng nhận MST
Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 95/2024/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, quy định về việc cấp Giấy chứng nhận mã số thuế cá nhân như sau: Cá nhân có thu nhập phải chịu thuế thu nhập cá nhân (trừ cá nhân kinh doanh) và các cá nhân có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước theo quy định tại Điểm k và Điểm l, Khoản 1, Điều 2 của Thông tư này, khi nộp hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ tại cơ quan thuế sẽ được cấp Giấy chứng nhận mã số thuế cá nhân mẫu số 12-MST, kèm theo Thông tư.
Cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân (trừ trường hợp cá nhân kinh doanh) và các đối tượng có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước theo quy định tại Điểm k, Điểm l Khoản 1 Điều 2 Thông tư 95/2024/TT-BTC bao gồm:
- Cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân (trừ cá nhân kinh doanh).
- Các tổ chức và cá nhân khác có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
Trường hợp cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện thông qua mẫu ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo danh sách mã số thuế của các cá nhân đã đăng ký thuế qua cơ quan chi trả thu nhập. Thông báo này có thể được phát hành bằng giấy hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, theo mẫu số 14-MST kèm theo Thông tư.
Khi nhận được thông báo, cơ quan chi trả thu nhập sẽ thông báo về mã số thuế cá nhân theo trách nhiệm của mình. Nếu chưa có mã số thuế, cơ quan này cần thông báo lý do và nguyên nhân chưa thể cấp mã số thuế. Dựa trên thông báo này, cá nhân có thể kiểm tra, chỉnh sửa và bổ sung thông tin để yêu cầu cấp lại mã số thuế theo quy định. Nếu cá nhân ủy quyền đăng ký thuế qua cơ quan chi trả thu nhập và có văn bản đề nghị cấp Giấy chứng nhận mã số thuế, cơ quan thuế sẽ cấp Giấy chứng nhận mã số thuế cá nhân cho họ.
Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên
Xem thêm: Tờ khai đăng ký mã số thuế
4. Hướng dẫn cách tra cứu MST trực tuyến nhanh nhất
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tìm mã số thuế cá nhân Online nhanh nhất.
Cách 1: Truy cập trực tiếp vào Trang web thuế thu nhập cá nhân chính thức và thực hiện các bước sau:
- Nhập số CMND hoặc hộ chiếu vào ô đầu tiên.
- Nhập mã số thuế vào ô thứ hai.
- Xác nhận thông tin bằng cách nhập dãy chữ và số được hệ thống cung cấp vào ô thứ ba.
- Nhấn “Tìm kiếm” để tra cứu thông tin mã số thuế cá nhân.
Cách 2: Truy cập vào Trang web Thuế chính thức của Việt Nam và làm theo các bước:
- Nhập số CMND hoặc CCCD vào ô “Số chứng minh thư/Thẻ căn cước”.
- Nhập mã xác nhận xuất hiện trên màn hình.
- Nhấn “Tra cứu” và chờ kết quả mã số thuế cá nhân hiển thị.
5. Nếu làm mất giấy chứng nhận đăng ký thuế thì có được cấp lại không?
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 34 Luật Quản lý thuế 2019, việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế được hướng dẫn như sau:
Điều 9. Cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế … 3. Trường hợp bị mất, rách, nát, cháy giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế, cơ quan thuế cấp lại trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị của người nộp thuế theo quy định.
Do đó, trong trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký thuế bị mất, cơ quan thuế sẽ cấp lại trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ yêu cầu từ người nộp thuế.
6. Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế đã bị mất
Dựa trên tiểu mục 18, Mục I, Phần II trong Thủ tục ban hành kèm theo Quyết định 2589/QĐ-BTC năm 2021, quy trình cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế bị mất được thực hiện qua các bước sau: Bước 1:
- Khi Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế hoặc các tài liệu liên quan bị mất, hư hỏng (rách, nát, cháy), người nộp thuế cần gửi hồ sơ yêu cầu cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Đối với hồ sơ đăng ký thuế điện tử, người nộp thuế sẽ truy cập vào Cổng thông tin điện tử, khai tờ khai và gửi các hồ sơ cần thiết dưới dạng điện tử (nếu có), ký điện tử và gửi qua Cổng thông tin mà mình lựa chọn.
- Trong trường hợp nộp hồ sơ đồng thời với hồ sơ đăng ký kinh doanh qua cơ chế một cửa liên thông, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ chuyển thông tin hồ sơ đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ Đối với hồ sơ đăng ký thuế bằng giấy:
- Nếu hồ sơ nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế sẽ tiếp nhận, đóng dấu và ghi rõ ngày nhận cùng số lượng tài liệu. Phiếu hẹn trả kết quả cũng sẽ được cấp cho người nộp thuế.
- Nếu hồ sơ được gửi qua bưu chính, công chức thuế sẽ đóng dấu tiếp nhận và ghi ngày nhận vào hồ sơ.
- Công chức thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và nếu thiếu sót, yêu cầu bổ sung thông tin trong vòng 02 ngày làm việc.
Đối với hồ sơ đăng ký thuế điện tử:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ đến người nộp thuế trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được hồ sơ.
- Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xử lý hồ sơ qua hệ thống dữ liệu điện tử:
- Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng thủ tục, kết quả sẽ được trả qua Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế sử dụng.
- Nếu hồ sơ chưa hoàn chỉnh, cơ quan thuế sẽ thông báo không chấp nhận hồ sơ trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
Việc cấp giấy xác nhận mã số thuế cá nhân không phải là quy trình tự động mà thường đi kèm với các giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế. Do đó, câu hỏi “Có được cấp giấy xác nhận mã số thuế cá nhân không?” sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể và thủ tục đăng ký thuế mà cá nhân thực hiện. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được hỗ trợ kịp thời!
7. Các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Giấy xác nhận mã số thuế cá nhân là gì?
Giấy xác nhận mã số thuế cá nhân là văn bản do cơ quan thuế cấp, xác nhận mã số thuế (MST) đã được đăng ký cho một cá nhân cụ thể. Tài liệu này dùng để chứng minh nghĩa vụ thuế, hỗ trợ thủ tục vay vốn, xin việc hoặc thực hiện các giao dịch tài chính có liên quan.
Câu 2: Ai cần xin giấy xác nhận mã số thuế cá nhân?
Bất kỳ cá nhân nào có thu nhập chịu thuế tại Việt Nam đều có thể cần giấy này, đặc biệt trong các trường hợp: nộp hồ sơ vay ngân hàng, làm thủ tục xuất cảnh định cư, chứng minh tình trạng thuế khi xin việc, hoặc thực hiện giao dịch bất động sản.
Câu 3: Xin giấy xác nhận mã số thuế cá nhân ở đâu?
Cá nhân có thể nộp yêu cầu tại Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi đăng ký quản lý thuế. Ngoài ra, có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn để tiết kiệm thời gian.
Câu 4: Hồ sơ xin giấy xác nhận mã số thuế cá nhân gồm những gì?
Hồ sơ thông thường bao gồm: đơn đề nghị xác nhận thông tin đăng ký thuế (theo mẫu của cơ quan thuế), bản sao CMND/CCCD còn hiệu lực, và giấy tờ bổ sung nếu có yêu cầu riêng từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Câu 5: Giấy xác nhận mã số thuế cá nhân có thời hạn hiệu lực không?
Hiện nay pháp luật không quy định thời hạn cụ thể cho loại giấy này, tuy nhiên trên thực tế nhiều cơ quan, tổ chức chỉ chấp nhận giấy xác nhận được cấp trong vòng 30–90 ngày. Bạn nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của đơn vị tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ.
