Giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài là quá trình đưa ra và giải thích lý do, cơ sở và nhu cầu cụ thể của một doanh nghiệp hoặc tổ chức trong việc tuyển dụng và sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam. AZTAX tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ giấy phép lao động chuyên nghiệp, với chi phí hợp lý và thời gian thực hiện nhanh nhất.
1. Mẫu công văn giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài
Mẫu báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài mới nhất là mẫu số 01 – giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, được quy định trong Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Đây là mẫu báo cáo được sử dụng để giải trình nhu cầu xin giấy phép lao động nước ngoài trong doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Hướng dẫn ghi mẫu mẫu 01 giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài sẽ bao gồm các nội dung sau:
[1], [6] Điền thông tin về cơ quan: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại tỉnh hoặc thành phố… [2] Liệt kê các vị trí công việc mà Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã chấp thuận. [3] Đặc tả hình thức làm việc theo quy định tại Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Cụ thể, bao gồm:- Thực hiện hợp đồng lao động.
- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
- Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
- Chào bán dịch vụ.
- Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Tình nguyện viên.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
- Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
2. Khi nào phải giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài?
Giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoàii được quy định thực hiện trước ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp (ngoại trừ nhà thầu) phải gửi báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đến cơ quan có thẩm quyền. Quá trình xem xét và quyết định việc xin chấp thuận sẽ diễn ra trong vòng 10 ngày làm việc.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 152 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 quy định về điều kiện được sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Điều 152. Điều kiện tuyển dụng, sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
…
Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
…
Như vậy, trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, công ty phải thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động. Sau khi cơ quan có thẩm quyền ra quyết định chấp thuận, doanh nghiệp mới có thể tiến hành việc tuyển dụng.
3. Hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Để tuyển dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây và nộp cho cơ quan có thẩm quyền để xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Trường hợp đơn vị lần đầu xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, hồ sơ bao gồm:
- Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD);
- Bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu số 01/PLI.
Trường hợp đơn vị đã được cấp văn bản chấp thuận nhưng có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng lao động, hồ sơ bao gồm:
- Bản sao có công chứng giấy chứng nhận ĐKKD;
- Bản báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu số 02/PLI.
Lưu ý: Nếu người trực tiếp nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của cơ quan, tổ chức thì hồ sơ cần bổ sung giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu.
Xem thêm: Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài
4. Thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hiện nay như thế nào?
Thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hiện nay thường bao gồm các bước như xác định nhu cầu, nộp đơn và tài liệu, kiểm tra và phê duyệt, cấp phép, thực hiện thủ tục nhập cảnh và làm việc, báo cáo định kỳ và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Bước 1: Xác định nhu cầu và gửi báo cáo
Người sử dụng lao động xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài cho từng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Sau đó, người sử dụng lao động gửi báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời hạn nộp trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài.
Trong quá trình cấp công văn chấp thuận sử dụng lao động, nếu có thay đổi về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải báo cáo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài. Doanh nghiệp trong trường hợp này sử dụng Mẫu số 02/PLI phụ lục I.
Bước 2: Giải quyết báo báo của doanh nghiệp
Cơ quan có thẩm quyền sẽ ra văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận việc sử dụng người lao động nước ngoài cho từng vị trí công việc. Thời hạn tối đa để cơ quan có thẩm quyền giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Lưu ý: Quy trình trên không áp dụng cho việc sử dụng lao động nước ngoài bởi các nhà thầu.
5. Cơ quan thẩm quyền nào chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài?
Cơ quan thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài thường là cơ quan di trú và lao động hoặc bộ phận có liên quan của chính phủ địa phương, như Bộ Lao động hoặc Bộ Nội vụ. Đây là cơ quan có trách nhiệm xem xét và phê duyệt các đơn đăng ký, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và các quy định liên quan.
Căn cứ theo khoản 3 Điều 4 Nghị định 70/2023/NĐ-CP quy định cơ quan thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài như sau:
Điều 4. Sử dụng người lao động nước ngoài
…
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc theo Mẫu số 03/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Như vậy, theo quy định trên, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và Sở Lao động – Thương binh và Xã hội là các cơ quan có thẩm quyền ra văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận việc sử dụng lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc mà người sử dụng lao động đã báo cáo.
Thời hạn để ra văn bản này đã được quy định là trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Sau đó, doanh nghiệp sẽ nhận được mẫu văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài – Mẫu số 3/PLI.
Trước đây, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền trong việc chấp thuận hoặc không chấp thuận việc nhận mẫu giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài. Tuy nhiên, theo sự điều chỉnh trong quy định mới, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã thay thế Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh để thực hiện việc ra văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận việc sử dụng lao động nước ngoài. Điều này giúp quy trình quản lý người lao động nước ngoài trở nên hiệu quả hơn.
Tại AZTAX, chúng tôi đặt ra một tiêu chí cao về chất lượng và tận tâm trong việc cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động. AZTAX không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục mà còn tạo ra giá trị gia tăng, từ việc đảm bảo tuân thủ pháp luật đến việc tối ưu hóa nguồn nhân lực nước ngoài. AZTAX là sự lựa chọn đúng đắn để doanh nghiệp để phát triển mạnh mẽ và bền vững trong thị trường ngày càng cạnh tranh.
6. Các trường hợp không cần giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài
Việc xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động là một trong những thủ tục quan trọng mà người sử dụng lao động cần tiến hành trước khi tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp người sử dụng lao động đều phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động. Đơn vị có thể miễn qua thủ tục này trong các trường hợp sau đây:
- Là trưởng dự án, trưởng văn phòng đại diện hoặc đang chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ của nước ngoài tại Việt Nam;
- Vào làm việc tại Việt Nam với thời hạn dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ;
- Vào làm việc tại Việt Nam với thời hạn dưới 3 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật gây ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và chuyên gia nước ngoài đang ở Việt Nam không xử lý được;
- Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH (giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên);
- Là chủ tịch hội đồng quản trị hoặc thành viên hội đồng quản trị của công ty cổ phần (giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên);
- Vào nắm giữ vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, làm việc dưới 30 ngày tại Việt Nam và không quá 3 lần trong 1 năm;
- Đến Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế do cơ quan, tổ chức trung ương/cấp tỉnh ký kết;
- Là học sinh hoặc sinh viên đang học tập tại các trường hoặc các cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập tại cơ quan, tổ chức tại Việt Nam;
- Là học viên tập sự, thực tập trên tàu biển Việt Nam;
- Là thân nhân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
- Vào làm việc tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội tại Việt Nam và có hộ chiếu công vụ;
- Là người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
Xem thêm: Các hình thức làm việc của người nước ngoài
7. Doanh nghiệp được sử dụng người lao động nước ngoài trong vị trí nào?
Doanh nghiệp được phép sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong các trường hợp quy định tại Điều 152 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể như sau:
Điều kiện tuyển dụng, sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
1. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
2. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Nhà thầu trước khi tuyển và sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải kê khai cụ thể các vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc, thời gian làm việc cần sử dụng lao động nước ngoài để thực hiện gói thầu và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Như vậy, theo quy định trên, doanh nghiệp chỉ được phép tuyển dụng người lao động nước ngoài để làm công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật khi người lao động Việt Nam không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
Trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và nhận được sự chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
8. Người lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc dưới hình thức nào?
Căn cứ vào Điều 2 của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài, tức công dân ngoại quốc, có thể lựa chọn các hình thức sau để thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động khi làm việc tại Việt Nam:
- Thực hiện hợp đồng lao động.
- Di chuyển trong nội bộ của doanh nghiệp.
- Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận trong lĩnh vực kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.
- Là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
- Tham gia chào bán dịch vụ.
- Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Tham gia làm tình nguyện viên.
- Làm việc như người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
- Đảm nhiệm các vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
- Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.
- Là thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam, được phép làm việc theo quy định của các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Do đó, người lao động nước ngoài chỉ có thể làm việc tại Việt Nam nếu phù hợp với các loại hình lao động được quy định. Hình thức lao động này sẽ được ghi rõ trong giấy phép lao động, và khi có sự thay đổi trong hình thức lao động, thủ tục xin giấy phép lao động cũng sẽ điều chỉnh tương ứng. Thời gian và các hồ sơ mà người nước ngoài cung cấp sẽ quyết định việc có thể xin giấy phép lao động trực tuyến để tiện lợi hơn.
Đặc biệt, đối với những trường hợp làm việc với tư cách nhà quản lý, giám đốc điều hành, hoặc chuyên gia, người này cần cung cấp văn bản chứng minh vị trí của mình thông qua bằng Đại học hoặc các loại bằng cấp chuyên môn khác. Điều này nhằm đảm bảo rằng người lao động nước ngoài có đủ năng lực và chuyên môn để đảm nhận công việc theo đúng quy định.
Khi người lao động nước ngoài thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài sẽ được chia thành những trường hợp cụ thể khác nhau. Nếu quý doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ các vấn đề liên quan, vui lòng liên hệ theo thông tin liên hệ bên dưới. AZTAX với đội ngũ chuyên nghiệp – tận tâm sẽ rất hân hạnh được hỗ trợ và giải đáp mọi câu hỏi của quý khách hàng.
