Doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân là một quy định quan trọng trong hệ thống pháp luật thuế tại Việt Nam, giúp đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc thu thuế từ thu nhập cá nhân. Việc hiểu rõ các quy trình, quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc nộp thuế thu nhập cá nhân sẽ giúp các công ty giảm thiểu sai sót trong việc thực hiện các nghĩa vụ thuế. AZTAX đã tổng hợp các thông tin chi tiết, hãy cùng tìm hiểu ngay!
1. Doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân được không?
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp không chỉ có trách nhiệm chi trả thu nhập mà còn phải thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho người lao động trong một số trường hợp nhất định. Việc nắm rõ các tình huống này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng quy định thuế mà còn giúp cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác. Vậy trong những tình huống nào doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư 40/2021/TT-BTC (ngày 1/6/2021) và Khoản 2 Điều 1 Thông tư 100/2021/TT-BTC (ngày 15/11/2021), doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho người lao động trong các tình huống sau:
- Hợp tác kinh doanh: Khi tổ chức hợp tác kinh doanh với cá nhân.
- Thuê tài sản của cá nhân: Khi tổ chức thuê tài sản từ cá nhân và hợp đồng thuê quy định tổ chức là bên nộp thuế.
- Chi trả các khoản thu nhập: Khi tổ chức chi trả các khoản thưởng, khuyến mại, chiết khấu thanh toán, hỗ trợ bằng tiền hoặc hiện vật, bồi thường vi phạm hợp đồng hoặc các khoản bồi thường khác cho cá nhân.
- Sàn giao dịch thương mại điện tử: Tổ chức sở hữu sàn giao dịch thương mại điện tử có trách nhiệm khai thuế và nộp thuế thay cho cá nhân theo ủy quyền hợp pháp.
- Cá nhân nhận thu nhập từ nền tảng số quốc tế: Khi tổ chức tại Việt Nam là đối tác của nhà cung cấp nền tảng số nước ngoài (không có cơ sở thường trú tại Việt Nam) và chi trả thu nhập từ dịch vụ nội dung số cho cá nhân.
- Ủy quyền kê khai thuế: Cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức khác thực hiện nghĩa vụ thuế thay mình theo quy định của pháp luật dân sự.
Trong các trường hợp trên, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế TNCN thay cho cá nhân. Tuy nhiên, việc kê khai thuế phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật thuế hiện hành.
Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân ở Hàn Quốc là bao nhiêu?
Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân ở Úc là bao nhiêu?
2. Điều kiện ủy quyền doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cá nhân
Việc ủy quyền để doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng cho cá nhân mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc kê khai và nộp thuế. Tuy nhiên, để quá trình diễn ra đúng pháp luật và hiệu quả, cần phải đáp ứng một số điều kiện cụ thể theo quy định.
Dựa theo quy định tại Tiết d.2, Điểm d, Khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN, để cá nhân cư trú có thể ủy quyền cho doanh nghiệp hoặc tổ chức trả thu nhập thực hiện nộp thuế TNCN thay cho cá nhân, người nộp thuế phải đáp ứng các điều kiện sau:
(1) Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch.
Trường hợp người nộp thuế là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì người nộp thuế được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.
(2) Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
(3) Người nộp thuế là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp người nộp thuế chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế đối với cá nhân. Tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của cá nhân.
Vì vậy, nếu người lao động nhận lương, tiền công trong các trường hợp này, việc doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân là hợp pháp.
Xem thêm: Cách tính thuế TNCN cho người nước ngoài
3. Hồ sơ quyết toán khi doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân
Theo hướng dẫn quyết toán thuế TNCN trong Công văn 13762/CTHN-HKDCN ngày 22/3/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội, hồ sơ thuế doanh nghiệp nộp thay cho cá nhân cần phải có giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
3.1 Hồ sơ doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cá nhân
Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cá nhân và doanh nghiệp là bên chi trả thu nhập, hồ sơ quyết toán thuế TNCN sẽ bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 05/QTT-TNCN.
- Phụ lục chi tiết cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần, mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN.
- Phụ lục chi tiết cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần, mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN.
- Phụ lục chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh, mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.
Lưu ý: Các mẫu tờ khai và bảng kê được quy định trong Phụ lục II của Thông tư số 80/2021/TT-BTC, ban hành ngày 29/9/2021 bởi Bộ Tài chính.
Khi cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay, cá nhân cần lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho kỳ tính thuế theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN, được ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
3.2 Khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
Nếu doanh nghiệp phát hiện tờ khai thuế có sai sót, cần tiến hành khai bổ sung.
- Trường hợp không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế:
- Nếu doanh nghiệp khai bổ sung mà không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, thì chỉ cần nộp Bản giải trình khai bổ sung kèm các tài liệu liên quan, mà không cần nộp Tờ khai bổ sung.
- Trong trường hợp thay đổi nghĩa vụ thuế:
- Nếu doanh nghiệp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm, người nộp thuế cần bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai sót, và tổng hợp các số liệu bổ sung vào hồ sơ quyết toán thuế năm.
- Nếu doanh nghiệp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm, doanh nghiệp cần khai bổ sung cả hồ sơ quyết toán thuế năm và tờ khai của tháng, quý có sai sót tương ứng.
3.3 Doanh nghiệp đã quyết toán thuế nhưng phát hiện cá nhân phải tự quyết toán với cơ quan thuế
Khi cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế và doanh nghiệp hoặc tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thay, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, thì sẽ xử lý như sau:
- Doanh nghiệp tổ chức chi trả thu nhập không cần điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức, và thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán.
- Doanh nghiệp ghi chú ở góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN”, để cá nhân tự quyết toán thuế với cơ quan thuế.
- Nếu doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, sẽ in chuyển đổi từ chứng từ điện tử gốc và ghi nội dung trên vào bản in chuyển đổi để cung cấp cho người nộp thuế.
Tóm lại, hồ sơ quyết toán thuế TNCN trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân cần tuân thủ đầy đủ các quy định để đảm bảo chính xác. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết về thủ tục này, hãy liên hệ AZTAX để được tư vấn kịp thời.
4. Thời hạn nộp quyết toán thuế và nộp thuế TNCN
Khi thực hiện hồ sơ quyết toán thuế TNCN và nộp thuế thay cho cá nhân, doanh nghiệp cần chú ý đến thời hạn nộp hồ sơ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều 44 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Quốc hội ban hành.
Cụ thể, thời gian nộp quyết toán thuế và số tiền thuế phải nộp được quy định như sau:
- Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán và nộp thuế phải thực hiện trước ngày cuối cùng của tháng thứ 03 sau khi kết thúc năm dương lịch.
- Đối với cá nhân tự quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là trước ngày cuối cùng của tháng thứ 04 sau khi kết thúc năm dương lịch. Nếu cá nhân có yêu cầu hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế, sẽ không bị áp dụng phạt hành chính về việc khai quyết toán thuế muộn.
Lưu ý: Nếu thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế và nộp tiền thuế trùng vào ngày nghỉ theo quy định, thì thời gian nộp hồ sơ sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ, theo quy định của Bộ luật Dân sự.
Trên đây là trường hợp doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân. Người lao động lưu ý làm giấy ủy quyền cho doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho người lao động và thực hiện trước thời hạn cuối nộp quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp trả thu nhập.
5. Lợi ích khi doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay người lao động
Việc ủy quyền cho công ty nộp thuế thay cho cá nhân mang lại nhiều lợi ích cả cho người nộp thuế và các cơ quan quản lý thuế.
Tiết kiệm thời gian, công sức cho người nộp thuế
Việc tăng thu nhập ròng và tạo động lực làm việc cho người nộp thuế. Các doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập sẽ thực hiện việc khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động trước khi tiến hành thanh toán, qua đó giúp:
- Người nộp thuế không cần lo lắng về việc nộp thuế TNCN hàng tháng hoặc hàng quý.
- Cá nhân vẫn được hưởng các ưu đãi về giảm trừ gia cảnh, giảm trừ bản thân, miễn, giảm thuế theo quy định, giúp giảm số thuế phải nộp và nâng cao thu nhập ròng.
- Điều này giúp người lao động tập trung vào công việc và cải thiện hiệu quả công việc.
Nâng cao hiệu quả quản lý thuế của cơ quan Thuế
Cơ quan Thuế có thể giám sát và quản lý thuế TNCN của người lao động một cách chính xác và nhanh chóng thông qua tổ chức chi trả thu nhập. Điều này giúp nâng cao hiệu quả thu thuế và hạn chế tình trạng cá nhân bị phạt hoặc cưỡng chế thuế do chậm nộp hoặc kê khai sai sót.
Như vậy, người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho người lao động nếu đáp ứng các yêu cầu về thời gian hợp đồng lao động và các điều kiện về tình trạng cư trú hoặc không cư trú của cá nhân. Việc doanh nghiệp ủy quyền khai thuế và nộp thuế thay giúp mang lại lợi ích cho cả người lao động và cơ quan quản lý thuế.
Tóm lại, doanh nghiệp nộp thuế TNCN thay cho cá nhân là một phần quan trọng trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thay cho cá nhân. Hiểu rõ các quy định và trường hợp áp dụng giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác và hiệu quả, tránh những sai sót có thể gây rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về quy trình này, đừng ngần ngại liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng.
Xem thêm: Thuế ở Đức là bao nhiêu?
Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân Mỹ là bao nhiêu?
Xem thêm: Thuế thu nhập Singapore là bao nhiêu?
