Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN là nội dung người lao động cần nắm rõ trước khi lựa chọn ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thay trong năm 2026. Nếu không đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, hồ sơ quyết toán có thể bị cơ quan thuế từ chối. Bài viết giúp làm rõ các điều kiện áp dụng và những lưu ý quan trọng khi ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
1. Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là gì?
Ủy quyền quyết toán thuế là hình thức mà một cá nhân hoặc là tổ chức chuyển giao quyền thực hiện những thủ tục quyết toán thuế cho một bên khác thay mặt mình xử lý.
Việc ủy quyền này thường được áp dụng trong quá trình xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế đối với cơ quan thuế, tính theo kỳ khai thuế cụ thể, nhằm đảm bảo việc kê khai, nộp và hoàn thuế được thực hiện theo đúng quy định và đúng thời hạn.
Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài
2. Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2026
Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN? Nội dung dưới đây tập trung làm rõ các điều kiện pháp lý để cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập trong năm 2026. Các thông tin được trình bày nhằm giúp doanh nghiệp xác định đúng đối tượng được ủy quyền, tránh mở rộng sang thủ tục hoặc nội dung không trực tiếp liên quan đến điều kiện ủy quyền.
2.1. Các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Căn cứ điểm d.2 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập khi đáp ứng một trong các điều kiện sau:
Trường hợp 1: Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và đang làm việc tại thời điểm quyết toán
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và đang làm việc tại tổ chức trả thu nhập tại thời điểm tổ chức này nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN, kể cả trường hợp cá nhân làm việc chưa đủ 12 tháng trong năm.
Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc trong năm, việc ủy quyền quyết toán thuế được thực hiện tại tổ chức nơi cá nhân đang làm việc tại thời điểm quyết toán.
Ví dụ: Người lao động A ký hợp đồng lao động thời hạn 36 tháng với Công ty X từ tháng 4 năm 2025 và vẫn đang làm việc tại công ty khi Công ty X thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2025. Trong trường hợp này, A đủ điều kiện ủy quyền cho Công ty X quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập do công ty chi trả.
Ngược lại, nếu A đã chấm dứt hợp đồng lao động trước thời điểm Công ty X nộp hồ sơ quyết toán thuế, A không đủ điều kiện ủy quyền và phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Trường hợp 2: Có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế 10 phần trăm
Cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, đang làm việc tại tổ chức trả thu nhập tại thời điểm quyết toán và có thêm thu nhập vãng lai tại các đơn vị khác, với mức bình quân không quá 10 triệu đồng mỗi tháng, đồng thời các khoản thu nhập này đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10 phần trăm.
Trong trường hợp này, cá nhân được ủy quyền cho tổ chức nơi đang làm việc quyết toán thuế TNCN, với điều kiện cá nhân không yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai.
Ví dụ: Người lao động B làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn tại Công ty Y từ tháng 4 năm 2025. Trong năm, B phát sinh thêm thu nhập vãng lai 5 triệu đồng mỗi tháng tại Công ty Z và đã bị khấu trừ thuế TNCN 10 phần trăm. Đến thời điểm Công ty Y nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2025, B vẫn đang làm việc tại công ty. Trường hợp này, B đủ điều kiện ủy quyền cho Công ty Y quyết toán thuế đối với thu nhập do Công ty Y chi trả.
Trường hợp 3: Không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế
Cá nhân không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
Có thu nhập vãng lai bình quân trên 10 triệu đồng mỗi tháng.
Có khoản thu nhập vãng lai chưa bị khấu trừ thuế TNCN.
Không còn làm việc tại tổ chức trả thu nhập tại thời điểm quyết toán.
Ví dụ: Người lao động C có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại Công ty M. Trong năm 2025, C phát sinh thêm một khoản thu nhập chưa bị khấu trừ thuế TNCN tại đơn vị khác. Do tồn tại khoản thu nhập chưa khấu trừ thuế, C không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế cho Công ty M và phải tự quyết toán thuế với cơ quan thuế.
2.2. Nguyên tắc xác định phạm vi ủy quyền
Tổ chức trả thu nhập chỉ được quyết toán thuế TNCN đối với phần thu nhập do chính tổ chức chi trả cho người lao động. Các khoản thu nhập phát sinh tại đơn vị khác không thuộc phạm vi quyết toán khi thực hiện theo hình thức ủy quyền.
Nguyên tắc này là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định đúng đối tượng được ủy quyền và giới hạn trách nhiệm khi thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động.
Cá nhân chỉ được ủy quyền quyết toán thuế TNCN khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về hợp đồng lao động, thời điểm làm việc và tình trạng thu nhập vãng lai theo quy định. Doanh nghiệp cần đối chiếu các điều kiện này trước khi nhận ủy quyền để đảm bảo việc quyết toán thuế đúng pháp luật.
Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Xem thêm: Dịch vụ kế toán
3. Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026
Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026 theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN tại Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC, có hình thức như sau:
Tải mẫu uỷ quyền quyết toán thuế TNCN tại đây:
Tóm lại, việc nắm rõ mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026 giúp bạn thực hiện thủ tục thuế chính xác và hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ AZTAX để được tư vấn chi tiết.
4. Cách ghi thông tin trên giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Giấy ủy quyền này giúp cá nhân giao quyền cho tổ chức, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục quyết toán thay mình. Việc điền đầy đủ và chính xác thông tin trên giấy ủy quyền không chỉ đảm bảo sự minh bạch trong quy trình thuế mà còn tránh những sai sót có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người nộp thuế.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin trên giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN:
- Năm: Ghi năm ủy quyền quyết toán thuế TNCN;
- Tên tôi là: Ghi họ và tên;
- Mã số thuế: Ghi mã số thuế cá nhân của người ủy quyền;
- Năm…tôi thuộc diện..: Ghi năm ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
- Ô vuông: Tích chọn 1 trong 3 ô tương ứng với trường hợp của người lao động.
- Đề nghị công ty/đơn vị: Ghi rõ tên công ty/đơn vị (nơi ủy quyền quyết toán thuế).
- (Mã số thuế:…..): Ghi mã số thuế của tên công ty/đơn vị (nơi ủy quyền quyết toán thuế).
- Tôi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm ……….. với cơ quan thuế: Ghi năm cần ủy quyền toán thuế thu nhập cá nhân.
- Ngày/tháng/năm: Ghi ngày/tháng/năm làm giấy ủy quyền toán thuế thu nhập cá nhân.
5. Thủ tục ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026 là một giải pháp tiện lợi và hiệu quả cho người nộp thuế. Đặc biệt, đối với những người có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, thủ tục ủy quyền quyết toán thuế TNCN trở nên càng cần thiết, giúp giảm bớt gánh nặng trong việc thu thập các chứng từ, giấy tờ và thực hiện các bước quy trình thuế.
Cá nhân đủ điều kiện có quyền ủy quyền quyết toán thuế TNCN có thể thực hiện các bước sau để tiến hành ủy quyền quyết toán thuế TNCN:
Bước 1: Xác minh lại các thông tin về thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế để đảm bảo quyết toán thuế TNCN chính xác.
Bước 2: Người lao động điền đầy đủ thông tin và ký tên xác nhận trên mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế 08/UQ-QTT-TNCN.
Bước 3: Người lao động gửi giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập, yêu cầu thực hiện quyết toán thuế và xác nhận rằng việc quyết toán thuế đã hoàn thành với tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền.
Thực tế, nếu người lao động đáp ứng đủ điều kiện được ủy quyền quyết toán thuế TNCN, kế toán của doanh nghiệp sẽ chủ động hướng dẫn nhân viên trong việc kê khai và nộp thuế đúng quy định pháp luật.
Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại Hà Nội
6. Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN nhưng phát hiện thuộc đối tượng quyết toán trực tiếp
Nhiều trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập, nhưng sau đó phát hiện thuộc diện phải tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế. Trong tình huống này, tổ chức trả thu nhập và cá nhân sẽ xử lý theo quy định.
Cụ thể:
- Đơn vị chi trả thu nhập không cần điều chỉnh quyết toán thuế TNCN của mình.
- Đơn vị chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số liệu quyết toán và ghi rõ tại góc dưới bên trái chứng từ: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà … (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN”. Nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cần in chứng từ từ bản gốc điện tử và ghi rõ nội dung trên vào bản in để cung cấp cho cá nhân.
- Cá nhân nhận chứng từ khấu trừ thuế từ đơn vị chi trả thu nhập sẽ trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định.
Trên đây là điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN được cập nhật mới nhất năm 2024. Cá nhân và tổ chức lưu ý để thực hiện quyết toán thuế theo đúng quy định, tránh trường hợp quyết toán thuế quá thời hạn dẫn đến bị phạt.
7. Thời hạn khai quyết toán thuế TNCN 2026 là ngày nào?
Việc khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà mỗi cá nhân có thu nhập phải thực hiện theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về thời hạn khai báo quyết toán thuế, điều này có thể dẫn đến việc nộp muộn hoặc thiếu sót trong hồ sơ thuế.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế cho các loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019 như sau:
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
4. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.
…..
Theo khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015, nếu ngày cuối cùng của thời hạn rơi vào ngày nghỉ cuối tuần hoặc ngày lễ, thì thời hạn sẽ được kéo dài đến khi kết thúc ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.
Lưu ý: Đối với hồ sơ thuế điện tử, nếu thời hạn nộp hồ sơ trùng vào ngày nghỉ theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC, việc nộp hồ sơ vẫn tuân theo quy định về thời hạn tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, trừ khi có quy định khác từ cơ quan thuế.
Xem xét 02 mẫu tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân cập nhật mới nhất.
Mẫu 02/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công) ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Mẫu 05/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công) ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Nắm vững điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN là yếu tố quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế một cách đúng đắn và hiệu quả. Các điều kiện này không chỉ bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế mà còn tạo thuận lợi trong việc thực hiện quyết toán nhằm giảm thiểu sai sót. Nếu bạn còn có thắc mắc nào về uỷ quyền quyết toán thuế là gì, hãy liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và giải đáp kịp thời nhé!
8. Giải đáp một số thắc mắc khi ủy quyền quyết toán thuế TNCN
8.1 Có bắt buộc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không?
Ủy quyền quyết toán thuế không phải là yêu cầu bắt buộc mà là quyền lợi của người lao động. Các cá nhân có thể tự thực hiện quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế hoặc qua hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
8.2 Có thu nhập ở 2 nơi có được ủy quyền quyết toán thuế?
Dựa trên Công văn 289/CTHN-TTHT năm 2023, để thực hiện ủy quyền quyết toán thuế cá nhân, cần phải đáp ứng hai điều kiện sau:
- Cá nhân nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công và có hợp đồng lao động kéo dài từ 03 tháng trở lên.
- Cá nhân đang làm việc tại đơn vị chi trả thu nhập vào thời điểm thực hiện quyết toán thuế.
Vì vậy, cá nhân có thu nhập từ hai nguồn khác nhau không thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN, mặc dù họ ký hai hợp đồng riêng biệt và thực hiện khấu trừ, kê khai, nộp thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
Nếu cá nhân có thu nhập từ hai nơi, trong đó một khoản là thu nhập vãng lai từ nơi khác với mức bình quân không quá 10 triệu đồng và thuế TNCN đã được khấu trừ theo tỷ lệ 10%, thì cá nhân vẫn có thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
8.3 Nghỉ việc rồi có được ủy quyền quyết toán thuế ở công ty cũ không?
Cá nhân chỉ có thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN khi vẫn đang làm việc tại tổ chức. Vì vậy, nếu cá nhân đã nghỉ việc tại công ty cũ, họ không thể ủy quyền cho công ty đó mà phải tự thực hiện quyết toán thuế theo quy định.
