Việc điều chỉnh giấy phép kinh doanh là thủ tục quan trọng khi doanh nghiệp thay đổi thông tin đăng ký như tên, địa chỉ, ngành nghề hoặc vốn điều lệ. Thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp duy trì tính pháp lý, tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ toàn bộ thủ tục điều chỉnh giấy phép kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác.
1. Các trường hợp cần điều chỉnh giấy phép kinh doanh
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều thay đổi quan trọng đòi hỏi phải điều chỉnh giấy phép kinh doanh. Việc này không chỉ giúp cập nhật thông tin pháp lý mà còn đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng quy định.
Tùy theo nhu cầu kinh doanh, kế hoạch phát triển hoặc các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GPKD). Các nội dung có thể thay đổi gồm:
- Thay đổi tên doanh nghiệp.
- Thay đổi trụ sở chính hoặc địa chỉ văn phòng.
- Thêm, bớt hoặc điều chỉnh ngành nghề kinh doanh.
- Tăng hoặc giảm vốn điều lệ.
- Thay đổi thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp.
- Thay đổi người đại diện pháp luật.
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Cập nhật thông tin CCCD/CMND trên GPKD.
Lưu ý: Trường hợp GPKD bị mất, rách hoặc hư hỏng, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thay đổi toàn bộ thông tin. Chỉ cần cập nhật một số dữ liệu như số điện thoại, email, website hoặc fax để được cấp lại GPKD mà không cần thay đổi nội dung khác.
Xem thêm: Gpkd là gì?
Xem thêm: Điều kiện đứng tên giấy phép kinh doanh
2. Hồ sơ, thủ tục điều chỉnh giấy phép kinh doanh
Để thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, bạn chuẩn bị bộ hồ sơ theo đúng nội dung cần thay đổi, nộp online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (hoặc nộp trực tiếp nếu địa phương còn cho phép) và nhận kết quả sau khoảng 5 đến 7 ngày làm việc. Có kết quả, doanh nghiệp cần công bố thông tin thay đổi trong vòng 30 ngày.
2.1 Thủ tục điều chỉnh giấy phép kinh doanh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Chọn bộ hồ sơ tương ứng với nội dung thay đổi (xem mục 3.2).
Bước 2: Nộp hồ sơ. Hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, bằng một trong hai cách:
- Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh.
- Nộp bản giấy tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: tại các địa phương lớn như TP.HCM, Hà Nội, Bình Dương, cơ quan đăng ký chỉ tiếp nhận hồ sơ thay đổi qua hình thức online.
Bước 3: Nhận kết quả. Sau 5 đến 7 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ:
- Hồ sơ hợp lệ:
- Thay đổi ngành nghề hoặc thông tin cổ đông: doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Các thay đổi còn lại: doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
- Hồ sơ chưa hợp lệ: cơ quan đăng ký trả lời bằng văn bản và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung.
2.2 Hồ sơ cho từng trường hợp thay đổi
Giấy tờ chung (áp dụng cho hầu hết các trường hợp):
- Thông báo thay đổi do người đại diện theo pháp luật ký.
- Thông báo cập nhật số điện thoại, bắt buộc nếu lúc thành lập doanh nghiệp chưa đăng ký số điện thoại.
- Giấy ủy quyền kèm bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân (CCCD, hộ chiếu) của người được ủy quyền, nếu người đi nộp không phải người đại diện theo pháp luật.
Quyết định nội bộ theo loại hình (dùng cho các trường hợp 2.1 đến 2.3, 2.5, 2.6, 2.11):
- Công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp tư nhân: quyết định của chủ sở hữu.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên.
- Công ty cổ phần: quyết định và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.
Dưới đây là phần giấy tờ bổ sung riêng của từng trường hợp.
2.2.1 Đổi tên công ty (Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)
Giấy tờ chung và quyết định nội bộ theo loại hình.
2.2.2 Đổi địa chỉ trụ sở (Khoản 2 Điều 47)
Giấy tờ chung và quyết định nội bộ theo loại hình.
2.2.3 Thay đổi vốn điều lệ (Điều 51)
- Giấy tờ chung và quyết định nội bộ theo loại hình.
- Tăng vốn do nhận thành viên/cổ đông mới: giấy xác nhận góp vốn và bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người mới.
- Góp vốn bằng tài sản cố định: biên bản định giá tài sản.
- Giảm vốn của công ty TNHH hai thành viên trở lên: báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm giảm vốn.
2.2.4 Thay đổi phần vốn góp, tỷ lệ vốn góp (Điều 51; áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh)
- Giấy tờ chung.
- Danh sách thành viên công ty.
- Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh đã hoàn tất chuyển nhượng, hoặc hợp đồng tặng cho phần vốn góp.
2.2.5 Thay đổi người đại diện theo pháp luật (Khoản 1 Điều 50)
- Giấy tờ chung và quyết định nội bộ theo loại hình.
- Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người đại diện mới.
- Công ty cổ phần: nếu việc thay đổi kéo theo sửa Điều lệ, cần quyết định và biên bản họp Đại hội đồng cổ đông. Nếu chỉ thay đổi họ tên, chữ ký của người đại diện mà không sửa nội dung Điều lệ khác, chỉ cần quyết định và biên bản họp Hội đồng quản trị (Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020).
2.2.6 Thay đổi thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên (Điều 52)
- Giấy tờ chung và quyết định nội bộ theo loại hình.
- Danh sách thành viên có chữ ký của thành viên mới và thành viên có phần vốn thay đổi.
- Giấy xác nhận góp vốn của thành viên mới, nếu việc nhận thành viên làm tăng vốn điều lệ.
- Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh đã chuyển nhượng, nếu thay đổi do chuyển nhượng vốn.
- Thành viên mới là cá nhân: bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân.
- Thành viên mới là tổ chức: bản sao quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người đó.
2.2.7 Thay đổi thành viên hợp danh (Khoản 1 Điều 49)
- Giấy tờ chung.
- Danh sách thành viên công ty (không kê khai thành viên góp vốn).
- Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của thành viên hợp danh mới.
2.2.8 Thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên (Điều 53)
- Giấy tờ chung.
- Bản sao chứng thực Điều lệ sửa đổi, bổ sung.
- Chuyển nhượng vốn: hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh đã hoàn tất. Thừa kế: văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp.
- Chủ sở hữu mới là cá nhân: bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân.
- Chủ sở hữu mới là tổ chức: bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người đó.
2.2.9 Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân (Điều 54)
- Thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người mua, người được tặng cho hoặc người thừa kế.
- Hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ chứng minh đã hoàn tất mua bán; hoặc hợp đồng tặng cho; hoặc văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp.
2.2.10 Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần (Khoản 3 Điều 57)
- Thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập.
- Danh sách cổ đông sáng lập, loại trừ cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua.
- Giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người nộp (nếu có).
2.2.11 Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh (Khoản 1 Điều 56)
Giấy tờ chung và quyết định nội bộ theo loại hình.
2.2.12 Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (Điều 26)
- Giấy tờ chung.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ của công ty sau chuyển đổi.
- Danh sách thành viên (nếu chuyển thành công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (nếu chuyển thành công ty cổ phần).
- Quyết định của chủ sở hữu, hoặc quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển đổi.
- Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh đã chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp (nếu có).
- Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật và của các thành viên góp vốn là cá nhân.
- Thành viên hoặc chủ sở hữu là tổ chức: bản sao chứng thực quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người đó.
Doanh nghiệp tư nhân chuyển đổi cần bổ sung thêm 3 văn bản (Điều 205 Luật Doanh nghiệp 2020):
- Cam kết của chủ doanh nghiệp về việc chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với các khoản nợ chưa thanh toán và sẽ trả đủ khi đến hạn.
- Cam kết với các thành viên góp vốn khác về việc tiếp nhận và sử dụng số lao động hiện có.
- Thỏa thuận bằng văn bản với các bên của hợp đồng chưa thanh lý về việc công ty sau chuyển đổi tiếp tục thực hiện hợp đồng.
3. Thủ tục điều chỉnh giấy phép kinh doanh có vốn đầu tư nước ngoài
Thủ tục điều chỉnh Giấy phép kinh doanh được thực hiện tương tự như thủ tục cấp mới Giấy phép kinh doanh. Cụ thể như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài chuẩn bị 02 bộ hồ sơ
- Gửi hồ sơ trực tiếp qua bưu điện hoặc hệ thống dịch vụ công trực tuyến tới Sở Công Thương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, Sở Công Thương sẽ thông báo để bổ sung.
- Thời gian hoàn thiện hồ sơ không tính vào thời gian cấp Giấy phép kinh doanh.
Bước 3: Xem xét hồ sơ
Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương sẽ kiểm tra điều kiện đáp ứng.
- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Sở sẽ gửi văn bản từ chối kèm lý do.
- Nếu hồ sơ đạt điều kiện: Sở gửi hồ sơ kèm văn bản xin ý kiến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Bước 4: Phê duyệt cấp Giấy phép
Trong 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét theo Điều 10 Nghị định 09/2018/NĐ-CP và:
- Nếu đồng ý: gửi văn bản chấp thuận cấp Giấy phép kinh doanh.
- Nếu từ chối: gửi văn bản trả lời kèm lý do.
Bước 5: Cấp Giấy phép kinh doanh
- Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận văn bản chấp thuận của UBND cấp tỉnh, Sở Công Thương tiến hành cấp Giấy phép kinh doanh.
- Nếu UBND từ chối, Sở Công Thương thông báo bằng văn bản kèm lý do cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Thủ tục sang tên giấy phép kinh doanh
Xem thêm: Cho thuê giấy phép kinh doanh có bị phạt không?
4. Chi phí điều chỉnh giấy phép kinh doanh hết bao nhiều tiền?
Theo quy định tại Thông tư số 215/2016/TT-BTC về lệ phí, phương thức thu và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp, đã được sửa đổi và bổ sung bởi Thông tư 130/2017/TT-BTC, các khoản phí mà doanh nghiệp phải thanh toán khi thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh được xác định như sau:
Cụ thể, khi khách hàng tiến hành đăng ký điều chỉnh giấy phép kinh doanh, họ sẽ cần nộp lệ phí thay đổi với mức phí là 50.000 đồng cho mỗi hồ sơ, cùng với đó là phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 300.000 đồng cho mỗi hồ sơ.
Phí và lệ phí sẽ được thu trực tiếp tại bộ phận thu phí của Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi mà khách hàng nộp hồ sơ yêu cầu thay đổi.
5. Một số câu hỏi thường gặp
5.1 Thời gian để thực hiện điều chỉnh giấy phép kinh doanh là bao lâu?
Theo quy định, doanh nghiệp phải đăng ký điều chỉnh thông tin trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Nếu chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính.
5.2 Mức phạt nếu chậm điều chỉnh giấy phép kinh doanh là bao nhiêu?
Mức phạt phụ thuộc vào loại vi phạm và thời gian chậm trễ, thường dao động từ 3 đến 20 triệu đồng. Các mức phạt cụ thể có thể xem trong Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
5.3 Điều chỉnh giấy phép kinh doanh có cần công chứng không?
Một số tài liệu trong hồ sơ điều chỉnh (chẳng hạn bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật mới) cần được công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo tính pháp lý. Tuy nhiên, không phải tất cả các giấy tờ đều yêu cầu công chứng.
5.4 Có thể thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng không?
Có. Hiện nay, tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ điều chỉnh đăng ký kinh doanh online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thực hiện thủ tục nhanh chóng.
5.5 Làm thế nào để kiểm tra tình trạng điều chỉnh giấy phép kinh doanh?
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia hoặc liên hệ trực tiếp với Phòng đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ để cập nhật tiến độ.
Việc điều chỉnh giấy phép kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong quá trình duy trì tính pháp lý và mở rộng hoạt động của doanh nghiệp. Thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn nâng cao uy tín, tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối tác. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng!
