Đăng ký mã số thuế nhà thầu là bước quan trọng để các nhà thầu nước ngoài thực hiện nghĩa vụ thuế tại Việt Nam. Vậy quy trình đăng ký mã số thuế như thế nào để đảm bảo hợp lệ và nhanh chóng? Bài viết này AZTAX sẽ cung cấp thông tin cần thiết, giúp nhà thầu nắm rõ các bước và yêu cầu để hoàn thành việc đăng ký mã số thuế đúng quy định và tránh sai sót.
1. Đối tượng nào phải chịu thuế nhà thầu theo Thông tư 103/2014/TT-BTC?
Theo Điều 4 Thông tư 103/2014/TT-BTC quy định về các đối tượng chịu thuế nhà thầu bao gồm:
Nhà thầu nước ngoài và nhà thầu phụ nước ngoài có thu nhập tại Việt Nam hoặc đáp ứng đồng thời một trong các điều kiện sau:
- Có cơ sở thường trú hoặc là đối tượng cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật thuế;
- Thời gian hoạt động kinh doanh tại Việt Nam theo hợp đồng nhà thầu hoặc nhà thầu phụ kéo dài từ 183 ngày trở lên kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực;
- Đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam và đăng ký thuế thành công, đã được cấp mã số thuế hoặc thực hiện hạch toán kế toán theo quy định pháp luật và hướng dẫn của Bộ Tài chính;
- Hoạt động kinh doanh được triển khai trên cơ sở hợp đồng nhà thầu với tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam, hoặc với các tổ chức/cá nhân nước ngoài đang có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam thông qua hợp đồng nhà thầu phụ.
Tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam, bao gồm cả các tổ chức được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam, tổ chức đăng ký hoạt động tại Việt Nam hoặc các cá nhân, tổ chức có hoạt động sản xuất kinh doanh, thuộc các trường hợp sau:
- Có phát sinh chi phí mua dịch vụ, dịch vụ đi kèm hàng hóa, hoặc trả thu nhập phát sinh tại Việt Nam dựa trên hợp đồng ký với nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài;
- Mua hàng hóa theo phương thức xuất nhập khẩu tại chỗ hoặc theo các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms);
- Thực hiện phân phối hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thay mặt tổ chức/cá nhân nước ngoài ngay tại thị trường Việt Nam theo quy định hiện hành.
2. Điều kiện để đăng ký mã số thuế nhà thầu?
- Các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân ký kết hợp đồng hoặc thực hiện thanh toán trực tiếp cho nhà thầu phụ nước ngoài mà không đăng ký nộp thuế trực tiếp sẽ phải đăng ký thuế và nhận mã số thuế 10 số để kê khai và nộp thuế thay cho các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài. Tổ chức và cá nhân được ủy quyền thu thuế cần có mã số thuế nộp thay để thực hiện nghĩa vụ thuế vào ngân sách nhà nước.
- Trong trường hợp tổ chức ký kết hợp đồng hoặc hợp tác kinh doanh với cá nhân và thay mặt cá nhân nộp thuế, tổ chức sẽ được cấp mã số thuế nộp thay để sử dụng trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế vào ngân sách nhà nước.
- Mã số thuế nộp thay sẽ được sử dụng để thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho người nộp thuế trong suốt quá trình hoạt động. Khi người nộp thuế thay đổi thông tin đăng ký thuế, cơ quan thuế sẽ cập nhật thông tin của mã số thuế nộp thay. Khi mã số thuế của người nộp thuế hết hiệu lực, mã số thuế nộp thay cũng sẽ được hủy bỏ.
3. Hướng dẫn các cách đăng ký mã số thuế nhà thầu
3.1 Thủ tục đăng ký mã số thuế nhà thầu qua mạng, online
3.1.1 Hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu qua mạng
Trong trường hợp nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài là người trực tiếp đứng tên đăng ký nộp thuế với cơ quan thuế (theo quy định tại điểm đ, khoản 2, điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC), thì hiện tại, hệ thống khai thuế điện tử vẫn chưa hỗ trợ thực hiện đăng ký mã số thuế nhà thầu online.
Ngược lại, nếu người nộp thuế là tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam thực hiện nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài, hoặc là đơn vị được cơ quan thuế ủy quyền thu thuế (theo điểm g và m, khoản 2, điều 4 của cùng Thông tư), thì có thể tiến hành đăng ký qua mạng. Khi đó, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần chuẩn bị các thông tin và hồ sơ như sau:
- Thông tin pháp lý của tổ chức Việt Nam: gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên hệ, và các tài liệu chứng minh đăng ký kinh doanh;
- Thông tin liên quan đến nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài: bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam (nếu có);
- Thông tin về hợp đồng: số hợp đồng đã ký, tổng giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, và địa điểm triển khai dịch vụ hoặc công việc theo hợp đồng.
3.1.2 Cách nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu qua mạng
Đối tượng nộp thuế bao gồm các tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài, cùng với các tổ chức/cá nhân được cơ quan thuế ủy quyền thu, sẽ thực hiện nộp hồ sơ thuế điện tử qua các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: thuedientu.gdt.gov.vn
Tại giao diện chính, người nộp thuế chọn mục “Doanh nghiệp” nằm ở góc phải màn hình. Sau đó, tiếp tục nhấn vào nút “Đăng nhập” phía trên cùng bên phải để bắt đầu quá trình kê khai.
Cụ thể như sau:
- Tên đăng nhập: Người nộp thuế điền mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân thực hiện nghĩa vụ nộp thay thuế nhà thầu nước ngoài;
- Mật khẩu: Là mã truy cập do tổ chức hoặc cá nhân nộp thay thuế đã được cấp trước đó.
Bước 2: Trên giao diện chính, lựa chọn mục “Đăng ký thuế”, sau đó tiếp tục nhấn chọn “Đăng ký cấp mã số thuế cho trường hợp nộp thay”.
Bước 3: Tiến hành khai báo thông tin đăng ký thuế
Người nộp thuế cần hoàn thành đầy đủ các trường thông tin theo mẫu đã được quy định trên tờ khai đăng ký thuế.
Bước 4: Thực hiện thao tác thêm phụ lục
Chọn mục “Thêm phụ lục” → tiếp tục nhấn “Chọn tất cả” → sau đó xác nhận bằng cách chọn “Chấp nhận”.
Bước 5: Tiến hành lập Phụ lục theo mẫu số 04.1/ĐK-TCT-BK.
Tại phụ lục này, người nộp thuế cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo từng mục được thiết kế sẵn. Sau khi hoàn tất, thực hiện xác nhận kê khai để hoàn tất bước này.
Bước 6: Tiếp nhận thông báo mã số thuế của nhà thầu
Sau khi hồ sơ kê khai được cơ quan thuế xác nhận là hợp lệ, mã số thuế dành cho nhà thầu nước ngoài sẽ được cấp. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo mã số thuế qua đường bưu điện hoặc địa chỉ email đã đăng ký của tổ chức/cá nhân thực hiện nghĩa vụ nộp thay. Ngoài ra, người nộp cũng có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để nhận kết quả nếu cần.
3.2 Thủ tục đăng ký mã số thuế nhà thầu trực tiếp tại Chi cục Thuế
3.2.1 Hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu trực tiếp
Trường hợp nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp đăng ký nộp thuế tại Việt Nam
Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, nếu nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài thực hiện việc tự đăng ký nộp thuế với cơ quan thuế Việt Nam, thì hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 04/ĐK-TCT;
- Danh sách các hợp đồng đã ký kết với phía Việt Nam (nếu có), theo Mẫu BK04-ĐK-TCT;
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký văn phòng điều hành hoặc các loại giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (không yêu cầu công chứng hoặc chứng thực).
Trường hợp tổ chức/cá nhân Việt Nam khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài
Căn cứ theo Điểm g và m, Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, nếu việc nộp thuế được thực hiện thông qua tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam (bên khấu trừ hoặc được cơ quan thuế ủy nhiệm thu), hồ sơ đăng ký gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 04.1/ĐK-TCT;
- Bảng kê hợp đồng liên quan đến nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài được nộp thông qua bên Việt Nam, theo Mẫu 04.1/ĐK-TCT-BK;
- Bản sao không yêu cầu chứng thực các loại hợp đồng hợp tác kinh doanh, chứng từ liên quan đến việc cung cấp dịch vụ hoặc bảng kê thanh toán do nhà thầu nước ngoài phát hành.
3.2.2 Cách nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu
- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan thuế có thẩm quyền.
- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan thuế.
3.3 Nhận kết quả thông báo mã số thuế của nhà thầu
Khi nhận được hồ sơ giấy hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp mã số thuế nhà thầu và gửi giấy thông báo qua đường bưu điện hoặc email đến tổ chức/cá nhân thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thay. Ngoài ra, tổ chức/cá nhân cũng có thể liên hệ trực tiếp để nhận giấy thông báo theo giấy hẹn đã được cấp.
4. Nhà thầu nước ngoài phải chịu thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa dịch vụ nào?
Theo Điều 6 Thông tư 103/2014/TT-BTC quy định về các đối tượng chịu thuế GTGT đối với nhà thầu nước ngoài như sau:
Điều 6. Đối tượng chịu thuế GTGT
1. Dịch vụ hoặc dịch vụ gắn với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT do Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài cung cấp trên cơ sở hợp đồng nhà thầu, hợp đồng nhà thầu phụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng tại Việt Nam (trừ trường hợp quy định tại Điều 2 Chương I), bao gồm:
- Dịch vụ hoặc dịch vụ gắn với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT do Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài cung cấp tại Việt Nam và tiêu dùng tại Việt Nam;
- Dịch vụ hoặc dịch vụ gắn với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT do Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài cung cấp ngoài Việt Nam và tiêu dùng tại Việt Nam.
2. Trường hợp hàng hóa được cung cấp theo hợp đồng dưới hình thức: điểm giao nhận hàng hóa nằm trong lãnh thổ Việt Nam (trừ trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 2 Chương I); hoặc việc cung cấp hàng hóa có kèm theo dịch vụ tiến hành tại Việt Nam như lắp đặt, chạy thử, bảo hành, bảo dưỡng, thay thế, các dịch vụ khác đi kèm với việc cung cấp hàng hóa (bao gồm cả trường hợp dịch vụ kèm theo miễn phí), kể cả trường hợp việc cung cấp các dịch vụ nêu trên có hoặc không nằm trong giá trị của hợp đồng cung cấp hàng hóa thì giá trị hàng hóa chỉ phải chịu thuế GTGT khâu nhập khẩu theo quy định, phần giá trị dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo hướng dẫn tại Thông tư này. Trường hợp hợp đồng không tách riêng được giá trị hàng hóa và giá trị dịch vụ đi kèm (bao gồm cả trường hợp dịch vụ kèm theo miễn phí) thì thuế GTGT được tính chung cho cả hợp đồng.
…
Tóm lại, nhà thầu nước ngoài có nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc các trường hợp sau:
Cung cấp dịch vụ hoặc dịch vụ đi kèm hàng hóa trên cơ sở hợp đồng nhà thầu hoặc hợp đồng nhà thầu phụ được thực hiện tại Việt Nam, đồng thời được tiêu dùng tại Việt Nam – thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo quy định hiện hành;
Trường hợp dịch vụ hoặc dịch vụ gắn với hàng hóa được cung cấp từ ngoài lãnh thổ Việt Nam, nhưng được tiêu dùng tại Việt Nam, cũng thuộc phạm vi điều chỉnh và phải nộp thuế GTGT.
Lưu ý: Các dịch vụ hoặc dịch vụ kèm hàng hóa nêu trên không bao gồm các trường hợp ngoại lệ được quy định tại Điều 2 Thông tư 103/2014/TT-BTC – là các đối tượng không áp dụng thuế nhà thầu.
5. Thời hạn đăng ký mã số thuế nhà thầu trực tiếp & nộp thay thuế nhà thầu
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 33 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn thực hiện đăng ký mã số thuế đối với nhà thầu nước ngoài được quy định cụ thể như sau:
- Trường hợp nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài tự thực hiện kê khai và nộp thuế trực tiếp tại cơ quan thuế Việt Nam: Thời hạn đăng ký mã số thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng nhận thầu.
- Trường hợp bên Việt Nam là đơn vị đứng ra nộp thuế thay cho nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài: Việc đăng ký mã số thuế phải được thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc tính từ ngày phát sinh nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay.
Tóm lại, đăng ký mã số thuế nhà thầu là bước đầu tiên và quan trọng để các nhà thầu nước ngoài thực hiện nghĩa vụ thuế tại Việt Nam một cách hợp pháp. Việc nắm vững quy trình và các yêu cầu liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa việc quản lý thuế. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức đăng ký và các lưu ý quan trọng, từ đó đảm bảo các giao dịch kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
