Đăng ký mã số thuế nhà thầu là bước bắt buộc để doanh nghiệp hoặc tổ chức nước ngoài thực hiện nghĩa vụ thuế khi phát sinh thu nhập tại Việt Nam. Quy trình này giúp cơ quan thuế xác định rõ thông tin của nhà thầu, đảm bảo việc kê khai – nộp thuế diễn ra chính xác và minh bạch. Việc nắm rõ hồ sơ, thủ tục và thời hạn đăng ký không chỉ tránh rủi ro bị xử phạt mà còn giúp nhà thầu chủ động trong mọi hoạt động kinh doanh liên quan đến thuế tại Việt Nam.
1. Đối tượng nào phải chịu thuế nhà thầu theo Thông tư 103/2014/TT-BTC?
Thuế nhà thầu là loại thuế áp dụng đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam. Theo Thông tư 103/2014/TT-BTC, pháp luật đã quy định rõ những ai là người chịu thuế nhà thầu. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
Theo Điều 4 Thông tư 103/2014/TT-BTC quy định về các đối tượng chịu thuế nhà thầu bao gồm:
- Tổ chức nước ngoài có cơ sở thường trú hoặc không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, cũng như cá nhân nước ngoài cư trú hoặc không cư trú tại Việt Nam (gọi chung là Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài), khi kinh doanh hoặc phát sinh thu nhập tại Việt Nam dựa trên hợp đồng, thỏa thuận hoặc cam kết với tổ chức, cá nhân Việt Nam, hoặc với Nhà thầu phụ nước ngoài để thực hiện một phần công việc theo hợp đồng nhà thầu.
- Tổ chức, cá nhân nước ngoài cung cấp hàng hóa tại Việt Nam thông qua hình thức xuất nhập khẩu tại chỗ và phát sinh thu nhập tại Việt Nam theo hợp đồng ký kết với doanh nghiệp Việt Nam (không bao gồm trường hợp gia công và xuất trả hàng hóa cho nước ngoài), hoặc thực hiện phân phối hàng hóa tại Việt Nam, hoặc cung cấp hàng hóa theo các điều kiện giao hàng quốc tế – Incoterms, trong đó người bán chịu mọi rủi ro liên quan đến hàng hóa khi đến Việt Nam.
- Tổ chức, cá nhân nước ngoài thực hiện toàn bộ hoặc một phần hoạt động kinh doanh phân phối hàng hóa, cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, trong đó vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa, chịu chi phí phân phối, quảng cáo, tiếp thị, đảm bảo chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, và quyền định giá bán hoặc cung ứng dịch vụ; bao gồm cả trường hợp ủy quyền hoặc thuê tổ chức Việt Nam thực hiện một phần công việc liên quan đến phân phối hoặc dịch vụ.
- Tổ chức, cá nhân nước ngoài sử dụng tổ chức hoặc cá nhân Việt Nam để đàm phán, ký kết hợp đồng dưới tên của mình.
- Tổ chức, cá nhân nước ngoài thực hiện quyền xuất khẩu, nhập khẩu, phân phối tại Việt Nam, hoặc mua bán hàng hóa với thương nhân Việt Nam theo quy định pháp luật thương mại.
Xem thêm: Thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế nhà thầu? Cách tính thuế nhà thầu
2. Hướng dẫn các cách đăng ký mã số thuế nhà thầu
Đăng ký mã số thuế nhà thầu là bước quan trọng để tổ chức, cá nhân nước ngoài thực hiện nghĩa vụ thuế tại Việt Nam một cách hợp pháp. Vậy có những cách nào để đăng ký và thủ tục ra sao? Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng thực hiện.
2.1 Thủ tục đăng ký mã số thuế nhà thầu qua mạng, online
2.1.1 Hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu qua mạng
- Đối với người nộp thuế (NNT) là nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài, việc đăng ký nộp thuế phải thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 105/2020/TT-BTC. Hiện nay, hệ thống quản lý thuế điện tử vẫn chưa hỗ trợ chức năng cho phép NNT đăng ký mã số thuế nhà thầu qua mạng, do đó, nhà thầu cần thực hiện thủ tục trực tiếp để hoàn tất đăng ký.
- Đối với người nộp thuế là tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu, cũng như tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu, theo điểm g và m khoản 2 điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, cần chuẩn bị và thu thập đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin về công ty bao gồm: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên hệ và các thông tin liên quan trong giấy đăng ký kinh doanh.
- Thông tin về nhà thầu nước ngoài hoặc nhà thầu phụ nước ngoài cần nêu rõ: tên đơn vị, địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Thông tin về hợp đồng gồm: số hợp đồng, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện và địa điểm tiến hành các công việc theo hợp đồng.
2.1.2 Cách nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu qua mạng
Đối tượng nộp thuế bao gồm các tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài, cùng với các tổ chức/cá nhân được cơ quan thuế ủy quyền thu, sẽ thực hiện nộp hồ sơ thuế điện tử qua các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn
Tại giao diện chính, người nộp thuế chọn mục “Doanh nghiệp” nằm ở góc phải màn hình. Sau đó, tiếp tục nhấn vào nút “Đăng nhập” phía trên cùng bên phải để bắt đầu quá trình kê khai.
Cụ thể như sau:
- Tên đăng nhập: Người nộp thuế điền mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân thực hiện nghĩa vụ nộp thay thuế nhà thầu nước ngoài;
- Mật khẩu: Là mã truy cập do tổ chức hoặc cá nhân nộp thay thuế đã được cấp trước đó.
Bước 2: Trên giao diện chính, lựa chọn mục “Đăng ký thuế”, sau đó tiếp tục nhấn chọn “Đăng ký cấp mã số thuế cho trường hợp nộp thay”.
Bước 3: Tiến hành khai báo thông tin đăng ký thuế
Người nộp thuế cần hoàn thành đầy đủ các trường thông tin theo mẫu đã được quy định trên tờ khai đăng ký thuế.
Bước 4: Thực hiện thao tác thêm phụ lục
Chọn mục “Thêm phụ lục” → tiếp tục nhấn “Chọn tất cả” → sau đó xác nhận bằng cách chọn “Chấp nhận”.
Bước 5: Tiến hành lập Phụ lục theo mẫu số 04.1/ĐK-TCT-BK
Tại phụ lục này, người nộp thuế cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo từng mục được thiết kế sẵn. Sau khi hoàn tất, thực hiện xác nhận kê khai để hoàn tất bước này.
Bước 6: Tiếp nhận thông báo mã số thuế của nhà thầu
Sau khi hồ sơ kê khai được cơ quan thuế xác nhận là hợp lệ, mã số thuế dành cho nhà thầu nước ngoài sẽ được cấp. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo mã số thuế qua đường bưu điện hoặc địa chỉ email đã đăng ký của tổ chức/cá nhân thực hiện nghĩa vụ nộp thay. Ngoài ra, người nộp cũng có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để nhận kết quả nếu cần.
2.2 Thủ tục đăng ký mã số thuế nhà thầu trực tiếp tại Chi cục Thuế
2.2.1 Hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu trực tiếp
Trường hợp nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp đăng ký nộp thuế tại Việt Nam
Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, nếu nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài thực hiện việc tự đăng ký nộp thuế với cơ quan thuế Việt Nam, thì hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 04/ĐK-TCT;
- Danh sách các hợp đồng đã ký kết với phía Việt Nam (nếu có), theo Mẫu BK04-ĐK-TCT;
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký văn phòng điều hành hoặc các loại giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (không yêu cầu công chứng hoặc chứng thực).
Trường hợp tổ chức/cá nhân Việt Nam khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài
Căn cứ theo Điểm g và m, Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, nếu việc nộp thuế được thực hiện thông qua tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam (bên khấu trừ hoặc được cơ quan thuế ủy nhiệm thu), hồ sơ đăng ký gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 04.1/ĐK-TCT;
- Bảng kê hợp đồng liên quan đến nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài được nộp thông qua bên Việt Nam, theo Mẫu 04.1/ĐK-TCT-BK;
- Bản sao không yêu cầu chứng thực các loại hợp đồng hợp tác kinh doanh, chứng từ liên quan đến việc cung cấp dịch vụ hoặc bảng kê thanh toán do nhà thầu nước ngoài phát hành.
2.2.2 Cách nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế nhà thầu
- Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan thuế có thẩm quyền.
- Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan thuế.
2.3 Nhận kết quả thông báo mã số thuế của nhà thầu
Khi nhận được hồ sơ giấy hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp mã số thuế nhà thầu và gửi giấy thông báo qua đường bưu điện hoặc email đến tổ chức/cá nhân thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thay. Ngoài ra, tổ chức/cá nhân cũng có thể liên hệ trực tiếp để nhận giấy thông báo theo giấy hẹn đã được cấp.
3. Thời hạn đăng ký mã số thuế nhà thầu trực tiếp & nộp thay thuế nhà thầu
Trong hoạt động kinh doanh với tổ chức, cá nhân nước ngoài, việc đăng ký mã số thuế nhà thầu và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đúng thời hạn là yêu cầu bắt buộc. Vậy thời hạn đăng ký mã số thuế nhà thầu trực tiếp và thời hạn nộp thay thuế nhà thầu được quy định như thế nào?
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 33 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn thực hiện đăng ký mã số thuế đối với nhà thầu nước ngoài được quy định cụ thể như sau:
- Trường hợp nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài tự thực hiện kê khai và nộp thuế trực tiếp tại cơ quan thuế Việt Nam: Thời hạn đăng ký mã số thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng nhận thầu.
- Trường hợp bên Việt Nam là đơn vị đứng ra nộp thuế thay cho nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài: Việc đăng ký mã số thuế phải được thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc tính từ ngày phát sinh nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay.
4. Khi nào cần đăng ký mã số thuế nhà thầu nước ngoài trên dịch vụ công
Để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần xác định thời điểm đăng ký mã số thuế nhà thầu và chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng trường hợp. Việc đăng ký đúng thời hạn giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình kê khai, khấu trừ và nộp thuế cho nhà thầu nước ngoài, đồng thời hạn chế các sai sót hoặc rủi ro phát sinh do chậm đăng ký.
Một số nội dung quan trọng cần lưu ý gồm:
- Thời điểm đăng ký: Doanh nghiệp cần hoàn tất đăng ký mã số thuế trước thời hạn nộp hồ sơ khai thuế nhà thầu của kỳ tính thuế đầu tiên.
- Khi phát sinh nghĩa vụ: Thời điểm đăng ký thường gắn với lần thanh toán hoặc thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế đầu tiên theo hợp đồng với nhà thầu nước ngoài.
- Nhiều hợp đồng cùng một nhà thầu: Doanh nghiệp không nhất thiết phải đăng ký lại cho từng hợp đồng. Khi phát sinh hợp đồng mới, doanh nghiệp thực hiện bổ sung thông tin theo quy định.
- Mẫu hồ sơ: Hồ sơ cần sử dụng đúng mẫu đăng ký thuế đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện thủ tục.
Tóm lại, đăng ký mã số thuế nhà thầu là bước đầu tiên và quan trọng để các nhà thầu nước ngoài thực hiện nghĩa vụ thuế tại Việt Nam một cách hợp pháp. Việc nắm vững quy trình và các yêu cầu liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa việc quản lý thuế. Hy vọng AZTAX đã có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức đăng ký và các lưu ý quan trọng, từ đó đảm bảo các giao dịch kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Xem thêm: Thông tư 103 thuế nhà thầu gồm những nội dung gì?
Bên cạnh thuế thu nhập, nhà thầu nước ngoài có thể phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam. Vậy những trường hợp nào thuộc diện chịu thuế GTGT nhà thầu?
5. Nhà thầu nước ngoài phải chịu thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ nào?
Theo Điều 6 Thông tư 103/2014/TT-BTC, thuế GTGT áp dụng đối với dịch vụ hoặc dịch vụ gắn với hàng hóa do nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài cung cấp theo hợp đồng nhà thầu và được sử dụng, tiêu dùng tại Việt Nam, trừ các trường hợp không thuộc phạm vi áp dụng của Thông tư.
Cụ thể, các trường hợp thường gặp gồm:
- Dịch vụ hoặc dịch vụ gắn với hàng hóa cung cấp tại Việt Nam và tiêu dùng tại Việt Nam.
- Dịch vụ hoặc dịch vụ gắn với hàng hóa cung cấp từ nước ngoài nhưng được tiêu dùng tại Việt Nam.
- Hàng hóa nhập khẩu có kèm dịch vụ thực hiện tại Việt Nam, chẳng hạn như lắp đặt, chạy thử, bảo hành, bảo dưỡng hoặc thay thế. Khi đó, phần giá trị hàng hóa chịu thuế GTGT ở khâu nhập khẩu; phần dịch vụ thực hiện tại Việt Nam thuộc diện chịu thuế GTGT nhà thầu.
- Trường hợp không tách riêng được giá trị hàng hóa và dịch vụ đi kèm, thuế GTGT được tính trên toàn bộ giá trị hợp đồng theo quy định.
Lưu ý: Không phải mọi hoạt động của nhà thầu nước ngoài đều thuộc diện chịu thuế GTGT nhà thầu. Doanh nghiệp cần kiểm tra các trường hợp loại trừ và không thuộc phạm vi áp dụng thuế nhà thầu theo Điều 2 Thông tư 103/2014/TT-BTC trước khi xác định nghĩa vụ thuế.
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1 Một nhà thầu nước ngoài có thể sử dụng một mã số thuế cho nhiều hợp đồng không?
Có. Mã số thuế được cấp cho nhà thầu nước ngoài có thể được sử dụng trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với các hoạt động thuộc phạm vi đăng ký. Doanh nghiệp cần cập nhật, kê khai thông tin phát sinh theo đúng quy định thay vì đăng ký mã số thuế mới cho từng hợp đồng.
6.2 Bên Việt Nam có được đăng ký và nộp thuế thay nhà thầu nước ngoài không?
Có. Trong trường hợp nhà thầu nước ngoài không đăng ký, kê khai và nộp thuế trực tiếp tại Việt Nam, bên Việt Nam có thể thực hiện đăng ký, kê khai và nộp thuế thay theo phương thức phù hợp với quy định về thuế nhà thầu. Hồ sơ và mã số thuế sử dụng sẽ phụ thuộc vào hình thức đăng ký, kê khai thuế của nhà thầu.
6.3 Thanh toán lần đầu cho nhà thầu nước ngoài có cần đăng ký mã số thuế trước không?
Doanh nghiệp nên hoàn tất thủ tục đăng ký mã số thuế và xác định nghĩa vụ thuế trước khi thực hiện thanh toán hoặc phát sinh kỳ khai thuế đầu tiên, tùy trường hợp. Việc chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp có đầy đủ thông tin để kê khai, khấu trừ và nộp thuế nhà thầu đúng thời hạn.
