Kê khai thuế nhà thầu là bước quan trọng mà các doanh nghiệp nước ngoài hoặc nhà thầu quốc tế phải thực hiện khi thực hiện hợp đồng tại Việt Nam. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và các mức thuế áp dụng không chỉ giúp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ tài chính, tránh rủi ro về xử phạt. Bài viết này AZTAX sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các bước kê khai thuế nhà thầu, giúp bạn thực hiện nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
1. Đối tượng chịu thuế nhà thầu và thuế suất thuế nhà thầu
Đối tượng chịu thuế nhà thầu và thuế suất thuế nhà thầu là thông tin quan trọng giúp các doanh nghiệp, nhà thầu nước ngoài và cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định tại Việt Nam. Việc nắm rõ các đối tượng áp dụng và mức thuế suất tương ứng sẽ giúp kê khai, nộp thuế chính xác, tránh vi phạm pháp luật và tối ưu hóa chi phí kinh doanh.
1.1 Đối với nhà thầu là tổ chức kinh doanh nước ngoài
Đối tượng phải chịu thuế nhà thầu là các tổ chức nước ngoài có hoạt động kinh doanh và phát sinh doanh thu tại Việt Nam, bao gồm:
- Tổ chức nước ngoài phát sinh doanh thu từ hoạt động kinh doanh tại Việt Nam trên cơ sở ký kết hợp đồng với tổ chức hoặc cá nhân Việt Nam, hoặc với nhà thầu phụ nước ngoài thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc tại Việt Nam
- Cung cấp hàng hóa theo hình thức xuất nhập khẩu tại chỗ, không bao gồm gia công và xuất trả hàng
- Thực hiện phân phối và cung cấp hàng hóa tại Việt Nam theo các điều kiện giao hàng của Incoterms, trong đó người bán chịu mọi rủi ro liên quan đến hàng hóa tại lãnh thổ Việt Nam
- Thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, bao gồm sở hữu hàng hóa từ khâu phân phối, vận chuyển, quảng cáo, kể cả khi ủy quyền cho bên khác thực hiện dịch vụ
- Thông qua tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam để đàm phán và ký kết hợp đồng
- Thực hiện quyền xuất nhập khẩu và phân phối hàng hóa tại Việt Nam, bao gồm mua hàng để xuất khẩu hoặc bán cho thương nhân Việt Nam
1.2 Đối với nhà thầu là cá nhân kinh doanh nước ngoài
Theo Thông tư số 103/2014/TT-BTC ngày 06/04/2014 của Bộ Tài chính, các đối tượng áp dụng bao gồm:
- Cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam, bao gồm đối tượng cư trú hoặc không cư trú, có phát sinh thu nhập tại Việt Nam, trừ các trường hợp kinh doanh theo Luật Đầu tư, Luật Dầu khí và luật các tổ chức tín dụng.
- Cá nhân nước ngoài cung cấp hàng hóa tại Việt Nam theo hình thức xuất nhập khẩu tại chỗ và phát sinh thu nhập tại Việt Nam, trừ trường hợp gia công và xuất trả hàng cho cá nhân nước ngoài.
- Cá nhân nước ngoài thực hiện phân phối hàng hóa hoặc cung cấp hàng hóa theo điều kiện giao hàng của Incoterms, trong đó người bán chịu rủi ro liên quan đến hàng hóa khi đến lãnh thổ Việt Nam.
- Cá nhân nước ngoài giao hàng hoặc ủy quyền thực hiện một số dịch vụ như vận chuyển, phân phối, tiếp thị, quảng cáo… cho doanh nghiệp Việt Nam, với tư cách chủ sở hữu hàng hóa hoặc chịu trách nhiệm về chi phí, chất lượng dịch vụ, chất lượng hàng hóa, hoặc ấn định giá bán hàng hóa và dịch vụ.
- Cá nhân nước ngoài thông qua tổ chức hoặc cá nhân Việt Nam để đàm phán, ký kết hợp đồng đứng tên cá nhân nước ngoài.
- Cá nhân nước ngoài thực hiện quyền xuất nhập khẩu và phân phối tại Việt Nam, bao gồm mua hàng hóa để xuất khẩu hoặc bán cho thương nhân Việt Nam theo quy định pháp luật thương mại.
Xem thêm: Cách tính thuế nhà thầu mới nhất 2025
2. Hồ sơ, thủ tục kê khai thuế nhà thầu nước ngoài
Để thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, doanh nghiệp có trách nhiệm lập hồ sơ và tiến hành thủ tục kê khai thuế nhà thầu nước ngoài. Vậy bộ hồ sơ cần những giấy tờ gì và quy trình kê khai được thực hiện ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ hơn.
2.1 Hồ sơ đăng ký thuế
Đối với nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài đăng ký nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ đăng ký gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04/ĐK-TCT: Đây là mẫu tờ khai chính thức để đăng ký mã số thuế nhà thầu qua hệ thống thuế điện tử, trong đó cần khai đầy đủ thông tin như: tên, địa chỉ, quốc tịch, loại hình hoạt động và các dữ liệu liên quan.
- Bảng kê hợp đồng nhà thầu/nhà thầu phụ nước ngoài theo mẫu số BK04-ĐK-TCT (nếu có).
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký văn phòng điều hành hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu có). Hồ sơ này không yêu cầu chứng thực.
Đối với bên Việt Nam thực hiện khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04.1-ĐK-TCT, ban hành kèm theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 của Bộ Tài chính.
- Bảng kê hợp đồng của nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài nộp thuế thông qua bên Việt Nam theo mẫu số 04.1-ĐK-TCT-BK (ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).
- Bản sao hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc các bảng kê, chứng từ liên quan đến việc cung ứng dịch vụ của nhà thầu nước ngoài, không yêu cầu chứng thực.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
- Nhà thầu nước ngoài ký hợp đồng với bên Việt Nam cần thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế địa phương trong 20 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, để nhận Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế
- Đối với hợp đồng xây dựng, lắp đặt, hồ sơ khai thuế và quyết toán thuế phải nộp cho Cục thuế hoặc Chi cục thuế nơi diễn ra hoạt động xây dựng, lắp đặt.
Xem thêm: Cách hoàn thuế nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam năm 2025
2.2 Đăng ký mã số thuế nhà thầu
Bước 1: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử
Truy cập website: thuedientu.gdt.gov.vn.
Tại giao diện trang chủ, chọn mục “Doanh nghiệp”, sau đó nhập tên đăng nhập và mật khẩu tài khoản, rồi nhấn “Đăng nhập”.
Bước 2: Chọn mục “Đăng ký thuế”
Sau khi đăng nhập thành công, tại giao diện chính, chọn mục “Đăng ký thuế”.
Tiếp tục chọn chức năng “Đăng ký MST nộp thay” để thực hiện đăng ký mã số thuế nhà thầu.
Bước 3: Điền thông tin tờ khai
Sau khi chọn chức năng “Đăng ký MST nộp thay”, hệ thống sẽ hiển thị mẫu tờ khai thuế.
Người nộp thuế cần nhập đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu trên tờ khai.
Bước 4: Thêm phụ lục
Chọn mục “Thêm phụ lục”, sau đó nhấn “Chọn tất cả” và bấm “Chấp nhận” để hoàn tất bước thêm phụ lục.
Bước 5: Lập phụ lục theo mẫu
Người nộp thuế cần lập phụ lục theo mẫu số 04.1/ĐK-TCT-BK (ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).
Sau khi hoàn tất việc điền thông tin vào phụ lục, chọn “Hoàn thành kê khai” để kết thúc quá trình nhập liệu.
Bước 6: Nhận kết quả
Sau khi hoàn tất các bước kê khai, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế nhà thầu và gửi thông báo mã số thuế nộp thay cho người nộp thuế.
3. Quy trình kê khai thuế nhà thầu trên HTKK
Để kê khai thuế nhà thầu đúng quy định, các nhà thầu cần thực hiện các bước dưới đây trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) và sử dụng mẫu tờ khai 01/NTNN.
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK
Sử dụng Mã số thuế (MST) của nhà thầu để đăng nhập vào hệ thống HTKK.
Bước 2: Lựa chọn mẫu tờ khai thuế dành cho nhà thầu.
- Chọn mục “Thuế nhà thầu”.
- Sau đó, chọn “Tờ khai thuế nhà thầu nước ngoài – 01/NTNN” (Lưu ý: Mẫu 03 áp dụng cho trường hợp nhà thầu nước ngoài nộp thuế trực tiếp).
- Chọn kỳ tính thuế phù hợp với thời gian kê khai.
Sau khi chọn xong, hệ thống sẽ hiển thị mẫu tờ khai thuế nhà thầu nước ngoài 01/NTNN. Bạn cần điền thông tin vào các mục cụ thể như sau:
Cột 1: Nội dung công việc
- Mô tả chi tiết công việc mà nhà thầu nước ngoài thực hiện theo từng hợp đồng với bên Việt Nam, bao gồm ngành nghề kinh doanh, mức tỷ lệ GTGT, tỷ lệ thu nhập chịu thuế.
- Trong trường hợp có nhiều hợp đồng, mỗi hợp đồng cần được kê khai riêng lẻ.
- Trong trường hợp hợp đồng có nhiều loại dịch vụ với tỷ lệ thuế khác nhau, cần tách riêng hoặc áp dụng tỷ lệ cao nhất nếu không thể tách.
Cột 2: Mã số thuế của nhà thầu nước ngoài
- Nhập mã số thuế của các nhà thầu nước ngoài tương ứng với từng hợp đồng.
Cột 3: Số hợp đồng và ngày ký hợp đồng
- Ghi rõ số hợp đồng và ngày/tháng ký kết hợp đồng giữa nhà thầu và bên Việt Nam.
Cột 4: Doanh thu chưa tính thuế GTGT.
- Ghi nhận số tiền thực tế đã chi trả cho nhà thầu trong kỳ, đồng thời phân loại theo từng hạng mục công việc được quy định trong hợp đồng.
- Nếu có nhiều lần thanh toán trong tháng, ghi tổng số tiền đã thanh toán.
Cột 5: Ngày thanh toán
- Chỉ điền ngày thanh toán khi có một lần thanh toán trong kỳ. Nếu có nhiều lần thanh toán trong tháng, không cần ghi cột này.
Cột 6: Doanh thu tính thuế GTGT
- Đây là tổng doanh thu chưa tính thuế, bao gồm các khoản chi phí mà bên Việt Nam đã thanh toán thay.
- Không bao gồm giá trị hạng mục công việc do nhà thầu phụ đảm nhận.
Cột 7: Tỷ lệ thuế GTGT áp dụng trên doanh thu.
- Xác định tỷ lệ thuế GTGT theo quy định tại Thông tư 103/2014/TT-BTC.
Cột 8: Thuế GTGT phải nộp
- Nhập số thuế GTGT phải nộp của nhà thầu trong kỳ tính thuế, theo công thức tính thuế đã hướng dẫn.
Cột 9: Doanh thu tính thuế TNDN
- Là doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp, bao gồm tất cả các khoản thuế và chi phí khác do bên Việt Nam trả thay trừ thuế GTGT.
Cột 10: Tỷ lệ thuế TNDN
- Xác định tỷ lệ thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư 103/2014/TT-BTC cho từng ngành nghề.
Cột 11: Miễn giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần
- Nếu nhà thầu nước ngoài thuộc diện miễn giảm thuế, ghi số thuế miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần giữa Việt Nam và quốc gia của nhà thầu.
- Nếu nhà thầu không thuộc diện miễn giảm thuế, bỏ qua mục này.
Cột 12: Thuế TNDN phải nộp
- Xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của nhà thầu trong kỳ tính thuế.
Sau khi hoàn thành việc kê khai, hệ thống sẽ tự động tính toán tổng số thuế nhà thầu cần nộp từ các thông tin ở cột 8 và cột 12.
Bước 3: Kết xuất tệp XML và nộp qua mạng
- Sau khi hoàn thành kê khai, bạn có thể tạo tệp XML từ phần mềm HTKK và gửi qua hệ thống thuế điện tử của Việt Nam.
4. Tờ khai đăng ký thuế cho Nhà thầu nước ngoài từ tháng 02/2025
Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, quy định về hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho nhà thầu nước ngoài, có hiệu lực từ ngày 06/02/2025, tờ khai đăng ký thuế sẽ áp dụng theo mẫu số 04-ĐK-TCT.
Hồ sơ thực hiện đăng ký thuế lần đầu bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04-ĐK-TCT.
- Bảng kê thông tin các nhà thầu và nhà thầu phụ nước ngoài theo mẫu số BK04-ĐK-TCT (nếu phát sinh).
- Bản sao Giấy xác nhận đăng ký văn phòng điều hành hoặc văn bản tương đương (nếu có).
Thông tư 86/2024/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 06/02/2025.
Kê khai thuế nhà thầu tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự chính xác và am hiểu pháp luật thuế hiện hành. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình kê khai, việc tìm đến đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ là lựa chọn sáng suốt. Hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ nhanh chóng và chuẩn pháp lý.
Xem thêm: Mã chương nộp thuế nhà thầu nước ngoài năm 2025
Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định mới nhất
