Đăng ký mã số thuế cá nhân không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa mở ra nhiều cơ hội tài chính cho mỗi cá nhân. Mặc dù bước đầu có thể hơi phức tạp, nhưng việc sở hữu mã số thuế sẽ mang lại sự tiện lợi trong việc quản lý thu nhập, nộp thuế và hưởng các quyền lợi liên quan. Việc đăng ký mã số thuế giúp bạn dễ dàng tham gia vào hệ thống thuế điện tử, tiết kiệm thời gian và công sức trong các giao dịch tài chính. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu cách thức để thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân một cách nhanh chóng và chính xác.
1. Đăng ký mã số thuế cá nhân là gì?
Đăng ký mã số thuế cá nhân là thủ tục bắt buộc đối với người nộp thuế (NNT) trước khi nộp thuế và là phương thức để cơ quan Nhà nước quản lý Thuế cá nhân. Trong đó, Mã số thuế cá nhân là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế theo quy định.

Theo Khoản 5 Điều 3 và Khoản 1 Điều 30 của Luật Quản lý thuế 2019:
- Mã số thuế cá nhân là một dãy số gồm 10 hoặc 13 chữ số, kèm theo ký tự đặc biệt, được cơ quan thuế cấp nhằm mục đích quản lý thuế đối với người nộp thuế.
- Trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc có nghĩa vụ tài chính đối với ngân sách nhà nước, mỗi cá nhân, tổ chức, hay doanh nghiệp đều phải đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế. Quy trình đăng ký này yêu cầu các đối tượng phải tuân thủ các quy định cụ thể.
- Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện đăng ký thuế đồng thời với các thủ tục đăng ký kinh doanh, hợp tác xã hoặc các hình thức hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp lý liên quan. Những đối tượng không thuộc trường hợp trên sẽ phải thực hiện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Nếu người nộp thuế không đăng ký mst cá nhân, NNT sẽ bị xử phạt theo quy định và không được hưởng những lợi ích sau đây:
- Được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
- Được hoàn thuế thu nhập cá nhân nếu nộp thừa.
- Được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 100% so với người chưa có mã số thuế cá nhân.
- Được giảm thuế trong trường hợp bị thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc bị bệnh hiểm nghèo.
- Được hướng dẫn miễn phí về thuế từ cơ quan thuế.
2. Cách đăng ký mã số thuế cá nhân như thế nào?
Đăng ký mã số thuế cá nhân là một bước quan trọng trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế của mỗi công dân. Việc hiểu rõ quy trình và tầm quan trọng của việc đăng ký mã số thuế cá nhân sẽ giúp bạn tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, đồng thời bảo vệ quyền lợi của chính mình.

Bạn có thể đăng ký mst cá nhân theo một trong ba cách sau:
2.1 Đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp tại Cơ quan Thuế
Để đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan Thuế. Bạn cần nộp hồ sơ gồm tờ khai đăng ký thuế và bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu tại Cục Thuế nơi bạn làm việc hoặc sinh sống. Bạn sẽ nhận được mã số thuế sau khi hồ sơ được xử lý.
Theo đó, căn cứ quy định tại Điều 31, Luật quản lý thuế hướng dẫn chi tiết tại Tiết b, Khoản 9, Điều 7, Thông tư 105/2020/TTBTC thì cá nhân nộp thuế TNCN không thông qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế trực tiếp cho cơ quan thuế như sau:
1) Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế. Hồ sơ gồm có:
– Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT;
– Bản sao thẻ CCCD/CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam;
– Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài;
2) Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài. Hồ sơ gồm:
– Hồ sơ đăng ký thuế gồm các giấy tờ như trên, đồng thời bổ sung bản sao văn bản bổ nhiệm của Tổ chức sử dụng lao động.
Nếu cá nhân người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân được cử sang Việt Nam làm việc nhưng nhận thu nhập tại nước ngoài.
Các bước đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định cho từng trường hợp cụ thể.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế phù hợp với tình huống cá nhân:
- Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký thường trú/tạm trú.
- Cục thuế nơi cá nhân có địa chỉ thường trú tại Việt Nam đối với cá nhân nước ngoài nhận viện trợ nhân đạo.
- Cục thuế nơi cá nhân làm việc đối với những người có thu nhập từ tổ chức quốc tế, lãnh sự quán, đại sứ quán chưa thực hiện khấu trừ thuế.
- Cục thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ nước ngoài.
Bước 3: Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và thông báo kết quả mã số thuế cá nhân cho người đăng ký.
2.2 Đăng ký mã số thuế cá nhân thông qua nơi chi trả thu nhập
Để đăng ký mã số thuế thông qua cơ quan chi trả thu nhập, bạn cần nộp hồ sơ bao gồm văn bản ủy quyền và bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu cho cơ quan chi trả thu nhập, như doanh nghiệp, công ty, cơ quan, đơn vị, v.v. Cơ quan chi trả thu nhập sẽ tổng hợp thông tin và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã số thuế cho bạn.
Theo Khoản 3, Điều 33, Luật Quản lý thuế 2019, tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân chưa có mã số thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Đồng thời, tổ chức này cũng phải đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế trong vòng 10 ngày kể từ khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Cũng theo Điều 7, Thông tư 105/2020/TT-BTC, cá nhân nộp thuế TNCN thông qua cơ quan chi trả thu nhập và có ủy quyền cho cơ quan này đăng ký thuế. Hồ sơ đăng ký cấp mã số thuế gồm:
- Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân.
- Một trong các giấy tờ của cá nhân (bản sao CCCD/CMND còn hiệu lực đối với công dân Việt Nam; Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với công dân nước ngoài hoặc công dân Việt Nam sống ở nước ngoài).
Lưu ý: Nếu người lao động nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập trong cùng một kỳ thuế, chỉ cần ủy quyền cho một cơ quan chi trả thu nhập để được cấp mã số thuế, và thông báo mã số thuế cho các cơ quan khác để kê khai và nộp thuế. Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai Mẫu số 05-ĐK-TH-TCT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Các bước đăng ký mã số thuế cá nhân thông qua nơi chi trả thu nhập
Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan chi trả thu nhập, là đơn vị hoặc doanh nghiệp nơi làm việc.
Bước 2: Đơn vị hoặc doanh nghiệp tiếp nhận và tổng hợp thông tin đăng ký thuế của người lao động vào tờ khai mẫu số 05-ĐK-TCT, căn cứ vào giấy ủy quyền và các giấy tờ cá nhân kèm theo. Sau đó, đơn vị/doanh nghiệp nộp tờ khai này trực tiếp tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Bước 3: Sau khi nhận tờ khai từ đơn vị/doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã số thuế cho người lao động, sau đó trả kết quả cho đơn vị/doanh nghiệp. Người lao động sẽ nhận kết quả từ đơn vị hoặc doanh nghiệp nơi nộp hồ sơ.
2.3 Đăng ký mã số thuế cá nhân online
Đăng ký mã số thuế cá nhân theo phương thức online. Bạn cần truy cập vào Cổng giao dịch điện tử của Tổng cục Thuế và đăng nhập vào hệ thống. Sau đó, bạn chọn chức năng “Đăng ký thuế” và điền thông tin vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT. Bạn sẽ nhận được kết quả qua email hoặc tra cứu trên cổng giao dịch.
Theo đó, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế Việt Nam tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử bằng tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản mới với cơ quan Thuế. Tại trang chủ, trong mục hệ thống điện tử, chọn “Doanh nghiệp” để tiến hành đăng ký tài khoản.
Nếu đã có tài khoản, sau khi đăng nhập thành công, công ty trả thu nhập thực hiện đăng ký mã số thuế mới cho người lao động. Nhấn chọn ô “Doanh nghiệp”, hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Đăng nhập hệ thống”, sau đó kế toán chỉ cần điền đầy đủ “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu” và chọn “Đối tượng” là “Người nộp thuế”.

Bước 3: Nhấn chọn mục “Đăng ký thuế”. Khi giao diện mới mở ra, tại mục “Đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”, chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT”.

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân và nộp tờ khai. Bạn cần đảm bảo nhập chính xác các thông tin của nhân viên cần đăng ký mã số thuế cá nhân, theo đúng thông tin trên CCCD/CMND trong bảng kê khai.

Lưu ý: Nếu muốn làm đăng ký cho 2 người trở lên. Bạn chọn ô “Thêm dòng”. Điền “Ngày ký” và điền tên giám đốc doanh nghiệp vào mục “Người đại diện pháp luật”.

Nhấn chọn ô “Hoàn thành kê khai” và sau đó chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để hoàn tất quá trình. Hệ thống sẽ trả kết quả trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ và thông tin khai báo chính xác.
Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân, để tra cứu kết quả hồ sơ, bạn thực hiện như sau:
Chọn “Tra cứu hồ sơ”, sau đó vào mục “Hồ sơ đăng ký thuế”.

Tiếp theo nhấn chọn “05-ĐK-TH-TCT…” và nhấn “Tra cứu” để xem kết quả.
3. Cách thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân online và trực tiếp
Theo quy định, mỗi cá nhân sẽ được cấp một mã số thuế duy nhất trong suốt đời. Do đó, khi có sự thay đổi thông tin cá nhân, cá nhân đó vẫn sử dụng mã số thuế hiện tại và chỉ cần nộp hồ sơ để cập nhật thông tin mới. Cá nhân có trách nhiệm đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan thuế trong vòng 20 ngày (đối với các khu vực miền núi, biên giới, hải đảo là 30 ngày) kể từ khi có thay đổi thông tin cá nhân. Những thay đổi phổ biến có thể bao gồm thay đổi số CCCD, ngày tháng năm sinh,…

3.1. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thay đổi thông tin MST cá nhân
Khi cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập, kế toán của doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục thay đổi thông tin MST cho người lao động dựa vào thông tin CMND/CCCD mà người lao động cung cấp (không yêu cầu sao y công chứng). Có hai cách để thực hiện:
➤ Cách 1: Đăng ký trực tiếp trên trang Tổng cục thuế (dành cho ít lao động)
- Truy cập trang thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.
- Lựa chọn mục “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”.
- Chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.
- Nhập thông tin cần thay đổi và chọn “Hoàn thành kê khai”.
➤ Cách 2: Đăng ký qua phần mềm HTKK (dành cho nhiều lao động)
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK.
- Chọn “Thuế thu nhập cá nhân” >> “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (TT95/2016)”.
- Chọn “Năm” >> “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.
- Nhập thông tin cần thay đổi vào các mục yêu cầu.
- Chọn “Ghi” và kết xuất file XML.
3.2. Trường hợp cá nhân tự đăng ký thay đổi thông tin MST cá nhân
Nếu cá nhân tự thực hiện thay đổi thông tin MST, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Bản sao CMND/CCCD của cá nhân (không cần công chứng).
- Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST (theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).
Nơi nộp hồ sơ: Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế đã đăng ký mã số thuế.
Việc thay đổi thông tin MST cá nhân một cách nhanh chóng và chính xác sẽ giúp người nộp thuế bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ thuế của mình một cách đầy đủ và hiệu quả.
4. Hướng dẫn sử dụng mã số thuế
Mã số thuế là một yếu tố quan trọng trong hệ thống quản lý thuế, giúp nhận diện và theo dõi các nghĩa vụ thuế của người nộp thuế. Việc sử dụng mã số thuế đúng cách không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, mà còn giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch tài chính và thuế.

Theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019, mã số thuế của người nộp thuế được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Ghi mã số thuế trong các tài liệu liên quan:
- Người nộp thuế cần ghi mã số thuế vào hóa đơn, chứng từ và các tài liệu khác khi thực hiện giao dịch kinh doanh.
- Mã số thuế phải được ghi khi mở tài khoản tại ngân hàng thương mại hoặc tổ chức tín dụng.
- Cung cấp mã số thuế khi khai thuế, nộp thuế, thực hiện miễn, giảm, hoàn thuế hoặc không thu thuế, cũng như khi đăng ký tờ khai hải quan.
- Sử dụng mã số thuế trong tất cả các giao dịch thuế liên quan đến nghĩa vụ tài chính với ngân sách nhà nước, ngay cả khi người nộp thuế hoạt động tại nhiều địa bàn khác nhau.
- Cung cấp mã số thuế cho đơn vị có liên quan:
- Khi thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến thuế, người nộp thuế phải cung cấp mã số thuế cho cơ quan, tổ chức hoặc ghi mã số thuế trên hồ sơ khi làm thủ tục qua hệ thống một cửa liên thông với cơ quan quản lý thuế.
- Cơ quan thuế và các tổ chức thu ngân sách:
- Cơ quan quản lý thuế, Kho bạc Nhà nước, ngân hàng thương mại, và các tổ chức được cơ quan thuế ủy quyền thu thuế có trách nhiệm sử dụng mã số thuế trong việc quản lý thuế và thu ngân sách nhà nước.
- Ngân hàng và tổ chức tín dụng:
- Ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng phải ghi mã số thuế trong hồ sơ mở tài khoản và trên các chứng từ giao dịch qua tài khoản của người nộp thuế.
- Các tổ chức, cá nhân tham gia quản lý thuế:
- Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến quản lý thuế cần sử dụng mã số thuế của người nộp thuế khi cung cấp thông tin liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
- Chi trả qua nền tảng kỹ thuật số xuyên biên giới:
- Khi tổ chức, cá nhân Việt Nam thực hiện chi trả cho các đối tác kinh doanh xuyên biên giới qua nền tảng trung gian kỹ thuật số không hiện diện tại Việt Nam, mã số thuế của đối tác đó phải được sử dụng để thực hiện khấu trừ và nộp thuế thay.
- Sử dụng mã số định danh cá nhân thay thế mã số thuế:
- Khi mã số định danh cá nhân được cấp cho toàn bộ dân cư, mã số định danh cá nhân sẽ thay thế cho mã số thuế trong tất cả các giao dịch thuế liên quan.
5. Khi nào chấm dứt hiệu lực mã số thuế?
Chấm dứt hiệu lực mã số thuế là một quy trình quan trọng trong quản lý thuế, đảm bảo rằng các cá nhân, tổ chức không còn nghĩa vụ thuế khi các sự kiện pháp lý xảy ra. Theo quy định tại Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019, mã số thuế sẽ chấm dứt hiệu lực trong một số trường hợp cụ thể.

Đối với những người nộp thuế đã đăng ký thuế cùng với việc đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, hoặc kinh doanh, mã số thuế sẽ bị hủy khi:
- Doanh nghiệp hoặc tổ chức chấm dứt hoạt động kinh doanh, giải thể hoặc phá sản.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị thu hồi.
- Tổ chức bị phân chia, kết hợp hoặc hợp nhất thành một đơn vị mới.
Trong trường hợp người nộp thuế đã đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, mã số thuế sẽ hết hiệu lực khi:
- Chấm dứt hoạt động kinh doanh và không phát sinh nghĩa vụ thuế đối với tổ chức không kinh doanh.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép tương đương bị thu hồi.
- Tổ chức bị chia, sáp nhập hoặc hợp nhất.
- Cơ quan thuế thông báo rằng tổ chức, cá nhân không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Cá nhân bị mất tích, chết, hoặc không còn năng lực hành vi dân sự.
- Nhà thầu nước ngoài kết thúc hợp đồng.
- Nhà thầu hoặc nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí kết thúc hợp đồng hoặc chuyển nhượng toàn bộ quyền lợi hợp đồng dầu khí.
Quy định này giúp bảo vệ quyền lợi của cả người nộp thuế và cơ quan thuế, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hệ thống quản lý thuế quốc gia.
5. Một số câu hỏi thường gặp về đăng ký mã số thuế cá nhân
Câu hỏi 1. Khi người lao động chuyển từ chứng minh thư sang căn cước công dân, có cần cập nhật thông tin không và thủ tục như thế nào?
Khi có sự thay đổi thông tin cá nhân, ví dụ như chuyển từ chứng minh thư sang căn cước công dân, người lao động phải thông báo sự thay đổi này và ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động để thực hiện cập nhật thông tin với cơ quan thuế. Hồ sơ thay đổi cần bao gồm:
- Mẫu tờ khai 08-MST (tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế)
- Bản sao căn cước công dân (không cần công chứng).
Hạn nộp hồ sơ: Đơn vị sử dụng lao động phải hoàn tất việc nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được ủy quyền của người lao động để thay đổi thông tin cá nhân.
Câu hỏi 2. Để đăng ký mã số thuế cho người lao động, có bắt buộc phải sử dụng file XML không?
Có hai phương pháp để đăng ký mã số thuế cho người lao động:
- Phương pháp 1: Đăng ký trực tiếp trên website của Tổng cục Thuế.
- Phương pháp 2: Đăng ký thông qua phần mềm HTKK, xuất file XML.
Đối với các đơn vị có ít lao động, phương pháp đăng ký trực tiếp trên website sẽ thuận tiện hơn. Tuy nhiên, đối với các đơn vị có nhiều lao động, việc sử dụng phần mềm HTKK và file XML sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Tóm lại, việc đăng ký mã số thuế cá nhân là bước khởi đầu quan trọng để bạn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và quản lý tài chính cá nhân hiệu quả. Dù có thể gặp phải một vài thủ tục ban đầu, nhưng với những lợi ích lâu dài như dễ dàng tra cứu thông tin thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa các quyền lợi về thuế, đây là một việc làm không thể thiếu. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình đăng ký, mọi thắc mắc vui lòng liên hệ AZTAX để biết thêm chi tiết và được hỗ trợ kịp thời.