Công tác phí có tính thuế TNCN không là thắc mắc phổ biến của người lao động và doanh nghiệp khi chi trả các khoản đi lại, ăn ở, lưu trú. Việc khoản công tác phí có bị tính thuế hay được miễn thuế phụ thuộc vào mức chi, hình thức chi trả và quy định cụ thể của pháp luật thuế thu nhập cá nhân hiện hành. Bài viết dưới đây của AZTAX sẽ giúp bạn làm rõ trường hợp công tác phí chịu thuế và không chịu thuế theo quy định hiện hành.
1. Công tác phí có tính thuế TNCN không?
Không, phụ cấp công tác phí là khoản chi bù đắp cho những chi phí phát sinh khi người lao động đi công tác theo yêu cầu của doanh nghiệp không làm tăng tài sản hay lợi ích của cá nhân, nên đây là khoản phụ cấp không tính thuế TNCN.
Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn 9064/CTTPHCM-TTHT về chính sách thuế với khoản công tác phí như sau:
Căn cứ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) quy định các khoản thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công:
….
Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
…..
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty theo trình bày có khoán chi cố định tiền công tác phí cho người lao động để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, được quy định tại chính sách nội bộ của Công ty thì:
– Về thuế TNCN: các khoản chi công tác phí cho người lao động thực tế đi công tác phù hợp theo quy định tại điểm đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động….”
Như vậy, thu nhập chịu thuế là khoản tiền hoặc lợi ích mà cá nhân thực tế được hưởng và có toàn quyền sử dụng, không phát sinh nghĩa vụ hoàn trả. Trong khi đó, công tác phí chỉ mang tính chất thanh toán, hoàn lại những chi phí phát sinh nhằm phục vụ công việc theo yêu cầu của doanh nghiệp, không làm gia tăng thu nhập hay quyền định đoạt tài sản của người lao động. Do không được sử dụng cho mục đích cá nhân, khoản công tác phí này không được xem là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Xem thêm: Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN
2. Hồ sơ miễn thuế TNCN cho tiền công tác phí
Để tiền công tác phí không bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, người lao động và doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định. Tiến hành hoàn thiện hồ sơ ngay từ đầu giúp hạn chế rủi ro bị truy thu thuế và tạo cơ sở pháp lý rõ ràng khi cơ quan thuế kiểm tra.
Các giấy tờ cần chuẩn bị để tiền công tác phí được miễn thuế TNCN bao gồm:
- Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác: Là văn bản do doanh nghiệp ban hành, ghi rõ người đi công tác, thời gian, địa điểm và nội dung công việc. Giấy tờ này xác nhận chuyến đi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, không mang tính cá nhân.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế công tác phí của doanh nghiệp: Là văn bản nội bộ quy định mức chi, hình thức thanh toán và điều kiện áp dụng công tác phí. Đây là căn cứ để xác định khoản chi đúng định mức và đủ điều kiện miễn thuế TNCN.
- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp phát sinh trong quá trình công tác: Bao gồm hóa đơn vé máy bay, tàu xe, lưu trú hoặc chi phí đi lại khác theo quy định. Các chứng từ này chứng minh chi phí thực tế phục vụ cho chuyến công tác.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Là sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản theo quy định. Tài liệu này đảm bảo điều kiện thanh toán hợp lệ khi miễn thuế TNCN.
- Bảng thanh toán công tác phí: Là bảng tổng hợp các khoản công tác phí đã chi trả cho người lao động, dùng để đối chiếu với quy chế và chứng từ liên quan.
3. Quy trình thanh toán công tác phí cho nhân viên
Quy trình thanh toán công tác phí được xây dựng nhằm bảo đảm khoản chi đúng mục đích công tác, đủ điều kiện hạch toán chi phí và không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Ban hành quyết định cử người đi công tác
Bộ phận chuyên môn đề xuất cử nhân sự đi công tác, nêu rõ thông tin người đi, nhiệm vụ, địa điểm, thời gian và phương tiện di chuyển. Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và ban hành quyết định cử đi công tác để làm căn cứ thực hiện và thanh toán chi phí.
Bước 2: Tạm ứng chi phí công tác (nếu phát sinh)
Người lao động lập đề nghị tạm ứng kèm dự toán chi tiết các khoản chi dự kiến. Sau khi được trưởng bộ phận và phòng Tài chính hoặc Kế toán phê duyệt, kế toán thực hiện chi tạm ứng theo quy định.
Bước 3: Thực hiện chuyến công tác và thu thập chứng từ
Trong quá trình công tác, người lao động thực hiện đúng nội dung đã được phê duyệt và lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho các khoản chi phát sinh. Các khoản chi có giá trị lớn phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ sau khi kết thúc công tác
Sau chuyến đi, người lao động lập giấy đi đường có xác nhận, báo cáo kết quả công tác và bảng kê chi phí kèm toàn bộ chứng từ liên quan. Trường hợp áp dụng khoán chi, cần đính kèm trích lục quy chế nội bộ về mức khoán và điều kiện hưởng.
Bước 5: Nộp hồ sơ đề nghị thanh toán hoặc quyết toán
Người lao động gửi hồ sơ thanh toán hoặc quyết toán tạm ứng cho bộ phận Kế toán hoặc Tài chính để kiểm tra, đối chiếu.
Bước 6: Kiểm tra và đối chiếu chứng từ
Kế toán rà soát tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu khoản tạm ứng với chi phí thực tế, đồng thời xác định các khoản chi vượt định mức hoặc không đủ điều kiện thanh toán.
Bước 7: Phê duyệt thanh toán công tác phí
Hồ sơ hợp lệ được trình lãnh đạo hoặc bộ phận có thẩm quyền phê duyệt, xác định rõ các khoản được thanh toán và các nội dung cần bổ sung nếu có.
Bước 8: Thanh toán và hạch toán chi phí
Kế toán thực hiện chi trả hoặc thu hồi tạm ứng chênh lệch, hạch toán chi phí công tác vào đúng tài khoản và xác định nghĩa vụ thuế TNCN đối với phần chi không đáp ứng điều kiện miễn thuế.
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ
Toàn bộ hồ sơ công tác phí được lưu trữ theo đúng quy định để phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế và quản lý nội bộ.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên áp dụng quy trình phê duyệt và lưu trữ hồ sơ điện tử, đồng thời cập nhật quy chế công tác phí định kỳ để phù hợp với thực tế và hạn chế rủi ro thuế.
4. Các thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân?
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một nghĩa vụ tài chính quan trọng đối với người có thu nhập. Tuy nhiên, để hỗ trợ người lao động và khuyến khích một số chính sách kinh tế – xã hội, pháp luật quy định một số khoản thu nhập được miễn thuế. Việc hiểu rõ những khoản thu nhập này không chỉ giúp cá nhân tuân thủ theo đúng quy định mà còn có thể tối ưu hóa tài chính cá nhân một cách hợp lý hơn. Vậy cụ thể, những khoản thu nhập nào được miễn thuế?
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 65/2013/NĐ-CP, được bổ sung bởi khoản 6 Điều 2 Nghị định 12/2015/NĐ-CP, một số khoản thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
- Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản giữa các thành viên trong gia đình như: vợ chồng, cha mẹ với con cái, cha mẹ nuôi với con nuôi, thông gia với con dâu/con rể, ông bà với cháu, anh chị em ruột.
- Thu nhập từ chuyển nhượng quyền sử dụng đất và nhà ở trong trường hợp cá nhân chỉ sở hữu duy nhất một bất động sản tại Việt Nam.
- Giá trị quyền sử dụng đất được Nhà nước giao miễn phí hoặc được giảm tiền sử dụng đất theo quy định pháp luật.
- Thu nhập từ thừa kế, quà tặng là bất động sản giữa các mối quan hệ gia đình như vợ chồng, cha mẹ, ông bà, anh chị em ruột.
- Thu nhập từ hoạt động sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, muối, nuôi trồng và đánh bắt thủy sản chưa qua chế biến hoặc chỉ qua sơ chế thông thường.
- Thu nhập từ việc chuyển đổi đất nông nghiệp do Nhà nước giao để sản xuất.
- Lãi tiền gửi tại ngân hàng, tổ chức tín dụng, lãi từ hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.
- Tiền nhận từ kiều hối.
- Phần tiền công, tiền lương của người lao động làm việc vào ban đêm, ngoài giờ có mức cao hơn so với lương làm việc trong giờ hành chính.
- Tiền lương hưu do Quỹ bảo hiểm xã hội chi trả theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, lương hưu từ Quỹ hưu trí tự nguyện và lương hưu nhận từ nước ngoài với cá nhân cư trú tại Việt Nam.
- Thu nhập từ học bổng.
- Tiền bồi thường từ bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, bồi thường tai nạn lao động và các khoản bồi thường khác theo quy định pháp luật.
- Khoản thu nhập từ quỹ từ thiện được cơ quan có thẩm quyền công nhận và hoạt động phi lợi nhuận.
- Thu nhập từ viện trợ nước ngoài phục vụ hoạt động từ thiện, nhân đạo, đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Tiền lương, tiền công của thuyền viên Việt Nam làm việc cho hãng tàu nước ngoài hoặc các hãng tàu Việt Nam vận tải quốc tế.
- Thu nhập của cá nhân sở hữu, vận hành tàu hoặc làm việc trên tàu cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ trực tiếp hoạt động khai thác thủy sản xa bờ.
Xem thêm: Tiền trợ cấp thôi việc có tính thuế TNCN không?
Xem thêm: Phụ cấp độc hại có chịu thuế TNCN không?
5. Các đối tượng nào sẽ được giảm thuế thu nhập cá nhân?
Theo khoản 5 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, cá nhân nộp thuế nếu gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc mắc bệnh hiểm nghèo làm ảnh hưởng đến khả năng thực hiện nghĩa vụ thuế, có thể được xét giảm thuế tương ứng với mức độ thiệt hại, nhưng không vượt quá số thuế phải nộp.
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Thông tư 111/2013/TT-BTC, số thuế được giảm được xác định theo các nguyên tắc sau:
- Việc xét giảm thuế được thực hiện theo năm tính thuế. Cá nhân gặp khó khăn trong năm nào sẽ được xem xét giảm thuế của năm đó.
- Tổng số thuế thu nhập cá nhân phải nộp trong năm là cơ sở để xét giảm, bao gồm:
- Thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn, bất động sản, trúng thưởng, bản quyền, nhượng quyền thương mại, thừa kế, quà tặng.
- Thuế thu nhập cá nhân từ kinh doanh, tiền lương và tiền công.
- Mức độ thiệt hại để xác định số thuế giảm được tính dựa trên tổng chi phí thực tế đã bỏ ra để khắc phục hậu quả, sau khi trừ đi các khoản bồi thường nhận được từ bảo hiểm hoặc bên gây ra thiệt hại (nếu có).
- Cách tính số thuế được giảm:
- Nếu số thuế phải nộp lớn hơn mức thiệt hại, số thuế giảm bằng mức thiệt hại.
- Nếu số thuế phải nộp nhỏ hơn mức thiệt hại, số thuế giảm bằng số thuế phải nộp.
6. Chế độ công tác phí trong đơn vị sự nghiệp áp dụng với đối tượng nào?
Theo khoản 2 Điều 1 Thông tư 40/2017/TT-BTC, chế độ công tác phí trong các đơn vị sự nghiệp được áp dụng cho các nhóm đối tượng sau:
- Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc theo hợp đồng lao động theo quy định, thuộc các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội và các tổ chức hội được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí.
- Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp khi tham gia các hoạt động liên quan đến Hội đồng nhân dân.
Xem thêm: Phụ cấp công đoàn có tính thuế TNCN không?
7. Những điều kiện để được thanh toán công tác phí trong đơn vị sự nghiệp?
Theo Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, để được thanh toán công tác phí trong đơn vị sự nghiệp, cá nhân đi công tác cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Thực hiện đúng nhiệm vụ theo phân công.
- Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc có giấy mời tham gia đoàn công tác.
- Cung cấp đầy đủ các chứng từ hợp lệ để thanh toán, bao gồm:
-
- Giấy đi đường có xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác hoặc khách sạn, nhà khách nơi lưu trú.
- Văn bản phê duyệt nhiệm vụ công tác có thể là kế hoạch công tác, công văn, giấy mời hoặc quyết định trưng tập.
- Chứng từ hợp pháp về chi phí di chuyển, gồm hóa đơn, vé phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện.
- Vé máy bay: Nếu đi công tác bằng máy bay, ngoài vé giấy hoặc vé điện tử, cần kèm theo thẻ lên máy bay. Nếu thẻ lên máy bay bị mất, phải có xác nhận của đơn vị cử đi công tác để được thanh toán theo chi phí thực tế.
- Bảng kê quãng đường: Nếu thanh toán khoán chi phí di chuyển, phải có bảng kê quãng đường đi công tác được thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
- Hóa đơn thuê phòng nghỉ: Khi thanh toán tiền lưu trú theo hóa đơn thực tế, cần cung cấp hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
Lưu ý: Nếu sử dụng ô tô công tác, chứng từ thanh toán công tác phí phải kèm theo văn bản phê duyệt kế hoạch công tác hoặc công văn mời, cùng bảng kê quãng đường đi công tác.
Trên đây là một số giải đáp về câu hỏi công tác phí có tính thuế TNCN không mà AZTAX đã tổng hợp được. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu rõ khoản tiền công tác phí có tính thuế TNCN không. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ báo cáo thuế hoặc còn bất kỳ thắc mắc nào về công tác phí có bị tính thuế TNCN không hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để biết thêm chi tiết và nhận được sự tư vấn chính xác, chuyên nghiệp.
8. Câu hỏi thường gặp
8.1 Phụ cấp công tác phí có phải tính thuế TNCN không?
Phụ cấp công tác phí không tính thuế TNCN nếu chi trả đúng quy định và có chứng từ hợp lệ. Nếu vượt mức quy định hoặc không có hóa đơn chứng từ hợp lý, phần vượt sẽ tính vào thu nhập chịu thuế.
8.2 Khi nào giáo viên phải đóng thuế thu nhập cá nhân?
Giáo viên tổ chức dạy thêm phải nộp thuế TNCN nếu có thu nhập trên 100 triệu đồng/năm.
8.3 Khoản văn phòng phẩm có tính thuế TNCN không?
Theo quy định tại điểm đ. 4, khoản 2, điều 2 thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 khoản văn phòng phẩ, công tác phí, điện thoại, trang phục không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
