Việc thành lập và quản lý các văn phòng đại diện không chỉ đòi hỏi sự nắm vững về quy định pháp lý mà còn đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các chi phí thành lập văn phòng đại diện và lệ phí liên quan. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về các loại lệ phí nhằm mang lại cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất cho các doanh nghiệp đang quan tâm.
1. Định nghĩa về văn phòng đại diện
Căn cứ theo quy định tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp văn phòng đại diện là một cơ quan dựa vào doanh nghiệp mẹ và có trách nhiệm đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp
2. Chi phí thành lập văn phòng đại diện
Việc thành lập văn phòng đại diện sẽ bao gồm các loại chi phí như: Chi phí thành lập, chi phí vận hành cùng nhiều chi phí khác. Cùng tìm hiểu chi tiết các chi phí đó với AZTAX nhé!
2.1 Chi phí thành lập văn phòng đại diện
Để được phê duyệt thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, các công ty đến từ nước ngoài phải tuân thủ theo quy định về việc nộp lệ phí được ghi trong Thông tư 143/2016/TT-BTC. Theo đó, chi phí cụ thể cho việc thành lập văn phòng đại diện là như sau:
- Lệ phí cho việc cấp mới: 3.000.000 đồng cho mỗi giấy phép.
- Chi phí cho việc sửa đổi, bổ sung, cấp lại hoặc gia hạn: 1.500.000 đồng cho mỗi giấy phép.
- Tất cả các khoản lệ phí này đều được thu trong đồng tiền Việt Nam.
2.2 Chi phí thành lập văn phòng đại diện giá hợp lý tại AZTAX
Chi phí hoàn toàn để thành lập văn phòng đại diện theo gói dịch vụ của AZTAX là 1.000.000đ đã bao gồm cả lệ phí nhà nước và chi phí dịch vụ của AZTAX không có chi phí bổ sung. Phân bổ chi tiết như sau:
- 100.000đ: Chi phí công bố việc thành lập doanh nghiệp tại Cổng thông tin quốc gia, theo quy định của Thông tư 47/2019/TT-BTC.
- 300.000đ: Chi phí công chứng và ủy quyền để AZTAX thực hiện các thủ tục cần thiết.
- 700.000đ: Chi phí dịch vụ của AZTAX (bao gồm tư vấn, soạn hồ sơ, đại diện doanh nghiệp thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư cũng như việc bàn giao Giấy phép kinh doanh tận nơi cho doanh nghiệp)
2.3 Chi phí khác
Các tổ chức phải thanh toán chi phí, phí dịch vụ tại địa điểm này đều là các doanh nghiệp Việt Nam cụ thể là các doanh nghiệp đã đăng ký theo quy định của pháp luật Việt Nam có nguồn gốc quốc tịch Việt Nam (kể cả khi có vốn đầu tư từ nước ngoài).
Mức phí, lệ phí
| Tên phí, lệ phí | Mức phí |
| Lệ phí đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cấp mới, cấp lại, thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp) | 50.000 đồng/ lần |
| Phí cung cấp thông tin Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện | 20.000 đồng/ lần |
| Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000 đồng/ lần |
3. Điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Văn phòng đại diện chỉ có thể được thiết lập sau khi công ty đã hoàn tất quy trình thành lập. Do đó, không thể đồng thời thực hiện thủ tục thành lập công ty và văn phòng đại diện.
- Tên của văn phòng đại diện phải bắt buộc chứa tên của công ty cùng với cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Chức năng chính của văn phòng đại diện là thực hiện các giao dịch. Vì vậy, người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ có thể ký hợp đồng và đóng dấu với con dấu của văn phòng đại diện trong các giao dịch liên quan đến hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng lao động và mua bán vật liệu cần thiết cho hoạt động của văn phòng.
- Tuy nhiên, người đứng đầu văn phòng đại diện không được ký các hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh. Các hoạt động kinh doanh vẫn có thể được thực hiện tại địa điểm kinh doanh của công ty.
- Địa chỉ của văn phòng đại diện không được trùng với các loại nhà chung cư hoặc nhà tập thể tương tự như trụ sở chính của công ty.
- Mặc dù văn phòng đại diện không có các thủ tục liên quan đến cơ quan thuế, khi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện đến một quận khác họ vẫn phải thông báo với cơ quan thuế cũ. Do đó, việc chọn địa chỉ phù hợp cho văn phòng đại diện khi thành lập là rất quan trọng để tránh sự phiền toái khi cần thay đổi địa chỉ. Ngược lại, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh họ không cần thực hiện các thủ tục tương tự tại cơ quan thuế.
4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp về việc tạo ra văn phòng đại diện (Đối với các doanh nghiệp có cổ đông hoặc thành viên từ hai người trở lên).
- Quyết định về việc thiết lập văn phòng đại diện.
- Quyết định về việc chỉ định người đứng đầu văn phòng đại diện khi người đó không phải là người đại diện theo luật pháp hoặc là cổ đông, thành viên, hoặc chủ sở hữu của công ty.
- Một bản sao công chứng của CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu có hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
- Một bản sao công chứng của CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu có hiệu lực của người nộp hồ sơ.
5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Cách thức thiết lập văn phòng đại diện như mô tả trong bài viết này áp dụng cho cả việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn trong nước và cả quá trình thiết lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn đầu tư từ nước ngoài tại Việt Nam đều mang đặc điểm riêng biệt.
- Bước 1: Chuẩn bị tài liệu thành lập văn phòng đại diện.
- Bước 2: Soạn thảo và ký tài liệu thành lập văn phòng đại diện.
- Tài liệu hoàn chỉnh sẽ được chuẩn bị và gửi cho Quý khách trong vòng 01 ngày để ký và đóng dấu.
- Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập và công bố văn phòng đại diện.
- Hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Chi phí công bố sẽ được nộp để thông tin văn phòng đại diện được công bố trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
- Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp mở văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp vào cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
6. Sau khi thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp cần làm gì?
Sau khi thiết lập văn phòng đại diện quan trọng phải chú ý đến các điều sau: Cài đặt bảng hiệu đại diện, hoàn thành thủ tục nộp tờ khai và phí môn bài (miễn phí nếu doanh nghiệp nằm trong thời gian miễn phí môn bài)…
7. Các câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện
Câu 1: Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?
Hồ sơ đăng ký mở văn phòng đại diện bao gồm: Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện, quyết định và biên bản của cuộc họp của ban điều hành/ban quản trị về việc thành lập VPĐD quyết định của chủ doanh nghiệp đối với công ty TNHH một thành viên…
Câu 2: Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện không được công nhận là một pháp nhân độc lập mà thường hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp mẹ đó là điểm đặc trưng quan trọng.
Câu 3: Văn phòng đại diện có phải đóng lệ phí môn bài không?
Trong trường hợp trụ sở chính đang được miễn lệ phí môn bài việc thành lập văn phòng đại diện trong cùng thời kỳ cũng sẽ được hưởng chính sách miễn lệ phí môn bài. Đơn giản chỉ cần đóng phí môn bài hàng năm là 1.000.000 đồng cho văn phòng đại diện. Tuy nhiên, điều kiện để được miễn lệ phí này là văn phòng đại diện không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ.
Trên đây là toàn bộ nội dung về chi phí thành lập văn phòng đại diện. AZTAX hi vọng này sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình mở rộng kinh doanh. Nếu còn thắc mắc về các vấn đề khác xin liên hệ theo HOTLINE: 0932.383.089 để được giải đáp tận tình nhất nhé!
