Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán là nghiệp vụ thường gặp trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng chính sách hỗ trợ giá cho khách hàng. Việc lập hóa đơn đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tính minh bạch của giao dịch mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế. Dưới đây là các trường hợp thường phát sinh giảm giá hàng bán và hướng dẫn chi tiết cách thực hiện hóa đơn để tránh sai sót. Nhờ đó, kế toán có thể xử lý nhanh chóng và chính xác trong mọi tình huống.
1. Trường hợp cần xuất hóa đơn giảm giá phổ biến
Trên thực tế, việc xuất hóa đơn giảm giá hàng bán thực chất là thao tác điều chỉnh lại đơn giá sản phẩm nhằm khắc phục những sai lệch đã ghi nhận trước đó. Vì vậy, các tình huống thường gặp phải lập hóa đơn giảm giá hàng bán gồm:
- Sai sót về đơn giá khi lập hóa đơn: Trong quá trình lập chứng từ, người lập điền nhầm giá sản phẩm trên hóa đơn đã phát hành. Khi đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc phát hành hóa đơn thay thế để sửa lại thông tin bị sai.
- Hàng hóa bị lỗi hoặc hư hỏng: Trường hợp sản phẩm giao cho khách bị lỗi, kém chất lượng hoặc hỏng một phần, doanh nghiệp cần lập hóa đơn giảm giá để điều chỉnh đơn giá cho phù hợp với tình trạng thực tế của hàng hóa.
- Thực hiện chương trình ưu đãi, giảm giá: Khi doanh nghiệp triển khai các chương trình khuyến mãi, giảm giá theo từng giai đoạn, cần xuất hóa đơn giảm giá để ghi nhận đúng số tiền khách hàng được giảm.
- Giá bán ban đầu chỉ mang tính tạm tính: Một số hợp đồng quy định mức giá tạm thời cao hơn giá thực tế. Khi chốt lại đơn giá thanh toán thấp hơn mức tạm tính, doanh nghiệp cần lập hóa đơn giảm giá để điều chỉnh theo giá thực tế.
2. Các quy định cần biết về việc lập hóa đơn giảm giá hàng bán
Việc xuất hóa đơn giảm giá hàng bán phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật liên quan đến quản lý hóa đơn và chứng từ. Căn cứ Điểm b, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, pháp luật quy định về cách xử lý đối với hóa đơn phát sinh sai sót như sau:
Điều 19. Xử lý hoá đơn có sai sót
- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
- b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Việc xuất hóa đơn giảm giá hàng bán đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định về xử lý hóa đơn sai sót theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tùy vào từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán sao cho phù hợp với thực tế phát sinh.
3. Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán
3.1 Các bước xuất hoá đơn giảm giá hàng bán
Để lập hóa đơn giảm giá hàng bán, người bán thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Thông báo việc điều chỉnh giảm giá
Người bán gửi thông báo cho người mua về sai sót liên quan đến đơn giá và việc cần tiến hành điều chỉnh giảm giá hàng bán.
Bước 2: Hai bên lập văn bản thỏa thuận nêu rõ sai sót
Nếu người bán và người mua thống nhất lập văn bản ghi nhận sai sót, người bán tiến hành:
- Soạn văn bản thỏa thuận mô tả cụ thể lỗi phát sinh.
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai hoặc phát hành hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn cũ.
Bước 3: Thực hiện xuất hóa đơn giảm giá hàng bán
Người bán tiến hành lập hóa đơn giảm giá (hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế). Đồng thời:
- Người mua lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế để thông báo sai sót.
- Người bán phát hành hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai hoặc lập hóa đơn điều chỉnh giá theo quy định.
Lưu ý:
- Hóa đơn thay thế phải thể hiện dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Bước 4: Ký số hóa đơn
Người bán tiến hành ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế.
Bước 5: Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế và người mua
Sau khi ký số, người bán thực hiện:
- Gửi trực tiếp cho người mua đối với hóa đơn điện tử không có mã.
- Gửi cơ quan thuế để được cấp mã đối với hóa đơn điện tử có mã; sau khi cơ quan thuế cấp mã, người bán gửi hóa đơn cho người mua.
3.2 Hướng dẫn lập hóa đơn cho trường hợp giá tạm tính và giảm giá sau ký hợp đồng
Căn cứ Công văn 25024/CTHN-TTHT năm 2022 (trả lời văn bản số 53/2022/CV-VNVC ngày 10/5/2022 của Công ty Cổ phần Vacxin Việt Nam), hướng dẫn về xuất hóa đơn giảm giá hàng bán trong trường hợp giá bán ban đầu là tạm tính tại thời điểm ký hợp đồng và sau đó phát sinh giảm giá như sau:
Trường hợp áp dụng: Hóa đơn đã phát hành theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi giá bán là giá tạm tính và có sự điều chỉnh giảm giá, người bán và người mua thực hiện các bước sau:
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận sai sót
Người bán và người mua cùng soạn văn bản thỏa thuận, ghi nhận đầy đủ các sai sót về giá bán.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế
Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Người bán phát hành hóa đơn điện tử mới (có hoặc không có mã của cơ quan thuế) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trên hóa đơn điện tử thay thế phải ghi dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Bước 4: Ký số hóa đơn điện tử mới
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử đã điều chỉnh hoặc thay thế.
Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và cơ quan thuế
- Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã: người bán gửi trực tiếp cho người mua.
- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã: người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó chuyển hóa đơn cho người mua.
Việc lập hóa đơn giảm giá hàng bán thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 6, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính.
4. Những điểm cần lưu ý khi lập hóa đơn giảm giá hàng bán
Khi phải lập hóa đơn giảm giá hàng bán, người bán cần lưu ý các điểm sau:
- Thời điểm phát hành hóa đơn: Hóa đơn giảm giá nên được lập ngay khi phát sinh sự việc để đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Việc lập sau khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc thanh tra có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính theo quy định.
- Bảo quản hóa đơn: Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ cả hóa đơn gốc và hóa đơn đã điều chỉnh để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra khi cần.
- Kê khai thuế: Sau khi điều chỉnh giá bán, mức thuế GTGT có thể thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp phải kê khai chính xác các số liệu trên hóa đơn giảm giá vào sổ sách kế toán và báo cáo thuế tương ứng.
5. Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu
Để thực hiện hạch toán giảm doanh thu, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các trường hợp sau:
5.1 Đối với bên bán
- Giảm giá do hóa đơn sai hoặc điều chỉnh giá trị công trình xây dựng:
Kế toán ghi:- Nợ: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Nợ: TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra
- Có: TK 111, 112, 131 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng
- Giảm giá do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại:
- Nếu áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tư 133: Nợ TK 511
- Nếu áp dụng Theo Thông tư 200: Nợ TK 521
5.2 Đối với bên mua
- Hàng còn tồn kho: Giảm giá trị hàng hóa
- Nợ: TK 111, 112, 331
- Có: TK 156 – Hàng hóa
- Có: TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Hàng đã bán: Giảm giá vốn hàng bán
- Nợ: TK 111, 112, 331
- Có: TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có: TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Hàng đã đưa vào sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý: Giảm chi phí tương ứng
- Nợ: TK 111, 112, 331
- Có: TK 154, 642,… – Chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí quản lý
- Có: TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Lưu ý:
Các trường hợp giảm giá do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại không thực hiện hạch toán giống các trường hợp trên, mà phải ghi nhận theo phương pháp đặc thù từng loại giao dịch.
Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán là bước quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh giá kịp thời, minh bạch và tuân thủ đúng quy định thuế. Thực hiện đúng quy trình không chỉ tránh rủi ro phạt vi phạm mà còn nâng cao uy tín với khách hàng. Kế toán cần nắm rõ từng bước lập hóa đơn, hạch toán và lưu trữ chứng từ để đảm bảo chính xác. Hãy áp dụng ngay hướng dẫn trên để xử lý giảm giá nhanh chóng, hiệu quả và an toàn cho doanh nghiệp. Đừng chần chừ, bắt đầu tối ưu quy trình xuất hóa đơn giảm giá hàng bán hôm nay!
