Cho mượn hàng hóa có phải xuất hóa đơn không là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong quá trình quản lý xuất nhập kho và hạch toán kế toán. Việc nắm rõ quy định về xuất hóa đơn trong trường hợp cho mượn hàng hóa giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo minh bạch trong quản lý tài chính. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ phân tích chi tiết các trường hợp cho mượn hàng hóa và hướng dẫn cách xử lý hóa đơn đúng chuẩn.
1. Doanh nghiệp cho mượn hàng hóa có phải xuất hóa đơn không?
Có. Theo quy định hiện hành, việc xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay hoặc cho mượn vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn và ghi đầy đủ các thông tin theo quy chuẩn. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định.
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
…
Theo quy định, khi xuất hàng hóa dưới hình thức cho mượn, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn.
Đồng thời, hóa đơn cần ghi đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định.
2. Các thông tin cần ghi trên hóa đơn khi cho vay hoặc cho mượn hàng hóa
Khi cho vay hoặc cho mượn hàng hóa, doanh nghiệp cần lập hóa đơn đầy đủ để tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là các thông tin bắt buộc phải ghi trên hóa đơn.
Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập hóa đơn cho vay hoặc cho mượn hàng hóa, các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số.
- Tên liên hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền trước thuế, thuế suất GTGT, tổng số thuế GTGT theo từng loại thuế, tổng cộng thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế.
- Chữ ký của người bán và người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số đối với hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan khác (nếu có).
- Tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
- Các nội dung khác theo quy định.
Lưu ý: Một số hóa đơn điện tử có thể không cần thể hiện đầy đủ tất cả các nội dung trên (theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
3. Doanh nghiệp ký hợp đồng cho mượn hàng hóa để bán cho khách có phải lập hóa đơn ngay không?
Có. Căn cứ Công văn 1394/CT-TTHT năm 2020 và Khoản 2 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi bổ sung khoản 4 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC về giá tính thuế GTGT, quy định như sau: đối với các trường hợp xuất máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa dùng cho tiêu dùng nội bộ, dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả, nếu có hợp đồng và chứng từ liên quan phù hợp với giao dịch, cơ sở kinh doanh không bắt buộc lập hóa đơn, cũng không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.
Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội, khi doanh nghiệp ký hợp đồng vay, mượn hàng hóa để bán cho khách hàng hợp pháp, tại thời điểm cho vay, mượn không cần lập hóa đơn và không phải khai, nộp thuế GTGT. Như vậy, việc lập hóa đơn chỉ thực hiện khi hàng hóa được bán ra thực tế, không áp dụng ngay tại thời điểm cho vay, mượn.
4. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị phạt bao nhiêu?
Hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bị xử phạt như sau, căn cứ Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được điều chỉnh bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021.
Xử phạt vi phạm về lập và nộp thông báo, báo cáo hóa đơn:
- Phạt 2.000.000 – 4.000.000 đồng nếu nộp thông báo, báo cáo quá hạn từ 11 đến 20 ngày kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Phạt 4.000.000 – 8.000.000 đồng nếu quá hạn từ 21 đến 90 ngày.
- Phạt 5.000.000 – 15.000.000 đồng trong các trường hợp:
- Nộp thông báo, báo cáo quá hạn từ 91 ngày trở lên;
- Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập và gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với các hành vi vi phạm nêu trên.
Nguyên tắc áp dụng mức phạt:
- Theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt áp dụng cho tổ chức bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân, trừ các trường hợp đặc biệt tại Điều 16, 17 và 18.
- Khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức phạt áp dụng cho tổ chức; người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt như cá nhân.
Tóm lại: Doanh nghiệp không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể bị phạt từ 5.000.000 đến 15.000.000 đồng và đồng thời bị buộc lập, gửi báo cáo về hóa đơn theo quy định của pháp luật.
5. Hạch toán kế toán cho nghiệp vụ cho vay, mượn hàng hóa
Nghiệp vụ cho vay, mượn hàng hóa không chỉ liên quan đến việc lập hóa đơn mà còn cần được hạch toán kế toán chính xác. Phần này sẽ hướng dẫn cách ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh khi doanh nghiệp cho hoặc đi mượn hàng hóa, bao gồm cả trường hợp có phát sinh lãi và khi trả lại hàng.
5.1 Hạch toán đối với doanh nghiệp cho mượn hàng hóa:
Khi xuất hàng hóa, nguyên liệu cho vay/mượn:
- Nợ TK 1388
- Có TK 152, 156
Trường hợp cho vay có phát sinh lãi:
- Lãi nhận theo từng kỳ:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 515
- Lãi nhận ngay từ lần đầu:
- Khi nhận tiền lãi:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 3387
- Khi nhận tiền lãi:
- Phân bổ doanh thu hàng kỳ:
- Nợ TK 3387
- Có TK 515
- Phân bổ doanh thu hàng kỳ:
- Lãi nhận vào cuối kỳ:
- Tính lãi từng kỳ:
- Nợ TK 3388 (chi tiết đối tác vay/mượn)
- Có TK 515
- Tính lãi từng kỳ:
Khi hàng hóa được trả lại:
- Nợ TK 152, 156
- Có TK 1388
5.2 Hạch toán đối với doanh nghiệp đi mượn hàng hóa
Khi nhận hàng hóa, vật liệu vay/mượn:
- Nợ TK 152, 156
- Có TK 3388
Trường hợp vay mượn hàng hóa có chịu lãi:
- Lãi trả từng kỳ:
- Nợ TK 635
- Có TK 111, 112
- Lãi trả trước:
- Khi trả tiền lãi:
- Nợ TK 635, 242
- Có TK 111, 112
- Khi trả tiền lãi:
- Phân bổ lãi hàng kỳ:
- Nợ TK 635
- Có TK 242
- Phân bổ lãi hàng kỳ:
- Lãi trả cuối kỳ:
- Trích lãi phải trả hàng kỳ:
- Nợ TK 635
- Có TK 335
- Trích lãi phải trả hàng kỳ:
- Khi thanh toán lãi:
- Nợ TK 335
- Có TK 111, 112
- Khi thanh toán lãi:
Khi trả lại hàng hóa, vật liệu vay mượn:
- Nợ TK 3388
- Có TK 152, 156
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Cho mượn hàng hóa có bắt buộc lập hóa đơn ngay khi xuất hàng không?
Không, theo hướng dẫn tại Công văn 1394/CT-TTHT năm 2020 và các quy định tại Thông tư 119/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cho mượn hàng hóa không phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm cho mượn nếu có hợp đồng vay, mượn hàng hóa và các chứng từ liên quan phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp này áp dụng cho các giao dịch cho vay, cho mượn hàng hóa phục vụ bán hàng hoặc tiêu dùng nội bộ, giúp doanh nghiệp đúng pháp luật, không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT ngay khi xuất hàng.
Câu 2: Có cần lập hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy khi cho mượn hàng hóa?
Có, theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp cho mượn hàng hóa, cần lập hóa đơn nếu giao dịch không thuộc trường hợp được miễn (có hợp đồng vay, mượn phù hợp). Hóa đơn có thể là hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử, tùy theo phương thức mà doanh nghiệp áp dụng. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo đúng định dạng dữ liệu của cơ quan thuế và ghi đầy đủ các thông tin bắt buộc. Việc này giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, minh bạch trong quản lý hàng hóa và thuế GTGT.
Bài viết trên đã giúp bạn giải đáp rõ ràng vấn đề cho mượn hàng hóa có phải xuất hóa đơn không. Theo đó, khi doanh nghiệp cho mượn hàng hóa, hóa đơn vẫn phải được lập đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật, đồng thời đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc về hạch toán và ghi nhận doanh thu. Đừng bỏ lỡ cơ hội cập nhật kiến thức kế toán – thuế quan trọng để vận hành doanh nghiệp chính xác và hiệu quả. Hãy theo dõi AZTAX ngay hôm nay để nắm bắt những hướng dẫn mới nhất về hóa đơn và quản lý tài chính!
