Việc nắm vững cách lập báo cáo tài chính trên excel là rất quan trọng, bởi vì nó là tài liệu thiết yếu phản ánh rõ tình trạng tài chính và dòng tiền của doanh nghiệp. Dù có nhiều phương pháp để lập báo cáo tài chính, Excel vẫn được nhiều kế toán viên ưu tiên lựa chọn do tính tiện dụng và khả năng tùy chỉnh cao. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ AZTAX về cách lập báo cáo tài chính trên excel một cách chuẩn chỉnh và hiệu quả nhất.
1. Ưu điểm và nhược điểm khi lập báo cáo tài chính trên excel là gì?
Ưu điểm của việc dùng Excel để lập báo cáo tài chính bao gồm khả năng kiểm soát và thống kê dữ liệu hiệu quả, tính linh hoạt trong việc thêm bớt dữ liệu, và dễ dàng cài đặt, sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, nhược điểm là tốn thời gian, hiệu suất không cao, khó phát hiện và sửa lỗi, và mất nhiều thời gian để chỉnh sửa và tạo mẫu báo cáo.
1.1 Ưu điểm khi dùng excel lập báo cáo tài chính
Một số ưu điểm khi lập báo cáo tài chính trên excel như sau:
- Kiểm soát, thống kê dữ liệu hiệu quả
Kiểm soát và thống kê dữ liệu được thực hiện một cách rõ ràng và hiệu quả thông qua việc trình bày số liệu thống kê trong các bảng. Hơn nữa, việc sử dụng các hàm tính toán có sẵn trên Excel giúp việc tính toán trở nên đơn giản và chính xác hơn.
- Linh hoạt thêm hoặc bớt dữ liệu
Trong quá trình lập báo cáo tài chính, kế toán có thể linh hoạt thêm hoặc bớt dữ liệu trong các cột, sắp xếp lại sao cho hợp lý để dễ dàng theo dõi và đánh giá.
- Dễ dàng cài đặt và sử dụng miễn phí
Excel là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, dễ dàng cài đặt trên máy tính và hoàn toàn miễn phí sử dụng. Do đó, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng Excel để lập báo cáo tài chính.
1.2. Nhược điểm khi lập báo cáo tài chính trên excel
Hiện tại, các doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán tích hợp chức năng báo cáo tài chính vì việc lập báo cáo tài chính trên Excel còn nhiều hạn chế như:
- Tốn thời gian, năng suất làm việc không hiệu quả
Quá trình tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tạo báo cáo tài chính đòi hỏi sự cẩn thận và mất nhiều thời gian. Sử dụng Excel có thể dẫn đến các sai sót trong việc đặt công thức tính toán và khớp dữ liệu. Những sai sót này khó phát hiện và khó sửa chữa, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
- Khó phát hiện lỗi để sửa
Bất kỳ sai sót nào trong việc nhập liệu ban đầu cũng đều đòi hỏi kế toán phải dành nhiều thời gian để tìm và sửa chữa. Excel thường liên kết nhiều bảng dữ liệu với nhau, điều này làm cho việc phát hiện và sửa lỗi trở nên phức tạp hơn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc này có thể mất nửa ngày và đối với các doanh nghiệp lớn, có thể mất vài ngày hoặc thậm chí là cả tuần.
- Tốn thời gian trong việc chỉnh sửa và làm mẫu báo cáo
Sau khi tạo file Excel, kế toán cần thủ công tạo và chỉnh sửa mẫu báo cáo tài chính do Excel không cung cấp tính năng tự động cập nhật vào mẫu. Điều này làm tăng thêm thời gian cần thiết để hoàn thành báo cáo.
2. Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính trên excel
Cách lập báo cáo tài chính trên Excel là một kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức và phân tích dữ liệu tài chính một cách hiệu quả. Việc sử dụng Excel cho phép tổ chức dữ liệu, tính toán số liệu và trình bày báo cáo một cách dễ dàng và linh hoạt. Lập báo cáo tài chính trên excel gồm các báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, bảng cân đối tài khoản và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
2.1 Bảng cân đối phát sinh trong năm
Bảng cân đối phát sinh năm được lập tương tự như lập bảng cân đối phát sinh tháng, cụ thể thực hiện qua các bước sau:
- Sao chép danh mục từ DMTK về cột mã TK và tên TK trong bảng cân đối phát sinh năm.
- Đối với cột dư nợ và dư có đầu kỳ: Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm dư đầu kỳ từ bảng cân đối phát sinh tháng 1 về.
- Đối với cột phát sinh nợ và phát sinh có: Sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp
- Đối với cột dư nợ và dư có cuối kỳ: Sử dụng hàm MAX để tổng hợp
- Dòng Tổng cộng: Sử dụng hàm SUM hoặc SUMTOTAL để tính tổng cộng của các cột.
- Xác định các tài khoản tương ứng cho các chỉ tiêu cột tài sản, doanh thu, chi phí, BCTC và nguồn vốn từ bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Sau đó gắn mã số chỉ tiêu đó cho các tài khoản tương ứng.
2.2 Bảng cân đối kế toán
Các bước để lập bảng cân đối kế toán vào cuối năm tài chính sao cho kết quả đúng là Nguồn vốn bằng Tổng tài sản như sau:
- Xác định cột số năm trước: Dùng cột số năm nay của Bảng cân đối kế toán năm trước.
- Xác định cột số năm nay: Sử dụng hàm SUMIF để lấy số liệu từ cân đối phát sinh cho các chỉ tiêu tương ứng.
- Đối với các chỉ tiêu thuộc phần nguồn vốn, sử dụng cột “NV” với các mã số tương ứng.
- Đối với các chỉ tiêu thuộc phần tài sản, sử dụng cột “TS”, “DT”, hoặc “CP” với các mã số tương ứng.
- Tính tổng theo điều kiện: Sử dụng hàm SUMIF để tính tổng theo dãy điều kiện tương ứng.
- Với các cột mã số thuộc phần tài sản, sử dụng cột dư nợ.
- Với các cột mã số thuộc phần nguồn vốn, sử dụng cột dư nợ.
- Kiểm tra kết quả: Xác nhận rằng tổng số liệu trong phần nguồn vốn bằng tổng số liệu trong phần tài sản để đảm bảo bảng cân đối kế toán đúng với điều kiện nguồn vốn = tổng tài sản
2.3 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập qua các bước sau:
- Xác định cột số năm trước: Sử dụng cột nằm ngay của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước.
- Xác định cột số năm nay: Sử dụng hàm SUMIF để lấy số liệu từ cân đối phát sinh.
- Dãy điều kiện: Sử dụng cột “Tài sản”, “Doanh thu”, “Chi phí” trên Bảng cân đối phát sinh năm.
- Điều kiện cần tính: Các ô mã số trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Dãy tính tổng: Sử dụng cột phát sinh Nợ trên chi phí phát sinh năm để tính tổng.
2.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Dòng tiền ra vào của doanh nghiệp được thể hiện trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Kết quả báo cáo lưu chuyển tiền tệ được xem là chính xác khi chỉ tiêu (70) trên báo cáo này bằng với chỉ tiêu (110) trên bảng cân đối kế toán. Đối với cột số năm trước, ta dựa vào cột năm nay của Báo cáo LCTT năm trước.
- Cột năm trước: Sử dụng cột năm nay của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm trước để lấy dữ liệu.
- Cột năm nay: Tạo một cột mới trong Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và gán tên là “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ”. Trong cột này, bạn sẽ nhập các chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ cho năm nay.
Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu của cả kỳ kế toán và đặt lọc.
Bước 2: Lọc các giao dịch thu, chi tiền mặt bằng cách chọn tài khoản 111.
Bước 3: Lọc từng tài khoản đối ứng của tài khoản 111. Gắn mã số chỉ tiêu tương ứng cho mỗi giao dịch dựa trên nội dung của giao dịch.
Bước 4: Lặp lại quy trình cho tài khoản 112 và các tài khoản đối ứng khác của thu chi tiền mặt.
Bước 5: Đặt hàm SUMIF cho từng chỉ tiêu tương ứng trên cột Số năm nay của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, với:
- Dãy điều kiện sẽ là cột “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ” trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Điều kiện cần tính: các mã số trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Dãy ô tính tổng: đối với các chỉ tiêu Thu là cột phát sinh Nợ của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, đối với các chỉ tiêu Chi là cột phát sinh Có của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Bước 6: Copy công thức tính tổng thu và tính tổng chi cho các chỉ tiêu còn lại. Đối với các chỉ tiêu chi, đặt dấu trừ (-) trước số tiền.
Bước 7: Tính tổng các chỉ tiêu 20, 30, 40, và 50 để thu được chỉ tiêu 60 từ tiền mặt và tiền gửi đầu năm có thể sử dụng hàm SUM. Tính ra chỉ tiêu 70 và sau đó so sánh với chỉ tiêu 110 trên Bảng CĐKT để đảm bảo khớp nhau.
2.5 Bản thuyết minh báo cáo tài chính
Để lập Bảng BCKQHĐKD cho thời kỳ – là tập hợp kết quả kinh doanh của một kỳ, ta thực hiện như sau:
Cột số năm trước: Dựa vào cột ngày của “Báo cáo kết quả kinh doanh” năm trước.
Cột số năm nay: Sử dụng hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu từ CĐPS năm. Cụ thể:
- Dãy điều kiện: Là cột “TS, DT, CP” trên CĐPS năm.
- Điều kiện cần tính: Các ô mã số trên BCKQKD.
- Dãy tính tổng: cột phát sinh nợ trên CĐPS năm.
Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc trong vấn đề trên, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX để nhận được tư vấn miễn phí.
3. Những quy định khi lập báo cáo tài chính trên excel trong doanh nghiệp
Những quy định khi lập báo cáo tài chính trên excel trong doanh nghiệp đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán. Bao gồm việc các quy định doanh nghiệp cần tuân thủ khi báo cáo tài chính trên excel, các loại báo cáo tài chính trên excel theo quy định và quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính trên excel
3.1 Các loại báo cáo tài chính trên excel theo quy định
Theo quy định pháp luật, báo cáo tài chính trên excel của doanh nghiệp bao gồm bốn phần sau:
- Bảng cân đối kế toán: Hiển thị tổng tài sản, tổng nợ và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một điểm thời gian cụ thể (thường là cuối năm).
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Hiển thị kết quả tài chính của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm).
- Bảng lưu chuyển tiền tệ: Hiển thị nguồn gốc của tiền và cách tiền được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính. .
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Là phần quan trọng trong Báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp giải thích, bổ sung thông tin chi tiết và cung cấp thông tin thêm về các khoản thu chi khác.
3.2 Quy định doanh nghiệp cần tuân thủ khi báo cáo tài chính trên excel
Khi làm báo cáo tài chính trên excel cần phải tuân thủ các quy định sau:
- Tuân thủ các chuẩn mực kế toán
- Phản ánh đúng bản chất kinh tế
- Tài sản không được ghi nhận với giá trị cao hơn khả năng thu hồi được, nợ phải trả không được ghi nhận với giá trị thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.
- Tài sản và nợ phải trình bày thành ba phần: ngắn hạn và dài hạn, sắp xếp theo mức độ thanh khoản giảm dần, đồng thời phải được trình bày riêng biệt.
- Các khoản mục doanh thu, thu nhập và chi phí phải được trình bày theo nguyên tắc phù hợp và tuân thủ nguyên tắc thận trọng.
3.3 Quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính trên excel
Căn cứ tại khoản 1 Điều 80 Thông tư 133/2016/TT-BTC có quy định về trách nhiệm, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính như sau:
Điều 80. Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính
1.Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính:
a) Tất cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải lập và gửi báo cáo tài chính năm chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính cho các cơ quan có liên quan theo quy định.
b) Ngoài việc lập báo cáo tài chính năm, các doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy tùy vào quy mô, loại hình doanh nghiệp mà thời hạn gửi báo cáo tài chính được thực hiện theo các quy định nêu trên.
4. Tham khảo các mẫu báo cáo tài chính trên file excel
Tham khảo các mẫu báo cáo tài chính trên Excel là cách hiệu quả giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân xây dựng và tổ chức dữ liệu tài chính một cách có hệ thống và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể tham khảo và tải báo cáo tài chính excel dưới đây.
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập báo cáo tài chính một cách dễ dàng và chính xác hơn, AZTAX đã tổng hợp một số mẫu báo cáo tài chính theo Thông tư 200 sử dụng excel. Các mẫu này được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng và có thể được tùy chỉnh để phản ánh đúng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Một số mẫu báo cáo tài chính trên excel quý khách có thể tham khảo như:
- Bảng cân đối phát sinh trong năm:
- Bảng cân đối kế toán:
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
- Mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân:
5. Một số lưu ý khi lập báo cáo tài chính trên excel
Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau khi lập báo cáo tài chính trên excel:
- Khi lập bảng cân đối kế toán, cần phân loại tài sản và nợ thành ngắn hạn và dài hạn dựa trên khả năng thanh toán trong vòng 12 tháng. Trong trường hợp không phân biệt rõ, có thể sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần.
- Khi lập báo cáo kết quả kinh doanh, cần loại trừ các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí phát sinh từ các giao dịch nội bộ giữa doanh nghiệp và đơn vị cấp dưới, sử dụng thông tin từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết từ loại số 5 đến loại số 9.
- Đối với các chỉ tiêu không có số liệu, không cần phải trình bày trong báo cáo, người lập báo cáo cần đảm bảo rằng không có sự thay đổi về mã số của các chỉ tiêu.
- Doanh nghiệp cần tuân thủ chuẩn mực kế toán và cung cấp thông tin bổ sung khi cần thiết trong thuyết minh báo cáo tài chính.
Trên đây AZTAX đã thông tin chi tiết về hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính trên excel. Hy vọng những thông tin trên hữu ích cho quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu quý khách hàng còn bất cứ thắc mắc gì, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ.
