Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc hiểu và quản lý chi phí quảng cáo đóng vai trò quan trọng đối với thành công của một doanh nghiệp. Hạch toán chi phí quảng cáo không chỉ là tính toán số tiền đã chi mà còn bao gồm phân tích hiệu quả từng chiến dịch, đánh giá ROI và điều chỉnh chiến lược tiếp thị. Điều này đặt ra thách thức cao đối với các nhà quản lý trong việc tối ưu hóa ngân sách và đạt được kết quả cao. AZTAX đã phân tích những điểm này chi tiết trong bài viết sau đây.
1. Một số điều kiện về chi phí quảng cáo
Căn cứ theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
- Các chi phí thực tế liên quan đến sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chi phí với đầy đủ hóa đơn và chứng từ pháp lý.
- Các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20.000.000 đồng trở lên khi thanh toán phải có các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải tuân thủ quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Theo quy định này, chi phí quảng cáo nhằm tăng cường doanh thu của công ty được xem là chi phí phục vụ cho hoạt động kinh doanh và sẽ được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
2. Chi phí quảng cáo hạch toán vào tài khoản nào?
Chi phí quảng cáo được hạch toán vào các tài khoản:
- TK 641 (Theo TT200): Chi phí bán hàng.
- TK 6421 (Theo TT133): Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
- TK 111, 112, 131: Các tài khoản thanh toán
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán hoa hồng đại lý mới nhất
3. Hạch toán chi phí quảng cáo theo thông tư 200
Dưới đây là hai dạng hạch toán chi phí cơ bản nhất mà AZTAX đã tổng hợp để bạn có thể nghiên cứu:
3.1 Hạch toán chi phí quảng cáo trong nước
Để hạch toán chi phí đối với các đơn vị quảng cáo trong nước, cần tuân thủ các hồ sơ cụ thể sau đây:
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo.
- Hóa đơn (các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quảng cáo phải xuất hóa đơn, nếu áp dụng VAT thì thuế suất là 10%).
- Biên bản nghiệm thu hợp đồng quảng cáo.
- Những tài liệu liên quan đến việc thanh toán.
Quy trình hạch toán chi phí như sau:
- Nợ vào tài khoản 641 (TT200).
- Nợ vào tài khoản 6421 (TT133).
- Nợ vào tài khoản 1331.
- Có vào các tài khoản 111, 112, 131.
Trên thực tế, việc hạch toán chi phí quảng cáo trong nước đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về tài chính. Bằng cách xác định rõ ràng các hồ sơ và quy trình như hợp đồng dịch vụ, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và các chứng từ thanh toán, các đơn vị quảng cáo có thể đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh của mình.
Ví dụ về hạch toán chi phí quảng cáo trong nước
Công ty X ký hợp đồng quảng cáo với một công ty trong nước, trị giá 110 triệu đồng (bao gồm 10 triệu đồng VAT). Sau khi dịch vụ hoàn thành, công ty quảng cáo xuất hóa đơn và Công ty X thực hiện thanh toán qua ngân hàng.
Hạch toán chi phí:
- Nợ TK 641: 100 triệu đồng (Chi phí quảng cáo)
- Nợ TK 1331: 10 triệu đồng (Thuế GTGT)
- Có TK 112: 110 triệu đồng (Tiền gửi ngân hàng)
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200
3.2 Hạch toán chi phí quảng cáo quốc tế
Để tối ưu hóa đoạn văn trên và giúp nó dễ đọc hơn, bạn có thể cải tiến như sau:
Các nhà mạng hoặc nhà quảng cáo quốc tế thường không có hợp đồng văn bản và hoá đơn Việt Nam khi không đăng ký mã số thuế tại Việt Nam.Thay vào đó, họ thường chỉ có các điều khoản giao kết ngay trên trang quảng cáo.
Do vậy, khi khách hàng đồng ý với các điều khoản về thời gian, phương thức thanh toán và số tiền có thể thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng, nhà cung cấp sẽ ngay lập tức cung cấp dịch vụ.
Các bộ chứng từ cần thiết để doanh nghiệp tính vào chi phí bao gồm:
- Quy chế của doanh nghiệp về việc mua các dịch vụ qua mạng, bao gồm quảng cáo phù hợp với pháp luật hiện hành.
- Tờ trình nhu cầu chạy quảng cáo từ bộ phận kinh doanh, được phê duyệt bởi cấp trên, cùng với các bản in các điều khoản từ nhà mạng hoặc trang quảng cáo (bao gồm giá cả, phương thức và thời gian thực hiện quảng cáo).
- Biên bản báo cáo nghiệm thu hoặc các bằng chứng khác chứng minh hoàn thành quảng cáo theo hợp đồng.
- Các chứng từ thanh toán như sao kê ngân hàng kèm uỷ nhiệm chi, séc của doanh nghiệp chứng minh đã thanh toán tiền cho trang quảng cáo.
- Các tờ khai hải quan và các chứng từ nộp thuế cho nhà thầu nước ngoài, theo quy định tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Thông tư số 103/2014/TT-BTC.
Sau khi kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng cho nhà thầu nước ngoài, doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với số thuế đã nộp thay cho nhà thầu nước ngoài.
Hạch toán được thực hiện như sau:
- Nợ TK 641, 642
- Nợ TK 1331
- Có TK 331
Cách hạch toán thuế nhà thầu phải nộp thay như sau:
- Nợ TK 331
- Có TK 3338
Khi nộp thuế nhà thầu sẽ thực hiện như sau:
- Nợ TK 3338
- Có TK 111, 112
Khi thanh toán cho các nhà cung cấp, thực hiện như sau:
- Nợ TK 331
- Có TK 112
Ví dụ về việc hạch toán dịch vụ quảng cáo trực tuyến từ nhà cung cấp nước ngoài
Giả sử công ty A cần sử dụng dịch vụ quảng cáo trực tuyến từ một nhà cung cấp quốc tế. Nhà cung cấp này không đăng ký mã số thuế tại Việt Nam, do đó không có hợp đồng văn bản hay hóa đơn theo quy định Việt Nam. Thay vào đó, công ty A đồng ý với các điều khoản giao kết trên trang quảng cáo, bao gồm thời gian, phương thức thanh toán và số tiền, thanh toán qua thẻ tín dụng.
Để tính chi phí quảng cáo vào sổ sách kế toán, công ty A chuẩn bị các bộ chứng từ sau:
- Quy chế doanh nghiệp về việc mua dịch vụ qua mạng, bao gồm các điều khoản phù hợp với pháp luật Việt Nam.
- Tờ trình từ bộ phận kinh doanh nêu rõ nhu cầu và kế hoạch chạy quảng cáo, được cấp trên phê duyệt.
- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoặc các bằng chứng hoàn thành dịch vụ từ nhà cung cấp.
- Sao kê ngân hàng và chứng từ thanh toán như uỷ nhiệm chi, séc, chứng minh đã thanh toán cho nhà cung cấp.
- Tờ khai hải quan và chứng từ nộp thuế nhà thầu theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Thông tư số 103/2014/TT-BTC.
Sau khi kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho nhà thầu nước ngoài, công ty A sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với số thuế đã nộp. Quá trình hạch toán được thực hiện như sau:
- Ghi nhận chi phí quảng cáo:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)
- Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 331 (Phải trả người bán)
- Hạch toán thuế nhà thầu phải nộp thay:
- Nợ TK 331 (Phải trả người bán)
- Có TK 3338 (Thuế nhà thầu nước ngoài)
- Khi nộp thuế nhà thầu:
- Nợ TK 3338 (Thuế nhà thầu nước ngoài)
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
- Khi thanh toán cho nhà cung cấp:
- Nợ TK 331 (Phải trả người bán)
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
Lưu ý: Với tất cả các hóa đơn hoặc biên lai được cung cấp bởi Google hoặc Facebook, không có thuế giá trị gia tăng (VAT) đi kèm. Do đó, khi kê khai thuế nhà thầu, doanh nghiệp phải bao gồm đầy đủ hai chỉ tiêu sau: tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng trên doanh thu và tỷ lệ (%) thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên doanh thu, đồng thời nộp đủ tiền thuế trên tờ kê khai để được xác nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí tuyển dụng nhân sự
4. Các thắc mắc phát sinh khi hạch toán chi phí quảng cáo
AZTAX đã tổng hợp một số câu hỏi thường nhận được sự quan tâm của mọi người về chủ đề hạch toán chi phí quảng cáo:
4.1 Chi phí quảng cáo là chi phí gì?
Chi phí quảng cáo là số tiền mà một cá nhân hoặc là doanh nghiệp phải trả để hiển thị thông điệp quảng cáo của họ đến một tập hợp người tiềm năng hoặc khách hàng thông qua những kênh quảng cáo khác nhau
4.2 Chi phí quảng cáo là tài khoản nào?
Chi phí quảng cáo là một phần trong chi phí bán hàng và thường được hạch toán vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng.
4.3 Những chi phí quảng cáo trên mạng bao gồm các loại chi phí nào?
- Chi phí để thiết kế website chuyên nghiệp và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)
- Chi phí quảng cáo trả phí
- Chi phí Social Media marketing
- Chi phí content marketing
- Chi phí Email marketing
- Chi phí xây dựng TVCs, viral video
- Chi phí tiền hoa hồng cho bên thứ 3
Ngoài những chi phí trên, khi doanh nghiệp thực hiện một hoạt động marketing có thể sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như: In ấn, gửi thư, lương nhân viên, nghiên cứu thị trường, phân tích insight khách hàng,…
4.4 Chi phí quảng cáo thanh toán bằng thẻ có được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp?
Chi phí quảng cáo trên mạng xã hội của các nhà mạng trong và ngoài nước được tính vào chi phí khấu trừ thu nhập doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có chứng từ hợp lệ như hợp đồng, bản chào hàng, đặt hàng qua email, hóa đơn giá trị gia tăng, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên), theo quy định của Luật Thương mại, Luật Giao dịch điện tử và Luật Công nghệ thông tin.
Đối với nhà mạng nước ngoài hoặc quảng cáo quốc tế không đăng ký thuế tại Việt Nam, thường không có hợp đồng giấy và hóa đơn như ở Việt Nam. Thay vào đó, họ sử dụng điều khoản trên trang quảng cáo. Nếu khách hàng đồng ý với các điều khoản về thời gian và phương thức thanh toán (thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng), dịch vụ quảng cáo sẽ được thực hiện.
Do đó, với hình thức thanh toán bằng thẻ ngân hàng và không có hóa đơn giá trị gia tăng, chi phí vẫn được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
4.5 Hóa đơn điện tử từ Facebook nước ngoài có được khấu trừ thuế TNDN?
Căn cứ vào quy định tại Khoản 3 Điều 15 của Thông tư 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính về hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và các chứng từ thanh toán qua ngân hàng, các hóa đơn điện tử sẽ được coi là có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Đảm bảo tính toàn vẹn thông tin từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Thông tin trong hóa đơn điện tử phải còn đầy đủ và không bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi hình thức trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn.
- Các thông tin trong hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Trường hợp công ty chi tiêu cho quảng cáo trên internet từ các công ty Google và Facebook và thanh toán bằng thẻ Visa qua ngân hàng, thông tin và dữ liệu điện tử liên quan đến giao dịch (bao gồm thông tin tài khoản trên mạng, nội dung điều khoản cung cấp dịch vụ, chính sách và giá cả của Google để xác định dung lượng giao dịch, chứng từ thanh toán…) phải được bảo đảm chính xác và tính toàn vẹn. Cơ quan thuế có thể kiểm tra và xác nhận các thông tin này.
Do đó:
- Chi phí quảng cáo trên internet mà công ty chi trả cho Google và Facebook sẽ được khấu trừ khi tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Công ty có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế nhà thầu theo quy định trước khi thanh toán cho Google và Facebook, theo quy định của pháp luật hiện hành.
Hạch toán chi phí quảng cáo là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện đại, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Để được tư vấn chi tiết và giải đáp mọi thắc mắc về hạch toán chi phí quảng cáo, xin vui lòng liên hệ AZTAX qua Hotline: 0932383089. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Xem thêm: Hướng dẫn cách ghi nhận hạch toán chi phí không có hóa đơn
Xem thêm:Hạch toán tiền giữ lại bảo hành công trình như thế nào?
