Hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh ngày nay. Vậy liệu thanh toán bằng thẻ tín dụng có được coi là thanh toán không dùng tiền mặt không? Bài viết này từ AZTAX sẽ làm rõ khái niệm thanh toán không dùng tiền mặt và xác định sự phù hợp của thẻ tín dụng với định nghĩa này.
1. Hướng dẫn hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty
Khi sử dụng thẻ tín dụng công ty để thanh toán hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp cần ghi nhận đúng bản chất của khoản mua và nghĩa vụ phải thanh toán cho ngân hàng. Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, việc ghi nhận kế toán được thực hiện theo Thông tư 99/2025/TT-BTC về Chế độ kế toán doanh nghiệp.
Về nguyên tắc, kế toán cần căn cứ vào hóa đơn, chứng từ mua hàng, sao kê thẻ tín dụng và các tài liệu liên quan để xác định nội dung giao dịch, giá trị tài sản hoặc chi phí và khoản nợ phát sinh với ngân hàng.
Bước 1: Kiểm tra và tập hợp chứng từ
Trước khi hạch toán, doanh nghiệp cần tập hợp hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ; sao kê hoặc chứng từ giao dịch thẻ tín dụng; hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ bàn giao và các tài liệu liên quan nếu có.
Kế toán cần đối chiếu giao dịch trên sao kê với chứng từ thực tế, đồng thời xác định khoản chi có phục vụ hoạt động của doanh nghiệp hay không. Đây là cơ sở để phân loại khoản mua vào đúng tài khoản kế toán và xử lý thuế GTGT đầu vào theo quy định.
Bước 2: Ghi nhận khoản mua bằng thẻ tín dụng
Khi doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng để mua hàng hóa, dịch vụ, kế toán ghi nhận tài sản hoặc chi phí theo bản chất của giao dịch:
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 242, 627, 641, 642…: Giá trị hàng hóa, tài sản hoặc chi phí tương ứng;
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện;
Có TK phản ánh khoản nợ với ngân hàng: Theo hệ thống tài khoản và quy chế hạch toán kế toán mà doanh nghiệp áp dụng.
Do thẻ tín dụng về bản chất tạo ra nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với ngân hàng phát hành thẻ, doanh nghiệp cần lựa chọn tài khoản phản ánh khoản nợ phù hợp với bản chất giao dịch, thay vì mặc định coi ngân hàng là người bán để hạch toán vào TK 331.
Bước 3: Hạch toán phí và lãi thẻ tín dụng
Nếu ngân hàng thu phí thường niên, phí quản lý thẻ hoặc các khoản phí dịch vụ khác, doanh nghiệp ghi nhận vào tài khoản chi phí phù hợp theo bản chất khoản phí.
Đối với tiền lãi phát sinh do sử dụng tín dụng hoặc chậm thanh toán dư nợ, khoản lãi được phản ánh vào chi phí tài chính:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK phản ánh khoản phải trả hoặc tiền gửi ngân hàng, tùy thời điểm ngân hàng ghi nhận và thu tiền.
Việc phân biệt tiền lãi với các loại phí dịch vụ ngân hàng giúp doanh nghiệp phản ánh đúng bản chất từng khoản chi phí trên sổ kế toán.
Bước 4: Thanh toán dư nợ thẻ tín dụng
Khi đến hạn và doanh nghiệp sử dụng tiền gửi ngân hàng để thanh toán dư nợ thẻ, kế toán ghi giảm khoản nợ đã ghi nhận:
Nợ TK phản ánh khoản nợ thẻ tín dụng
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Sau khi hạch toán, kế toán cần đối chiếu số dư khoản nợ trên sổ kế toán với sao kê của ngân hàng, bao gồm số tiền đã chi tiêu, khoản đã thanh toán, phí, lãi và dư nợ còn lại.
Lưu ý: Thông tư 99/2025/TT-BTC tăng quyền chủ động của doanh nghiệp trong việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Với nghiệp vụ chưa được hướng dẫn cụ thể, doanh nghiệp phải căn cứ vào nội dung và bản chất kinh tế của giao dịch, quy định pháp luật kế toán và nguyên tắc của Thông tư để lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp; đồng thời cần quy định rõ trong Quy chế hạch toán kế toán của doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chiết khấu thanh toán theo TT 200 và 133
2. Thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty có phải là hình thức không dùng tiền mặt?
Theo chỉ dẫn tại Công văn 2543/TCT-KK ngày 08 tháng 06 năm 2016 của Tổng cục Thuế về quy định thanh toán không sử dụng tiền mặt:
…
Căn cứ Khoản 1, Điều 10, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Trường hợp Công ty TNHH Media Max Japan (Việt Nam) (sau đây gọi là “Công ty”) đăng ký sử dụng dịch vụ thẻ tín dụng của ngân hàng Vietcombank, thẻ tín dụng được đảm bảo bằng sổ tiết kiệm của Công ty, các khoản thanh toán phát sinh Nợ trên sao kê sử dụng thẻ tín dụng này được Công ty ủy quyền cho Ngân hàng tự động trích tiền từ tài khoản thanh toán của Công ty để thanh toán, tên in trên thẻ là cá nhân Giám đốc Công ty theo hợp đồng phát hành và sử dụng thẻ hoặc theo quy định của ngân hàng phát hành thẻ. Việc thanh toán qua thẻ tín dụng nêu trên được coi là đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để làm căn cứ kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Các chi phí liên quan đến thẻ tín dụng gồm: phí phát hành thẻ, phí duy trì thẻ, lãi suất chậm thanh toán của thẻ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nếu đảm bảo hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Dựa trên hướng dẫn trong Công văn nêu trên, thanh toán qua thẻ tín dụng được xem là hợp lệ theo quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này cho phép doanh nghiệp kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính các chi phí liên quan như phí phát hành thẻ, phí duy trì thẻ, và lãi suất chậm thanh toán vào chi phí sản xuất kinh doanh, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Vì vậy, thanh toán bằng thẻ tín dụng của doanh nghiệp được công nhận là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, và doanh nghiệp vẫn có quyền khấu trừ thuế cũng như tính các chi phí khác liên quan.
Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 331 – Phải trả người bán theo TT 200
Xem thêm: Cách hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp theo Thông tư 200
3. Điều kiện hạch toán chi phí thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân
Theo Công văn số 48507/CT-TTHT ngày 12/07/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội, việc sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán hàng hóa và dịch vụ cho công ty đã được cơ quan thuế chấp nhận cho mục đích khấu trừ thuế và hạch toán chi phí, với các điều kiện cần đáp ứng như sau:
- Phương thức thanh toán này phải được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính hoặc quy chế quản trị của công ty.
- Khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa hoặc dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Cần có hóa đơn mua hàng hóa hoặc dịch vụ đứng tên công ty và có mã số thuế của công ty.
- Phải có hồ sơ ủy quyền nhân viên thanh toán và chứng từ thanh toán lại qua chuyển khoản từ công ty.
- Cần có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân cho người bán và từ tài khoản của công ty cho cá nhân.
Những yêu cầu này đảm bảo việc thanh toán qua thẻ tín dụng cá nhân được ghi nhận và xử lý đúng theo quy định thuế hiện hành.
Hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Đáp ứng yêu cầu chứng từ giúp doanh nghiệp kê khai khấu trừ thuế và tính toán chi phí hợp lý, đồng thời duy trì minh bạch tài chính. Để được tư vấn chi tiết về hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline: 0932.383.089 ngay nhé!
Xem thêm: Hạch toán mượn tiền giám đốc [Có ví dụ]
Xem thêm: Hạch toán chia cổ tức bằng cổ phiếu – tiền mặt
4. Câu hỏi thường gặp về hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty
Câu 1: Thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty hạch toán như thế nào?
Khi hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty, kế toán cần căn cứ vào bản chất khoản chi để ghi Nợ tài khoản tài sản, hàng hóa hoặc chi phí tương ứng và ghi Có tài khoản phản ánh nghĩa vụ nợ với ngân hàng phát hành thẻ. Khi doanh nghiệp thanh toán dư nợ thẻ từ tài khoản ngân hàng, kế toán ghi giảm khoản phải trả và ghi Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Câu 2: Thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty có được khấu trừ thuế GTGT không?
Khoản mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo pháp luật thuế hiện hành. Doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp thuộc diện bắt buộc. Đồng thời, giao dịch cần chứng minh được phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Câu 3: Phí và lãi thẻ tín dụng công ty được hạch toán vào tài khoản nào?
Tiền lãi phát sinh từ dư nợ thẻ tín dụng hoặc do doanh nghiệp chậm thanh toán thường được ghi nhận vào TK 635 – Chi phí tài chính. Đối với phí thường niên, phí quản lý hoặc các loại phí dịch vụ thẻ, doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất khoản phí để lựa chọn tài khoản chi phí phù hợp. Việc hạch toán phải dựa trên sao kê, chứng từ thu phí hoặc tài liệu do ngân hàng cung cấp.
Câu 4: Thanh toán dư nợ thẻ tín dụng có hạch toán vào TK 112 không?
Có. Khi doanh nghiệp chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để thanh toán dư nợ thẻ tín dụng, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng được ghi Có để phản ánh số tiền đã chuyển cho ngân hàng. Đồng thời, kế toán ghi Nợ tài khoản đang theo dõi nghĩa vụ nợ thẻ tín dụng. Sau khi ghi nhận, doanh nghiệp nên đối chiếu sổ kế toán với sao kê ngân hàng để xác định chính xác dư nợ còn lại.
Câu 5: Hạch toán thẻ tín dụng công ty cần những chứng từ gì?
Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ; sao kê thẻ tín dụng; chứng từ giao dịch hoặc thanh toán của ngân hàng; hợp đồng, biên bản nghiệm thu và các hồ sơ liên quan tùy từng nghiệp vụ. Kế toán cần đối chiếu nội dung trên hóa đơn với giao dịch xuất hiện trên sao kê để xác định khoản chi thực tế, mục đích sử dụng và tài khoản kế toán phù hợp trước khi ghi sổ.
Câu 6: Có thể hạch toán khoản mua bằng thẻ tín dụng công ty vào TK 331 không?
Không nên mặc định mọi giao dịch thẻ tín dụng đều được ghi Có TK 331. TK 331 về bản chất dùng để phản ánh các khoản phải trả cho người bán, trong khi giao dịch qua thẻ còn phát sinh nghĩa vụ thanh toán với ngân hàng phát hành thẻ. Theo nguyên tắc của Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần căn cứ bản chất kinh tế của giao dịch và hệ thống tài khoản áp dụng để xác định phương pháp hạch toán phù hợp.
