Tài khoản 214 – Tài khoản hao mòn tài sản cố định

Tài khoản 214 là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, giúp phản ánh quá trình khấu hao các tài sản cố định qua thời gian. Việc theo dõi và tính toán hao mòn tài sản cố định không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị thực tế của các tài sản trong doanh nghiệp. Bài viết này từ AZTAX sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc và toàn diện về tài khoản 214, bao gồm khái niệm, nguyên tắc và cách hạch toán chi tiết.

1. Tài khoản 214 là tài khoản gì?

Tài khoản 214 là tài khoản hao mòn tài sản cố định. Tài khoản này dùng để ghi nhận sự giảm giá trị của tài sản cố định do hao mòn, khấu hao qua thời gian sử dụng (như máy móc, thiết bị, công trình xây dựng và phương tiện vận chuyển,…)

Tài khoản 214 cho phép doanh nghiệp theo dõi và tính toán mức hao mòn của tài sản cố định trong từng kỳ kế toán, giúp xác định giá trị còn lại của tài sản tại mỗi thời điểm cụ thể. Việc phân bổ chi phí hao mòn đều đặn qua các kỳ giúp giảm bớt gánh nặng tài chính và còn đảm bảo phản ánh chính xác giá trị thực tế của tài sản, từ đó hỗ trợ các quyết định về tài chính của doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc tài khoản 214

Kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc về tài khoản 214 theo quy định hiện hành. Điều này giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí hao mòn hợp lý, hỗ trợ các quyết định tài chính quan trọng như mua sắm, thay thế hoặc bảo trì tài sản cố định.

Nguyên tắc kế toán tài khoản 214 được quy định như sau:

a) Tài khoản 214 được sử dụng để phản ánh các biến động trong giá trị hao mòn và giá trị hao mòn tích lũy của Tài sản cố định (TSCĐ) và Bất động sản đầu tư (BĐSĐT) trong quá trình sử dụng, bao gồm việc trích khấu hao TSCĐ, BĐSĐT và các điều chỉnh khác về hao mòn của chúng.

b) Theo nguyên tắc, mọi TSCĐ và BĐSĐT được sử dụng cho các mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (bao gồm cả TSCĐ chưa sử dụng, không còn sử dụng và đang chờ thanh lý) đều phải trải qua quá trình trích khấu hao theo quy định hiện hành. Khấu hao TSCĐ sử dụng trong sản xuất, kinh doanh và khấu hao BĐSĐT được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ tương ứng; đồng thời, khấu hao TSCĐ chưa sử dụng, không còn sử dụng và đang chờ thanh lý được hạch toán vào chi phí khác. Những trường hợp đặc biệt mà không yêu cầu phải trích khấu hao (như TSCĐ dự trữ, TSCĐ dùng chung cho cộng đồng…) phải tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành. Đối với TSCĐ được sử dụng cho các dự án, hoạt động xã hội hay mục đích phúc lợi, chỉ hạch toán giảm nguồn hình thành của chúng, không tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

c) Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định pháp luật và yêu cầu quản lý để lựa chọn phương pháp tính, trích khấu hao phù hợp cho từng loại TSCĐ, BĐSĐT, nhằm thúc đẩy phát triển sản xuất, kinh doanh và đảm bảo việc thu hồi vốn đầy đủ và kịp thời.

d) Phương pháp khấu hao áp dụng cho từng TSCĐ, BĐSĐT phải được thực hiện có sự nhất quán và có thể điều chỉnh khi có sự thay đổi đáng kể trong cách thu hồi lợi ích kinh tế của chúng.

e) Thời gian khấu hao và phương pháp khấu hao của TSCĐ cần được xem xét lại ít nhất vào cuối mỗi năm tài chính. Nếu như thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản khác biệt lớn so với ước tính trước đó thì thời gian khấu hao phải được điều chỉnh tương ứng phù hợp. Phương pháp khấu hao của TSCĐ cũng cần phải thay đổi khi có sự thay đổi đáng kể trong cách ước tính thu hồi lợi ích kinh tế của chúng. Trong trường hợp này, cần điều chỉnh chi phí khấu hao cho năm tài chính hiện tại và các năm sau, và phải được thuyết minh rõ trong báo cáo tài chính.

f) Các TSCĐ đã được trích khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn đang sử dụng trong sản xuất, kinh doanh không được tiếp tục trích khấu hao. Đối với những TSCĐ chưa trích khấu hao đủ (chưa thu hồi đủ vốn) mà đã hư hỏng, cần thanh lý, cần phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý bồi thường và phần giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi, không được bồi thường phải được bù đắp bằng số tiền thu được từ thanh lý của chính TSCĐ đó, số tiền bồi thường do quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp. Nếu số tiền thu được từ thanh lý và số tiền bồi thường không đủ để bù đắp phần giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi hoặc giá trị TSCĐ bị mất, chênh lệch này sẽ được ghi nhận là lỗ từ thanh lý TSCĐ và kế toán vào chi phí khác. Riêng đối với doanh nghiệp Nhà nước, sẽ tuân thủ theo chính sách tài chính hiện hành của Nhà nước.

g) Đối với TSCĐ vô hình, thời gian khấu hao phải được đánh giá hiệu quả để trích khấu hao từ khi TSCĐ được đưa vào sử dụng (dựa trên hợp đồng, cam kết hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền). Riêng đối với TSCĐ vô hình như quyền sử dụng đất, chỉ trích khấu hao đối với quyền sử dụng đất có thời hạn xác định. Trong trường hợp không xác định được thời hạn sử dụng, không tiến hành trích khấu hao.

h) Đối với TSCĐ cho thuê tài chính, trong quá trình sử dụng, bên thuê phải trích khấu hao trong thời gian thuê theo hợp đồng, tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh, đảm bảo thu hồi đủ vốn.

j) Đối với BĐSĐT cho thuê, hoạt động phải trích khấu hao và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Doanh nghiệp có thể dựa trên các BĐSĐT tương tự để ước tính thời gian trích khấu hao và xác định phương pháp khấu hao phù hợp. Trường hợp BĐSĐT nắm giữ cho việc tăng giá trị, doanh nghiệp không trích khấu hao mà phải xác định tổn thất do giảm giá trị.

3. Kết cấu tài khoản 214 – Tài khoản hao mòn tài sản cố định

Doanh nghiệp cần hiểu đúng kết cấu và nội dung của tài khoản 214 để ghi nhận chính xác hao mòn tài sản cố định. Từ đó xác định giá trị còn lại của tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và giảm thiểu chi phí không cần thiết.

Kết cấu – nội dung tài khoản 214 bao gồm:

Bên Nợ: Giá trị hao mòn của tài sản cố định và Bất động sản đầu tư giảm do việc thanh lý, nhượng bán, hoặc điều động sang doanh nghiệp khác, cũng như các khoản góp vốn đầu tư vào đơn vị khác.

Bên Có: Giá trị hao mòn của tài sản cố định và Bất động sản đầu tư tăng lên do việc trích khấu hao.

Số dư bên Có: Là giá trị hao mòn luỹ kế của tài sản cố định và Bất động sản đầu tư hiện tại của doanh nghiệp.

Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định bao gồm bốn tài khoản cấp 2 như sau:

• Tài khoản 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình: Ghi nhận giá trị hao mòn của tài sản cố định hữu hình trong quá trình sử dụng, bao gồm khấu hao và các khoản điều chỉnh hao mòn khác.
• Tài khoản 2142 – Hao mòn TSCĐ thuê tài chính: Ghi nhận giá trị hao mòn của tài sản cố định thuê tài chính trong quá trình sử dụng, bao gồm khấu hao và các điều chỉnh hao mòn khác.
• Tài khoản 2143 – Hao mòn TSCĐ vô hình: Ghi nhận giá trị hao mòn của tài sản cố định vô hình trong quá trình sử dụng, bao gồm khấu hao và các khoản điều chỉnh hao mòn khác.
• Tài khoản 2147 – Hao mòn BĐSĐT (Bất động sản đầu tư): Ghi nhận giá trị hao mòn của bất động sản đầu tư trong quá trình cho thuê và các khoản điều chỉnh hao mòn khác.

4. Cách hạch toán tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định

Khi hạch toán hao mòn tài sản cố định, kế toán cần phân bổ chi phí vào các tài khoản khác nhau dựa trên mục đích sử dụng của từng tài sản. Việc phân biệt rõ ràng và hiểu đúng mục đích sử dụng của tài sản, như phục vụ sản xuất, cho thuê hoặc bán, sẽ giúp hạch toán chính xác vào các tài khoản phù hợp.

Để tính và trích khấu hao tài sản cố định định kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí khác, thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ các Tài khoản 623, 627, 641, 642, 811
• Có vào Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (TK cấp 2 phù hợp).

Đối với tài sản cố định đã sử dụng và chuyển đổi nội bộ giữa các đơn vị không phải là tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc, thực hiện hạch toán tài khoản 214 như sau:

• Nợ vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)
• Có vào Tài khoản 336, 411 (giá trị còn lại)
• Có vào Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (2141) (giá trị hao mòn).

Khi tính và trích khấu hao định kỳ của Bất động sản đầu tư đang được cho thuê hoạt động, thực hiện hạch toán tài khoản 214 như sau:

• Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết chi phí kinh doanh Bất động sản đầu tư)
• Có Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (2147).

Trong trường hợp giảm giá trị của tài sản cố định và Bất động sản đầu tư, việc giảm nguyên giá tài sản cố định phải đi kèm với việc ghi nhận giảm giá trị hao mòn đã tích lũy của chúng (xem hướng dẫn hạch toán các TK 211, 213, 217).

Đối với tài sản cố định sử dụng cho các dự án, hoạt động văn hóa, phúc lợi, việc tính toán hao mòn vào cuối năm tài chính được thực hiện hạch toán tài khoản 214 như sau:

• Nợ Tài khoản 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định
• Có tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định.

Trong trường hợp xem xét lại thời gian và phương pháp trích khấu hao tài sản cố định vào cuối năm tài chính, nếu có thay đổi, số chênh lệch khấu hao được ghi nhận như sau:

• Nếu thay đổi phương pháp và thời gian khấu hao dẫn đến tăng khấu hao so với số đã trích trong năm, ghi:
  • Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (số chênh lệch khấu hao tăng)
  • Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (TK cấp 2 phù hợp).
• Nếu thay đổi phương pháp và thời gian khấu hao dẫn đến giảm khấu hao so với số đã trích trong năm, thực hiện hạch toán tài khoản 214 như sau:
  • Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (TK cấp 2 phù hợp)
  • Có các tài khoản 623, 627, 641, 642 (số chênh lệch khấu hao giảm).

Khi điều chỉnh lại giá trị tài sản cố định hữu hình theo quy định xác định lại giá trị doanh nghiệp, thực hiện hạch toán tài khoản 214 như sau:

• Trường hợp tài sản cố định được xác định lại có giá trị cao hơn giá trị ghi sổ kế toán và nguyên giá, hao mòn luỹ kế đánh giá tăng so với giá trị ghi sổ, ghi:
  • Nợ tài khoản 211 – Nguyên giá tài sản cố định (phần đánh giá tăng)
  • Có tài khoản 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (giá trị tài sản tăng thêm)
  • Có tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (phần đánh giá tăng).
• Trường hợp tài sản cố định được xác định lại có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán và nguyên giá, hao mòn luỹ kế đánh giá lại giảm so với giá trị ghi sổ, hạch toán tài khoản 214 như sau:
  • Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (phần đánh giá giảm)
  • Nợ tài khoản 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (phần giá trị tài sản giảm)
  • Có tài khoản 211 – Nguyên giá tài sản cố định (phần đánh giá giảm).

Khi cổ phần hóa các đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty Nhà nước, Tập đoàn, Tổng công ty, công ty mẹ, công ty thành viên hạch toán độc lập của Tổng công ty, ghi nhận việc bàn giao tài sản cố định như sau:

• Nợ tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (giá trị còn lại)
• Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (phần đã hao mòn)
• Có các tài khoản 211, 213 (nguyên giá).

5. Quy định mới về tính hao mòn tài sản cố định

Thay đổi khung thời gian và tỷ lệ hao mòn:

• Máy photocopy:
  • Thời gian sử dụng: 5 năm (trước đây là 8 năm).
  • Tỷ lệ hao mòn: 20% (trước đây là 12,5%).
• Camera giám sát:
  • Thời gian sử dụng: 5 năm (trước đây là 8 năm).
  • Tỷ lệ hao mòn: 20% (trước đây là 12,5%).

Tài sản cố định không tính hao mòn và khấu hao:

• Quyền sử dụng đất.
• Tài sản cố định đặc thù.
• Tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng được.
• Tài sản chưa khấu hao hết nhưng không thể sử dụng.

Thông tư 23/2023/TT-BTC đã loại bỏ hai loại tài sản không tính hao mòn trước đây: tài sản thuê và tài sản bảo quản hộ.

Tiêu chuẩn xác định tài sản cố định:

• Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
• Nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên.

Đối với đơn vị sự nghiệp công lập, tài sản cố định cần đáp ứng thời gian sử dụng và nguyên giá theo quy định doanh nghiệp.

6. Cách tính khấu hao TSCĐ và ví dụ về tài khoản 214

6.1 Phương pháp khấu hao theo đường thẳng

• Khấu hao hàng năm:
  • Công thức: Mức khấu hao hàng năm = Nguyên giá tài sản / Thời gian trích khấu hao
• Khấu hao hàng tháng:
  • Công thức: Mức khấu hao hàng tháng = Mức khấu hao hàng năm / 12
• Khấu hao trong tháng mua tài sản:
  • Công thức: Mức khấu hao theo tháng = (Mức khấu hao hàng tháng / Tổng số ngày của tháng) × Số ngày sử dụng trong tháng

Ví dụ: Doanh nghiệp A mua máy photocopy với giá 120.000.000 đồng và thời gian khấu hao là 10 năm.

• Nguyên giá: 120.000.000 đồng
• Khấu hao hàng năm: 12.000.000 đồng
• Khấu hao hàng tháng: 1.000.000 đồng
• Khấu hao tháng 10 (20 ngày sử dụng): 689.655 đồng

6.2 Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh

• Khấu hao hàng năm:
  • Công thức: Mức khấu hao hàng năm = Giá trị còn lại của tài sản × Tỷ lệ khấu hao nhanh
• Tỷ lệ khấu hao nhanh:
  • Công thức: Tỷ lệ khấu hao nhanh = Tỷ lệ khấu hao theo đường thẳng × Hệ số điều chỉnh
  • Hệ số điều chỉnh:
    • 1.5 cho thời gian dưới 4 năm
    • 2 cho thời gian từ 4 đến 6 năm
    • 2.5 cho thời gian trên 6 năm

Ví dụ: Công ty A mua thiết bị giá 40.000.000 đồng với thời gian khấu hao là 4 năm.

• Tỷ lệ khấu hao theo đường thẳng: 25%
• Hệ số điều chỉnh: 2
• Tỷ lệ khấu hao nhanh: 50%
• Mức khấu hao hàng năm được tính theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh.

Mức khấu hao hàng năm của tài sản cố định tính theo phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh được tính như sau:

7. Các câu hỏi thường gặp

7.1 Tài khoản 214 có số dư bên nào?

Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định có số dư bên Có. Tài khoản này ghi nhận các khoản hao mòn tài sản cố định, vì vậy số dư của tài khoản này phản ánh tổng giá trị hao mòn đã trích khấu hao của tài sản cố định.

Bên Có: Phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định (TSCĐ) và bất động sản đầu tư (BĐSĐT) tăng lên do việc trích khấu hao.

Số dư bên Có: Là tổng giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ và BĐSĐT hiện có trong doanh nghiệp.

7.2 Thời điểm nào cần xem xét về Khấu hao TSCĐ?

Khấu hao tài sản cố định cần được xem xét lại khi có sự thay đổi lớn về ước tính thời gian sử dụng hoặc phương pháp thu hồi lợi ích kinh tế từ tài sản. Điều này thường được thực hiện vào cuối mỗi năm tài chính để đảm bảo rằng các ước tính khấu hao phản ánh chính xác giá trị và tình hình tài sản.

Hy vọng qua việc giải đáp các câu hỏi trên, bạn đã tiếp thu đầy đủ những kiến thức cần thiết về tài khoản 214 và áp dụng hiệu quả trong công việc.

Tóm lại, Tài khoản 214 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi quá trình khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp. Khi sử dụng tài khoản này đúng cách, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu về kế toán mà còn nâng cao khả năng đưa ra các quyết định tài chính và đầu tư hợp lý. Việc thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh các số liệu của tài khoản này sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài sản, bảo vệ giá trị đầu tư và giảm thiểu rủi ro. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần sự hỗ trợ, hãy liên hệ với AZTAX qua số hotline: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết hơn.