Mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH là văn bản quan trọng mà doanh nghiệp cần ban hành khi phát sinh thay đổi về tiền lương của người lao động nhằm làm căn cứ điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội theo đúng quy định. Đó không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp lý mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi an sinh cho người lao động. Vì vậy, trong bài viết dưới đây AZTAX sẽ cung cấp mẫu quyết định mới nhất kèm hướng dẫn áp dụng chi tiết.
1. Tải mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH mới nhất 2026
Về người lao động, trường hợp đã có mã số bảo hiểm xã hội thì cung cấp mã số bảo hiểm cho đơn vị doanh nghiệp. Trong trường hợp người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội thì lập thông tin trong mẫu thông báo điều chỉnh mức lương đóng bhxh vào tờ khai TK1-TS theo Quyết định 505/QĐ-BHXH.
Như vậy, việc cung cấp hoặc đăng ký mã số bảo hiểm xã hội là bước không thể thiếu khi thực hiện điều chỉnh mức lương đóng BHXH. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với người lao động để đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ, chính xác trên hồ sơ. Điều này không chỉ giúp quá trình điều chỉnh diễn ra thuận lợi mà còn bảo vệ quyền lợi bảo hiểm lâu dài cho người lao động.
2. Đối tượng áp dụng điều chỉnh lương đóng bảo hiểm xã hội
Căn cứ theo Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH có quy định về đối tượng được áp dụng điều chỉnh lương. Theo đó việc đăng ký, điều chỉnh lương đóng bảo hiểm xã hội áp dụng với người lao động. Tuy nhiên, tổ chức, đơn vị nơi người lao động làm việc sẽ có trách nhiệm điều chỉnh lương đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mình.
Chính vì vậy, khi người lao động có sự thay đổi về mức lương đóng BHXH. Doanh nghiệp có trách nhiệm báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Bên cạnh đó, người lao động có thể tiến hành kiểm tra, rà soát việc điều chỉnh đó tại cơ quan bảo hiểm xã hội. Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động và tránh sai sót trong công tác tính toán lương hưu và rút bảo hiểm xã hội 1 lần về sau.
Xem thêm: Lương nghỉ phép có tính bảo hiểm không?
3. Các quy định pháp luật liên quan đến điều chỉnh lương đóng BHXH
Nắm rõ hệ thống văn bản pháp luật là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp thực hiện việc điều chỉnh lương đóng BHXH một cách chính xác và hợp pháp. Hiện nay, các quy định chính bao gồm:
- Nghị định 74/2024/NĐ-CP: Từ ngày 01/7/2024, mức lương tối thiểu vùng được áp dụng cho người lao động làm việc trong điều kiện bình thường. Đây là căn cứ quan trọng để xác định mức lương tối thiểu đóng BHXH, đảm bảo không thấp hơn mức quy định theo từng vùng.
- Nghị định 73/2024/NĐ-CP: Quy định mức lương cơ sở mới là 2.340.000 đồng/tháng (áp dụng cho khu vực công). Đồng thời, mức lương tối đa làm căn cứ đóng BHXH bằng 20 lần lương cơ sở, tương ứng 46.800.000 đồng/tháng.
- Thông tư 20/2023/TT-BLĐTBXH: Hướng dẫn hệ số điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH cho những năm trước, áp dụng từ 01/01/2024. Văn bản này đặc biệt quan trọng khi tính mức bình quân tiền lương để làm căn cứ hưởng các chế độ BHXH.
Quyết định 595/QĐ-BHXH và Quyết định 948/QĐ-BHXH: Quy định cụ thể tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) tổng cộng 10,5% từ người lao động; đồng thời hướng dẫn chi tiết mẫu biểu, quy trình nộp hồ sơ và thủ tục điều chỉnh lương.
4. Mức lương tháng đóng BHXH tối thiểu
Mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được xác định như sau:
- Đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn trong điều kiện lao động bình thường: Tiền lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.
- Đối với người lao động đã qua đào tạo, học nghề: Tiền lương phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
- Đối với người lao động làm việc trong môi trường nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: Tiền lương phải cao hơn ít nhất 5% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương trong điều kiện bình thường.
- Đối với người lao động làm việc trong môi trường đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: Tiền lương phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương trong điều kiện bình thường.
Hiện nay, mức lương tối thiểu vùng được áp dụng theo quy định tại Nghị định số 74/2024/NĐ-CP.
Như vậy, mức lương tháng đóng BHXH tối thiểu sẽ có sự khác nhau theo từng vùng và từng nhóm đối tượng lao động cụ thể.
Mức lương tháng đóng BHXH tối đa:
Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc được khống chế tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở. Theo quy định tại Nghị định 73/2024/NĐ-CP, mức lương cơ sở hiện hành là 2,34 triệu đồng/tháng.
Như vậy, mức lương tháng cao nhất làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được tính:
20 x 2,34 triệu = 46,8 triệu đồng/tháng.
5. Một số lưu ý khi lập quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH
Quyết định điều chỉnh mức lương đóng bảo hiểm xã hội là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động khi có sự thay đổi về thu nhập. Doanh nghiệp không chỉ cần thực hiện đúng quy trình, mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật về mức lương tối thiểu và nguyên tắc đóng BHXH.
Quá trình soạn thảo và áp dụng quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH cần được tiến hành cẩn trọng để đảm bảo đúng luật và hạn chế rủi ro. Một số điểm quan trọng doanh nghiệp cần ghi nhớ bao gồm:
- Mức lương đóng BHXH phải phù hợp quy định: không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP, đồng thời không vượt quá mức tối đa (20 lần lương cơ sở) theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 88/2024/NĐ-CP về vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và BHXH.
- Thông báo và thỏa thuận với người lao động: Mọi thay đổi về tiền lương cần có sự đồng thuận giữa hai bên, được ghi nhận thông qua phụ lục hợp đồng lao động, đúng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.
- Hồ sơ điều chỉnh phải đầy đủ và nộp đúng hạn: Doanh nghiệp cần chuẩn bị quyết định điều chỉnh, mẫu biểu liên quan và gửi cơ quan BHXH theo hướng dẫn tại Quyết định 896/QĐ-BHXH. Đồng thời, nên lưu giữ đầy đủ hợp đồng lao động và các quyết định điều chỉnh để phục vụ công tác kiểm tra sau này.
- Cập nhật pháp luật kịp thời: Chính sách lương và BHXH thường xuyên thay đổi, do đó doanh nghiệp cần theo dõi các văn bản mới như Nghị định 117/2024/NĐ-CP hoặc Nghị định 152/2024/NĐ-CP để bảo đảm việc điều chỉnh lương luôn hợp pháp và phù hợp với thực tiễn.
Xem thêm: Nghỉ thai sản ngày 15 báo giảm tháng nào?
6. Thủ tục điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội
Để việc điều chỉnh lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) diễn ra đúng quy định và hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Rà soát và xác định mức lương mới
Doanh nghiệp kiểm tra lại mức lương hiện hưởng của người lao động, đồng thời so sánh với mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024). Mức lương ghi trong hợp đồng phải thỏa thuận rõ ràng và không thấp hơn mức tối thiểu vùng đã được điều chỉnh (tăng từ 200.000 – 280.000 đồng/tháng).
Bước 2: Soạn quyết định điều chỉnh lương
Doanh nghiệp ban hành quyết định điều chỉnh dựa trên mẫu tại Quyết định 896/QĐ-BHXH. Nội dung cần ghi rõ: tên đơn vị, thông tin người lao động, mức lương mới và thời điểm áp dụng. Văn bản phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc giám đốc để đảm bảo giá trị pháp lý.
Bước 3: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH
Hồ sơ gửi đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký bao gồm: quyết định điều chỉnh lương, mẫu D02-LT và mẫu D01-TS theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH. Thời hạn nộp hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực.
Bước 4: Cập nhật dữ liệu vào sổ BHXH
Sau khi cơ quan BHXH phê duyệt, doanh nghiệp phải cập nhật mức lương mới vào sổ BHXH của người lao động. Việc này giúp đảm bảo đầy đủ quyền lợi bảo hiểm và ghi nhận chính xác mức thu nhập làm căn cứ hưởng các chế độ sau này.
7. Mẫu bảng lương đóng bảo hiểm xã hội
Mẫu bảng lương đóng bảo hiểm xã hội là tài liệu cần thiết để doanh nghiệp xác định và ghi nhận mức lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động. Việc sử dụng đúng mẫu không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch, mà còn hỗ trợ quá trình quản lý và đối chiếu dữ liệu với cơ quan bảo hiểm thuận tiện hơn.
Hiện nay, mẫu bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội được quy định là Mẫu số 11 – LĐTL, ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Một mẫu bảng lương đóng bảo hiểm xã hội được trình bày rõ ràng và đúng quy định sẽ giúp cả doanh nghiệp và người lao động yên tâm hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo quyền lợi lâu dài và tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình tham gia BHXH.
Việc sử dụng đúng mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ bảo hiểm chính xác, minh bạch và hợp pháp. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn tránh các rủi ro vi phạm trong quá trình thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm. Mỗi thay đổi về mức lương đều cần được ghi nhận rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý. Vì vậy nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cũng như hộ trợ một cách nhanh nhất!
Xem thêm: Khấu trừ lương là gì?
