Mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH năm 2026

Mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH là văn bản quan trọng mà doanh nghiệp cần ban hành khi phát sinh thay đổi về tiền lương của người lao động nhằm làm căn cứ điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội theo đúng quy định. Đó không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp lý mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi an sinh cho người lao động. Vì vậy, trong bài viết dưới đây AZTAX sẽ cung cấp mẫu quyết định mới nhất kèm hướng dẫn áp dụng chi tiết.

1. Tải mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH năm 2026

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động, việc lập văn bản ghi nhận nội dung điều chỉnh giúp bộ phận nhân sự, kế toán có cơ sở cập nhật thông tin và thực hiện thủ tục liên quan.

Hiện nay, pháp luật không quy định một mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH thống nhất bắt buộc áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Vì vậy, người sử dụng lao động có thể chủ động xây dựng mẫu quyết định phù hợp với cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế, miễn là nội dung thể hiện rõ thông tin người lao động, mức lương trước và sau điều chỉnh, thời điểm áp dụng và lý do thay đổi.

Mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH năm 2026 tham khảo:

Tải tờ khai TK1-TS

2. Hướng dẫn cách điền mẫu điều chỉnh lương đóng bảo hiểm xã hội

Khi sử dụng mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH, doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin theo từng nội dung của văn bản.

Dưới đâu AZTAX sẽ hướng dẫn oanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin theo từng nội dung

• Tên công ty: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Địa danh, ngày tháng: Ghi địa điểm và ngày ban hành quyết định.
• Người ban hành: Ghi chức danh người có thẩm quyền ký quyết định, thường là Giám đốc hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
• Căn cứ ban hành: Ghi các văn bản pháp luật và quy định nội bộ làm cơ sở điều chỉnh, như Bộ luật Lao động 2019, Luật BHXH 2024, Nghị định 158/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan.
• Điều 1 – Nội dung điều chỉnh: Ghi rõ việc điều chỉnh mức lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động. Danh sách đính kèm cần thể hiện họ tên, mã số BHXH, mức lương trước và sau điều chỉnh.
• Điều 2 – Thời điểm áp dụng: Ghi ngày bắt đầu áp dụng mức lương mới, bảo đảm phù hợp với thỏa thuận tiền lương và thời điểm thực hiện thủ tục điều chỉnh BHXH.
• Điều 3 – Trách nhiệm thi hành: Ghi rõ các bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện, thường gồm Phòng Nhân sự, Phòng Tài chính – Kế toán và các cá nhân liên quan.
• Nơi nhận và chữ ký: Ghi các bộ phận nhận quyết định, nơi lưu hồ sơ. Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo quy định của doanh nghiệp.

Lưu ý: Quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH là văn bản nội bộ, không thay thế thỏa thuận sửa đổi hợp đồng lao động nếu nội dung tiền lương trong hợp đồng có thay đổi. Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh BHXH theo quy định hiện hành.

Xem thêm: Lương nghỉ phép có tính bảo hiểm không?

3. Mức lương tối thiểu theo vùng áp dụng từ ngày 01/01/2026

Theo Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP, mức lương tối thiểu tháng và mức lương tối thiểu giờ đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động được quy định theo 4 vùng như sau:

Lưu ý: Các mức lương trên được áp dụng từ ngày 01/01/2026. Địa bàn thuộc từng vùng được xác định theo danh mục tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.

Nguyên tắc xác định vùng áp dụng mức lương tối thiểu

Theo Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP, việc xác định vùng áp dụng mức lương tối thiểu được thực hiện theo địa bàn hoạt động của người sử dụng lao động, cụ thể:

• Doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn thuộc vùng nào: Áp dụng mức lương tối thiểu tương ứng với vùng đó.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị tại các địa bàn khác nhau: Mỗi đơn vị, chi nhánh áp dụng mức lương tối thiểu theo địa bàn nơi đơn vị, chi nhánh đó hoạt động.
• Doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao hoặc khu công nghệ số tập trung nằm trên nhiều địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau: Áp dụng mức lương tối thiểu của địa bàn có mức cao nhất.
• Địa bàn thay đổi tên hoặc được chia tách: Tạm thời áp dụng mức lương tối thiểu của địa bàn trước khi thay đổi tên hoặc chia tách cho đến khi Chính phủ có quy định mới.
• Địa bàn mới được thành lập từ một hoặc nhiều địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau: Áp dụng mức lương tối thiểu của địa bàn có mức cao nhất cho đến khi Chính phủ có quy định mới.

4. Một số lưu ý khi lập quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH

Quyết định điều chỉnh mức lương đóng bảo hiểm xã hội là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động khi có sự thay đổi về thu nhập. Doanh nghiệp không chỉ cần thực hiện đúng quy trình, mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật về mức lương tối thiểu và nguyên tắc đóng BHXH.

Quá trình soạn thảo và áp dụng quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH cần được tiến hành cẩn trọng để đảm bảo đúng luật và hạn chế rủi ro. Một số điểm quan trọng doanh nghiệp cần ghi nhớ bao gồm:

• Mức lương đóng BHXH phải phù hợp quy định: không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP, đồng thời không vượt quá mức tối đa (20 lần lương cơ sở) theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 88/2024/NĐ-CP về vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và BHXH.
• Thông báo và thỏa thuận với người lao động: Mọi thay đổi về tiền lương cần có sự đồng thuận giữa hai bên, được ghi nhận thông qua phụ lục hợp đồng lao động, đúng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.
• Hồ sơ điều chỉnh phải đầy đủ và nộp đúng hạn: Doanh nghiệp cần chuẩn bị quyết định điều chỉnh, mẫu biểu liên quan và gửi cơ quan BHXH theo hướng dẫn tại Quyết định 896/QĐ-BHXH. Đồng thời, nên lưu giữ đầy đủ hợp đồng lao động và các quyết định điều chỉnh để phục vụ công tác kiểm tra sau này.
• Cập nhật pháp luật kịp thời: Chính sách lương và BHXH thường xuyên thay đổi, do đó doanh nghiệp cần theo dõi các văn bản mới như Nghị định 117/2024/NĐ-CP hoặc Nghị định 152/2024/NĐ-CP để bảo đảm việc điều chỉnh lương luôn hợp pháp và phù hợp với thực tiễn.

Xem thêm: Nghỉ thai sản ngày 15 báo giảm tháng nào?

5. Thủ tục điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội

Để việc điều chỉnh lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) diễn ra đúng quy định và hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Rà soát và xác định mức lương mới

Doanh nghiệp kiểm tra lại mức lương hiện hưởng của người lao động, đồng thời so sánh với mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024). Mức lương ghi trong hợp đồng phải thỏa thuận rõ ràng và không thấp hơn mức tối thiểu vùng đã được điều chỉnh (tăng từ 200.000 – 280.000 đồng/tháng).

Bước 2: Soạn quyết định điều chỉnh lương

Doanh nghiệp ban hành quyết định điều chỉnh dựa trên mẫu tại Quyết định 896/QĐ-BHXH. Nội dung cần ghi rõ: tên đơn vị, thông tin người lao động, mức lương mới và thời điểm áp dụng. Văn bản phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc giám đốc để đảm bảo giá trị pháp lý.

Bước 3: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH

Hồ sơ gửi đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký bao gồm: quyết định điều chỉnh lương, mẫu D02-LT và mẫu D01-TS theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH. Thời hạn nộp hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực.

Bước 4: Cập nhật dữ liệu vào sổ BHXH

Sau khi cơ quan BHXH phê duyệt, doanh nghiệp phải cập nhật mức lương mới vào sổ BHXH của người lao động. Việc này giúp đảm bảo đầy đủ quyền lợi bảo hiểm và ghi nhận chính xác mức thu nhập làm căn cứ hưởng các chế độ sau này.

Việc sử dụng đúng mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ bảo hiểm chính xác, minh bạch và hợp pháp. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn tránh các rủi ro vi phạm trong quá trình thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm. Mỗi thay đổi về mức lương đều cần được ghi nhận rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý. Vì vậy nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cũng như hộ trợ một cách nhanh nhất!

Xem thêm: Khấu trừ lương là gì?

6. Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH là gì?

Đây là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm thay đổi mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động. Văn bản này là cơ sở pháp lý để cơ quan BHXH cập nhật mức đóng mới theo quy định tại Điều 89 Luật BHXH 2014.

6.2 Khi nào doanh nghiệp cần ban hành quyết định này?

Doanh nghiệp cần lập quyết định khi có thay đổi về mức lương thực tế của người lao động do tăng lương định kỳ, nâng bậc lương, thay đổi chức danh, hoặc điều chỉnh theo mức lương tối thiểu vùng. Việc ban hành kịp thời giúp tránh sai lệch giữa lương thực trả và mức đóng BHXH đã kê khai.

6.3 Ai có thẩm quyền ký quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (giám đốc, tổng giám đốc) hoặc người được ủy quyền hợp pháp có thẩm quyền ký quyết định này. Trường hợp ủy quyền, cần có văn bản ủy quyền kèm theo để đảm bảo giá trị pháp lý khi nộp hồ sơ điều chỉnh cho cơ quan BHXH.

6.4 Mẫu quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH gồm những nội dung nào?

Mẫu quyết định cần có: căn cứ ban hành, thông tin người lao động, mức lương cũ và mức lương mới, thời điểm áp dụng, tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm, và chữ ký người đại diện doanh nghiệp. Nội dung phải khớp với hồ sơ điều chỉnh mức đóng gửi cơ quan BHXH theo Quyết định 595/QĐ-BHXH.

6.5 Quyết định điều chỉnh lương có khác phụ lục hợp đồng lao động không?

Có. Phụ lục hợp đồng lao động sửa đổi điều khoản lương trong hợp đồng đã ký giữa hai bên, còn quyết định điều chỉnh mức lương đóng BHXH là văn bản nội bộ làm căn cứ báo tăng/giảm mức đóng với cơ quan BHXH. Doanh nghiệp thường cần cả hai văn bản để đảm bảo tính đồng bộ.

6.6 Không ban hành quyết định điều chỉnh lương đóng BHXH đúng thời hạn có bị xử phạt không?

Có. Theo Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp chậm báo tăng/giảm mức đóng BHXH có thể bị xử phạt hành chính, đồng thời phải truy đóng phần chênh lệch và tiền lãi phát sinh. Vì vậy, việc lập và nộp quyết định đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tài chính.