Chuyển đổi hóa đơn điện tử là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chứng từ khi cần lưu trữ hoặc xuất trình bản giấy theo quy định. AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy đúng pháp luật, giúp kế toán mới nắm vững quy trình và tránh sai sót khi thực hiện qua bài viết dưới đây.
1. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy
Việc chuyển đổi HĐĐT và chứng từ điện tử (CTĐT) sang hóa đơn, chứng từ giấy phải tuân thủ nguyên tắc bảo toàn nội dung. Theo đó, mọi thông tin trên hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi phải khớp hoàn toàn với nội dung của bản điện tử gốc, đảm bảo tính chính xác, thống nhất và giá trị pháp lý của chứng từ trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
1.1 Chuyển đổi HĐĐT sang bản giấy cho từng hóa đơn
Các bước cần thực hiện khi chuyển đổi từng HĐĐT, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy, chứng từ giấy:
Bước 1: Chọn hóa đơn hoặc chứng từ cần chuyển đổi
Kế toán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc truy cập Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế. Tại mục Hóa đơn điện tử đã phát hành (hoặc các phân mục chi tiết như: hóa đơn chưa gửi khách hàng, hóa đơn đang gửi, hóa đơn gửi lỗi…), kế toán tìm và chọn HĐĐT hoặc CTĐT muốn thực hiện chuyển đổi.
Bước 2: Thực hiện thao tác chuyển đổi sang bản giấy
Sau khi lựa chọn hóa đơn hoặc chứng từ, kế toán nhấn Chuyển sang hóa đơn giấy. Hệ thống sẽ tự động tạo tệp PDF tương ứng. Thông tin người thực hiện chuyển đổi được phần mềm tự động điền theo họ tên tài khoản đăng nhập, tuy nhiên có thể chỉnh sửa nếu cần thiết.
Lưu ý:
- Nên xem trước bản hóa đơn để đảm bảo nội dung hiển thị đầy đủ, chính xác trước khi in.
- Trên hóa đơn hoặc chứng từ chuyển đổi phải có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ”.
- Bản chuyển đổi phải thể hiện rõ họ tên, chữ ký của người thực hiện và thời gian thực hiện chuyển đổi.
Bước 3: In và lưu hóa đơn chuyển đổi
Kế toán nhấn biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi. Sau đó, có thể chọn biểu tượng lưu để tải và lưu trữ file hóa đơn chuyển đổi trên máy tính, phục vụ tra cứu hoặc đối chiếu khi cần.
1.2 Chuyển đổi HĐĐT sang bản giấy cho hàng loạt hóa đơn
Việc chuyển đổi hàng loạt HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy được thực hiện tương tự như quy trình chuyển đổi từng hóa đơn riêng lẻ. Tuy nhiên, điểm khác biệt nằm ở Bước 1, kế toán sẽ chọn nhiều hóa đơn, chứng từ cùng lúc thay vì xử lý từng cái.
Bước 1: Chọn hàng loạt hóa đơn, chứng từ điện tử cần chuyển đổi
Kế toán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.
Tại đây, vào mục Hóa đơn điện tử đã phát hành (hoặc các danh mục chi tiết như: Hóa đơn chưa gửi khách hàng, hóa đơn đang gửi, hóa đơn gửi lỗi…).
Tại danh sách hiển thị, kế toán nhấn chuột phải và chọn Chuyển thành hóa đơn giấy hàng loạt (lưu ý: thao tác này có thể khác nhau tùy theo phần mềm sử dụng).
Sau đó, thiết lập các điều kiện lọc, tìm kiếm hóa đơn cần chuyển đổi rồi nhấn Lấy dữ liệu.
Lúc này:
- Thông tin người thực hiện chuyển đổi được phần mềm tự động điền theo họ tên người đăng nhập, tuy nhiên vẫn có thể chỉnh sửa nếu cần.
- Tích chọn các hóa đơn cần chuyển đổi sang dạng giấy.
- Kế toán có thể xem trước nội dung từng hóa đơn bằng cách chọn “Xem hóa đơn” hoặc xem toàn bộ hóa đơn đã chọn thông qua mục “Xem hóa đơn đã chọn” để đảm bảo tính chính xác trước khi thực hiện chuyển đổi.
Bước 2: Thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn, chứng từ giấy
Sau khi đã chọn đầy đủ các HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi, kế toán nhấn Chuyển thành hóa đơn giấy. Hệ thống sẽ tự động tạo các file PDF tương ứng cho từng hóa đơn điện tử.
Bước 3: In và lưu trữ hóa đơn, chứng từ đã chuyển đổi
Khi hệ thống hoàn tất việc chuyển đổi hàng loạt, kế toán nhấn biểu tượng máy in để in các hóa đơn giấy. Đồng thời, có thể lưu trữ bản chuyển đổi trên máy tính bằng cách chọn biểu tượng lưu, chỉ định đường dẫn lưu file, phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu sau này.
2. Căn cứ và trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Không phải ai cũng hiểu rõ quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử hay chứng từ điện tử sang dạng giấy. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và các chứng từ được công nhận hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện việc chuyển đổi đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
2.1 Căn cứ pháp lý về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
Trước đây, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử (CTĐT) được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, kể từ ngày 1/11/2020, Thông tư này đã hết hiệu lực thi hành. Theo đó, các quy định pháp lý về việc chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử hiện nay được áp dụng theo các văn bản mới, gồm:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, quy định về hóa đơn và chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế năm 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.
Như vậy, việc chuyển đổi HĐĐT và CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy hiện nay phải tuân thủ các quy định nêu trên để đảm bảo tính hợp pháp và thống nhất trong quản lý.
2.2 Trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử (CTĐT) sang bản giấy trên thực tế mang lại nhiều lợi ích. Bản giấy giúp doanh nghiệp dễ dàng phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy thu thuế, đồng thời tạo điều kiện chứng minh rõ ràng nguồn gốc hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
Một số trường hợp cần chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn hoặc chứng từ giấy gồm:
- Phát sinh yêu cầu nghiệp vụ kinh tế – tài chính cần sử dụng bản giấy để phục vụ quy trình xử lý.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan yêu cầu trong quá trình thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc truy thu thuế.
- Doanh nghiệp cần chứng minh xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa khi thực hiện giao dịch hoặc cung ứng hàng hóa/dịch vụ.
- Khách hàng yêu cầu bản giấy để tiện đối chiếu, lưu trữ hoặc thực hiện thủ tục nội bộ.
Việc chuyển đổi hóa đơn – chứng từ điện tử sang bản giấy phải được thực hiện đúng quy định tại Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và giá trị sử dụng của chứng từ sau khi chuyển đổi.
2.3 Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT) sang hóa đơn giấy, kế toán cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Có ký hiệu riêng xác nhận việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Ghi rõ họ tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện này giúp hóa đơn giấy được công nhận hợp pháp và đảm bảo giá trị pháp lý tương đương hóa đơn điện tử gốc.
AZTAX hỗ trợ người mua và người bán thực hiện toàn bộ nghiệp vụ quản lý hóa đơn, bao gồm thao tác chuyển đổi sang hóa đơn giấy một cách nhanh chóng, chính xác đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định và thuận tiện trong công tác kế toán.
2.4 Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Khi chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy, trên hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:
- Dòng chữ phân biệt: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
- Họ và tên của người thực hiện chuyển đổi.
- Chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
- Thời gian thực hiện chuyển đổi.
Ghi rõ các thông tin trên giúp xác định tính hợp pháp, minh bạch và đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn sau khi được chuyển đổi.
3. Căn cứ pháp lý và quy định về giá trị chuyển đổi HDĐT
Căn cứ Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định:
“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
Từ quy định trên có thể xác định rằng: hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử chỉ có giá trị lưu trữ, phục vụ công tác kế toán và theo dõi nội bộ, không có giá trị pháp lý trong giao dịch, thanh toán.
Kế toán viên và các đơn vị sử dụng cần đặc biệt lưu ý về tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ chuyển đổi để tránh nhầm lẫn trong quá trình hạch toán, thanh toán hoặc kiểm tra, đối chiếu.
Một số lưu ý quan trọng trong quá trình chuyển đổi:
- Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín – đảm bảo tổ chức cung cấp có đủ năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm và được cơ quan có thẩm quyền cho phép triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ cho đơn vị triển khai nhằm đảm bảo việc khởi tạo, phát hành và chuyển đổi hóa đơn được thực hiện đúng quy định. Kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn, chứng từ sau khi chuyển đổi để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ về thông tin, tránh sai sót ảnh hưởng đến công tác kế toán và lưu trữ.
4. Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử
Chuyển đổi HĐĐT sang bản giấy giúp doanh nghiệp lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhưng cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của giao dịch.
Khi doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy, cần chú ý một số điểm quan trọng sau:
- Đảm bảo nội dung khớp hoàn toàn: Mọi thông tin trên bản giấy phải trùng khớp với dữ liệu gốc của hóa đơn hoặc chứng từ điện tử nhằm đảm bảo tính chính xác và tránh phát sinh sai lệch.
- Chỉ sử dụng bản giấy cho mục đích lưu trữ và theo dõi: Hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi không có giá trị pháp lý như bản gốc mà chủ yếu dùng để phục vụ việc ghi sổ, lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Không dùng bản chuyển đổi để giao dịch, trừ một số trường hợp đặc biệt: Bản giấy được in ra từ hóa đơn điện tử không được sử dụng để thanh toán hoặc thực hiện giao dịch, ngoại trừ trường hợp hóa đơn được xuất từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định 123.
Thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý, kiểm tra của cơ quan chức năng. Để đảm bảo việc chuyển đổi hóa đơn điện tử đúng quy định, hãy để AZTAX đồng hành cùng doanh nghiệp bạn. Liên hệ HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp về kế toán, thuế, hóa đơn điện tử.
