Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tối ưu quy trình xuất hóa đơn, đặc biệt khi không thể tự mình thực hiện việc lập và ký số hóa đơn theo đúng thời hạn. Việc ủy nhiệm giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh sai sót và gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm, điều kiện và quy trình thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, giúp bạn nắm rõ cách triển khai đúng chuẩn và hiệu quả nhất.
1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?
Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc một tổ chức kinh tế, doanh nghiệp hoặc tổ chức khác có trách nhiệm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện việc lập hóa đơn điện tử. Về bản chất, việc ủy nhiệm này là sự “thay mặt” bên ủy quyền trong quá trình tạo lập hóa đơn.
Theo Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử bao gồm hai bên:
- Bên ủy nhiệm: Là tổ chức kinh tế, doanh nghiệp hoặc các tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Bên nhận ủy nhiệm: Là bên thứ ba có quan hệ liên kết với người bán, đồng thời phải đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn
Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn quy định rõ quyền và trách nhiệm của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm trong việc lập hóa đơn điện tử thay mặt doanh nghiệp. Việc tuân thủ các nguyên tắc này giúp đảm bảo hóa đơn được lập đúng thực tế, hợp pháp, minh bạch và phù hợp với phương pháp tính thuế, đồng thời tránh rủi ro pháp lý cho cả hai bên.
Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC được quy định như sau:
- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể ủy quyền cho bên thứ ba đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Bên ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập, có hoặc không có mã cơ quan thuế, phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.
- Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải niêm yết trên website hoặc thông báo công khai trên các phương tiện thông tin để người mua biết về việc ủy nhiệm. Khi hết hạn hoặc chấm dứt ủy nhiệm trước thời hạn, các bên phải hủy niêm yết, thông báo công khai về việc kết thúc ủy nhiệm.
- Trong trường hợp hóa đơn điện tử ủy nhiệm không có mã cơ quan thuế, bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, tuân thủ thỏa thuận với bên ủy nhiệm và nguyên tắc quy định tại khoản này.
- Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm.
3. Hướng dẫn thủ tục ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Khi thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và đơn vị cần chú ý hai điểm quan trọng sau:
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải ghi rõ thông tin đầy đủ của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế hoặc số định danh cá nhân.
- Trong trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy quyền cho tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ, tổ chức này phải thông báo việc ủy nhiệm tới cơ quan thuế có thẩm quyền.
Quy trình thực hiện thủ tục ủy quyền lập hóa đơn điện tử bao gồm các bước sau:
Bước 1: Ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm đầy đủ nội dung
Sau khi thống nhất về việc ủy quyền lập hóa đơn điện tử, hai bên tiến hành ký hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm. Văn bản này cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin các bên: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Thông tin hóa đơn điện tử được ủy nhiệm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Mục đích ủy nhiệm và thời hạn ủy quyền.
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm, nêu rõ trách nhiệm thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn.
Lưu ý: Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải lưu trữ hợp đồng/thỏa thuận và xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế.
Bước 2: Cập nhật thông tin ủy nhiệm trên hệ thống thuế bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được coi là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Khoản 11, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận.
Các bước thực hiện:
- Bên ủy nhiệm tải Mẫu 01: ĐKTĐ-HĐĐT và điền đầy đủ thông tin.
- Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng”: điền thông tin chứng thư số của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Phần 6, cột 5 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn”: bên nhận ủy nhiệm điền tên tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của bên ủy nhiệm.
Sau khi hoàn tất, bên ủy nhiệm gửi mẫu đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Cục thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT. Cổng thông tin điện tử sẽ tiếp nhận và thông báo chấp nhận hoặc từ chối hồ sơ.
Lưu ý: Trường hợp hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh ủy quyền cho tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử, tổ chức này phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế.
Bước 3: Công khai việc ủy nhiệm trên website và các phương tiện thông tin
Khi việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận, cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải công khai thông tin ủy nhiệm. Việc này có thể thực hiện thông qua website của đơn vị, hoặc thông báo đến người mua bằng các phương tiện thông tin đại chúng, thông báo trực tiếp tại điểm bán, hoặc thông qua các ứng dụng điện tử phục vụ kinh doanh.
Bước 4: Lập hóa đơn điện tử
Bên nhận ủy nhiệm chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm đúng với các giao dịch thực tế phát sinh và theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm. Trên hóa đơn phải hiển thị đầy đủ thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
Bước 5: Lưu trữ, kê khai và quản lý hóa đơn
Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải thực hiện lưu trữ, kê khai và quản lý hóa đơn đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ và theo thỏa thuận giữa các bên. Hồ sơ cần được bảo quản đầy đủ để xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra, nhằm tránh các rủi ro liên quan đến nghĩa vụ thuế.
Bước 6: Kết thúc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận giữa các bên:
- Bên nhận ủy nhiệm phải thông báo việc hủy ủy nhiệm tới cơ quan thuế.
- Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tiến hành gỡ bỏ các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị hoặc công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng về việc kết thúc hoặc chấm dứt ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
4. Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải được thực hiện bằng văn bản dưới hình thức hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm giữa các bên.
Văn bản này cần bao gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin các bên: tên, địa chỉ, mã số thuế và chứng thư số của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Thông tin hóa đơn điện tử ủy nhiệm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Mục đích ủy nhiệm và thời hạn ủy nhiệm.
- Phương thức thanh toán: nêu rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.
Lưu ý: Các bên có trách nhiệm lưu giữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan quản lý yêu cầu.
5. Nguyên tắc thông báo khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Khi thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, các bên phải thông báo với cơ quan thuế. Việc ủy nhiệm được coi là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Để thông báo, cả hai bên sử dụng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm cả trường hợp chấm dứt ủy nhiệm trước thời hạn theo thỏa thuận.
Khi điền mẫu:
- Phần 5 – Danh sách chứng thư số sử dụng: bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm điền đầy đủ thông tin chứng thư số của cả hai bên.
- Phần 6, cột 5 – Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn: bên nhận ủy nhiệm điền tên tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Nắm vững các bước từ ký kết hợp đồng, thông báo cơ quan thuế, lập hóa đơn đến lưu trữ và kết thúc ủy nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và vận hành hiệu quả. Hãy cập nhật ngay quy trình này để triển khai ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử một cách suôn sẻ và an toàn. Nếu cần hỗ trợ, liên hệ ngay AZTAX để được hướng dẫn chi tiết và áp dụng chính xác theo quy định mới.
