Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Việc nắm rõ các bước phát hành, từ đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đến lập và gửi hóa đơn cho khách hàng, không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý chứng từ kế toán, tránh sai sót và rủi ro về thuế. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, cùng tìm hiểu nhé!
1. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu theo quy định để được phép phát hành và sử dụng HĐĐT hợp pháp. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến việc chuyển cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải thực hiện lại thủ tục phát hành hóa đơn điện tử (tức là đăng ký sử dụng HĐĐT lần thứ hai) để cập nhật thông tin theo cơ quan thuế mới.
1.1 Cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký phát hành hoá đơn điện tử?
Trước khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và điều kiện cần thiết để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Cụ thể:
- Giấy tờ pháp lý: Gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập và mã số thuế.
- Chữ ký số: Đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật, còn hiệu lực và được cấp hợp pháp.
- Hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp cần có máy tính kết nối Internet ổn định cùng hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử.
1.2 Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử lần đầu
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần chọn đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng.
Lưu ý:
- Ưu tiên nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm triển khai HĐĐT.
- Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 giúp xử lý sự cố nhanh chóng.
- Chi phí dịch vụ hợp lý, minh bạch và có chính sách bảo hành, bảo mật rõ ràng.
Bước 2: Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử
Sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp tiến hành cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử do nhà cung cấp cung cấp để chuẩn bị cho việc lập hóa đơn khi có phát sinh giao dịch.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT
Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm để khởi tạo hồ sơ đăng ký, gồm:
- Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP);
- Mẫu hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện (CMND/CCCD hoặc Giấy phép kinh doanh).
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:
- Trực tiếp: Gửi hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
- Trực tuyến: Nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (đơn vị này có thể đại diện doanh nghiệp thực hiện đăng ký).
Bước 5: Cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi
Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký HĐĐT trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Bước 6: Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể bắt đầu lập và phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, đến giảm thiểu sai sót và mất mát. Đồng thời, HĐĐT giúp quản lý, tra cứu và lập báo cáo nhanh chóng, minh bạch, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Tiết kiệm chi phí: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy. Đồng thời, hóa đơn điện tử tránh được tình trạng mất mát hoặc hư hỏng.
Tăng độ chính xác và minh bạch: HĐĐT hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công, mọi giao dịch được ghi nhận tự động và kiểm tra nhanh chóng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Thuận tiện trong quản lý và tra cứu: Hóa đơn điện tử cho phép lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng bất cứ lúc nào, giúp việc tìm kiếm và lập báo cáo trở nên nhanh chóng và chính xác.
Tuân thủ quy định pháp luật: HĐĐT là bắt buộc đối với doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Hỗ trợ kết nối với cơ quan thuế: HĐĐT có thể tích hợp trực tiếp với hệ thống kế toán, gửi dữ liệu tự động đến cơ quan thuế, đơn giản hóa quy trình kê khai và quản lý thuế cho doanh nghiệp.
3. Doanh nghiệp có phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử không?
Theo quy định mới nhất, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử như trước đây. Thay vào đó, chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Cụ thể, căn cứ Điểm a Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi Khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
4. Các đối tượng thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021, quy định rõ các trường hợp không bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử như sau:
2. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC và Thông tư này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này.
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, những đối tượng không bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử chỉ được miễn nếu đồng thời đáp ứng hai điều kiện sau:
- Được thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022;
- Chưa đáp ứng yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Như vậy, đối tượng phải áp dụng và thực hiện thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm các tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, cụ thể là:
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam;
- Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam;
- Đơn vị sự nghiệp công lập có phát sinh hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ;
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
- Tổ chức không phải doanh nghiệp nhưng có hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Theo Điều 59 và Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hiệu lực thi hành và xử lý chuyển tiếp, việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử được triển khai từ ngày 01/07/2022, đánh dấu thời điểm chính thức chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử trên toàn quốc.
5. Câu hỏi liên quan đến thông báo phát hành, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
5.1 Hoá đơn giấy có còn được sử dụng không?
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giấy chỉ được phép sử dụng đến hết ngày 30/06/2022. Kể từ sau thời điểm này, mọi doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, đồng nghĩa với việc hóa đơn giấy không còn giá trị sử dụng trong giao dịch và kê khai thuế.
5.2 Thời điểm bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử là khi nào?
Bắt đầu từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Quy định này nhằm thống nhất phương thức quản lý hóa đơn trên toàn quốc, tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kê khai, nộp thuế.
5.3 Cách đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử lần đầu được thực hiện như thế nào?
Bước 1: Lập và gửi tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT
Người nộp thuế (NNT) chuẩn bị tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định, sau đó gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử xác nhận việc tiếp nhận đến địa chỉ email mà NNT đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Nhận phản hồi kết quả đăng ký
Trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử.
- Nếu bị từ chối, NNT cần điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin trong tờ khai theo hướng dẫn từ cơ quan thuế.
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy và lập báo cáo sử dụng hóa đơn mới
Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn (nếu có) và lập báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
5.4 Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay là mẫu nào?
Hiện nay, mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ được áp dụng là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là biểu mẫu chuẩn mà doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải sử dụng khi thực hiện thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử hiện nay đã được đơn giản hóa, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín. Những quy định mới này đặc biệt hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập nhanh chóng đi vào hoạt động và tuân thủ đúng quy định thuế. Nếu doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc trong quá trình triển khai, hãy liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ kịp thời, đảm bảo quy trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.
