Hàng tiêu dùng nội bộ có xuất hóa đơn không là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi quản lý chi phí và kê khai thuế. Việc nắm rõ quy định về hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ sử dụng trong nội bộ giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch tài chính, tránh sai sót trong kê khai thuế và thực hiện đúng các quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giải đáp chi tiết về việc xuất hóa đơn cho hàng tiêu dùng nội bộ và hướng dẫn cách xử lý chính xác.
1. Hàng tiêu dùng nội bộ có xuất hóa đơn không?
Có, bên cạnh đó khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn và giao cho người mua, kể cả đối với các trường hợp như: hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi; trả thay lương cho người lao động; và tiêu dùng nội bộ.
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định nguyên tắc về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
[….]
Như vậy, hàng tiêu dùng nội bộ có xuất hóa đơn theo quy định ngoại trừ trường hợp hàng hóa được xuất luân chuyển nội bộ phục vụ tiếp tục quá trình sản xuất thì không phải lập hóa đơn.
3. Hàng tiêu dùng nội bộ có phải kê khai thuế giá trị gia tăng không?
Không, vì theo quy định đối với hàng hóa tiêu dùng nội bộ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh thì không phải tính và nộp thuế GTGT, do đó không phải kê khai thuế giá trị gia tăng đối với phần hàng hóa này.
Trong trường hợp cơ sở kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định để phục vụ hoạt động của mình, không phải lập hóa đơn khi hoàn thành. Phần thuế GTGT đầu vào hình thành nên tài sản cố định tự làm vẫn được kê khai và khấu trừ theo quy định.
Căn cứ khoản 4 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC, quy định về giá tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) như sau:
Giá tính thuế đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ.
Hàng hóa luân chuyển nội bộ như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm, để tiếp tục quá trình sản xuất trong một cơ sở sản xuất, kinh doanh hoặc hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung ứng sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh thì không phải tính, nộp thuế GTGT.
Trường hợp cơ sở kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định (tài sản cố định tự làm) để phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì khi hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao, cơ sở kinh doanh không phải lập hóa đơn. Thuế GTGT đầu vào hình thành nên tài sản cố định tự làm được kê khai, khấu trừ theo quy định.
Trường hợp xuất máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả, nếu có hợp đồng và các chứng từ liên quan đến giao dịch phù hợp, cơ sở kinh doanh không phải lập hóa đơn, tính, nộp thuế GTGT.
Riêng đối với cơ sở kinh doanh có sử dụng hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ, luân chuyển nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh như vận tải, hàng không, đường sắt, bưu chính viễn thông không phải tính thuế GTGT đầu ra, cơ sở kinh doanh phải có văn bản quy định rõ đối tượng và mức khống chế hàng hóa dịch vụ sử dụng nội bộ theo thẩm quyền quy định.
Theo quy định, hàng hóa tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh sẽ không phải kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Ngược lại, hàng hóa tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh phải tính và nộp thuế GTGT dựa trên giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm sử dụng.
Như vậy, việc có phải kê khai và nộp thuế GTGT hay không phụ thuộc vào mục đích sử dụng của hàng hóa tiêu dùng nội bộ: phục vụ sản xuất kinh doanh thì không phải nộp, còn sử dụng cho mục đích khác thì phải nộp thuế theo quy định.
4. Hóa đơn tiêu dùng nội bộ phải đảm bảo những nội dung gì?
Khi lập hóa đơn tiêu dùng nội bộ, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc để hóa đơn có giá trị pháp lý. Hiểu rõ những nội dung cần có trên hóa đơn tiêu dùng nội bộ sẽ giúp kế toán ghi nhận chính xác chi phí, quản lý tài chính minh bạch và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, khi xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và ghi đầy đủ các thông tin theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (trường hợp tiêu dùng nội bộ, người mua chính là đơn vị sử dụng nội bộ).
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế GTGT tương ứng.
- Chữ ký người bán và chữ ký người mua (nếu có yêu cầu ký).
- Thời điểm lập hóa đơn (ngày, tháng, năm).
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã. - Các khoản phí, lệ phí ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại; khuyến mại (nếu phát sinh).
- Tên và mã số thuế của tổ chức in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in của cơ quan thuế).
- Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn.
- Một số trường hợp hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ các nội dung theo quy định.
- Các nội dung khác thể hiện trên hóa đơn (nếu có).
5. Hướng dẫn xuất hóa đơn và hạch toán hàng tiêu dùng nội bộ
Việc xuất hóa đơn và hạch toán hàng tiêu dùng nội bộ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, ghi nhận chính xác tài chính và đảm bảo tuân thủ quy định về thuế. Hiểu đúng cách thực hiện sẽ giúp kế toán xử lý minh bạch các khoản chi cho tiêu dùng nội bộ, tránh sai sót trong báo cáo tài chính và kê khai thuế.
5.1 Cách xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ
- Ngày tháng năm: Ghi theo thời điểm doanh nghiệp xuất hàng hóa hoặc dịch vụ ra phục vụ cho nhu cầu nội bộ.
- Thông tin người mua hàng: Ghi trùng với thông tin người bán vì trong trường hợp tiêu dùng nội bộ, người bán và người mua là cùng một đơn vị (người mua chính là bộ phận sử dụng hàng hóa/dịch vụ đó).
- Đơn giá: Là giá tính thuế GTGT của hàng hóa hoặc dịch vụ cùng loại hay tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tiêu dùng nội bộ.
Theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2024 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025, quy định như sau:
Điều 7. Giá tính thuế
Giá tính thuế được quy định như sau:
c) Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
Về thuế suất khi xuất hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ:
- Trường hợp sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Hàng hóa, dịch vụ xuất dùng nội bộ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh thì không phải kê khai, nộp thuế GTGT.
→ Khi lập hóa đơn, tại dòng thuế suất ghi “KKKNT” và tiền thuế = 0.
(“KKKNT” nghĩa là Không Kê Khai Nộp Thuế.)
- Trường hợp sử dụng không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Nếu hàng hóa, dịch vụ được xuất tiêu dùng nội bộ nhưng không nhằm mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải kê khai và tính nộp thuế GTGT.
→ Khi lập hóa đơn, ghi mức thuế suất GTGT tương ứng với loại hàng hóa, dịch vụ đang áp dụng tại thời điểm xuất tiêu dùng nội bộ.
5.2 Hạch toán tiêu dùng nội bộ theo Thông tư 133 và 200
Dựa trên các quy định đã nêu, có thể thấy rằng khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để tiêu dùng nội bộ thì vẫn phải lập hóa đơn, nhưng không phải kê khai, tính và nộp thuế GTGT, đồng thời không xác định đây là doanh thu tính thuế TNDN.
→ Do đó, không hạch toán doanh thu và không phát sinh thuế GTGT đầu ra, mà ghi nhận vào chi phí theo mục đích sử dụng.
Hạch toán kế toán khi xuất tiêu dùng nội bộ:
Khi xuất hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ phục vụ nội bộ, tùy theo bộ phận hoặc mục đích sử dụng để ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 154, 211, 241, 242, 641, 642 …(Ghi nhận chi phí theo mục đích và bộ phận sử dụng)
- Có TK 156 – Hàng hóa (Giá vốn hàng hóa xuất kho)
- Có TK 155 – Thành phẩm (Giá vốn thành phẩm xuất kho)
Nếu xuất phục vụ sản xuất → hạch toán vào TK 154
Nếu xuất đưa vào tài sản cố định → hạch toán TK 211
Nếu xuất phục vụ bán hàng → hạch toán TK 641
Nếu xuất phục vụ quản lý doanh nghiệp → hạch toán TK 642
Như vậy, việc xuất hàng tiêu dùng nội bộ có lập hóa đơn không phụ thuộc vào mục đích sử dụng của hàng hóa, dịch vụ. Nếu phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh, doanh nghiệp phải lập hóa đơn nhưng không tính thuế GTGT và không đưa vào doanh thu tính thuế TNDN, đồng thời hạch toán vào chi phí nội bộ theo đúng quy định. Việc này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật, mà còn tạo cơ sở minh bạch cho quản lý nội bộ và kế toán doanh nghiệp, hạn chế rủi ro khi kiểm tra thuế. Qua bài viết trên. AZTAX hi vọng đã giải đáp phần nào thắc mắc của các bạn, nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ AZTAX qua HOTLINE:0932.383.089 để được tư vấn nhanh nhất.
