Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện định kỳ để cơ quan thuế nắm được số lượng, loại hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ hoặc còn tồn. Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử mà còn giúp kiểm soát nội bộ hiệu quả, tránh rủi ro sai sót trong kê khai thuế. Việc lập và nộp báo cáo đúng hạn cũng thể hiện tính minh bạch, chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong hoạt động tài chính – kế toán. Cùng AZTAX tìm hiểu thông qua nội dung sau đây nhé!
1. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy mua từ Cơ quan Thuế cần lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG.
2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?
Theo Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh mua hóa đơn đặt in từ cơ quan thuế có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Báo cáo này phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
Ví dụ: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I phải được nộp trước hoặc vào ngày 30/4.
Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp không phát sinh sử dụng hóa đơn, vẫn phải nộp báo cáo, trong đó ghi rõ số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0 và không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Tuy nhiên, nếu ở kỳ trước doanh nghiệp đã báo cáo số tồn bằng 0 và trong kỳ không mua mới, không phát sinh sử dụng hóa đơn, thì không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho kỳ đó.
3. Đối tượng cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là tài liệu bắt buộc mà các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh phải nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tuy nhiên, theo các Nghị định và Thông tư mới hiện hành, không phải mọi trường hợp đều phải nộp báo cáo này. Tùy vào đặc điểm hoạt động và hình thức sử dụng hóa đơn, sẽ có những đối tượng bắt buộc và những trường hợp được miễn nộp. Dưới đây là thông tin chi tiết về quy định này.
3.1 Cá nhân, đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định mới
Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, khuyến khích các tổ chức, cá nhân và cơ quan có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
Theo quy định, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải đồng bộ dữ liệu với Cơ quan Thuế, giúp cơ quan quản lý theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình hình phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử của từng đơn vị. Như vậy, các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ không phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Bên cạnh đó, Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định một số trường hợp không bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Doanh nghiệp mới thành lập trong giai đoạn từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
- Doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để triển khai hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
3.2 Các cá nhân, đơn vị mua hóa đơn của Cơ quan Thuế
Theo Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh trong trường hợp sử dụng hóa đơn do Cơ quan Thuế phát hành (thay vì hóa đơn điện tử) có nghĩa vụ nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Đối với các doanh nghiệp mua hóa đơn giấy của Cơ quan Thuế, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được lập theo Mẫu số BC26/HĐG, quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3.3 Doanh nghiệp bị chia, tách, sáp nhập, giải thể…
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, chuyển đổi loại hình sở hữu hoặc giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước, thì phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kèm theo bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng trong kỳ.
Thời hạn nộp báo cáo này trùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.
3.4 Doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh
Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm hoạt động sang khu vực thuộc địa bàn quản lý của Cơ quan Thuế khác, đơn vị phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng với bảng kê hóa đơn đã sử dụng trong kỳ tại Cơ quan Thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi.
4. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cụ thể
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định thuế. Nắm rõ cách nộp báo cáo cụ thể giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả và tránh vi phạm hành chính.
4.1 Trường hợp sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế
Căn cứ Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định rằng: định kỳ hàng quý, các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in do Cơ quan Thuế phát hành phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kèm theo bảng kê hóa đơn đã sử dụng trong kỳ cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
Thời hạn nộp báo cáo cụ thể như sau:
- Quý I: Chậm nhất ngày 30/4.
- Quý II: Chậm nhất ngày 31/7.
- Quý III: Chậm nhất ngày 31/10.
- Quý IV: Chậm nhất ngày 31/1 của năm sau.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ, tùy từng trường hợp cụ thể:
- Trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chuyển địa điểm sang khu vực khác địa bàn quản lý của Cơ quan Thuế:
- Sử dụng Bảng kê hóa đơn theo Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Nội dung: Lập danh sách các hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân khi chuyển địa điểm kinh doanh.
- Trường hợp doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu, giao, bán, khoán hoặc cho thuê doanh nghiệp nhà nước:
- Sử dụng Bảng kê chi tiết hóa đơn theo Mẫu BK02/QT-HĐG (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Nội dung: Lập bảng kê chi tiết các hóa đơn đến thời điểm quyết toán hóa đơn trong các trường hợp nêu trên
4.2 Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khi có sự cố cấp mã của cơ quan thuế
Trong trường hợp hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế gặp sự cố và chưa được khắc phục, Cơ quan Thuế sẽ cung cấp hóa đơn giấy do cơ quan đặt in để các tổ chức, cá nhân tạm thời sử dụng.
Những tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian này phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
5. Mức xử lý khi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng thời hạn là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nộp chậm hoặc không nộp báo cáo, cơ quan thuế sẽ áp dụng các mức xử phạt hành chính tùy theo số ngày vi phạm.
Theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được hướng dẫn bổ sung tại khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH, việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm và số ngày nộp trễ. Cụ thể như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi nộp báo cáo chậm từ 01 đến 05 ngày kể từ ngày hết hạn, nếu có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 1.000.000 – 3.000.000 đồng trong các trường hợp:
- Nộp báo cáo chậm từ 01 đến 10 ngày, trừ trường hợp đã được cảnh cáo.
- Báo cáo lập sai hoặc thiếu thông tin theo quy định khi gửi cơ quan thuế.
- Tuy nhiên, nếu tổ chức hoặc cá nhân tự phát hiện và gửi lại báo cáo đúng trước khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra, thì không bị xử phạt.
- Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng: Khi báo cáo nộp trễ từ 11 đến 20 ngày.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Khi báo cáo nộp trễ từ 21 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 – 15.000.000 đồng: Đối với các hành vi:
- Nộp báo cáo trễ trên 91 ngày kể từ hạn quy định.
- Không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.
Như vậy, mức xử phạt phụ thuộc vào số ngày chậm nộp, đồng thời người vi phạm buộc phải lập và gửi lại báo cáo đúng quy định. Cần lưu ý, mức phạt trên áp dụng cho tổ chức, còn đối với cá nhân hoặc hộ kinh doanh, mức phạt bằng 50% so với tổ chức.
6. Một số lưu ý quan trọng
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Để tránh sai sót và bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình lập và nộp báo cáo.
- Trách nhiệm truyền dữ liệu:
Các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử có nghĩa vụ truyền dữ liệu hóa đơn đến Cơ quan Thuế đúng thời hạn và định dạng quy định. Việc truyền dữ liệu này thay thế cho báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn. - Hóa đơn không đầy đủ nội dung:
Trong một số trường hợp đặc biệt (chẳng hạn như hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh), hóa đơn điện tử có thể không cần ghi đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Tuy nhiên, dữ liệu hóa đơn vẫn phải được truyền đến Cơ quan Thuế và không cần lập báo cáo riêng. - Tham khảo hướng dẫn địa phương:
Doanh nghiệp và tổ chức nên liên hệ trực tiếp với Cục Thuế địa phương hoặc tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để cập nhật hướng dẫn cụ thể. Trong một số trường hợp, Cơ quan Thuế địa phương có thể yêu cầu báo cáo bổ sung tùy theo tình hình quản lý thuế tại từng khu vực.
7. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Doanh nghiệp có cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không?
Từ năm 2025, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như trước đây. Tuy nhiên, vẫn có hai trường hợp ngoại lệ bắt buộc phải thực hiện nộp báo cáo:
- Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử nhưng trong thời gian hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, phải tạm thời dùng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in để tiếp tục hoạt động.
Câu 2: Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối như thế nào?
Khi doanh nghiệp nhận được thông báo chấp thuận chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối (mẫu BC26) là bước quan trọng để hoàn tất việc quyết toán và chốt số liệu hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử cũ.
Một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện báo cáo lần cuối gồm:
- Mục đích nộp BC26 lần cuối: Đây là thủ tục nhằm tổng hợp và xác nhận việc sử dụng toàn bộ hóa đơn trước khi chính thức chuyển đổi sang hệ thống hóa đơn điện tử mới. Nhờ đó, cơ quan thuế có thể cập nhật, đối chiếu và quản lý dữ liệu hóa đơn một cách đầy đủ.
- Xác định thời điểm chốt chuyển đổi: Doanh nghiệp nên chọn ngày đầu tiên của quý tiếp theo làm mốc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để đảm bảo thống nhất về kỳ kế toán và thuận tiện cho việc báo cáo.
- Tránh phát sinh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra: Mặc dù theo quy định hiện hành, phần lớn doanh nghiệp không cần nộp báo cáo khi đã dùng hóa đơn điện tử, nhưng việc lập báo cáo BC26 lần cuối vẫn giúp tránh rắc rối khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu.
- Xử phạt nếu báo cáo sai hoặc chậm nộp: Trường hợp lập sai thông tin hoặc nộp chậm báo cáo BC26/AC, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng theo quy định. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ số liệu và gửi đúng thời hạn để tránh bị xử phạt hành chính.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh minh bạch trong việc sử dụng hóa đơn, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế. Việc lập và nộp báo cáo đúng thời hạn, đúng mẫu không chỉ giúp tránh rủi ro bị xử phạt mà còn góp phần xây dựng uy tín, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – kế toán trong doanh nghiệp. Nếu có bất kì thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được giải đáp nhé.
