Hóa đơn hộ kinh doanh là chứng từ do hộ kinh doanh phát hành khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, nhằm ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng hóa đơn giúp hộ kinh doanh thể hiện tính minh bạch trong hoạt động thương mại, đồng thời là căn cứ quan trọng để kê khai và nộp thuế. Hiểu rõ quy định và cách lập hóa đơn hộ kinh doanh sẽ giúp chủ hộ tránh sai sót, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
1. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần tuân thủ đúng quy định về hóa đơn theo pháp luật thuế hiện hành. Việc hiểu rõ các quy định này giúp hộ kinh doanh lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy trình, tránh vi phạm và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Đối với hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các phương tiện có động cơ khác), nhà hàng, quán ăn, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, nếu đáp ứng một trong các tiêu chí sau thì phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có doanh thu hàng năm trên 01 tỷ đồng;
- Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ;
- Hộ kinh doanh có quy mô doanh thu và lao động đạt mức cao nhất theo tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ, phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
2. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là vấn đề được nhiều cá nhân, hộ kinh doanh quan tâm khi thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định mới. Việc nắm rõ quy trình, điều kiện và thao tác xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý chứng từ dễ dàng hơn.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh:
Để hộ kinh doanh có thể phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, trước tiên cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế. Quy trình cụ thể như sau:
- Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
Trường hợp 1: Hộ kinh doanh tại khu vực khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn
Việc đăng ký được thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử, theo các bước:
- Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.
- Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của hệ thống và gửi tờ khai.
Sau khi gửi, trong khoảng 15 phút, hệ thống sẽ gửi email thông báo đã tiếp nhận hoặc từ chối tờ khai. Nếu hồ sơ được chấp thuận, hộ kinh doanh sẽ nhận được tài khoản và mật khẩu đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp 2: Các hộ kinh doanh khác
Nếu hộ kinh doanh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện đăng ký theo quy trình sau:
- Bước 1: Mở phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Chọn mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP và kê khai đầy đủ thông tin cần thiết.
Lưu ý: Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy đã mua nhưng chưa sử dụng.
- Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán
Việc đăng ký hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh nộp thuế khoán phụ thuộc vào địa điểm hoạt động:
- Nếu có địa điểm kinh doanh cố định: Gửi hồ sơ đăng ký tại Chi cục Thuế nơi hộ hoạt động.
- Nếu không có địa điểm cố định: Nộp hồ sơ đăng ký tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh:
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, hộ kinh doanh thực hiện việc phát hành hóa đơn điện tử theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hạ tầng cần thiết, bao gồm:
- Máy tính hoặc laptop có kết nối Internet.
- Địa chỉ email để gửi và nhận hóa đơn.
- Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp, đồng thời:
- Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
- Đăng ký chữ ký số gắn với mã số thuế của hộ kinh doanh.
- Bước 3: Gửi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
- Bước 4: Thực hiện lập và xuất hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm đã đăng ký.
3. Hộ kinh doanh có doanh thu 1 tỷ đồng trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật thuế hiện hành. Quy định này nhằm tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý doanh thu, đồng thời hỗ trợ hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là bước tiến giúp hộ kinh doanh hòa nhập vào xu hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính – kế toán.
Căn cứ Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như sau:
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 51 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên; các trường hợp tại khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019; cùng với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng (như trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ – trừ các loại xe có động cơ; nhà hàng, quán ăn, khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
- Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:
- Có thể nhận biết được hóa đơn được in từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán;
- Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn này (bao gồm bản in, bản sao hoặc thông tin tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) được công nhận là chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
- Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua (nếu có yêu cầu);
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá chưa có thuế GTGT, thuế suất, số tiền thuế và tổng giá thanh toán đã bao gồm thuế GTGT;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử giúp người mua có thể truy xuất và kê khai thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Cách gửi hóa đơn cho người mua: Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử qua các hình thức điện tử như tin nhắn, email hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua dễ dàng tra cứu và tải hóa đơn.
4. Quy định mới về cấp hóa đơn điện tử từng lần phát sinh đối với hộ kinh doanh
Từ năm 2025, quy định về cấp hóa đơn điện tử từng lần phát sinh cho hộ kinh doanh đã có nhiều điểm thay đổi quan trọng, nhằm minh bạch hoạt động kinh doanh và quản lý thuế hiệu quả hơn. Việc nắm rõ quy trình, điều kiện và trách nhiệm khi được cấp hóa đơn từng lần phát sinh giúp hộ kinh doanh chủ động thực hiện đúng quy định, tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế hiện hành.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh đối với hộ và cá nhân kinh doanh được quy định như sau:
Nghị định bổ sung thêm trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang trong thời gian giải trình hoặc hoàn thiện hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của cơ quan thuế vẫn được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
Cụ thể, hộ hoặc cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng này cần gửi đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã đến cơ quan thuế bằng Mẫu số 06/ĐN-PSĐT quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau đó, người nộp thuế truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập và phát hành hóa đơn điện tử.
Các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện khai hồ sơ thuế theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Đối với người nộp thuế được cấp hóa đơn bán hàng theo từng lần phát sinh, họ có trách nhiệm nộp đầy đủ số thuế phải nộp ghi trên hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, cùng với các khoản thu, phí khác (nếu có).
Nếu thuộc trường hợp được cấp hóa đơn giá trị gia tăng theo từng lần phát sinh, người nộp thuế phải nộp toàn bộ số thuế GTGT phát sinh trên hóa đơn hoặc theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
Sau khi hộ hoặc cá nhân kinh doanh hoàn tất nghĩa vụ thuế, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực trên hóa đơn điện tử.
Hộ và cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi trên hóa đơn điện tử được cấp mã theo từng lần phát sinh. Trường hợp hóa đơn đã lập cần điều chỉnh hoặc thay thế, người nộp thuế phải gửi lại đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã (theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn mới.
Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thực hiện theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và các khoản thuế, phí hoặc nghĩa vụ tài chính khác phát sinh từ doanh thu chênh lệch tăng được xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
5. Quy định mới về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh
Từ năm 2025, quy định về thay thế và điều chỉnh hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh có nhiều điểm mới đáng chú ý. Những thay đổi này giúp việc quản lý hóa đơn trở nên minh bạch, chính xác và thuận tiện hơn, đồng thời hỗ trợ hộ kinh doanh kịp thời xử lý sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định mới nhất, cách thực hiện và lưu ý quan trọng để tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP với nhiều điểm mới quan trọng liên quan đến việc thay thế và điều chỉnh hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:
- Bãi bỏ quy định về hủy hóa đơn: Khi hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp không còn được phép hủy mà phải thực hiện điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho phù hợp.
- Đối với các sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng:
- Được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng một tháng và cùng một người mua.
- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc hộ kinh doanh, hai bên cần có văn bản thỏa thuận trước khi thực hiện điều chỉnh/thay thế.
- Nếu người mua là cá nhân, người bán cần thông báo trực tiếp cho người mua hoặc đăng thông báo trên website của mình (nếu có).
- Bổ sung quy định về kê khai đối với hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, giúp đảm bảo tính thống nhất trong quá trình hạch toán và báo cáo thuế.
- Nguyên tắc xử lý hóa đơn điều chỉnh, thay thế:
Khi hóa đơn đã được xử lý theo một phương thức (điều chỉnh hoặc thay thế), nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót khác, người bán phải tiếp tục xử lý theo phương thức đã chọn ban đầu.
Trường hợp hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, hoặc số hóa đơn bị sai, người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.
Riêng phần giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, việc thể hiện phải đúng với thực tế:- Điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+).
- Điều chỉnh giảm ghi dấu âm (–).
Những thay đổi này giúp việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử trở nên rõ ràng, minh bạch và nhất quán hơn trong thực tiễn kế toán – thuế.
6. Giải đáp một số thắc mắc khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Câu hỏi số 1: Hộ kinh doanh có được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) không?
Theo quy định tại khoản 1, Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nội dung liên quan đến việc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng được quy định như sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
đ) Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.”
Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2008, phương pháp khấu trừ thuế GTGT không được áp dụng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Điều này đồng nghĩa rằng hộ kinh doanh không được phép xuất hóa đơn VAT khi thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Tuy nhiên, theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh vẫn thuộc đối tượng được phép mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Như vậy, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế để thực hiện việc kê khai thuế GTGT theo quy định.
Khi có nhu cầu mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành, hộ kinh doanh cần nộp đơn đề nghị mua hóa đơn kèm theo các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Chủ hộ kinh doanh là người trực tiếp mua hóa đơn (hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản) phải xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân còn hiệu lực.
- Cần có văn bản cam kết về địa chỉ kinh doanh, sản xuất phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, hoặc quyết định thành lập do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Câu hỏi số 2: Hộ kinh doanh xuất hóa đơn bao nhiêu phần trăm?
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, hộ kinh doanh sẽ phải xuất hóa đơn với tỷ lệ từ 1% đến 5% trên doanh thu. Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) cụ thể được áp dụng theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Hy vọng rằng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định xuất hóa đơn của hộ kinh doanh, cũng như cách lập hóa đơn điện tử đúng quy định. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ AZTAX để được hỗ trợ chi tiết.
Câu hỏi số 3: Hộ kinh doanh bán lẻ hoặc nhà hàng có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?
Hiện nay, việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang được Tổng cục Thuế đưa vào kế hoạch xây dựng quy định và quy chế áp dụng bắt buộc trong thời gian tới.
Căn cứ khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh đáp ứng tiêu chí tại mục 1 có quyền lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền.
Cụ thể, nhóm hộ/cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng trong các mô hình sau sẽ thuộc diện được lựa chọn áp dụng:
- Trung tâm thương mại;
- Siêu thị;
- Cửa hàng bán lẻ hàng tiêu dùng;
- Cơ sở kinh doanh ăn uống;
- Nhà hàng, khách sạn;
- Cửa hàng thuốc, dược phẩm;
- Dịch vụ vui chơi, giải trí;
- Các loại hình dịch vụ khác.
Như vậy, các hộ kinh doanh và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ và F&B (như nhà hàng, quán ăn, karaoke, bida, cà phê, trà chanh, sinh tố…) sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định của ngành Thuế.
Việc sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh không chỉ giúp minh bạch hoạt động mua bán mà còn thể hiện sự tuân thủ quy định thuế hiện hành. Để tránh rủi ro trong quá trình kê khai và quản lý, hộ kinh doanh nên cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử, đảm bảo hoạt động thuận lợi, chuyên nghiệp và đúng pháp luật. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.
